采购控制程序(程序文件版)

受控状态.

鄂尔多斯市乾坤华润煤矿装备有限责任公司

采购控制程序

A版

文件编号：TDHR-ZLTX-CX-

分发号：

编制：梁卫民

审核：

批准：

2022年1月5日发布2022年1月15日实施

采购控制程序

版本：A第0次修改

采购控制程序

1.目的

对采购过程进行有效控制，确保所采购的物资符合规定要求。

2.合用范围

合用于对煤矿综采、综掘设备检修服务用物资采购全过程的

控制。

3.职责

3.1营销副总经理领导物资供应部负责本程序的编制、修订并监

督实施。

3.2物资供应部对供方进行评价和选择，填写、保存调查及评价

记录并编制采购计划、负责煤矿综采、综掘设备检修服务用物资的采

购。

3.3技术质量部负责提供煤矿综采、综掘设备检修服务用物资采

购方面的技术文件，并对负责采购的物资进行验证。

3.4生产部提出采购申请，相关部门参预对供方的评价和选择。

4.工作程序

4.1煤矿综采、综掘设备检修服务用物资分类

考虑采购物资对煤矿综采、综掘设备检修服务质量影响的重要程

度、技术含量等因素，将煤矿综采、综掘设备检修服务用物资分为A、

B、C三类。具体分类详见《煤矿综采、综掘设备检修物资分类清单》。

4.2对供方的评价

4.2.1由物资供应部对现有的供应商名单进行整理。对A类产品

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版本：A第0次修改

列出《预选供应商名册》，制定选择、评价和重新评价供方的准则.

并对名单中的供方逐一调查，从中对每一种煤矿综采、综掘设备检修

服务用物资选出2-3家合格供方并列出合格供方名单。对B、C类煤

矿综采、综掘设备检修服务用物资可以直接选择供应商。

4.2.2由物资供应部采集供方的有关资料包括但不仅限于：

a）对A类物资向供应商采集经营许可证、生产许可证、产品技

术说明、产品检验测试报告、质量体系认证证书复印件及上述其他合

法证件复印件。

b）对B类应向供方索要其产品合格证和生产经销单位合法资质

复印件文件进行查验。

c）对C类应向供应商索要其产品合格证进行查验。如无法提供

合格证明文件，经采购员进行外观验证合格即可。

4.2.3选择评价合格供方的准则：

a）如果供应商能提供第三方质量认证证书，可直接纳入合格供

方名单。

b）对于长期为本公司供货，质量稳定可靠且在本年度内各种供

货合格率在90%以上，且提供的不合格品未对公司的生产产生不良影

响的，将其评为合格供方。

c）对于其他供方则应根据采集到的各种资料进行选择评价，其

准则是各项合法资料齐全、企业技术水平、生产能力及质量检测能力

能达到本公司要求、以往产品质量稳定、价格合理、供货及时且能满

足本公司需要的可评为合格供方。

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d）对于具有惟一供方性质的物资，由采购员采集供方一切合法

资质证明材料，报营销副总经理审核及总经理批准后，供方可直接列

入合格供方名单。

4.2.4采集供方资料的方式

a）可以到供方现场调查索取。

b）证件调查，邮寄资料。

c）索取的资料可以是加盖单位公章的复印件。

4.2.5对供方评价的方式

4.2.5.1物资供应部组织市场营销部、技术质量部、生产部等有

关部门对预选供方进行评价，依据调查结果和供方按本公司要求提供

产品的能力及选择和评价供方的准则，选出合格的供方，列入《合格

供方名单》。物资供应部人员填写《供方评价记录》。

42.5.2营销副总经理负责在《合格供方名单》上审核签字并报

公司总经理批准签字后确立我公司的合格供方。

4.3对合格供方的控制

4.3.1物资供应部需了解合格供方向我公司各次供货的质量情

况，填写《供方供货质量记录》，对供方进行必要的控制。

4.3.2技术质量部质检员对供方提供产品的质量进行验证并将

结果报与物资供应部。采购员发现采购不合格时应及时与供方取得联

系处置。

4.3.3我公司在每年的12月31日前，由物资供应部组织相关

人员对供方进行复审。对于新的供方按本程序4.2中的规定进行评

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价「对于本年度合格供方，由物资供应部对其本年度的供货质量业绩

进行复审，所供物资合格率大于等于90%的可列入下一年度《合格供

方名单》，低于90%的应取销其合格供方的资格。

4.3.4物资供应部完成供方调查、评价与复审后，将合格供方列

入《合格供方名单》，营销副总经理审核，报总经理批准后正式生效。

4.3.5物资供应部应填写并保存供方调查、评价、监控与复审中

的各种记录。

4.4采购信息

4.4.1生产部根据工作需求填写《物资需用计划》，应清晰地写

明采购物资名称、型号、规格、性能、技术及质量要求、需求日期，

必要时需提供采购物资的图样、产品标准。经主管技术员审核、生产

部副部长及以上领导批准后，报物资供应部。物资供应部根据库存情

况和《物资需用计划》，编制《物资采购计划》并进行采购。

4.4.2必要时，采购物资应包括对供方产品、程序、过程和设备

的要求、人员资格的要求、质量管理体系的要求。

4.4.3在与供方沟通前，营销副总经理对采购文件和资料进行认

真研究，并审批签字，以确保规定的采购要求是充分的。

4.4.4物资供应部制定的《物资采购计划》应包括物资名称、级

别、数量、质量要求。《物资采购计划》在实施前，应由营销副总经

理审批，确保采购要求的适宜性和充分性。

4.4.5物资供应部在采购前，应审阅《煤矿综采、综掘设备检修

物资分类清单》、《合格供方名单》及所有相关采购文件和资料，然后

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按以下规定完成采购任务：

a）对于A类物资，物资供应部应在本年度的《合格供方名单》

中的供方比质比价，选择合适的供方进行采购。对未列入《合格供方

名单》的供方不能直接进行采购。

b）对B类物资，在采购时，应索取其合格证明文件。

c）对一次性购买的小批量辅助性煤矿综采、综掘设备检修服务

用物资，应要求供方提供该物资的质量证明文件，以证明其符合规定

的要求。

4.4.6我公司采购合同应由执有法人委托书的人员与供货方签

订。

4.5采购物资的验证

我公司通过对采购物资的验证，进一步加强对采购环节的有效控

制。

4.5.1技术质量部负责对采购物资进行验证。验证包括外观检

验，查验《产品合格证》，供方出具的质量《检验报告单》。对于A类

物资需进行检验或者试验的，由技术质量部按本手册《产品的监视和

测量控制程序》及相关元煤矿综采、综掘设备检修服务用物资标准

和验证标准的规定执行。

4.5.2当本公司或者本公司的顾客需要在供方的现场对采购物

资进行验证时，应由采购员在采购信息中对验证的安排及放行的方

法做出规定，得到对方认可后，方可实施。

4.5.3采购物资到公司后，物资供应部通知技术质量部进行检

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验°对合格品进行接收，由库房管理员办理入库手续；对不合格物资，

按《不合格品控制程序》进行评审和处置，对须退、换货的，由采购

员与供方取得联系，办理退、换手续。

4.6物资供应部采集并保存本程序相关记录。

5.相关文件

5.1《煤矿综采、综掘设备检修物资分类清单》

5.2《产品