内控手册-191 合同管理

19.1合同管理

1.1概述

规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）合同管理工作，旨在确保合同管理符合国

家法律、法规和公司内部规章制度的要求，规范合同管理制度及管理模式，依据公平公正及诚实

信用原则订立合同，依法有效监督、管理，保证履约顺利进行，维护企业合法权益。

1.2适用范围

适用于XX股份有限公司集团总部及其卜属公司。

1.3相关制度

合同管理制度。

1.4职责分工

合同经办部门：对合同签订和全面履行负责，具体包括：确定经办人，合同招投标，合同谈

判，相对人资信调查，起草合同文本，办理合同评审流程，负责合同的签署、用印流程，全面履

行合同并跟踪履行情况，及时保存证据，协助法律事务部处理合同纠纷。

财务部：负责评审合同的单价、总价、付款方式、结算办法、税务、保险等条款。

法律事务部：负责制定合同管理制度，制作合同范本，评审合同的完整性、有效性、用语准

确性、合法性、合规性，监督合同履行情况。

质量部：负责品质协议、环保协议、买卖合同中有关质量条款的评审。

其他相关业务部门：按照部门职责权限结合合同的实际情况进行评审。

行政部：对公司合同档案进行管理，登记签订合同的情况：督促合同及时归档。

I

运营中心：负责合同专用章保管和按规定使用。

2

1.5流程图

19.1合同管理

相关合同评审监督总经理或授权

合同经办人合同经办部门法律事务部

部门代表

开始

-起草、确定合同,

>内容*

合同评

合同经办人与合

同相时人进行合

同条款协商

反馈协商结果

确定合同最终内

容

合同经办人发起.

^5^未通过

合同审批流程

审批签核

合同经办人

获取合同编号

加盖合同专•用手

11/R16

4档案管理员存档

并更新合同台赅

R12-13

监督合同实施HR14-15

-出现纠纷按法律

I纠纷流程处理

ms

叵结束

<=

3

1.6控制目标

序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别

I19.1-CT1确保有明确的合同归n管理部门相关规章制度经营效率目标

219.1-CT2陶保合同条款符合公司利益经营效率目标

319.1-CT3确保合同器订得到适当授权审批经营效率目标

419.1-CT4确保合同按照条款履行合法合规目标

519.1-CT5确保合同及时、完擅归档经营效率目标

619.1-CT6确保合同及时至相关监管部门进行登记合法合规目标

719.1-CT7确保合同争议得到妥善处理经营效率目标

819.1-CT8确保与合同有关的证据得到妥善保存经营效率目标

1.7控制矩阵

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措麓关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

没有南大合同和•

般合同的区分，导

致重大合同和一般公司应当制定合同管理规定，并在合

19.1-合同审批签订潦程19.I-C19.I-C司签署授权时,应根据合同金额、合合同管

愤防型

Rl完全相同，可能导T2Al同类型授予审批权限，明确相关授权理制度

致公司利益损失，人审批的权限范围。

影响公司经营效率

目标

未时拟签约对望进合同经办人负贡对指定业务进行前期

行针对合同条款中调研、市场询价、对方资信调查和制

I9.1-的履约能力和独立19.I-CI9.1-C作招标文件等业务.合同管

预防型

R2承担民事责任的能T2A2合同经办人应对所备订合同的真实理制度

力进行梆审,影晌性、完整性和可行性负贵，在黑约前，

后续合同的执行.合同经办人应到合同相对人现场时其

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

产生法律风险，影主体资格、经营状况、资信情况、履

响公司合法合规目约能力进行调杳和审核。必要时应要

标求其出具资产负面表、资金证明、注

出会计师签署的验资报告等相关文

件.交由公司财务部审核确认.

合同谈判的理要事

项没有形成文件记合同经办部门与对方进行合同谈判

19.1-录,出现争议时无19.I-C19.1-C时,应形成双方认可的会议纪要（一合同管会议纪

预防型

R3据可依，影响后续T8A3式二份），作为合同签订依据由双方妥理制度要

合同的签订,影响着保管。

公司经营效率目标

合同审批中提出的合同签订前,经办人须将各合同审核

审核幻见未具体落监督部门及领导审核意见予以落实，

19.1-19.I-C19.bC编制/合同管0A审批

实到最终合同条款添加或修改合同文本后，方可提交合预防型

R4T2A4审核理制度流程

中,导致法律风险同审核OA流程。要求经办人严格按

及经济损失，影响照OA流程中的合同内容打印正本。

6

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风骚不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

公司合法合规目标后续OA流程中合同经法务审批通过

后将标注电子水印。

合同对违约约定条

款不够明确・导致合同审核监督部门对合同中的违约处

出现违约，进而公理进行严格评审，法律事务部负责违

1Q.1-19.I-CIQ.I-C编制/合同管

司退偿困难，造成约货任的满确、完整、合规，合同经预防型

R5T2A5审核理制度

经济损失和法律风办部门及财务诿对违约处理条款的合

险,影响公司合法理性进行审批。

合规目标

合同约定的处理纠花合同会审过程中，法务管理人员须

纷方式不合理，导对合同条款中的争议/纠纷处理内容

19.1-19.I-CI9.1-C编制/合同管

致财公司处理纠纷做出合理性评价，严格依据国家有关预防型

R6T2A6审核理制度

不利，影响公司合法律法规对争收/纠纷处理条款进行

法合规目标评估.确认该条款是否合规合法.

