学校会议记录管理制度

学校会议记录管理制度学校会议记录管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为保证学校会议的效率与效果，规范会议的组织、记录及后续工作，根据学校管理需要，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于学校内所有层级、类型的会议，包括但不限于校务会议、教职工大会、部门例会等。

第三条会议原则

（一）会议应坚持精简、高效原则，严格控制会议次数、规模和时间。

（二）会议应注重实际效果，防止形式主义，提倡务实、创新的工作作风。

（三）会议应充分发扬民主，尊重不同意见，确保决策的科学性、合理性。

第四条会议类别

（一）定期会议：按照学校工作计划定期召开的会议。

（二）临时会议：因特殊情况或紧急事项需要临时召集的会议。

（三）专题会议：针对某一特定主题召开的会议。

第五条会议组织与管理

（一）会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应具备相关职责和权限。

（二）会议的组织与管理应遵循本制度的规定，确保会议的顺利进行。

第六条会议记录与保密

（一）会议记录应及时、准确、完整地记录会议内容，主要包括：会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

（二）会议记录应做好保密工作，防止泄露会议内容涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。

第七条本制度的解释权归学校行政管理处。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：根据学校工作需要，明确会议的主题和目的，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等，必要时可制定会议预案。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容，并要求回复确认。

4.准备会议材料：整理与会议主题相关的资料、报告、数据等，提前分发给参会人员，以便于会前阅读和讨论。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、目的、议程和参会人员。

3.各议题负责人或报告人按照议程安排，对相关事项进行汇报、讨论。

4.参会人员针对议题进行充分讨论，提出建议、意见和决策。

5.会议主持人对讨论情况进行总结，形成会议决策。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，确保记录的准确性、完整性。

2.会议记录应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理、归档，并分发给相关人员。

四、会议决策的执行与跟踪

1.会议决策事项应明确责任人、完成时限和验收标准。

2.责任人应按照会议决策要求，制定具体实施方案，确保决策的落实。

3.会议主持人或指定人员对会议决策的执行情况进行跟踪、督促，并及时汇报进度。

五、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议情况进行总结，评估会议效果，提出改进措施。

2.会议总结应包括以下内容：会议的成效、存在的问题、改进措施等。

3.会议总结报告应及时报送学校领导，以便于领导了解会议情况，指导工作。

六、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议记录、决策文件、实施方案等资料应按照规定进行归档。

2.会议资料的保管应确保安全、保密，防止遗失、泄露。

3.会议资料归档和保管期限按照学校相关规定执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，会议记录人应尽快整理会议纪要，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论的主要观点、决策结果、任务分工、责任人和完成时限等。

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

二、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要应以书面形式发布，同时可通过学校内部网络、邮件等方式传达给所有参会人员及相关执行部门。

2.会议纪要的发布应及时，确保相关人员能够迅速了解会议决策内容，便于后续工作的开展。

三、任务分工与责任落实

1.根据会议纪要，明确各任务的责任人，并将任务分解为具体的执行步骤。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的工作计划，确保任务按时完成。

3.会议主持人或指定跟踪人对任务执行情况进行定期检查，督促责任人按计划推进工作。

四、执行进度监控与汇报

1.责任人应定期向会议主持人或指定跟踪人汇报任务执行进度，确保工作透明、可控。

2.会议主持人应及时了解任务执行情况，对存在的问题和困难提供支持和指导。

3.对于重要或紧急的任务，应建立专门的汇报和协调机制，确保任务顺利进行。

五、问题反馈与调整

1.在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈给会议主持人。

2.会议主持人根据问题性质和影响程度，组织相关人员进行分析、讨论，制定解决方案。

3.对于影响任务完成的重大问题，应及时调整计划，必要时重新召开会议进行决策。

六、会议纪要的归档与应用

1.会议纪要作为重要的决策依据和执行记录，应按照学校档案管理规定进行归档。

2.会议纪要的归档应便于查询和利用，为学校工作提供参考。

3.定期对会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，为提高会议管理效果提供借鉴。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用应提前预订，预订者需向行政管理处提交会议室申请，注明会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政管理处根据申请内容，合理安排会议室，确保会议的顺利进行。

3.预订者应在会议开始前15分钟到达会议室，进行现场确认和准备工作。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等，以满足不同会议需求。

2.行政管理处定期检查会议室设施，确保设备正常运行，如有损坏应及时维修或更换。

3.会议室应保持干净、整洁，提供良好的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静，禁止大声喧哗、吸烟、进食等行为。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范，不得随意移动或损坏设备。

3.会议结束后，预订者应负责清理会议室，确保场地整洁，并关闭所有设备电源。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，预订者应负责安全事项，确保参会人员的人身安全。

2.会议室应配备必要的安全设施，如消防器材、应急照明等，并定期检查、维护。

3.遵守学校的安全管理规定，遇到紧急情况时，及时启动应急预案，确保人员安全。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据学校工作需要合理安排，原则上应在工作时间内开放。

2.特殊情况下，需在非工作时间使用会议室，预订者应提前申请，并经行政管理处批准。

六、会议室使用费用

1.学校内部会议使用会议室，原则上不收取费用。

2.特殊情况或外部单位借用会议室，按照学校相关规定收取相应费用。

3.会议室使用费用由行政管理处负责收取，并纳入学校财务统一管理。

七、会议室的维护与改进

1.行政管理处定期收集会议室使用反馈，针对存在的问题进行改进。

2.根据学校发展和会议需求，适时更新会议室设施，提升会议室功能。

3.鼓励创新和采用新技术，提高会议室的使用效率和管理水平。

第五章附则

一、本制度的解释权归学