电梯图纸与档案管理制度

电梯图纸与档案管理制度第一章总则为规范电梯图纸及相关档案的管理，确保档案的安全性和有效利用，依据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本制度。电梯图纸与档案是记录电梯设计、安装、维护及检修等全过程的重要文件，是保障电梯安全运营、维护企业合法权益的重要依据。第二章适用范围本制度适用于本单位内所有电梯图纸及相关档案的管理，包括但不限于电梯设计图、安装记录、维护保养记录、检修报告及其他相关技术文件。涉及电梯的所有部门，包括设计部、安装部、维护部及质量管理部等均需遵守本制度。第三章管理规范3.1图纸及档案的分类电梯图纸及档案应根据内容和用途进行分类，包括设计类图纸、安装类图纸、维护保养档案、检修记录及合规性文件等。每类档案需明确存放位置与管理责任人。3.2图纸及档案的收集各部门在工作中需及时收集与电梯相关的图纸及档案，确保资料的完整性和准确性。收集的资料应经过初步审核，确保文档符合规范要求，并记录收集日期、责任人及相关信息。3.3图纸及档案的归档归档工作由专职档案管理员负责，所有电梯图纸和档案应按照统一的格式进行归档，确保资料的整洁、清晰。每份档案需附带封面，标明档案名称、归档日期及责任人。归档完成后，档案管理员应进行登记，以便于后续查找。第四章图纸及档案的保管4.1保管责任电梯图纸及档案由指定的档案管理员负责保管，管理员应具备相关专业知识和技能。档案应存放在专用档案室内，采取必要的防火、防潮、防盗措施，确保档案的安全和完整。4.2安全措施档案室应设有门禁系统，限制无关人员进入。定期检查档案室环境，确保温湿度适宜，并定期进行安全隐患排查，防止自然灾害及人为破坏对档案造成影响。4.3档案的编号与登记每份电梯图纸及档案需进行编号，编号应具有唯一性，并在档案管理系统中进行登记。档案管理系统需包括档案编号、名称、分类、存放位置、责任人及创建日期等信息，确保档案信息的可追溯性。第五章图纸及档案的查阅与借用5.1查阅流程需要查阅电梯图纸及档案的人员，应填写查阅申请表，由档案管理员审核后予以同意。查阅过程中，查阅人员应遵守相关保密规定，严禁对档案进行涂改或损坏。5.2借用规定借用电梯图纸及档案的须经档案管理员批准。原则上，档案不允许外借，特殊情况下需经部门经理及相关负责人的批准。借用人员需签署借用协议，明确归还时间及责任。5.3归还要求借用人员应在规定时间内归还所借档案，归还时需由档案管理员进行核对确认。若因借用造成档案损坏或遗失，借用人员应承担相应的赔偿责任。第六章图纸及档案的转递6.1转递管理电梯图纸及档案的转递工作应由档案管理员负责，转递前需做好记录并填写转递通知单。转递档案需进行封装，确保在转递过程中不受损坏。6.2转递途径档案转递应通过安全的途径进行，禁止个人随意携带转递档案。对转递的档案，接收方应及时核对与登记，确保档案安全到达。第七章监督与评估7.1监督机制为确保本制度的有效实施，设立专门的监督小组。该小组负责对档案管理工作的日常检查，发现问题及时整改，并定期向管理层汇报。7.2评估机制每年对电梯图纸及档案管理工作进行一次全面评估，评估内容包括档案的完整性、可查阅性及管理流程的规范性。评估结果将作为制度修订的依据。附则本制度由档案管理部门解释，自发布之日起实施。制度内容可根据实际情况及法律法规的变化进行适时