自来水水费管理及办公系统各模块功能介绍

自来水水费管理及办公系统各模块功能介绍个人办公待办事宜待办事宜系统是整个公司办公系统的重要组成部分，请示报告、督办查办、会议管理等系统产生的用户传递信息都由待办事宜来完成。待办事宜系统是企业办公系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的工作延误(如图1-1)。图1-1内部邮件Notes电子邮件系统是企业办公系统的基础，它不仅是系统各种流程衔接的纽带，同时Notes邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流(如图1-2)。图1-2日程安排日程安排系统的主要目的是记录各人的日程安排情况，通过计算机网络供内部人员进行查询，以便领导及时掌握部门人员动向，为各部门安排本部门的相应工作提供依据(图1-3)。图1-3名片夹名片夹的主要目的是为保存、管理您通讯所用的个人、公司信息而设计的，它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为您个人的信息管理提供了极大的方便，是您繁忙工作的好助手。名片夹管理的是个人私有信息，用户只能查看自己创建的信息，不对他人共享(图1-4)。图1-4用户的工作新建名片1.在视图中单击“新增”按钮。2.输入姓名、称谓、单位、电话、传真、家庭住址等信息。3.单击“保存并关闭”按钮。(如下图)修改名片1.在视图中单击“新增”按钮。2.修改姓名、称谓、单位、电话、传真、家庭住址等信息。3.单击“保存并关闭”按钮。行政管理人事管理如果你是一位大型企业/集团公司的人力资源部的主管，面对堆积如山的人事档案资料，如何才能迅速地从中获得您所需要的资料？如何才能真正做到“任人为贤”、充分发挥员工潜力？如何才能……当今社会计算机的迅速发展为人事管理提供了崭新的方式和手段。人事管理系统正是基于为方便单位的人事档案管理而设计，每个员工的相关个人资料都保存在本数据库中。利用本系统可以进行公司的人事资料的浏览，查询和分析，以便于单位内部的人力资源开发。具有相应权限的用户负责人事信息的录入及维护，授权用户可对入库的人事档案资料进行浏览、查询和分析，以便及时了解职员情况。人事管理模块提供了管理和查看《审计信息管理系统》中所有人员信息的功能。模块的功能包括一般成员随时可以查阅自己或其他成员的信息，和系统管理员对人员信息的输入、维护和管理。人事管理包括四种显示方式（如图2-1），可以在左边一栏选择，分别是：所有人员、按部门、按职务、按角色和人员管理。图2-1［所有人员］的显示方式按照人员编号的顺序显示所有人员。需要查看某个人员的详细信息时，可以选定该人员，单击工具栏中的［打开］按纽；或者双击该人员。需要退出某个人员详细信息页面时，请单击工具栏中的［退出］按纽。［按部门］是按照人员所在部门分类显示所有人员的显示方式。首先显示了单位中所有的部门名称，包括“局长室”、“财政金融审计科”等等。需要查看某个部门的所有人员时，请选定该部门，选择工具栏中的［打开］按纽；或者双击该部门；或者单击该部门名称前面的三角形小箭头（见图2-2）。需要关闭该分类，请重复上述过程。图2-2需要查看某个人员的详细信息时，请参照第2点。［按职务］是按照人员所在职务分类显示所有人员的显示方式。显示了单位中所有的职务名称，包括“局长”、“科长”、“科员”等等。［按角色］是按照人员所在角色分类显示所有人员的显示方式。显示了单位中所有的角色名称，包括“拟稿人”、“核稿人”、“签发人”等等。［人员管理］是系统管理员独有的显示方式，与［所有人员］的显示方式一样按照人员编号的顺序显示所有人员。在这种视图中有添加、修改、删除人员的功能。政策法规政策法规数据库提供对国家各种政策法规以及部门内部规章制度的录入、查询功能，可以按分类树的方式来管理和浏览。具有相应权限的用户负责信息的录入及维护，所有员工均可随时浏览政策法规上已发布的信息。未发布的信息只有录入人自己能看到。超过有效期的信息系统将自动删除。(如下图)使用本数据库的用户可分为两类：一般用户和管理员。本节将根据这两种用户来分别介绍数据库的使用。发布新政策1.在视图中单击“新政策”按钮。2.设置政策的截止日期，则政策到期后，系统将自动将此政策归档。3.设置政策的发布范围，政策发布后系统将给在发布范围内的用户发送邮件通知。发布范围可以是群组或个人，如果发布范围为空，则系统将给所有用户发送邮件通知。4.如果选中只允许发布范围内的用户阅读此政策，则只有在发布范围内的用户能阅读此政策，其他用户不能阅读。5.输入政策正文。6．单击“发布”按钮发布此政策。(如下图)修改政策1.打开需修改的政策，进入编辑状态。2.修改需修改的地方。3.保存并退出。维护政策管理员可修改并删除已发布的政策。数据库管理只有在您的存取控制权限是“管理者”的前提下才可以执行下面的操作。本节介绍权限设置和激活代理的操作方法。权限设置权限设置的操作步骤：打开新建数据库的存取列表(选择“文件->数据库->存取控制”)。如果您在存取列表中看到的“确认”按钮是灰色字体，表示您的存取级别不是管理者，则无法进行以下操作。请与本数据库的管理者联系，增加您的管理者权限。将您认为需要的用户的角色设置为“管理员”，同时将他们的权限设置为至少“作者”以上；建议把他们的存取权限设置为管理者。缺省人员的权限为“作者”。学习园地自来水公司通常会定期对员工进行培训，日积月累会有大量的培训资料，如有效地管理起来可极大地方便用户查阅并提高工作效率。培训园地模块就是针对这种情况开发的，用于管理部门内部的培训资料，有权限的用户负责录入供全体员工查阅。办公费用自来水公司内部通常会有各种各样的费用，如：打字、复印、传真、EMS及外出登记等。办公费用管理就是用来管理这些日常费用的，它可以将这些繁杂的费用有序的管理起来，对各部门的费用结算提供了依据。指纹考勤系统在人事档案管理的基础上建立一个先进的指纹考勤系统。指纹考勤系统是利用人体指纹所具有的唯一性、排他性而研制的最新一代人事考勤系统。它克服了传统打卡钟、磁卡、IC卡等考勤方式存在的代打卡、卡丢失等不足和缺陷，最为有效地杜绝了考勤管理中的人为因素充分体现了考勤管理的公正，避免不必要的人事纠纷。为企业管理提供科学、可靠的考勤管理手段，是一个企业体现其现代化管理、节约人力、提高效率、杜绝漏洞必要的技术手段。软件系统功能简介：签到程序：