19.1-合同签订人未经授I9.1-C19.1-C行职权的领导因特殊原因确实不能履合同管书面委

预防型

R7权篮署合同，或投卜A7行其在合同上签字的职责时，可在合理制度托授权

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会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风骚不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

权范围、期间不明同管理制度规定的职权内授权本级副书

确、被授权人不符织领导或下属签字，并出具书面委托

合授权条件，导致授权书。受委托人不得再转授权，授

法律风险,影响公权人对授权签字事项承担贲任

司合法合规目标

公司合同实行严格的授权签署制度。

合同审批0A流程中，对于常见类型

公司部门或下属单

的合同已设定授权签字人：法务在审

位未经授权或委托19.1-C19.1-C合同管

批OA时，亦会对授权签字人是否正预防型合同

签订超越权限的合T3A8理制度

19.1-蛹进行检杳：不符合相关授权签罟规

同，导致舞弊风险

R8定的合同，合同管理员不附加盖合同

和经济损失风险，

量.

影响公司合法合规

f公司领导根据授权签订本单位生产

目标I9.1-CI9.1-C合同管

经营、企业管理、发展建设等合同和预防型合同

T3A9理制度

公司授权范用内的其他合同。

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会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

1、如合同各方当事人均已签字盖章完

华,合同经办人应在一周内将合同原

件送合同专用章管理员处存档。

2、合同经办人应督促合同相对人在一

合同签订后，介同十月内笠署完成并将正本返还公司。

副本及相关审核资合同逾期未归档的，合同经办人应至

料未交由档案管理合同专用阜管理员处说明情况.

19.1-19.I-C19.1-C合同管合同台

部门进行归档，导预防型

R9T5AIO，档案管理员每月统注合同归档率，理制度账

致对合同无印档管

并报各部门总监，部门总监对本部门

理，影响公司经营

合同经办人进行督促，

效率目标

4、凡与合同有关的文件、函件、传真、

会议纪要、招标投标资料、询价资料、

合同履行和验收等资料均应附在合同

卷内归档.

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

按照规定，合同签

订处理后应当至有

合同承办部门对于需要登记的合同，

关部门登记而未登

19.1-19.I-C19.I-C应通过查阅相关法律法规明确登记的合同管

记，导致公司未来预防型

RI0T6All具体要求，包括登记时间、登记需携理制度

业务受到影响.从

帚的资料等

而影响公司合法合

规目标

未对合同登记资料

进行及时存档需合同经办部门根据合同登记要求准备

案，可能导致资料登记材料,包括向相关部门收集相关

19.1-19.I-C19.1-C合同管

丢失、遗漏等，给材料，杳阅相关文件的盖率用印是否预防型

RIIT5A12理制度

企业带来损失，影规范等,并应将登记材料独立存档保

响公司合法合规目管，以备登记时用。

标

19.1-合同未按约定条款19.1-C19.1-C1、合同成立生效后由合同经办人员负经办/合同管

发现型

R12履行，导致法律风T4A13登合同的全面履行，井监悌合同实施理制度

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会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

险和经济损失，影情况，记录管理台账,发现任何违反

响公司合法合规和合同条款的现象须及时上报本部门负

资产安全目标五人、法律事务部及分管领副总。

2、公司有司约行为的，应及时改正,

并按《合同管理规定》对相关人员进

行惩处。

"合同相对人不按照合同约定履行

时，合同经办人应当在法律事务部的

新导卜在法定或者合同约定期跟内以

法定或者合同约定方式向合同相对人

书面催促履行、提出索赔或行使其他

权利。

未能对合同进行持法律事务部按季度对合同,履行情况进合同履

19.1-续跟踪监督，导致I9.1-CI9.1-C行调查，并形成履行情况调杳报告。经办/合同管行情况

发现型

R13未能对对方合同履T4A14每年组织所有合同的履行自查,并上考核理制度调查报

行情况进行有效控兼上级单位.对于崔行调查、自查中告

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

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制,影晌合同的履发现的风险,要求责任部门及时整改，

行,影响公司的资并监悌整改结果。

产安全

合同争议或纠纷发

生后未及时上报相

关职能部门和领发生合同争议或纠纷时，相关人员须

19.1-导，导致合同争议19.1-CI9.1-C及时上报法律事务部及分管领导商讨合同管

预防型

R14或纠纷无法及时解T7A15和议斛决方案并在法律事务部备案记理制度

决，造成损失进一出

步扩大，影响公司

合法合规目标

出现纠纷时，未经1）合同履行过程中发生争议或横行风

合同归口管理部门险，合同经办人应及时通知本部门负

19.1-19.KI9.1-C经办/合同管

和主管领导审核批黄人及相关部门，并报法律事务部备预防型

R15T7A16审批理制度

准,合同经办部il宴.同时应迅速收集有关合同签订及

或个人即向对方做限行的证据.

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分