档案管理制度

档案管理制度

制定目的：

为统一全集团档案管理模式，实行统一领导、统一管理、统一制度、

统一标准，特制定此制度。

适用范围及施行日期：

本制度适用集团各部门、分公司各部门、的档案管理工作。自下发之

E起执行，同时原2015年7月30日下发的《档案管理制度》同时废止。

规范事项：

一、术语

档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的

各种形式的历史记录。

档案价值：档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。

档案工作：管理档案和档案事业的活动。

档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

文书档案：反映党务、行政管理等活动的档案。

科学技术档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

音像档案：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像

带等。

电子文件：以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机

系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

原件：最初产生的区别于复制件的原始文件。

复制件：与原件内容相同的复制品。

二、结构图

（一）组织结构图

（二）主管领导结构图

2

（三）管理人员结构图

三、管理职责

（一）集团档案室管理职责

1、负责制定公司级档案管理制度及组织各分公司、各职能部门编制分

公司级及部门级档案管理规定。并指导各部门按照制度统一要求进行实施。

2、负责各部门档案管理情况的检查、指导，并提出合理的整改意见及

解决办法。对出现的通用问题要通知全公司加以完善并做好改进工作。

3、负责审核各部门报存集团档案室的资料质量，要保证资料的纸质版、

电子版、目录保持一致。同时做好分类存档。

4、负责档案的借阅工作，并按时做好借阅后档案归还的跟踪工作。

5、负责参与公司及项目部的档案验收工作及企业职工档案管理资格证

书年检工作。

2

例：FTGSXZBJ01

------流水码

--------------------|报件

-------------------|行政部

----------------------------------------------------|芳煌公司

（2）编号要求：

1）公司名称代码、部门名称代码及表单代码由集团档案室统一编排，

各部门在报件时参照《分公司及各部门字母代码表》、《表单字母代码表》

进行填写（详见附件一、附件二）。

2）《分公司及各部门字母代码表》、《表单字母代码表》中未包含

的分公司、部门及表单，各部门在使用前要先联系集团档案室，由集团档

案室管理人员进行统一编排，以免重复。

3）流水码：流水号由档案员填写，用阿拉伯数字表示，从1开始，此

流水号必须连续，不允许重复、不允许出现断号现象。

4）部门人员在上报报件时应采用公司的统一的编号模式，在上报前档

案员负责核对是否符合要求，对不符合要求的退回整改。

5）各级秘书在接收报件时，认真审核编号的准确性，对有问题的编号

立即提出整改要求。

6）报件无编号不允许上报，各级转件人员不允许接转。

2、文件内容要求：

（1）每份资料所描述的内容应该全面、准确、详实且表述清晰。

2

（2）文件描述中涉及到的其他相关问题要一并描述清楚。

3、文件质量要求：

（1）归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，

不得使用铅笔、圆珠笔。

（2）归档材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完整。

（3）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张,

