办公室档案管理制度

办公室档案管理制度第一章总则为了加强办公室档案管理，提高档案利用效率，确保档案信息的安全和准确性，特制定本管理制度。办公室档案管理制度是指导档案收集、整理、保管、查阅及利用的重要规范，旨在为各部门提供高效的档案服务，支持公司的日常运营及决策。第一条目标本制度的主要目标是：1.确保文件材料的完整性和安全性。2.提高档案管理的效率，促进信息的快速流通。3.保障档案使用的合法性和合规性。4.提供透明的档案查阅流程，方便员工获取所需信息。第二条适用范围本制度适用于本公司及其各个部门的所有档案管理活动，包括但不限于：-人事档案-财务档案-项目档案-会议纪要-其他相关业务档案本制度适用于所有员工和管理层。第三条法规依据本制度依据以下法规和政策制定：1.《中华人民共和国档案法》2.《企业档案管理办法》3.公司内部规章制度第二章档案管理职责办公室档案管理的任务和职责包括但不限于：第一条责任分工1.档案管理部：负责统筹档案管理工作，制定详细的档案管理工作计划，组织实施和监督。2.各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理和归档，确保档案的真实性和完整性。3.档案管理员：负责具体的档案保管、查阅和借用工作，定期检查档案存放情况。第二条档案工作任务1.收集和整理各种业务档案。2.定期对档案进行审查和更新，确保信息的准确性。3.负责档案的保密工作，确保敏感信息不泄露。第三章档案的收集和归档第一条收集要求各部门在日常工作中需收集的档案材料包括但不限于：-员工登记表-会议记录-合同及协议-财务报表-业务报告第二条归档流程1.档案材料需按照统一的格式进行整理，确保字迹工整、内容完整。2.归档材料由各部门负责人签字确认后，提交给档案管理部进行最终审核与归档。3.档案管理部负责对归档材料进行编号和分类，确保档案能方便查找。第四章档案的保管第一条保管措施1.所有纸质档案需存放在专用档案柜中，电子档案需妥善存储在公司指定的服务器上。2.档案保管柜需具备防火、防潮、防盗的功能，定期检查设备的完好性。3.档案管理员需定期对档案进行整理和检查，确保档案的完整性和安全性。第二条交接制度1.档案交接需填写交接清单，明确交接双方责任人，并由双方签字确认。2.交接档案需进行清点，确保数量和内容一致。第五章档案的查阅和借用第一条查阅申请1.员工如需查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，并报档案管理部审批。2.查阅档案时，应遵守公司保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。第二条借用规定1.档案原则上不外借，特殊情况需外借时，需经档案管理部和相关部门领导批准。2.借用档案需按规定填写借阅登记表，借用人需负责档案的安全和完整。第六章档案的转递第一条转递流程1.档案转递工作需由档案管理部负责，确保档案在转递过程中不被损毁。2.转递的档案需填写转递通知单，注明转出和转入单位、档案内容及数量。第二条转递安全1.转递档案需密封包装，禁止个人随意携带。2.对转入的档案，接收单位需及时核对，并办理通知单的回执。第七章监督机制第一条监督职责1.档案管理部负责对档案管理工作的监督，定期进行自查和评估。2.各部门应定期向档案管理部报告档案管理情况，并接受监督和指导。第二条反馈机制1.建立档案管理的反馈机制，鼓励员工提出改进建议。2.对反馈意见进行整理和评估，必要时对制度进行修订。第八章附则第一条解释权本制度由档案管理部负责解释。第二条生效日期本制度自颁布之日起实施。第三条修订流程1.定期对本制度进行评估，如有必要，提出修订建议。2.修订需经过公司管理层审核通过后方可实施。---通