《秘书实务》教案 项目三 会议工作

《秘书实务》电子教案项目三教案设计项目课题项目三会议工作授课时间授课对象学习目标了解会议的含义及作用;掌握会议活动的基本要素;了解会议的类型。掌握会议计划的拟订内容;掌握拟订会议议程、日程、程序的方法;掌握布置会场的要点。掌握会议的报到与引导工作;掌握组织会议进行的工作;掌握会议期间的生活服务工作。掌握送别会议代表的要求;掌握会场的善后工作;掌握整理会议文件的要求;掌握会务工作的总结和反馈工作。掌握谈判的准备工作、过程;掌握秘书受权谈判的策略。学情分析此章是介绍会议工作内容，包括会议相关知识、会前工作、会中工作、会后工作以及谈判工作，分为五个任务开展教学活动。重、难点重点能够掌握会议的基本知识。能够掌握会前工作的流程和要点。能够掌握会中工作的内容和要点。能够掌握会后工作的内容和要求。能够掌握谈判工作的要点。难点掌握谈判工作的要点。教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一会议相关知识会议的含义及作用会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的有组织、有计划的活动。会议有狭义和广义之分:狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动,即传统的会议;广义的会议包括两人或双方之间的会见、会谈。召开会议的主要作用是集思广益、有效沟通,传达信息、资源共享,表彰先进、树立典范,解决问题、推广经验等。会议活动的基本要素会议人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议方式、会议结果。会议的类型会议的类型可按会议的规模划分，按会议的内容划分，按会议的性质划分，按会议的时间划分，按会议的阶段划分，按会议的方式划分。任务二会前工作拟订会议计划根据会议预期达到的目的与效果,确定会议的名称、议题、与会人员、时间和地点等。拟订会议议程、日程、程序会议议程是指对会议议题的顺序安排,一般由会议的领导者或主办方确定。会议日程是指把会议议程规定的各项活动按单位时间进行具体的落实和安排,它不仅包括围绕会议议题的全部活动,还包括会议过程中其他的辅助活动,如聚餐、参观、考察、娱乐等。会议程序是指一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤,它可以让与会人员了解具体的会议活动内容及时间,同时也是会议主持人掌握会议流程的依据。发放会议通知会议通知的类型与方式多种多样,必要时还可以同时使用两种以上的方法,以确保有效性。准备会议材料与物品需要准备的会议物品和设施主要包括常用文具、印刷设备、会场基本设施、会场装饰用品、视听器材、通信设施、交通工具、生活卫生用品、特殊专门用品(如奖品、证书、选票)等。制发会议证件会议证件是表明与会议直接有关人员的身份权利和义务的证据,供会议有关人员在开会期间佩戴使用的证件。安排会议生活与会人员需要集中住宿的会议,要做好与会人员的生活安排工作,让他们宾至如归。布置会场会场形式的布置要根据会议的规模、性质和需要来确定。任务三会中工作会议报到与引导工作重要领导或外宾前来参加会议,要事先确定迎接的规格,主办方应当派有一定身份的人士前往机场、车站、码头迎接。组织会议进行的工作会议当天准备情况的检查主要包括设备性能安全工作情况、桌椅数量是否足够、烟灰缸的准备、水和水杯的准备、会标和花卉的准备等细节。会议期间的生活服务工作与会人员是否订购回程票,会务组可在会议通知的回执中列明,也可在会议签到时列明或确认,收费后(如与会人员路费自费)帮其订票。任务四会后工作送别会议代表会议结束时,应通知与会人员到会务组领取代为预定的回程车(机)票,同时,提前安排车辆和人员根据与会人员的离去时间组织送站,会议组织者应根据车辆的承载量安排合适的车辆为与会人员送行。会场的善后工作清理会场、归还所借物品、结算会议开支费用。整理会议文件将完成的会议记录经会议领导修改确认后,按单位规定发送给相关人员。会议结束后要打印出会议记录,交由会议主持人审查、定稿。会务工作的总结和反馈工作在会议结束后,秘书应该协助领导做好会议总结。通过总结发现问题、分析问题、总结经验,提高办会水平,为以后的会务工作打下基础。会务工作总结应当及时、全面、公正、客观、准确。任务五谈判工作谈判的准备了解对方的总体状况:包括对方组织的性质、规模、发展状况；正确把握对方的需求；全面了解对方的谈判人员状况。谈判的过程开局、磋商、终结。秘书受权谈判秘书受权谈判是指秘书经上司授权,代表上司的意志,以主谈人的