图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰。

（4）打印上报的资料要保证打印质量，墨粉要充足，不应有字迹打印

不清晰。

（二）档案收集要求

1、内部文件收集管理

（1）公司内流转审批的资料均要登记台账，部门负责报件的管理人员

通过台账跟踪文件的审批进程，同时根据台账对资料进行存档，确保台账

上记载的资料均有存档，档案员要对本部门人员的报件跟踪原件的最终存

档部门。

（2）各部门报件人要将每日上报的资料登记到报件台账中（见附件

三），要保证所有流转资料都做好登记，同时报件台账电子版转分公司秘

书处汇总，分公司秘书将汇总后的报件台账电子版转集团秘书处，部门报

件人、分公司秘书、集团秘书要确保收到的报件与电子版台账保持一致，

以防止报件丢失。

（3）所有经手文件必须登记台账，包括只需部门人员签字的文件，并

且存好复印件（只存件皮即可）。

（4）因业务需要暂时不能将资料原件报存相关部门时，原件留存人要

2

将复印件先报存相关部门，相关部门建立起应收原件资料台账，同时做好

原件使用进展跟踪。

（5）在部门负责报件的人员不在，同时又有急件需要上报时，此次报

件由报件人登记台账并通知负责报件人员，如发生遗漏，由报件人承担责

任。

（6）各分公司行政部档案员每周组织分公司内各部门核对台账的准确

性，是否存在漏登记、漏转件、漏存档现象。集团随时抽查各部门台账的

使用情况。各部门档案员每日将台账录入电子版，同时标记清楚原件的存

档部门，每周一分公司行政部收集并核查本分公司各部门之前间隔一周台

账，核查各部门报件是否有存档，原件的存档部门是否准确。

（7）各部门每月5日前，将上一个月的台账整理好存档，存档前核对

台账上的资料是否全部存档，资料的流转过程是否全部完成。

2、与外单位往来文件管理

（1）与外单位往来文件要登记台账，确保资料来源及流转的可追溯性。

各部门对外接收、发放的档案要建立台账，并由档案员统一管理，每月五

将台账转集团档案室。

（2）与外单位往来资料要及时将原件报存相关部门存档。

3、外界取得的文件管理

（1）各部门经理要按时提醒本部门责任人将从外界取得的手续文件、

报告和工程建设中产生的文件等资料的原件及时上报相关部门存档，责任

人报存资料时要对资料的基本利用价值做出说明，便于查找使用。

（2）因工作需要，暂不能将资料原件报存集团存档时，要报件说明情

2

况并经领导批准，同时将复印件依照归档范围报存应存原件部门，该部门

做好应收原件资料台账。不允许个人私自留存档案原件。

（3）因工作需要确实需将原件档案报相关政府部门时，报送人要报件

写明原因，集团档案室存复印件，并做好相应备注，存好相关报件。

（4）若报存档的资料是对之前报存资料的补充或修改替换，应在报存

时予以说明，若有需要，应说明有变化的位置出现在哪一页以及具体是怎

样的变化。

（5）对资料报存时，要保证纸质文件与电子版一致。

（6）手续类资料报存时，要将办理手续时需要的资料的复印件及相关

报件一并报存同时列清明细。必要时将办理流程等相关文件一并报存。

（7）原件资料报存集团档案室、集团财务部、集团人力资源部等部门

时，要同时将与原件一致的扫描件同时上报。

4、报存档案时，要填写《福佳集团交档申请单》（见附件四），涉及到

合同的资料要填写合同名称、合同单位、合作单位，同时要写清楚档案的

价值。

5、工程例会、交流会、专题会等重要的会议，要将会议纪要、会议录

音、会议录像、会议签到表、签字确认表等相关的文件收集齐全，在形成

纪要当日报存集团。报存时要按照集团的统一编号要求编写档号。

6、来访洽谈、外出访问的会议纪要、会谈录音、会议录像、会议签到

表、签字确认表等相关的文件要收集齐全，在形成当日报存集团档案室。

报存时要按照集团的统一编号要求编写档号。

7、对于由外单位、政府部门形成的涉外会议纪要，要由参会人员在参

2

会后立即将开会内容以报件形式上报公司，该报件领导审批后立即转集团

档案室存档，由集团档案室妁管理人员跟踪参会人员，催要纪要的领取情

况。

8、报件收集工作

(1)报件人在上报报件的同时将后附附件的电子件(扫描件或电子版)

