大学学院档案管理办法

XXXX学院档案管理办法

第一章总则第一条

为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。第二条

XXXX学院档案是指XXXX学院（包括其前身）在各个办学时期从事教学、科研、生产、基本建设、党政管理以及其他各项活动直接形成的有价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。第三条

学校档案工作实行统一领导，分级管理原则，确保档案完整、准确、系统、安全与合理开发利用。第四条

学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，应纳入学院整体发展规划和计划，与学院其他各项工作同步发展。第五条

学院档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理，即学院各级党政管理部门和教学、科研、生产等单位均要把档案工作纳入工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同步布置、检查、总结、验收档案工作。第二章管理体制和机构设置第六条

学院档案工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。第七条

学院档案工作在院长统一领导下进行，并确定一名副院长分管档案工作。第八条

学院成立档案工作委员会，负责组织协调、研究解决档案工作中的重大问题。成员由主管院领导和有关单位负责人组成，委员办公室设在党政办档案馆。第九条

学院各二级单位、机关各处室和直属单位确定一名负责人分管本单位的档案工作，并要配备适当的专(兼)职档案人员，负责本单位文件材料的收集、整理和立卷归档工作。第十条

学院档案馆是学院档案工作的职能管理部门，同时也是永久保存和提供利用学院档案的科学文化事业机构。学院档案馆的基本任务是：(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规、政策，规划全院档案工作；(二)制订学院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；(三)负责收集(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案和有关资料：(四)开展档案的开发和利用工作;(五)负责编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源；(六)负责对全院档案工作人员的业务培训和指导兼职档案人员的立卷归档工作；(七)开展档案宣传工作和利用教育活动；(八)开展档案学术研究和交流活动；(九)完成领导交办的其他任务。第三章人员、经费和设备第十一条

档案室的人员编制，根据学院发展规模、每年档案递增的数量和库藏档案总量等实际需要确定。档案专职人员应配备政治上可靠，工作认真负责并具有大专以上文化水平和档案业务知识、符合机要人员条件的干部。其中负责党群类档案管理的干部必须是中共党员。第十二条

学院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。第十三条

学院档案工作人员(包括专职档案工作人员和以做档案工作为主的兼职档案工作人员)属档案专业技术人员，按照上级和学院的有关规定，实行专业技术职务聘任制。学院对长期接触有毒害物质的档案馆工作人员，按相关法律法规规定采取有效的防护措施，并可以给予适当补助。第十四条

学院档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，统筹解决。院属各单位有关档案工作经费，应在本单位经费中解决。第十五条

学院档案工作所需设备、装具和柜架，学院有计划地予以配置。第十六条

学院应设立专项经费用以推进数字档案馆建设，为逐步实现档案管理现代化、信息化提供必要的经费保障。第四章档案的管理第十七条

学院档案实行集中统一管理的原则，对学院规定应当立卷归档的文件材料，必须按规定向档案馆移交，任何单位或个人不得据为己有。第十八条

学院档案按照《高等学校档案实体分类法》、《XXXX学院档案分类编号方案》进行科学分类、编号和排架。第十九条

学院档案库房要符合《档案馆建筑设计规范》的要求，设专人管理，并具有“八防措施”。第二十条

档案馆要定期对超过保管期限的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案应在征得有关部门的同意，并造册报经院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准、销毁档案的程序和办法，根据国家有关规定进行。第二十一条

档案馆要建立统计制度，对档案的收进、移出、销毁、保管和利用等情况进行统计，并按规定及时上报档案工作基本情况统计表。第二十二条

逐步推进数字化档案馆建设，采用先进技术，提升档案工作现代化水平。第五章文件材料的形成与归档第二十三条

学院各单位应建立、健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度，确保重要的教学、科研、党政管理活动，均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第二十四条

学院实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录和备考表，装订成卷或装盒，交本部门负责人或课题负责人检查、签字后，向档案馆移交，并履行交接手续，填写移交清册。第二十五条

各立卷部门应在档案管理系统中录入案卷信息，同时上传相应电子档案。第二十六条

学院对科研成果、基建工程和仪器设备开箱等进行鉴定、验收时需有档案馆参与。第二十七条

归档的文件材料应做到审查手续完备、制成材料优良、字迹工整、图样清晰、装订整洁、案卷质量符合《文书档案案卷格式》的规定。第二十八条

归档时间要求(一)学院各党政部门和能按学年度归档的部门，应在次年暑假前前归档；(二)各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；(三)科研、基建部门的档案，应在项目完成后两个月内归档：第六章档案的利用第二十九条

学院档案馆应积极创造条件，按国家规定和批准程序，分期分批向全校和社会开放档案。第三十条

凡持有合法证明的校内外单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅、摘抄和复制属开放范围的档案。第三十一条

院内外单位或个人要求利用属尚未开放的档案，须经党政办相关负责人批准，涉及国家秘密的报主管院领导批准。第三十二条

港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，国外机关或个人要求利用档案，须经院领导批准，按国家有关规定办理。第三十三条

学院档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。加盖学院档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第三十四条

学院档案馆要有计划地开展编研工作，编制必要的检索工具，编辑档案史料汇集和各种参考资料。档案馆应设立阅览室、制定档案借阅办法，积极主动为利用者提供服务。第七章考核、奖励与处罚第三十五条

学院对各部门档案工作进行定期检查与考评，对工作成绩突出的集体与个人给予奖励。第三十六条

有下列表现之一者，学院给予奖励：(一)立卷归档工作完整、及时、符合规范；(二)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；(三)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的

;(四)对档案学术研究做出重要贡献的;(五)将重要或者珍贵档案捐赠给学校的；(六)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。第三十七条

有下列行为之一者，根据情节轻重，学院给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。(一)损毁