内部控制手册-148 应付款管理

14.8应付款管理

1.1概述

规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关涉及集团采购款项的申请、审批、付

款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程，旨在确保集团按时支付供应商款项，确保应付账款

财务信息真实性以及确保集团资金安全等。

1.2适用范围

适用于XX股份有限公司集团总部及其卜属公司。

1.3相关制度

应付账款管理制度。

1.4职责分工

商务管理部（或各公司履行此职责的部门）：负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管

理和回签采购订单，编制付款计划，提交付款申请。

财务部：负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据商务管理部付款申请和银行结算制度

办理应付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性。

1

1.5流程图

2

1.6控制目标

序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别

I14.8-CT1确保应付款管理权限明确经营效率目标

214.8-CT2确保应付款流程中不相容职务分离资产保全目标

314.8-CT3确保集团应付账款数据真实准确财务信息真实性目标

414.8-CT4确保款项支付经过适当授权审批资产保全目标

514.8-CT5确保按时支付应忖账款经营效率目标

614.8-CT6确保退款得到适当审批经营效率目标

714.8-CT7确保集团预付账款经过适当审批经营效率目标

3

1.7控制矩阵

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风除控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职

编号动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号务

摊；5表达和披露

12345

应付账应付账

I4.8-C14.8-C

物流部负送收料及入库事宜预防型款管理款管理

T1A1

制度制度

应付账款管理权优应付账

街务管理部负贡与供应商对账，接收和应付账

不清,导致应付账

I4.8-CI4.8-C款管,

14.8-审核采购发票，管理和回签采购订单，预防型款管理

软支付管理混乱.T1A2制度、部

RI编制付款计划,提交付款申请制度

影响集团资金支付门职责

安全应付账

财务部负责应付账款核算,发票匹配与应付账

14.8-C14.8-C款管理

管理，并根据商务管理部付账款的结预防型款管理

T1A3制度、部

算.确保应付账款、预付账款的掂确性制度

门职责

4

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风除控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关健控制措施容取

编号动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

所有材料付款必须按权限审批：

付款计

货款支付业务全程每月15号前,由商务管理部根据供应

应付账划、付款

14.8-由•人负责办理,14.8-CI4.8.C商的付款条件按付款方式、付款币别、审核/

预防型款管理申请单、

R2无他人监杼检查，T2A4付款类型拟制当月度付款计划，急单付录入/

制度付款记

导致资金截印风险故由商务管理部根据采购需求或供应

帐凭证

商请款在符合要求F提出支付申请

各职能部门之间无应付账款对账由商务管理部发起,定期

应付账应付账

14.8-法定期有效地进行14.8-C14.8-C反馈对账信息给财务部.并分析财账差

预防型款管理款对账

R3应付账款核对，造T3A5舁原因、提出解决方案和跟进差异处理

制度单

成应付款管理混乱情况

所有材料付款必须按权限审批：

付款计

款项支付未经过市每月15号前，由由商务管理部根据供申请/

应付账划、付款

14.8-批，导致集团资金14.8-C14.8-C应商的付款条件按付款方式、付款币审核/

预防型款管理申请单、

R4流失，影响资产保T4A4别、付款类型拟制当下月度付款计划.录入J

制度付款记

全目标恁单付款由商务管理部根据采购需求付款

账凭证

或供应商请款在符合要求下提出支付

5

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风骚控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关健控制措施容取

编号动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

申请

财务部对批准后的付款申请进行核对,

款项支付前未核对

核对付款申请的批准程序是否合规、手

相关表单票据，导

续及相关单证是否齐备、金额计审是否应付账付款申

14.8-致支付的金欲与相14.8C14.8-C'I'i.V

准确、支付方式是否妥当、是否填写的预防型款管理请单、原应付账款

R5关单据不匹配，影T4A6审批

定的结算方式、发票是否己立账，对r制度始单据

响集团资产保全目

信用证付款，审核发票与货物收据是否

标

一致

款项紧急支付无领

导书面审批单据且

应付账

14.8-事后未补办审批程14.8-CI4.8-C未获得授权审批人员的审批不支付账

预防型款管理J应付账款

R6序，导致财务人员T4A7软

制度

重复支付款项,造

成集团资金损失

14.8-货款支付不及时，14.8C14.8-C商务管理部根据供应商的付款条件按应付账付款计

发现型

R7导致供货方扣押货T5A8付款方式.付款币别.付款类41拟制当款舒理划

6

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风除控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关健控制措施容取

编号动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

物,影晌企业正存月度付款计划及时付款.制度第

生产经苜以及供应九条

商合作关系

因所购物资产生质批问题等原因发生

检验单、

退货时,由使用部门通知SQE进行复应付账

14.8-C14.R-C申请/不良品

判，确定是有质量问题的直接退回仓席预防型款管理

发生采购退货时，T6A9审批出入库

的不良品仓，然后仓库通知采购人员办制度

采购部门未及时与记录

理退货

14.8-财务部沟通,导致

应付账信息系

R8财务部多支付款14.8C14.8-C采购部应当及时在信息系统上更新退

预防型款管理统退货

项，造成集团资金「6A10货信息

制度记录

损失

应付账

14.8-C14.8-C财务部应当及时根据信息系统中的退退货记

预防型款管理J应付账款

T6All比信息进行相应退货处理账凭证

制度

14.8-应付账款核算不准14.8-C14.8-C乘购部在收到供应商发票后应当及时应付账采购发

预防型■J应付账款

R9俏、不及时，什致T3AI2序交给财务部并申请付款款管理

7

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风骚控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关健控制措施容取

编号动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

集团财务信息不真制度

实、不完整

财务部须保证订的、收货单据、发票等

H配，系统中的采购订单号、采购单价、应付账订单、收

I4.8-C14.8-C经办/

数量必须与供应商回讲的对张单及供预防型款管理货单据、应付账款

T3A13审核

应商开出的增值税发票中单价、数量、制度发票

总金额保持一致

应付账

14.8-CI4.8-CH配相符的发票经过审核,形成供应商相应会

预防型款管理V应付账款

T3A14的梳付账款,同时冲销哲估应付款计凭证

制度

会计人员未定期与

采购人员核对应付应付账款对账由商务管理部发起，定期

应付账应知账

14.8-款发生额及余额，14.8-C14.8-C反馈对账信息给财务部，并分析对账差

预防型款管理款对账4应付账款

RIO导致应付账款账账T3A5异原因、提出解决方案和跟进差异处理

制度单

不符•应付款管理情况

混乱

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风除控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关健控制措施容取

编号动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

关联方对账：财务部每月6日前向关联

方发出对账单核对数据,要求关联方丁应付账应付账

I4.8-C14.8-C

财务部未定期与供?个工作口内反馈。经确认的对账单由发现型款管理»对账V■J应付账款

T3AI5

应商核对应付款余对方财务经理以上领导签字并加盖财制度单

14.8-

额，导致应付账款务章.

RU

账实不符，应付款与供应商对账：由商务管理部发起，定

应付账应付账

管理混乱I4.8-C14.8-C期反馈对账信息给财务部，并分析对账

发现型款管理款对账■J应付账款

T3A16差异屏因、提出解决方案和跟进差异处

制度单

理情况

矣团一般应当采用货到后付款方式进

预付账款没有经过行支付结算,对尸合同和招标文件有预

预付账

14.8-审批，导致集团资14.8-C14.8-C付款条款规定的除外。授权人员根据市