监理资料档案管理制度

监理资料档案管理制度第一章总则为加强监理资料档案的管理，确保资料的安全性、完整性和有效利用，依据国家相关法规、行业标准及公司内部规定，特制定本制度。监理资料档案是记录工程监理过程及其相关活动的重要文书，是监理工作的重要依据和历史资料。因此，建立健全的监理资料档案管理制度对于提高监理工作效率、保障工程质量具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于本公司所有工程项目的监理资料档案的收集、整理、保管、查阅、借用及转递等相关活动。所有参与监理工作的人员均应遵循本制度，确保监理资料档案的规范管理。第三章监理资料档案的分类监理资料档案根据其内容和性质可分为以下几类：1.合同文件：包括监理合同、分包合同、工程变更合同等。2.会议记录：包括监理例会、协调会、现场会议的记录。3.现场记录：包括施工日志、监理巡视记录、工程进度及质量检查记录等。4.审批文件：包括施工图纸审核、工程变更审核、材料及设备审批等。5.报告材料：包括监理工作报告、工程质量评估报告、竣工验收报告等。第四章监理资料档案的收集与归档4.1收集监理资料档案的收集由监理人员负责，具体流程如下：监理人员需在每次监理活动后及时收集相关资料，确保资料的完整性和真实性。收集的资料应按照分类标准整理，并及时上报至档案管理部门。4.2归档档案管理部门负责对收集的监理资料进行整理和归档，具体要求如下：所有资料应根据类别进行分类整理，并逐一编号。归档资料必须确保字迹清晰、内容完整，且需由档案管理人员进行审核。归档后，资料需存放在专用档案库，确保安全性。第五章监理资料档案的保管5.1保管责任监理资料档案由档案管理部门专人负责保管，确保资料的安全和完整性。5.2安全措施档案库房应符合防火、防潮、防盗等基本安全要求，定期进行检查。所有档案应存放在专用档案柜中，重要资料须采用加密措施。5.3档案管理每年应对档案进行一次全面清查，确保资料的完整性和安全性。档案的交接需填写交接清单，并由交接双方签字确认。第六章监理资料档案的查阅与借用6.1查阅任何人员查阅监理资料档案需填写申请表，并经档案管理部门批准。查阅过程中应遵循保密原则，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。6.2借用监理资料档案原则上不予外借，特殊情况需外借时，须经项目经理及档案管理部门批准。借用档案时需进行登记，并明确借用期限，借用人需负责档案的安全。第七章监理资料档案的转递7.1转递流程档案转递工作需认真负责，涉及人员调动时，监理资料档案随人转递。转递档案需密封，禁止个人私自携带，转递过程中应填写转递通知单。7.2核对与回执对转递的档案应及时核对无误，并办理通知单回执，以确保资料的准确传递。第八章监理资料档案的监督与评估8.1监督机制每年组织对监理资料档案管理工作进行监督检查，评估管理效果。监督结果应形成报告，提出改进意见，并落实整改措施。8.2评估标准评估内容包括档案的完整性、保管的安全性、查阅的便捷性等。评估结果将作为下年度管理工作的依据，促进管理水平的提升。第九章附则1.本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。2.本制度如需修订，需经公司管理层审批，并及时向全体员工公布。3.本制度的实施细则可根据具体情况另行制定。