员工档案保管合同

合同编号：__________员工档案保管合同鉴于甲方作为雇主，拥有其员工的相关档案资料，为保护双方合法权益，确保档案资料的安全、保密和合法使用，经甲乙双方友好协商，特订立本合同，以便共同遵守。第一条档案资料的定义及保管范围1.1本合同所称档案资料是指甲方员工的人事档案、劳动合同、工资福利资料、社会保险资料、培训记录、奖惩记录等与员工相关的纸质和电子文档。1.2乙方作为档案资料的保管人，应对甲方向其提供的档案资料予以妥善保管，未经甲方书面同意，不得泄露、复制、涂改、毁损或用于其他非法用途。第二条档案资料的保管期限2.1乙方应根据国家相关法律法规的规定，对甲方向其提供的档案资料进行长期保管。2.2双方另有约定的保管期限，从约定之日起计算。第三条档案资料的保管方式及要求3.1乙方应设立专门的档案保管场所，确保档案资料的安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失。3.2乙方应对档案资料进行分类、编号，并建立档案目录，便于查询和管理。3.3乙方应指定专人负责档案资料的保管工作，该专人应具备相应的专业知识和服务意识。3.4乙方应采取电子化手段对档案资料进行备份，确保档案资料的完整性和可恢复性。第四条档案资料的查询与使用4.1甲方有权在法律法规允许的范围内，查询、使用其员工的档案资料。4.2乙方应在接到甲方的查询请求后，及时提供相关档案资料，并确保档案资料的真实、完整、准确。4.3未经甲方书面同意，乙方不得将档案资料提供给第三方，但法律法规另有规定的除外。第五条保密及违约责任5.1乙方应对甲方向其提供的档案资料予以严格保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露、复制、转让、许可使用或公开披露。5.2乙方违反本合同的保密义务，导致甲方遭受损失的，应承担违约责任，向甲方支付违约金，违约金金额为损失金额的_______倍。5.3如乙方因故意或重大过失导致档案资料丢失、损坏、泄露的，应承担赔偿责任，向甲方支付赔偿金，赔偿金金额为损失金额的_______倍。第六条合同的解除、终止和续签6.1在合同期限内，如甲乙双方同意提前解除或终止合同的，应书面签署解除或终止协议。6.2合同期满后，如甲乙双方同意续签的，应签订新的合同，并按新的约定执行。6.3合同解除、终止或续签，不影响本合同第五条的违约责任及赔偿条款的执行。第七条争议解决7.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。7.2双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第八条其他约定8.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本合同自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为_______年。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：_______年_______月_______日注意事项：1.确保合同内容的完整性和准确性，特别是双方的基本信息、档案资料的定义和范围、保管期限、保密义务等关键条款。2.明确档案资料的查询与使用规定，确保甲方在合法合规的前提下能够有效access其员工的档案资料。3.注意违约责任与赔偿条款的约定，确保在出现违约情况时，甲方可获得相应的赔偿。4.合同的解除、终止和续签条款也需要详细约定，以明确双方在合同解除、终止或续签时的权利和义务。5.确保合同符合中华人民共和国法律法规的要求，特别是关于争议解决的方式和管辖权的规定。解决办法：1.当双方在履行合同过程中发生争议时，应尝试通过友好协商解决。2.如果协商不成，甲乙双方可以选择向有管辖权的人民法院提起诉讼，以依法解决争议。关键词语的法律名词解释：1.人事档案：是指员工在劳动关系存续期间，与劳动者本人及其劳动关系有关的各种文件和资料的总称。2.劳动合同：是指劳动者与用人单位建立劳动关系，明确双方权利和义务的协议。3.保密义务：是指合同双方对合同内容和相关信息保守秘密，不得泄露给第三方的法律义务。4.违约金：是指当合同一方违反合同约定时，按照约定向对方支付的金钱。5.赔偿金：是指当一方因违约行为导致对方遭受损失时，按照约定或依法应当支付给对方的金钱赔偿。6.有管辖权的人民法院：是指根据中华人民共和国民事诉讼法的规定，对某一民事案件有审判权的法院。特殊应用场合：1.员工离职：当员工离职时，甲方需要确保乙方能够及时提供该员工的完整档案资料，以便甲方办理离职手续，如工资结算、社保转移等。补充条款：在合同中增加一条关于员工离职时档案资料提供的时间限制，例如，乙方应在员工离职后的5个工作日内提供完整的档案资料。2.内部调岗：当甲方内部员工需要调岗时，甲方需要查阅员工的档案资料以了解员工的工作经历、技能等信息，以便更好地安排新岗位。补充条款：在合同中增加一条关于内部调岗时档案资料查询的规定，例如，甲方有权在员工调岗前查询其档案资料，乙方应予以配合。3.外部审计：当甲方面临外部审计时，甲方需要提供相关的档案资料以证明甲方的合规性。补充条款：在合同中增加一条关于外部审计时档案资料提供的规定，例如，乙方应在甲方面临外部审计时，配合甲方