签到程序供员工上下班时进行签到或签退使用，是指纹考勤系统采集考勤数据的终端程序，在月末或其他需要的时候，这些考勤数据将通过各种途径汇集到考勤管理系统，进行考勤计算和统计。

无需携带任何考勤卡； 只要轻轻一按手指就可以签到；

支持输入全部、部分考勤号码或不输入考勤号码直接验证指纹；

每一个考勤工作站可支持数千人或更多的指纹库。

可以非常方便地直接查询最新的考勤记录；

联网使用时可以自动汇集数据，可以同步网络时间(网络版)。

考勤管理系统:(如下图)

考勤管理系统汇集有各个考勤签到程序采集的考勤数据，根据员工的考勤时间表进行汇总和统计，最终生成各种考勤报表。系统可以维护员工的各种信息、维护出勤时间表和其他考勤设定。

可以管理各种复杂的上下班时间；

适应各种规模的单位、企业、工厂和公司的人力资源管理的需要。

根据管理的需要输出多种报表；

可以设定节假日的休息时间；

支持多个签到点考勤，可以连网使用(网络版)；

可以处理加班、病事假、临时外出或出差等多种例外情况；

支持输入考勤号码、验证指纹等多种签到方法的处理；

员工信息可以根据需要进行扩展；

方便查询考勤记录和出勤统计结果；

直观的图形化考勤时间表让您看了一目了然；

只需拖动鼠标，各种复杂的考勤时间表立即设置妥当；

可以让许多员工使用同一套考勤方案，大大降低了维护员工考勤时间表的工作量；

您可以单独对某一个员工的出勤时间进行修正；

可以设置具有管理员身份的员工的各种操作权限。

指纹登记程序:

集中采集员工指纹；

每个员工可以登录最多十枚指纹；

可以方便地修改考勤号码和签到方法；

图形化界面让您操作快捷方便。网络版结构和建设方案:采用CLIENT/SERVER服务器/工作站形式组成网络结构，服务器安装sqlserver数据库、指纹考勤管理程序、指纹录入程序、NT4.0操作系统、远程管理程序、网络通讯程序，考勤工作站安装指纹签到程序、WIN98、网络通讯程序。

工作站同服务器的连接按照距离分别采用光纤、RS485/232、超5类非屏蔽双绞线、细缆、MODEM/电话线等方法组成网络，如果工作站当地已有局域网可以直接接入网络，通过局域网连接到考勤服务器。光纤连网方式费用高，能实现长距离、高速传输数据；RS485/232连网方式费用低廉，可传输1200米最大1500米，工作站和服务器两端各需要一次RS485/232的转换，传输速度达到116KBPS到最大480KBPS。采用超5类非屏蔽双绞线连接距离达到95米，需用10/100M网卡；细缆距离为195米，直接连接；电话线连接需使用调制解调器，距离没有限制，速度为56KBPS。考勤服务器集中存储了员工指纹数据、员工信息、班次设置、签到记录等所有数据，在服务器上完成对员工考勤班次设置、设置员工考勤工作站、记录各考勤工作站的上传考勤数据、并即时查询考勤班次设置回馈考勤提示到考勤地、统计考勤结果。刷卡终端n刷卡终端3刷卡终端2刷卡终端1计算机刷卡终端n刷卡终端3刷卡终端2刷卡终端1计算机（系统示意图）资源管理图书期刊图书期刊管理提供了图书、期刊信息查询、图书期刊网上借阅（借阅单网上填写、提交、审核、批准、反馈）、过期借阅自动催还，系统还提供了科学图书、期刊资料类目的管理。图书信息包括如下内容：登记日期、登记编号、图书名称、分类、著者、译者、出版日期、出版单位、发行单位、页数、单价、数量、在库数量、目录信息、所有者信息。期刊信息包括如下内容：分类名称、期刊名称、主办单位、年度、期数、出版日期、排架号、数量、在库数量、目录信息、所有者信息。办公用品实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单，经领导审批同意后方可购置，物品购置后由办公用品管理员登记入库，入库保存后系统自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。客户档案公司内部往往会有许多合作客户及潜在客户资源，将这些资源有效的管理起来，对于一个企业来说是至关重要的。客户档案管理就是针对这种需求而设计的。市场人员定期将自己所掌握的客户详细信息（客户名称、行业、类别、联系方式等）录入本系统，有相应权限的人可查看，这样避免了客户资源的流失，为企业进行市场活动提供依据。[如何创建客户信息]

在主导航器中单击，进入客户信息视图界面。如下图所示：

一、您如想新建客户信息，可在此视图界面上单击

按钮，随后进入客户信息表单界面。

1.选择客户类别

所谓客户类别是指客户与您在经济交往中发生的关系类别，客户信息表单上方共给出四个类别选项。

其中一、二级代理选项是指客户作为您商品代理商的级别，客户与您是代理关系。零售是指您将商品以零售的方式买给客户，客户与您是零售的关系。而项目则表明您与客户之间是以签订项目来维系彼此间的利益关系。当您确定好客户类别后，请您点重其中一个选项。2.录入客户信息