转档案员。

(2)报件人在上报报件时，将整个报件编上页码(后附需外发文件可

不编页码)，并在报件皮的左下角用铅笔注明总页数。

(3)档案员审核纸件与电子件是否一致，无问题，上传至报存文件存

档服务器，并在报件皮左上角注明附件电子件已上传。

(4)上传服务器的电子件按照报件整理，即每个报件后附的所有电子

件放于一个文件夹中，文件夹名称修改为“报件主题名+报件编号同时

上传当日报件目录。上传于服务器的文件统一按照如下格式存档：

2

6月1日

6月2日6月30日

（5）各级秘书在接收上报报件时，审核扫描件是否上传齐全，所有附

件上传齐全后方可流转。

（三）档案归档范围

1、公司所有档案原件均由集团档案室、财务档案室、人力资源部统一

集中管理，其他部门及个人不允许留有公司原件资料，如因特殊原因需留

存，需经各级领导批准后执行，同时由集团档案室做好统计及存档检查工

作。任何个人、部门不得将应归档资料据为己有或拒绝归档档案原件，归

档范围详见《福佳集团档案归档范围表》（附件五），遇到表中未包含的资

把需存档时，要在报存时同时上报《福佳集团档案归档范围表》，将此文件

的相关信息填写齐全。

2、集团在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形

2

成的具有查考利用价值的各种载体形式的文件（包括纸质档案、电子档案、

电子数据、实物档案、音像档案）均属归档范围。

3、存档复印件的部门要在档案目录中标明原件的存档位置及报存的依

据。

4、各分公司行政部每周组织对各部门资料原件存档位置进行复核及检

查，各职能部门自查。

5、各类书籍保管由集团档案室负责，各部门请购图书前应到集团档案

室核实目前图书的购入存档情况，以防止重复购买。

6、档案保管期限的鉴定工作由部门经理按保存价值确定，分为永久、

定期两种。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

（1）永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动的历史面貌，对本

企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

（2）定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本

企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年

限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

7、档案保管期限一经确定，不得随意改动。

8、档案员要将本部门人员的报件做好复印件及扫描件的存档工作。

（四）档案分类要求

1、各部门档案的分类方式要由集团档案室、分公司行政部进行统一，

确保分类模式统一且职责类似的部门分类方式完全一致，如各分公司行政

部保持一致，大连新天地、金州新天地的相同部门要保持一致，各物业公

司要保持一致。

2、主要的分类方式为按照项目进行分类、再按照合同进行分类，对于

不归属于合同的资料按照表单类型或业务需求进行分类的原则。对于分类

2

方式有特殊需求的部门要及时联系分公司行政部，由分公司行政部给出初

步意见后，报集团档案室进行统一。

举例:

