2024会议策划及实施服务协议典范

2024会议策划及实施服务协议典范版A版本合同目录一览1.协议概述1.1协议双方1.2协议范围1.3协议期限2.会议策划2.1会议主题与目的2.2会议时间与地点2.3参会人员与邀请名单2.4会议议程与演讲嘉宾3.会议实施3.1会议布置与设施3.2会议注册与接待3.3会议安保与应急预案3.4会议宣传与报道4.技术支持与服务4.1现场技术保障4.2设备租赁与调试4.3网络与多媒体支持4.4现场翻译服务5.后勤保障5.1餐饮服务5.2住宿安排与交通保障5.3会议礼品与纪念品5.4现场清洁与维护6.费用与支付6.1费用明细6.2支付方式与时间6.3发票开具与报销7.风险管理与责任分配7.1不可抗力因素7.2意外事件处理7.3违约责任与赔偿8.保密条款8.1保密信息范围8.2保密期限与义务8.3泄露后果与处理9.法律适用与争议解决9.1适用法律9.2争议解决方式9.3仲裁地点与机构10.合同修改与终止10.1修改条款10.2终止条件10.3终止后的事宜11.其他条款11.1通知与送达11.2合同的解释权11.3合同的生效与终止日期12.附件12.1会议策划方案12.2参会人员名单12.3费用预算与支付明细13.签字页13.1甲方签字13.2乙方签字14.附录14.1会议日程安排14.2会议场地布置图14.3参会人员联系方式第一部分：合同如下：第一条协议概述1.1协议双方1.2协议范围本协议范围包括但不限于甲方委托乙方进行2024年度会议的策划及实施服务，具体服务内容详见本协议附件。1.3协议期限本协议自签字之日起生效，有效期至2024年12月31日。第二条会议策划2.1会议主题与目的2.2会议时间与地点会议定于2024年12月10日至12日在（会议地点）举行。2.3参会人员与邀请名单参会人员包括甲方全体正式员工及特邀嘉宾。乙方负责制定参会人员名单，并负责邀请特邀嘉宾。2.4会议议程与演讲嘉宾乙方负责制定会议议程，邀请相关领域的专家及优秀员工作为演讲嘉宾，分享经验和见解。第三条会议实施3.1会议布置与设施乙方负责会议场地的布置，提供必要的音响、灯光、投影等设施，并确保其正常使用。3.2会议注册与接待乙方负责会议注册工作，提供接待服务，包括接待人员、接待场地等。3.3会议安保与应急预案乙方负责会议期间的安全保障工作，制定应急预案，确保会议顺利进行。3.4会议宣传与报道乙方负责会议的宣传与报道工作，包括制作宣传材料、报道会议进展等。第四条技术支持与服务4.1现场技术保障乙方提供现场技术保障，确保会议期间音响、灯光、投影等设施的正常运行。4.2设备租赁与调试乙方负责会议所需设备的租赁与调试工作，确保设备满足会议需求。4.3网络与多媒体支持乙方提供网络与多媒体支持，包括现场无线网络覆盖、多媒体演示等。4.4现场翻译服务乙方提供现场翻译服务，确保会议内容能够被所有参会人员理解。第五条后勤保障5.1餐饮服务乙方负责会议期间的餐饮服务，提供早餐、午餐、茶歇等。5.2住宿安排与交通保障乙方负责为参会人员安排住宿，并提供交通保障，包括接送机、车辆租赁等。5.3会议礼品与纪念品乙方负责会议礼品与纪念品的采购工作，确保其质量与数量。5.4现场清洁与维护乙方负责会议现场的清洁与维护工作，确保会议环境的整洁。第六条费用与支付6.1费用明细本协议涉及的费用包括但不限于会议策划费、场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、住宿费、交通费、礼品费等，具体费用明细详见附件。6.2支付方式与时间甲方按照本协议附件的费用明细，以（支付方式，如电汇、现金等）支付给乙方。支付时间为（支付日期，如签字之日起10日内）。6.3发票开具与报销乙方根据甲方的要求，开具正规发票，甲方按照约定时间进行报销。第七条风险管理与责任分配7.1不可抗力因素由于不可抗力因素导致本协议无法履行或者部分履行，双方互不承担责任。