学校会议经费管理制度

学校会议经费管理制度第一章总则

为了加强学校会议管理，明确会议经费的使用标准、审批流程及监管措施，提高会议效率，确保会议质量，特制定本管理制度。

一、会议经费管理原则

1.合理安排原则：会议经费的安排应遵循合理、必需、节约、高效的原则，严格控制会议规模、规格和会期。

2.预算管理原则：会议经费应纳入年度预算管理，严格按照预算执行，防止无预算、超预算召开会议。

3.审批权限原则：会议经费的审批应严格执行学校相关规定，明确各级审批权限，确保审批流程规范、透明。

二、适用范围

本管理制度适用于学校各部门、各单位组织召开的各类会议，包括但不限于：教学研讨会、行政办公会、学术交流会、座谈会等。

三、会议分类

1.学校层面会议：由学校领导或相关部门组织，涉及全校性工作部署、重要决策、重大活动等。

2.部门层面会议：由各部门组织，主要包括部门工作例会、业务研讨会、内部培训等。

3.专项会议：针对特定主题或项目召开的会议，如项目评审会、验收会等。

四、会议经费支出范围

1.会议场地租赁费：包括会议室租金、设备租赁、会场布置等。

2.交通费：参会人员的市内交通费用，按照学校相关规定报销。

3.住宿费：参会人员在外地住宿的费用，按照学校相关规定报销。

4.餐饮费：会议期间就餐费用，应严格控制标准，严禁违规宴请。

5.其他费用：会议材料印刷、礼品、奖品等，需提前报批。

五、违规责任

1.未经批准召开会议、超出预算范围支出会议经费的，一经查实，将追究相关责任人的责任。

2.违反会议经费管理规定的，视情节轻重，给予相应处分，并纳入年度考核。

3.挪用、套取会议经费的，依法依规追究法律责任。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由学校相关部门负责解释。各部门、各单位应认真贯彻执行，确保会议经费的合理使用和有效监管。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据学校工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等，报请学校相关部门审批。

3.会议通知：会议方案批准后，及时向参会人员发出会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等。

4.准备会议材料：会议组织者应根据会议主题和议程，提前准备会议材料，确保材料内容准确、完整。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应进行签到，会议组织者应做好签到表的记录和保管。

2.会议主持：主持人应严格按照会议议程组织讨论，确保会议有序进行。

3.会议发言：参会人员应围绕会议主题充分发表意见，做到发言简明扼要、重点突出。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议议程、讨论内容、决议事项等。

三、会议决策

1.决策程序：会议决策应遵循民主集中制原则，充分讨论，形成共识。

2.表决方式：对于重大事项，可采用无记名投票、举手表决等方式进行决策。

3.决策结果：会议决策结果应记录在案，并由主持人当场宣布。

四、会议总结

1.会议总结：会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，概括会议成果和待解决问题。

2.会议纪要：会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，包括会议议程、讨论事项、决策结果等。

3.纪要发放：会议纪要应在会议结束后及时发放给参会人员，以便了解会议内容和落实会议决策。

五、会议后续工作

1.跟踪落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的落实，确保工作顺利进行。

2.反馈进展：各部门、各单位应定期向会议组织者反馈会议决策的落实情况。

3.评估会议效果：会议组织者应对会议效果进行评估，总结经验教训，不断提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要编制：会议纪要应由专人负责编写，确保内容准确、完整，包括会议议程、讨论重点、决策结果、责任分配等关键信息。

2.审核批准：会议纪要完成后，应提交给会议主持人或相关负责人进行审核，确保纪要内容真实可靠。

3.及时发布：审核通过的会议纪要应在会议结束后的一定工作日内发布，确保所有相关人员能够及时获取信息。

二、会议纪要的传达与学习

1.传达范围：会议纪要的传达应覆盖所有参会人员及与会议决策相关的部门和个人。

2.学习理解：各部门、各单位应组织相关人员对会议纪要进行学习，确保每位员工理解会议决策内容和要求。

3.问答沟通：对于会议纪要中的疑问或不明确之处，相关人员应及时向会议组织者提出，以便及时澄清和解答。

三、会议决策的执行与监督

1.责任分配：会议纪要中应明确各项决策的责任人和完成时限，确保决策能够得到有效执行。

2.执行计划：责任部门应根据会议纪要制定详细的执行计划，包括工作步骤、时间节点、资源需求等。

3.监督检查：会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行监督检查，确保工作按计划推进。

四、会议决策结果的反馈与评估

1.定期反馈：责任部门应定期向会议组织者反馈决策执行情况，包括进度、遇到的问题和解决方案等。

2.评估会议效果：会议组织者应根据执行结果对会议效果进行评估，分析决策实施的成效和不足。

3.持续改进：根据评估结果，会议组织者应提出改进措施，优化会议管理流程，提高会议决策的执行力和效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.归档保存：会议纪要应按照学校档案管理规定进行归档，确保资料的长期保存和可追溯性。

2.查阅权限：会议纪要的查阅应遵循保密原则，限定查阅范围和权限，防止信息泄露。

3.应急查阅：对于紧急或特殊情况，应提供便捷的查阅途径，以便快速响应和决策。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：各部门、各单位需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.审批权限：会议室管理部门负责审批会议室预订申请，根据会议室使用情况和申请单位需求进行合理安排。

3.预订确认：审批通过后，会议室管理部门应及时通知申请单位，确认会议室预订成功。

二、会议室使用

1.使用规范：会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持会场安静、整洁，严禁吸烟、喧哗等不文明行为。

2.会场布置：会议组织者应根据会议需求提前布置会场，包括座位安排、设备调试等。

3.会议服务：会议室管理部门应提供必要的会议服务，如茶水、投影仪、音响设备等，确保会议顺利进行。

三、会议室设备管理

1.设备检查：会议室管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.报修与维护：发现设备故障时，应及时报修，并做好设备的日常维护工作。

3.使用培训：对于会议室设备的操作，会议室管理部门应组织相关培训，确保会议组织者能够熟练使用。

四、会议室卫生与安全

1.卫生保洁：会议室管理部门应定期进行会议室卫生保洁，保持环境整洁、卫生。

2.安全检查：加强会议室的安全管理，定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.紧急处置：遇有紧急情况，如火灾、地震等，参会人员应按照疏散路线迅速撤离。

五、会议室使用费用结算

1.费用标准：会议室管理部门应根据学校相关规定，制定会议室使用费用标准。

2.结算流程：会议结束后，会议组织者应按照实际使用情况，向会议室管理部门提交费用结算申请。

3.费用报销：会议室管理部门按照规定程序审批费用报销，确保费用合理、合规。

六、违规处理

1.违规行为：对于违反会议室管理规定的单位和个人，会议室管理部门有权进行制止并记录在案。

2.处理措施：视违规情节轻重，采取通报批评、限制预订、取消预订等处理措施。

3.持续改进：通过违规处理，不断总结经验，完善会议室管理规定，提高会议室使用效率。

第五章附则

本管理制度自发布之日起实施，如有与本制度不符的以往规定，同时废止。学校各部门、各单位应认真贯彻执行，确保会议管理的规范性和有效性。

本管理制度解释权归