客户信息表单由单位信息和个人信息组成。在填写过程中应注意以下三点：

(1)单位名称、姓名、所在省市及地址不能为空。

(2)客户类型及省/直辖市名称可在列表中选择，不必输入。

(3)若通信地址与地址相同，则单击地址栏的小图标即可，不必再次输入；单位总计一栏需填写电话区号，以后各电话传真号码不必再次输入区号。3.当您认为客户信息表已填写完毕后,可单击

按钮，存盘退出到前一界面；如不想退出而继续新建客户信息，可单击

按扭，完成操作；如不想保留客户信息表单，则可直接按

按钮。二、您如想修改已有客户信息，请在（图一）的视图窗格中，选中一个文档，然后双击它，随后便会进入此文档所对应的客户信息表单，双击表单，表单即进入编辑修改状态。[如何查询客户信息]

您可通过三种方式对客户信息进行查询：导航窗格分类查询文档、搜索条搜索特定文档、单击列标题查询。一、导航窗格分类查询

单击导航窗格中的所有文档，则视图显示“编号”、“单位”、“姓名”、“地区”、“类别”、“电话”、“传真”等各项目。查询结果如图一所示。

单击导航窗格中的按类别分类，则视图视图分为两层：第一层按客户类别分类，分为一级代理、二级代理、零售、项目四类；第二层按编号排列客户，包括“单位”、“姓名”、“电话”、“传真”、“地区”等项目。双击视图窗格中按类别分类的折叠文档或单击三角符号，如：零售，则显示此零售类别下的客户主要信息。分类查询结果如下图所示：

单击导航窗格中的按地域分类，则视图视图分为两层：第一层按客户所在地区分类；第二层按编号排列客户，包括“单位”、“姓名”、“电话”、“传真”、“地区”等项目。双击视图窗格中按地域分类的折叠文档或单击三角符号，如：北京，则显示此地域类别下的客户主要信息。二、搜索条查询

菜单选择“查看-搜索条”,则在按钮条上方出现一搜索条,单击

按钮，则可输入查询条件,保留后再单击按钮，实现特定文档查询。若想回到搜索前视图，可单击

按钮。三、列标题查询

单击视图窗格中带有三角符号的列标题，如：姓名列标题，则文档按姓名的拼音先后顺序排列，您此时若想搜索某一文档可直接输入查询条件，如某人姓名，敲回车键后，即可查询到需要的文档。

使用权限如下：

可查询单据的角色为：合同创建、销售统计、查询

[如何打印]