X

X

部

门

J、归伯伯万州快六田米田归耒.至怅循勿火刀档号统一格式

为：部门代码•一级类目•二级类目一流水号

例：01010201011

部门代号一级类目号二级类目号案卷顺序号

（1）部门代码由集团档案室统一编排，具体见后附《部门档号表》（附

件六），各部门正确使用，不能用错。

（2）一级类目的划分根据各部门业务的不同进行统一分类：主要是各

分公司行政部统一，执行合同部门统一、其余部门进行统一。

2综合类

通用类

制度类

各

分

公

综合类

司

行部门存档类

政制度类

部

执行合同部门

综合类

厂通用类

合

同

执

行

部

XX项目

门合同一

其他部门

各

部

综合类

门

制度类

需各部门将具体的分类编写到分公司级或职能部门级档案管理制度

中。

（3）一级类目通用类所对应的二级类目要统一分为01综合类、02制

度类、03纪要类，各部门可根据实际情况具体增加，增加前要与集团档案

室沟通，由集团档案室确定分类无误，并将各部门的编号统一。一级类目

部门存档类所对应的二级类目各部门统一按照业务类别或表单类别分类存

档，各分公司行政部统一按照部门分类存档（每日收到的复印件）。各分

公司的具体划分方式报集团档案室审核合格后，编写到分公司级或职能部

门制度中。一级类目移交集团类所对应的二级类目各分公司行政部按照部

门划分二级类目，集团职能部门按照表单划分二级类目。一级类目xx项目

用对应的二级类目要按照合同进行分类，对整个项目统一的资料要存在项

目综合中。各部门的分类方式及相应的档号见后附《福佳集团各部门档案

分类及档号》。

（五）档案整理要求

1、归档前整理：

（1）归档文件中如存在易褪色的材料（如复写纸、传真纸等）需同时

复印留存。

（2）“归档文件上易生锈金属物应去除，如订书钉、回形针、大头针

等，可采用线绳三孔一线装订，胶水粘贴、不锈钢夹或燕尾夹装订。

（3）“归档文件不能有断页、断码和撕毁现象，不得使用涂改液随意

涂擦。

（4）归档文件、图纸幅面尺寸规格统一为A4,图样折叠时标题栏露在

右下角。

2

(5)非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉字译文的,

应一并归档，无译文的要译出标题和目录后一并归档。

2、加盖档号章

(1)卷内文件档号章的加盖：单份文件装订时，应在首页右上方空白

处加盖并填写档号章。档号章应水平加盖，并且不能出现压字现象。档号

章内容：包括档号、序号。

(2)手写档号要字迹工整，便于识别，不乱涂改。

(3)移交类档案(包括竣工资料、竣工图纸、随机资料等)均需按照

集团的统一要求编写档号，号号用铅笔编写。

3、编写页号

(1)卷内文件，除空白纸外，凡载有信息的正、反面均应一页编一个

页号。

(2)编号应尽量做到维致，务求准确，如果发现有重号和漏号，应立

即补救。如第15页重号，可将重号改为15T,15-2,并在卷内备考表中注

明：“本卷第15页重号，共分15-1,15-2页”；如发现漏号的，如第20页

后应是第21页，却编了第22页，可将第20页编号改为20-21页，在备考

表中注明：”本卷页码20-21共合一页”。在案卷目录页数一栏填写实有页

数。

(3)编写的页码应为黑色，正面在右下角，背面在左下角。

(4)图样的页号编写在右下角；成套图样或印刷成册文件，只作为一

件编写一页，各卷之间不连续编页号。

(5)卷内文件目录及备考表不编页码。

2

（6）手写页码要字迹工整，便于识别，不乱涂改。

（7）部门存档的档案每卷页号从1开始连续编排，移交类档案每件档

案从1开始连续编排。

4、编写《归档文件目录》（见附件七）

（1）目录编写采用仿宋10号字。

（2）件号-每份文件的序号，用阿拉伯数字表示，从1开始，此流水

号不允许重复、不允许出现断号现象。

（3）文号-每份文件的编号，即：合同号、变更单号、签证单号、图

号及对报件等资料的统一编号要在此录入。

（4）责任者-报件人或文件的形成单位，涉及到合作单位、政府文件

等内容必须列全称，单位、政府部门不得简写。

（5）题名-即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明

文件内容的，可自拟标题，外加“[]”号。

（6）日期-指文件本身形成的有效日期，日期格式正确版：20130206,

错误版:2013年2月6日或2013.2.6。

（7）页数-填写每份文件的开始页码，每盒中最后一份文件页码应为

开始页码与截止页码，格式为，开始页-截止页码。向集团移交的档案页数

只写每份档案的总页数，需组合的档案算一件，连续编页码，在页数中写

清楚每份档案的页数。

（8）备注-备注中填写与此份文件有关的特殊说明，若没有可不进行

填写。

（9）档号-按照文件上的实际档号进行填写，确保一致无误。

（10）收文时间-填写收到文件的日期，日期格式正确版：20130206,

错误版：2013年2月6日或2013.2.6。

（11）报件部门-报件人或资料形成者所在的部门。

（12）原件0/复印件1-文件为原件，直接在此内容中写“0”。文件

为复印件，直接在此内容中写“1”。

2

(13)原件存档位置-填写该文件原件的存档部门。

(14)为保证充当附件的报件原件能够及时查找到，又符合档案整理

“件”的完整性，充当附件的报件原件要逐条目登记，并且运用excel的

组合功能，将附件与最终的报件组合为1件。

5、编写《案卷目录》(见附件八)

