学校统计数据归档管理制度

学校统计数据归档管理制度第一章总则为了加强学校统计数据的归档管理，提升数据利用效率，保障数据安全与完整，依据相关法律法规及学校内部管理规范，特制定本制度。统计数据是学校进行决策、评估和规划的重要依据，合理的归档管理有助于提高工作效率，确保数据的可追溯性和有效性。第二章适用范围本制度适用于学校内所有涉及统计数据收集、整理、归档和使用的部门和个人。包括但不限于教务处、学生事务处、财务处等相关职能部门，以及各个学院和研究机构。第三章数据归档的基本原则进行统计数据归档时，应遵循以下基本原则：1.准确性：确保归档数据的真实性和完整性，避免因数据错误导致的决策失误。2.系统性：归档工作应有系统性，按照统一的标准和流程进行，确保数据的规范性。3.安全性：数据归档后，应采取必要的安全措施，防止数据的丢失、泄露或损坏。4.可追溯性：数据归档应确保数据来源清晰，便于后续查阅和追溯。第四章数据的收集与整理统计数据的收集由各相关部门负责，具体步骤如下：1.各部门需定期收集与本部门工作相关的统计数据，确保数据及时、准确。2.收集的数据需经过初步整理，确保数据的完整性与一致性。3.整理的数据需按规定格式填写，并附上必要的说明文件，便于后续归档。第五章数据的归档流程数据归档流程包括收集、审核、入库和存储几个环节：1.收集完成后，相关部门需将整理好的数据提交至统计办公室进行审核。2.统计办公室负责对提交的数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。3.审核通过后，数据将被录入学校统计数据管理系统，形成电子档案。4.纸质文件需按规定格式打印，并存入指定的档案柜中，确保物理档案的完整性。第六章数据的存储与保管所有统计数据的存储与保管需遵循以下要求：1.电子数据应存储在学校指定的服务器上，定期备份，确保数据安全。2.纸质档案应存放在符合防潮、防火等安全要求的档案室内，专人负责管理。3.档案室内应设置访问权限，未授权人员不得随意进入，确保档案的安全性。4.定期对存储的统计数据进行检查，确保数据的完整性与可用性。第七章数据的查阅与使用统计数据的查阅与使用应遵循以下规定：1.相关人员如需查阅统计数据，需填写查阅申请表，并经部门负责人批准。2.查阅过程中应遵循保密原则，禁止将数据外泄或用于非工作目的。3.使用统计数据时，应注明数据来源，确保数据使用的合法性和合规性。4.对于已使用的数据，需按照规定进行记录，以便追溯和审核。第八章数据的更新与维护统计数据的更新与维护是确保数据有效性的关键环节：1.各部门需定期对已有数据进行检查和更新，确保数据的时效性。2.对于不再使用或已过时的数据，应及时进行清理，防止数据冗余。3.数据更新时，需遵循归档流程，确保新数据的有效性和可追溯性。第九章监督与评估机制为了确保本制度的有效实施，需建立监督与评估机制：1.学校将定期对各部门的统计数据归档管理情况进行检查与评估。2.对于未按规定执行的部门，将予以通报并要求限期整改。3.评估结果将作为部门工作考核的重要依据。附则本制度自发布之日起实施，由统计办公室负责解释与修订。若有未尽事