7.2意外事件处理如发生意外事件，乙方应立即通知甲方，并采取措施予以处理。7.3违约责任与赔偿一方违约的，应承担违约责任，向守约方支付违约金，并赔偿因此给对方造成的损失。第八条保密条款8.1保密信息范围保密信息是指本协议的签订、履行过程中双方披露的、未经公开的信息，包括但不限于商业秘密、技术秘密、运营秘密等。8.2保密期限与义务双方对保密信息承担永久保密的义务。未经对方书面同意，不得向任何第三方披露保密信息。8.3泄露后果与处理如一方泄露了保密信息，应承担违约责任，向守约方支付违约金，并赔偿因此给对方造成的损失。第九条法律适用与争议解决9.1适用法律本协议的签订、履行、解释及争议的解决均适用中华人民共和国法律。9.2争议解决方式双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。9.3仲裁地点与机构如双方同意仲裁解决争议，仲裁地点为甲方所在地，仲裁机构为甲方所在地的仲裁委员会。第十条合同修改与终止10.1修改条款任何一方不得单方面修改本协议的任何内容。如双方同意对协议进行修改，应签订书面修改协议。10.2终止条件本协议自签字之日起生效，有效期至2024年12月31日。如双方同意提前终止本协议，应签订书面终止协议。10.3终止后的事宜本协议终止后，乙方应立即停止会议策划及实施服务，并将会议场地、设备、礼品等归还给甲方。第十一条其他条款11.1通知与送达任何一方发出的通知，应以书面形式送达对方指定的地址。通知在对方收到之日起生效。11.2合同的解释权本协议的解释权归甲方所有。11.3合同的生效与终止日期本协议自签字之日起生效，有效期至2024年12月31日。第十二条附件附件为本协议的组成部分，包括但不限于会议策划方案、参会人员名单、费用预算与支付明细等。第十三条签字页甲方：（甲方全称）乙方：（乙方全称）第十四条附录附录为本协议的补充内容，包括但不限于会议日程安排、会议场地布置图、参会人员联系方式等。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议策划方案详细描述会议的主题、目的、时间、地点、参会人员、议程安排、演讲嘉宾等信息。附件二：参会人员名单列出所有参会人员的姓名、职务、联系方式等信息。附件三：费用预算与支付明细详细列出会议的各项费用，包括场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、住宿费、交通费、礼品费等，并注明费用的金额和支付时间。附件四：会议日程安排详细描述会议的时间安排，包括会议的开始时间、结束时间、各个环节的时间安排等。附件五：会议场地布置图提供会议场地的布置图，包括会议桌的摆放、演讲台的位置、投影仪的位置等。附件六：参会人员联系方式提供所有参会人员的联系方式，包括电话、电子邮件等。说明二：违约行为及责任认定：1.一方未按照本协议的约定履行义务，视为违约。2.一方泄露了保密信息，未经对方同意向第三方披露，视为违约。3.一方未能按照约定的时间、地点、质量提供服务，视为违约。4.一方未能按照约定的时间、方式支付费用，视为违约。违约责任认定标准：1.违约方应向守约方支付违约金，违约金的金额根据违约行为的情节严重程度确定。2.违约方应赔偿因此给对方造成的直接经济损失。示例说明：如果乙方未能按照约定的时间提供会议场地布置服务，甲方有权要求乙方支付违约金，并赔偿因此给甲方造成的直接经济损失，如重新安排布置所需的时间和费用。说明三：法律名词及解释：1.不可抗力因素：指无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。2.保密信息：指本协议的签订、履行过程中双方披露的、未经公开的信息，包括但不限于商业秘密、技术秘密、运营秘密等。3.违约金：指一方违约时，应向守约方支付的违约责任金额。4.损失赔偿：指一方违约导致对方遭受的直接经