(1)序号-序号采用流水码进行填写，用阿拉伯数字表示，从1开始，

此流水号不允许重复、不允许出现断号现象。

(2)档号-填写该卷文件的档号。

(3)案卷题名-概括本盒文件的主要内容，应能够体现出本盒档案中

配包含的档案。

(4)保管期限-按照卷内文件的实际期限进行填写，若卷内文件保管

期限不统一，应从长填写。

(5)总页数-即本盒档案中文件的总页数。

(6)密级-按照卷内文件的实际密级情况进行填写，若卷内文件保管

密级不统一，应从严填写。

(7)立卷单位-立卷部门名称。

(8)卷起日期一卷内文件形成的最早日期。日期格式正确版：20130206,

错误版:2013年2月6日或2013.2.6。

(9)卷止日期-卷内文件形成的最晚日期。日期格式正确版：20130206,

错误版：2013年2月6日或2013.2.6。

(10)《案卷目录》、《归档文件目录》表格中不能存在“合并居中”状

态。

6、编制案卷封面和脊背

(1)打印固定模板用胶水粘贴在纸质档案盒上。(见附件九)

7、编制卷内备考表

2

(1)卷内备考表排列在卷内文件材料之后。是记录案卷构成、变化情

况以备查考的简表。

(2)本卷情况说明用以卷内文件材料的件数、页数，光盘数量以及卷

内文件缺损、修改、补充、移出、销毁以及错号处理等情况，以便于管理

者和利用者了解卷内文件的有关情况。

(3)立卷人由立卷者签名，立卷人要对所立案卷进行审卷，全面进行

检查。审卷合格后，在立卷人处签字确认。

(4)检查人由部门负责人签字。在立卷人签字后，立卷部门负责人要

全面进行审卷，审卷合格后在检查人处签字。

(5)立卷时间由立卷人填写完成立卷的时间。

8、组卷后各部分的排列格式：案卷封面一一归档(卷内)文件目录一

一卷内文件一一备考表。

9、整理归档资料时，若出现字迹不清晰的资料，要及时联系档案形成

人提供相应的电子版，打印后进行同步存档。

10、档案整理完成后，装入档案盒(袋)中，并将档案盒(袋)存入

档案柜中，在案卷目录中注明档案存放的档案柜子编号。

11、档案柜子按照从上至下，从左至右进行编号，以五节柜为例，如

第一列1-1,1-2,……,1-5,第二列2-1,2-2,……,2-5,……。

12、部门档案员要在接到报件当日将报件进行存档。

(六)档案保管要求

1、各部门的档案管理情况要编写档案管理说明，将档案管理中发生的

特殊情况及管理方式发生变化等均做出记载，便于后续管理人员使用，要

玄此说明及时做好更新工作。(见附件十一)