客户信息管理提供四种打印格式：

1.打印单个客户信息：

在视图窗格中选定一个客户信息文档，单击

按钮。

2.打印全部客户信息：

在导航器窗格中为视图显示选则一种分类方式，如按类别分类，单击

按钮。科技档案科技档案管理提供了科技档案信息查询、科技档案网上借阅（借阅单网上填写、提交、审核、批准、反馈）、过期借阅自动催还，系统还提供了环境科学档案类目的管理。设备管理实现公司仪器、设备有效管理，使决策者动态掌握设备资源。设备主要信息包括：设备名称、型号、规格、数量、购买时间、购买价格、报废时间、使用者、当前状态等。采购信息采购信息系统完成公司工程项目产品、公司内部使用物品采购详细信息的输入、修改、查询，增加公司采购信息的透明度，避免多个采购员因为采购渠道不透明而给公司带来损失。市场动态市场动态模块主要是针对公司内部的项目进展状况及与本公司相关的市场动态情况而设计，其宗旨是为公司领导能随时跟踪项目的进展情况并提出相关建议和公司内部员工共享公司的市场资源服务。系统具有较完善的权限控制，能满足企业的市场信息方面的需求。公文管理发文系统完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。系统支持笔迹保留，方便发文稿件修改。本系统采用发文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。拟稿人在主界面单击[公文流转]，进入公文流转模块主界面，如图4-1所示；图4-1拟稿人单击[新建发文]，进入拟稿界面，类似于图4-2所示的画面；图4-2输好后单击[送核稿人核稿]，将此公文发送给核稿人（如：科室负责人；分管局长；副局长）；系统会提示用户发给弹出一个对话框，如图4-3，拟稿人从中选择相应的核稿人来核稿。图4-3核稿人打开公文流转数据库，选中需自己核稿的公文，双击鼠标，打开此公文，单击[编辑]或双击文档，由阅读模式改为编辑模式，查看并修改此公文后(图4-4)。图4-4单击[同意]或[不同意](图4-5)，假设同意，输入批示信息后,单击[送签发人签发],系统将此公文发送到签发人（如：局长）；如果核稿人不同意，单击[不同意]，再单击[退回给拟稿人],系统传还给拟稿人；图4-5签发人打开此数据库，选中文档并双击鼠标打开此文档，修改好单击[操作]，选择[同意]或[不同意]，假设同意，单击[不同意]，输入批示信息后系统，再单击[交收发员发文]，系统将此公文发送到收发员；如果签发人不同意，单击[不同意]，再单击[退回给拟稿人],系统传还给拟稿人；收发员打开此数据库，选中需自己登记的公文，双击鼠标，打开此公文，单击[编辑]或双击文档，由阅读模式改为编辑模式，查看并登记此公文后(图4-6)。文件登记完成后，单击[以其他格式显示,单击[打印设置]，收发员可以选择打印机，及纸张（A4210*297）。收发员也可单击[页面设置]，一般设置，上边距：35mm，下边距：69mm,页脚：65mm。图4-6文档打印完成后，单击[送档案室归档]；档案管理员打开此数据库，选中需自己归档的公文，双击鼠标，打开此公文进行归档。收文系统完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统能够自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单。系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。系统支持领导手写、语音批示，方便领导办公。系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。收发员在主界面单击[公文流转]，进入公文流转模块主界面，如图4-7所示；图4-7收发员单击[新建收文]，进入收文界面，类似于图4-8所示的画面；图4-8收发员可以输好“公文登记”后，还可以选择扫描所有的收到的文件，然后单击[引入]，[正文]或[附件]，来引入正文或附件（图4-9）。输好后，收发员单击[送批阅人批阅]，将此公文发送给批阅人（如：局长）；系统会提示用户发给弹出一个对话框，收发员从中选择相应的批阅人来批阅。图4-9批阅人打开公文流转数据库，选中需自己批阅的公文，双击鼠标，打开此公文，查看此公文后(图4-10)。

图4-10图4-11单击[批阅](图4-11)，批阅人单击[阅办人…]选择一个或多个阅办人，单击[经办人…]选择一个或多个经办人，输入批示信息后,单击[送阅办人批阅],系统将此公文发送到阅办人（如：分管局长，科负责人）。12．阅办人打开此数据库，选中需自己批阅的公文，双击鼠标，打开此公文，查看此公文后。单击[批阅]（图4-12），输入批示信息后,单击[送经办人处理],系统将此公文发送到经办人（如：一般科员）。

图4-1213．经办人打开此数据库，选中需自己办理的公文，双击鼠标，打开此公文，查看此公文后。单击[办理情况]（图4-12），输入办理情况后,单击[送档案室归档],系统将此公文发送到档案管理员。14．档案管理员打开此数据库，选中需自己归档的公文，双击鼠标，打开此公文进行归档。文档管理文档管理系统是整个企业办公系统的重要组成部分，本系统的特点如下：和文档手工管理类似，具有案卷管理、卷内目录、文件管理等功能。收文系统接收的公文、发文系统的本单位发文自动归档到文档管理系统。信息量大。收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。对于有关单位的相关政策、制度的制定具有指导意义。信息及时、准确。文件从下发当天就可以进入办公系统，由于从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。便于重复引用。由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。综合业务请示报告请示报告是各部门经由办公室（或别的职能部门）向单位领导请示、报告工作的途径。请示报告系统的主要目的是利用计算机网络辅助办公室对各部门的请示、报告进行登记、提交、信息反馈、查询、统计工作；实现各部门请示报告的生成、部门意见的签署、办公室拟办意见的签署和领导批示等全过程的网上作业，实现流程的实时监控，保证请示报告单的安全、快速运转。本系统采用和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对请示报告单审批的整个流程进行跟踪，详细记录请示报告的当前状态、请示报告审核的过程和领导审签意见。工作简报工作简报为各部门提供了发布本部门相关信息的途径，用于在单位内发布工作动态、工作总结等。它与公告牌有所区别，公告牌常用于发布针对全体员工的信息，而部门工作简报则主要针对本部门内部与工作相关的信息。在发布信息时，可指定发布范围，只有属于发布范围内的人员可以查看。超过有效期的信息系统将自动删除。会议管理会议管理子系统是整个企业办公系统的重要组成部分，本系统的特点如下：建立了会议议题库；会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题，确保议题尽快得到处理。提供了领导审核会议议题的功能；每次起草会议安排前可以通过待办事宜系统请主管领导审核会议议题安排，然后根据主管领导的审核意见起草会议安排。提供了会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库；可以对归档库中的内容按指定的方式进行查询和统计。提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪；系统通过待办事宜系统发出会议通知单，用户对会议通知单的反馈信息包括：查看、反馈，这些宝贵的实时信息有助于管理者对会议安排动态掌握。一.

