《秘书实务》教案 项目二 信息工作

《秘书实务》电子教案项目二教案设计项目课题项目二信息工作授课时间授课对象学习目标掌握信息的概念、特征及分类;了解信息对秘书工作的作用;掌握秘书获取信息的范围。掌握信息处理的流程;掌握信息传递的方式和要求。掌握信息分类的知识和技巧;掌握著录的方法;掌握信息检索系统的建立;掌握信息保管中的问题和方式。掌握对秘书的保密要求;掌握文件保密工作的内容;掌握通信保密、会议保密、宣传报道保密、计算机保密、商务保密的要求。掌握沟通的基本方法和技巧;掌握与领导、同事、客户沟通的方法。学情分析此章是介绍信息工作内容，包括信息获取、信息传递与处理、信息存储、保密工作以及沟通与协调，分为五个任务开展教学活动。重、难点重点1.能够掌握信息获取的方法。2.能够掌握信息处理与传递的方法。3.能够掌握信息分类的方法。4.能够掌握工作中可能遇到的保密要求。5.能够掌握有效沟通的原则,与领导、同事、客户进行有效沟通,形成和谐关系。难点掌握有效沟通的原则,与领导、同事、客户进行有效沟通,形成和谐关系教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一信息获取信息的概念、特征及分类信息有广义与狭义之分。广义的信息是指对物质世界中的各种事物特征、形态和运动变化的客观描述,是一种客观存在,与人们主观上是否感觉得到它的存在没有关系。狭义的信息是指信息接受主体所感受到并能理解的东西。信息一般有四种形态,即数据、文本、声音和图像。信息包括以下特征：普遍存在性、可传播性、可存储性、可再生性、可共享性、价值时效性。信息可以按信息源的性质、按人对信息的感知方式、按信息的运动状态、按信息的作用时间、按信息来源的方向、按信息的反映形式划分。信息对秘书工作的作用对于秘书而言,秘书工作中的信息就是指反映秘书活动及其变化、发展情况,以及为满足秘书活动的需要而提供的消息、情况、动态、问题等相关知识。信息与信息处理渗透在秘书工作的各个方面。秘书对信息的获取秘书应该具有经常性收集信息的意识并养成这种习惯,以日常收集、积累、加工有关背景性和基础性的信息资料为基础,做到日积月累、持之以恒、有备无患;也要根据工作需要,相对集中地突击查询和整理一些专业性的信息资料。秘书应将经常收集和临时查询这两个方面的信息资料很好地结合起来加以使用,从而保证在工作中发挥积极的作用。任务二信息处理与传递信息处理信息处理是整个信息工作的核心,是保证信息全面、真实、有效的决定性环节之一。信息处理主要有四道程序,即信息筛选、信息校核、信息加工、信息编制。信息传递信息经过有效加工后,需要通过各种传播途径及时提供给信息接收者和使用者。传递使信息收集、加工成为有效的劳动。一般而言,信息传递的速度越快、范围越广,信息的利用率就越高。在信息传递中,要注意合理分流,即将各方汇集的信息经综合和科学分类后合理投送,从而更适合接受者利用。任务三信息存储信息资料的分类按信息资料的加工程度分类,可以分为原始资料和加工资料。按信息资料的内容分类,即根据资料的内容性质来划分不同的类别,应根据收集、积累的资料情况和本人工作中需要的情况来确定类别。按信息资料的来源或部门分类,即先按信息产生的地区(地域或行政区划)或部门进行分类,再按字母先后顺序排列的方法。按信息资料的时间分类,即按信息资料内容形成时间的先后进行排序的方法,对于史料、重大活动事件的资料、工作动态性资料及法令法规和政策性资料,可以采用这种分类方法。按信息资料的密级分类,主要适用于对文件资料和内部参考资料的分类。按信息资料的依附形式分类的方法是形式分类法。信息的著录著录是对具体的信息资料进行如实的记载。一般按照一定的格式制成分类卡片,用简明扼要的语言填写。建立信息检索系统信息检索是根据使用者的特定需要从大量的信息合集中获取所需信息的过程。建立信息检索系统,可使大量的信息资料归类存放,需要时按类查找。信息的保管信息的保管是指信息资料入库的存放和维护。信息存储的方法有书面存储、声像存储、计算机存储等。任务四保密工作保密工作的内容及要求从宏观角度来看,保密工作的内容包括制定保密条例及组织内部相应的保密规章,建立保密机构,开展宣传保密教育,研制、开发和应用保密技术,进行检查督促,查处泄密事件,开展保密理论研究等方面。从微观角度来看,根据秘书的实际工作需要,其内容主要有文件保密、通信保密、会议保密、宣传报道保密、计算机保密、商务保密等。保守国家秘密是每个公民特别是公职人员的基本义务,也是一条重要的政治纪律和工作纪律。综合全局性工作来看,秘书部门处于各单位的枢纽地位,是文字和信息中心,其保密范围也比其他部门广泛。因此,保密工作是秘书工作的重要组成部分,保守国家秘密是秘书的职责和义务。文件保密文件保密是指文件在撰制、传递、办理和保管的保密工作。通信保密使用前应对通信线路和设备采取防窃措施;对进口的通信设备进行严格的安全保密检查。不得在普通的固定电话、无绳电话、移动电话、电视电话、对讲机中传递秘密信息。会议保密包括会议准备阶段的保密、会议期间的保密、会后的保密。宣传报道保密对不宜公开宣传报道的事项或介于密与非密之间的事项,原则上都不宣传报道。必须公开报道时,应按程序报请上级领导批准,不得擅自行事。计算机保密为防止电磁信号泄密,机房应设置在有安全保障的地方,并加装屏蔽网络或电子干扰仪。计算机在安装使用之前,必须由专门的机构对计算机进行安全和保密的技术检测,对资料进行加密,并设定屏保方案。商务保密商务保密包括商业秘密文件和资料、科研技术、经营策略、生产工艺等方面的保密。任务五沟通与协调沟通概述沟通是指信息传递和交流的过程,是人们为了达到既定目标,用恰当的语言符号,把信息、思想和情感进行传递的过程。与领导沟通与领导沟通、协调关系包括三个原则：相互尊重的原则；服从领导的原则；辅助领导的原则。与同事沟通与同事沟通、协调关系包括以下三个原则：对待同事一视同仁,不区别对待,不分亲疏远近；以诚待人,胸怀坦荡；待人接物,宽容豁达。与客户沟通客户沟通、协调关系包括以下四个原则：正确认识秘书与客户之间的关系,不是简单的服务与被服务关系,而是合作关系；区分不同客户,有针对性地选择待