2

2、档案管理人员要忠于职守，不得将保管的档案随意外借。

3、档案要及时存入档案盒（袋）中、同时入柜上锁保存。

4、档案员要将每日收到的需存档资料，按照归档要求随时进行存档，

保证存档资料齐全。

5、随时检查档案有无缺少或发生霉变虫蛀现象。

6、随时检查有无超期不归还的档案。

7、档案库房为公司档案重地，闲杂人员禁止入内。

8、档案因灾害发生受损，应及时修复或补救，第一时间与档案提报部

门沟通重新提报原件，如无原件应寻找复印件以复制手段备份。

9、档案库房应保持干净、整洁，随时注意安全检查，按照防火、防盗、

防光、防尘、防虫、防潮、防霉、防水等八防要求，及时排除档案保管中

的安全隐患。

10、档案人员每日早、晚应对库房有可能出现险情位置进行安全检查。

发现险情，立即拨打维修电话、消除隐患。

11、发生自然灾害立即启动突发事件应急预案。

12、档案进（出）库需列清明细，进库有批存报件、出库有借出审批

报件，禁止私自转借、转存。

13、文件形成者、档案的接、转交人、借阅档案人员对档案（包括纸

质档案、电子档案、电子数据、实物档案、音像档案）的安全性负全责，

严禁丢失，否则将根据丢失造成的后果追究其责任。

14、档案人员应注意所使用的计算机档案数据的保护，未经允许无关

人员严禁私自调取查询档案信息，如因此造成数据丢失、发生泄密，相关

2

人员追究其责任。

15、电子检索档案目录保管应确保安全性，统一保存在电脑根目录下,

建立以部门命名的子目录文件夹，文件夹内包括案卷目录、归档文件目录、

卷内文件目录、电子文件目录、电子文件夹（存放文件电子版）、周存档文

件明细等。

16、档案库房配备相应的保证安全设施，如火灾灭火器、感烟探测器、

手动报警器、喷洒、消火栓，以有效保证库房安全。

17、纸质档案保管应使用五节档案柜或密集架，底图采用底图柜存放,

光盘采用光盘包、光盘储存箱存放。

18、各部门档案员要将本部门移交集团档案室的档案原件的对应扫描

件做好存档工作。同时将本部门存档的复印件做好同步扫描及存档工作。

（七）档案借阅要求

1、档案借阅原件审批权限：

（1）凡因工作需要借阅财务部存档档案的，需由集团审批通过后，方可

借阅。

（2）凡因工作需要借阅公司档案（除财务部），统一经由总裁办主任

审批通过后，方可提供借阅。

2、档案借阅审批流程：

（1）借阅档案复印件流程：借阅人申请，经本部门经理、总监批准后

方可借阅。

（2）借阅财务部档案原件流程：借阅人申请，经逐级审批至集团同意

后，方可提供借阅。

2

（3）借阅档案原件（除财务部）流程：借阅人申请，经逐级审批至总

裁办主任同意后，方可提供借阅。

（4）借阅档案原件一周内必须归还，原则上只允许续借一次，续借期

限不超过一周，若确因工作需要，需较长时间（超过两周）借用档案原件,

需经原审批领导同意，方可提供借阅。

3、借阅档案应填写专用报件表单《档案借阅（续借）审批表》（见附

件十二），明确借阅的档案需求形式，即为原件、复印件、电子文件，还是

仅限于数据查询。借阅目的填写详实。

4、借阅文件（包括原件、复印件、电子文件）需经各级领导严格审批,

借阅档案不得用作借出理由之外其它事项，不允许以任何方式使任何第三

方知悉档案内容，以免造成不良影响。

5、外单位人员借阅我司档案，须由接待部门报件，经集团批准后方可

借阅。

6、借阅图书不需任何审批手续，借阅人可直接到集团档案室签字即可

借阅。

7、档案借阅应严格执行借阅制度和流程，《档案借阅（续借）审批表》

应按年度装订成册存放，同时建立电子台帐《档案借阅审批表汇总》（见附

件十三），以备查阅。

8、借阅档案流程：借阅人应首先电话或当面向档案保管部门档案员核

实档案存档情况、知悉借阅审批级别，填报《档案借阅（续借）审批表》；

档案保管人员收到批示意见，通知借阅人领取档案，借阅人需配合档案人

员登记《借阅登记表》（见附件十四）、《档案借阅（续借）审批表》并签字

2

确认，归还时，借阅人、档案人员双方要认真清点、核对，确认无误后在

《借阅登记表》、《档案借阅（续借）审批表》中签字注销借阅记录。借阅

人完成档案归还并签字注销后，档案保管人员对《档案借阅（续借）审批

表》存档，《借阅登记表》填满且登记表上记录借阅的档案均已归还后，《借

阅登记表》存档。

9、经批准借出的所有档案，必须严格按时限归还，如因工作需求继续