使用之前的初始化

在导航器上选择初始化会议主持人。进入会议事宜的视图后选择新建，然后输入会议主持人的名单，并保存。图1系统参数设置表单图

此表单域有两个：会议主持人、纪要审批。都是由本单位的地址本里选则出来，一但选择完毕，退出后。上述两条记录将被加以限定或隐藏。

二.

表格的建立与使用

进入议程表格的视图后选择新表格按钮，您可按照您自己的需要，任意输入新表格的名称和表格的形式，以备会议议程的安排的使用图2会议系统初始化视图

进入新会议议程格式文档后，您将会看到[格式名称]、[格式内容]两个域，第二个域的使用要借助操作按钮；例如：

图3编辑议程格式操作按钮图

当您写完名称以后，把光标置于第二个域内，按动新建表格按钮屏幕就会出现创建表格的对话框，您可以确定表格的行数与列数，然后按动编辑表格操作编辑表格，也可删除行或列。编辑完成后存盘退出。

三.

会议前的安排

1.进入新议程的表单

在导航器上选择按时间分类或按主持人分类，进入视图后，只有负责议程起草的角色才有权利选择新议程按钮，别的人员将不会看到此按钮。2.对于表单中的主持人的限定

进入新议程表单，其主持人的参数已经限定，您可从中选择其一。

图4建立新议程视图3.创建新议程

填写完各项空白后，按下创建议程按钮然后进入会议议程的新表单，选择创建议程按钮，屏幕上将弹出一个你已经编辑的表格名称表，你可从中选择合适的表格，若您需要编辑表格，则可以按编辑表格按钮添加行或列，也可按删除行或列按钮删除行或列。见下图。图5新议程表单中引入表格的对话框图4.发送通知

编辑完议程后，你可以按发送通知按钮可以将这个议程发送至每一个与这会议相关的人的工作站上。5.保存

按存盘退出按钮，系统将自动存盘和对读取权限自动完成设定。图6新议程表格表单图

四.

会议后的总结1.会后总结的必要性

一次会议结束后，都要有纪要起草做会后总结，以备封档或查询。制作纪要的具体方法如下。

图7会议纪要表单图

2.怎样建立新会议纪要

在导航器上选择按时间分类或按主持人分类，进入视图后选择会议纪要按钮，您可以将这次会议的重要内容记录下来，并按保存按钮保存纪要。

图8显示建立会议纪要按钮视图

五.

关于会议记要的审批1.关于纪要的审批的权限

会议纪要的表单中，所有涉及到会议内容的域全部由原会议议程继承过来并没有改动权，在没有审批之前，该会议除了少数有关决策人可审批，其他人则不能看到或打开，即使能够打开此会议纪要的表单，如果没有权限，除保存按钮可以使用以外，其他按钮均使用无效或被隐藏。2.保存键的使用

按动保存按钮系统即自动存盘并限定权限，保存后除纪要审批人外，其他人无权查看。3.审批按钮的使用

只有会议记要经会议的主持人或有关领导审阅、批示后，按审批认可按钮，该纪要才可公布或发给各与会者或其他读者予以审核，这时，阅后意见按钮才会弹出，读者若有意见可通过NOTES的电子邮件回发意见。图9会议纪要表单按钮图

六.

