单位人事档案管理制度

单位人事档案管理制度第一章总则第一条目的为加强单位人事档案的管理，确保档案的安全性和有效利用，依据国家有关法规、政策以及组织内部相关规范，特制定本制度。人事档案是记录员工个人经历、思想、能力和表现的重要文件材料，是了解和任用员工的重要依据。因此，建立健全人事档案管理制度，有助于提升人事管理的科学化、规范化和透明化。第二条适用范围本制度适用于本单位所有员工的人事档案管理，包括但不限于新员工入职档案、在职员工档案及离职员工档案的管理。第三条法规依据本制度依据《中华人民共和国劳动法》、《企业人事档案管理暂行办法》、《劳动合同法》等相关法律法规制定。第二章档案管理的工作任务第四条档案管理任务人事档案的管理任务包括：1.档案的收集、整理和归档。2.档案的保管和维护，确保档案的完整和安全。3.受理档案的查阅和借用申请，提供相关信息服务。4.定期对档案进行审核和更新，保持档案的时效性。5.建立档案管理台账，记录档案的流转情况。第三章档案的收集与归档第五条收集材料档案材料的收集由人事部门负责，具体包括但不限于：1.员工登记表2.个人简历3.考核材料4.学历和职业资格证书复印件5.奖惩材料6.兼职情况7.承诺书8.劳动合同9.其他相关文件材料第六条归档标准归档材料应遵循以下标准：1.字迹工整、内容完整，信息准确。2.每位员工的档案材料应逐一编号，并建立档案清单。3.不符合要求的材料由人事部门进行纠正和完善。第四章档案的保管第七条保管责任人事档案由人事部门专人负责保管，应存放在专用档案室或保险柜中。档案室需符合防火、防潮、防盗等要求。第八条保管措施为确保档案的安全，采取以下措施：1.定期检查档案的完整性和安全性。2.建立档案出入登记制度，所有进入档案室的人员需登记。3.对档案进行分类存放，便于查找和管理。第九条档案交接档案交接需填写交接清单，并由双方签字确认，确保档案的安全流转。第五章档案的查阅与借用第十条查阅申请员工或外单位人员需查阅档案时，需向人事部门提出书面申请，审批后方可进行查阅。第十一条借用规定1.档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经单位负责人批准。2.借用档案的人员需填写借用登记表，明确借用时间及用途。3.借用期间应妥善保管档案，严禁涂改、圈划、拆换档案内容。第六章档案的转递第十二条转递流程档案转递工作需认真负责，具体流程如下：1.人员内部调动时，档案随人转递，由人事部门负责密封转递。2.转递档案需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。3.对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执。第十三条转递安全转递档案时，应确保档案的安全性，禁止个人携带档案，避免信息泄露。第七章档案的审核与更新第十四条定期审核人事部门每年应定期对员工档案进行审核，确保档案材料的完整性和准确性，并根据员工的职务变动、培训经历等进行及时更新。第十五条更新流程档案更新需由人事部门提出方案，经单位负责人审批后进行更新，并做好更新记录。第八章监督与评估第十六条监督机制1.设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和检查。2.定期组织档案管理培训，提高相关人员的档案管理意识和能力。第十七条评估机制1.对档案管理工作进行定期评估，收集反馈意见，发现问题及时改进。2.建立档案管理绩效考核机制，将档案管理工作纳入部门考核指标。附则第十八条解释权限本制度由人事部门负责解释，若有未尽事宜，按照相关法律法规及公司制度执行。第十九条生效日期本制度自发布之日起实施，所有员工需遵守执行。第二十条修订流程本制度如需修订，需由人事部门提出修订意见，经单位负责人审核同意后方