与会者的意见

各与会者在看到会议纪要后，按下阅后意见按钮，填入自己的意见，并能通过NOTES的电子邮件将您的意见发送给指定的工作站。见下图：图10与会者的阅后意见表单图

七.

关于权限

本数据库对权限做了严格的规定，管理、录入各角色之间分工清晰、层次分明，数据库角色分为四个：``图11存取控制列表图

1.议程起草——专门负责起草，相当于会议秘书。

2.纪要起草——此角色相当于办公室主任，对会议的重要内容进行起草。

3.纪要审批——此角色在单位中属于决策者，只有决策者才有权利审批会议纪要，其他人没有权限。

4.

管理员——专门负责系统的设置及其更改。

督办查办督办查办系统的主要目的是辅助督查部门进行督查的登记、发送、催办等工作。督查员可以起草督查、督办通知单并指定主办、协办单位、办理期限，以待办事宜的形式发送至主办单位、协办单位的待办事宜中；主办、协办单位查看督查、督办事项，经过必要的督办查办事项办理过程后，可以针对督办查办事项填写办理意见、办理结果；办理完毕后可以将督办、督办事项指定为“已经办结”；超过“办理期限”的督办查办事项系统会自动发送电子邮件催办。督办查办办理完毕后督查员可以将其归档。如果主办、协办单位认为已经办结的事项，督查员认为还不满意，可以再次发送本督办查办通知单，请主办、协办单位继续办理。系统自动跟踪督办查办的整个过程，包括发送督办查办通知单、主办协办单位填写办理意见或办理结果、标为已经办结。督查员可以掌握督查事项办理的全过程。车辆管理对公司车辆基本信息进行统一管理，包括：车辆基本状况（名称、型号、车牌号、产地、购车时间、车况、服务对象、司机等）、车辆每月费用状况（燃料费、养路费、保险费、低耗费等）、车辆大修记录等。由调度部门对车辆基本信息进行维护。实现车辆调度的电子化。用车人可在本模块中填写用车申请单到调度部门申请用车，根据实际派车情况实时更新车辆的目前使用情况（时间、车牌号、司机、用车人、去向等）及预定情况，使用车人在申请用车前即了解目前可用的车辆信息。一、查看用车单

打开本数据库后，则近期内的车辆使用情况和申请情况就出现在页面上了。如下图：

第一列显示批复情况，若申请前打了为同意，为不同意。第二列显示重要程度，其中标有的用车单为重要不可变，标有为重要但可调整，标有为一般可调整的用车单。

这里提供了三种查询方法：按编号，按用车时间，按用车部门。1.按编号

单击按编号字段，则每一编号的用车情况就展示在页面上。如上图所示。2.按用车时间单击按时间字段，则每一天的每一时刻的用车情况就展示在页面上。如下图

所有用车单按时间排列，并且可以展开，阅读详细资料。3.按用车部门单击按部门字段，就可以了解各个部门的用车情况。如下图：二、填写用车申请

如果您具有申请人角色，单击主页的申请用车按钮，进入用车单的填写状态。如下图：

按照提示输入各项内容，系统允许使用每个空格右侧的小按钮来选择，填写完毕，核实无误。然后单击邮寄申请，并选择审批人，就可以将申请发送了。

当审批人是否批准的邮件通知返回到邮箱后，您可以再打开数据库浏览一下，若需要，双击文档则可以看到详细内容。

三、系统维护

该数据库有一些数据需要由管理员维护，象管理用车调度的审批人名录，以及用车部门名录，可通过系统参数字段进行。第一次进入本库利用新建参数按钮设置，以后可直接打开文档，利用编辑按钮工作。系统参数窗口如下图所示：

管理员可以通过单击小按钮来从单位内选择“车辆调度”和“用车部门”的名称，未被选择的人与部门不具有相应权利。

注意：不具有管理员身份的用户不能编辑系统参数。

公用信息公告牌公告牌是一个在网络中应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告、批评、表扬等共享信息，公告牌的功能与各个企事业单位现有的公告栏功能相似。可自动跟踪查看人及查看时间，以便公告发布者及时掌握公告的阅览情况，这对于一些重要的通知很重要。超过有效期的信息系统将自动删除。使用本数据库的用户可分为两类：一般用户和管理员。本节将根据这两种用户来分别介绍数据库的使用。发布新公告1.在视图中单击“新公告”按钮。2.设置公告的截止日期，则公告到期后，系统将自动将此公告归档。3.设置公告的发布范围，公告发布后系统将给在发布范围内的用户发送邮件通知。发布范围可以是群组或个人，如果发布范围为空，则系统将给所有用户发送邮件通知。4.如果选中只允许发布范围内的用户阅读此公告，则只有在发布范围内的用户能阅读此公告，其他用户不能阅读。5.输入公告正文。6.单击“发布”按钮发布此公告。修改公告1.打开需修改的公告，进入编辑状态。2.修改需修改的地方。3.保存并退出。维护公告管理员可修改并删除已发布的公告。三、数据库管理只有在您的存取控制权限是“管理者”的前提下才可以执行下面的操作。本节介绍权限设置和激活代理的操作方法。权限设置权限设置的操作步骤：打开新建数据库的存取列表(选择“文件->数据库->存取控制”)。如果您在存取列表中看到的“确认”按钮是灰色字体，表示您的存取级别不是管理者，则无法进行以下操作。请与本数据库的管理者联系，增加您的管理者权限。将您认为需要的用户的角色设置为“管理员”，同时将他们的权限设置为至少“作者”以上；建议把他们的存取权限设置为管理者。缺省人员的权限为“作者”。网上论坛网上论坛为广大的网上用户提供了网上讨论感兴趣话题的广阔天空，在这里您既可以开始一个新话题，也可以对其它用户提出的话题谈自己的看法、意见。为企业办公系统内部提供了相互交流、相互学习的另外一条途径。(如下图)一、数据库使用用户的工作新建讨论主题1.在视图中单击“新建讨论主题”按钮。2.输入讨论的主题和分类3.输入讨论正文。4.单击“保存并关闭”按钮。(如下图)答复讨论主题1.选择需要答复的讨论主题。2.在视图中单击“新建答复”按钮。3.输入讨论的主题4.输入讨论正文。5.单击“保存并关闭”按钮。答复讨论主题的答复1.选择需要答复的讨论主题。2.在视图中单击“新建答复的答复”按钮。3.输入讨论的主题4.输入讨论正文。5.单击“保存并关闭”按钮。二、数据库管理只有在您的存取控制权限是“管理者”的前提下才可以执行下面的操作。本节介绍权限设置和激活代理的操作方法。权限设置权限设置的操作步骤：打开新建数据库的存取列表(选择“文件->数据库->存取控制”)。如果您在存取列表中看到的“确认”按钮是灰色字体，表示您的存取级别不是管理者，则无法进行以下操作。请与本数据库的管理者联系，增加您的管理者权限。将您认为需要的用户的角色设置为“管理员”，同时将他们的权限设置为至少“作者”以上；建议把他们的存取权限设置为管理者。缺省人员的权限为“作者”。注意：用户类型都为“个人”。办事指南办公办事指南系统为来本单位办事的工作人员提供单位简介、领导分工、机构分布等信息。通讯录提供企业内各部门的通讯录列表，各部门有关人员将本部门人员的通讯录录入并负责更新维护，这样企业所有员工均可从中方便查询到各部门人员的联系方法，极大地方便了日常工作。可按姓名、按职务、按单位分类查询。