使用，应提前报件续借，上报《档案借阅（续借）审批表》，写明充足理由、

续借时间，报批后方可接续借阅，报批的《档案续借审批表》同时转集团

档案室备案。档案管理人员负责催还借出档案，借阅人无故不归还档案，

直接上报集团阅批，并按制度对相关责任人给予考核，督检中心随时进行

抽查。

10、员工借阅档案期间工作岗位发生异动，应主动归还借阅档案，如

因工作未完不能归还，需在交接单中明确借阅事项，由接交人继续承担借

阅责任。

11、档案借阅应优先在本部门、本分公司内借阅，部门档案员应将本

部门报件做好存档工作。

12、档案借阅期限超过一个月，集团档案室、督检在每月档案检查时,

定档案保管情况进行抽查，确保档案无丢失、无损坏。

13、部门档案员对本部门人员借阅档案情况做好登记，在部门人员办

理离职交接时，督促离职人员做好档案归还或交接工作，办理完档案归还

或交接后，档案员可在《员工交接事项审定单》签字确认。集团档案室、

财务印章中心对所有离职人员档案借阅归还及交接情况审核并签字确认。

2

14、借阅本部门存档的号案，同样需要《档案借阅（续借）审批表》，

经部门经理批准后，方可借阅，部门档案员、借阅人填写《借阅登记表》、

《档案借阅（续借）审批表》并签字确认，归还时，认真清点核对，确认

无误后在《借阅登记表》、《档案借阅（续借）审批表》中签字注销借阅记

录。

15、督检中心随时抽查秸案借阅管理情况。

（八）档案移交要求

1、档案原件的移交

（1）分公司各部门要在每月22日前将本部门上月（上月21日至本月

200）需向集团档案室、财务档案室移交的原件档案汇总并移交给分公司

行政部，分公司行政部于25日将各部门档案汇总齐全后，向集团档案室、

财务档案室移交，移交原件的同时要移交电子版，无电子版要扫描形成电

子版，档案原件列好《移交目录》（见附件十五）。

（2）集团各职能部门每月25日前本将部门上月（上月21日至本月20

E）的需移交档案向集团档案室、财务档案室移交。

（3）档案移交目录中要包括资料涉及的项目名称、合同名称、合同编

号，相关信息要填写准确、全面，具体见后附《移交目录》（见附件十五）,

移交人及接交人签字确认。

（4）档案移出部门要按照本制度（五）档案整理要求对档案进行整理。

（5）接收原件的部门要对档案原件、扫描件、目录三者进行核对，确

保一致无误，对有问题的移交要给予退回并对相关责任人进行考核。

2

(6)集团秘书将审批合格的变更单、签证单转档案室、造价部、项目

部。项目部收到签证单、变更单当日将扫描件转档案室、相应专业财务总

监，由财务总监转负责该合同的会计。项目部存好扫描件。每月各部门在

移交档案室，要将本月审批合格的签证单、变更单列入到移交目录中，在

备注中说明已移交，档案室根据目录核对，存档是否齐全。

(7)会计在报存审计报告、履约保函收条、收据等档案时，要同时报

存扫描件，部门档案员审核扫描件、原件是否一致，做好登记，编上档号

转集团档案室存档。

(8)造价部在移交结算资料时，要将结算资料三孔一线装订、并装入

档案盒中，每个盒上注明合同名称、合同编号、合作单位，共几盒，第几

盒，盒中要有目录，同时移交扫描件。

(9)回迁档案报存时，保证一户一个档案袋，同时报扫描件，档案袋

内放置目录。

(10)所有用印文件(合同、函件等等)，用印申请部门在盖印次日要

将扫描件上传至档案管理软件。财务部在发放用印文件时，要留好用印报

件及用印文件的复印件，以便核对。

(11)财务部每月25日前将上月(21日至20日)部门存档的档案(报

件、联络函、用印文件等)原件报存集团档案室，同时移交扫描件。

2、合同约定档案的移交

(1)移交档案要按照合同分类，在合同中按照资料类别分类，在资料

类别中按照资料的编号排好顺序。编写移交目录，合同约定档案移交填写

《移交目录一一合同约定》，其余资料移交填写《移交目录》。

2

（2）如遇到特殊情况，应在当日或次日立即转集团相关部门。

（3）移交纸质档案要有对应的电子版或扫描件，目录与资料要一一对

应，整理要求按照本制度（五）档案整理要求执行。

（4）移交合同约定档案时要统一使用《福佳集团交档申请单》，要写

明合同约定档案的份数，及每份档案存档及使用情况，如无特殊要求，集

团档案室存一套完整的原件及扫描件。若因工作需要，档案需留存在个人

手中，要由使用人签字确认。

（5）合同约定档案移交时，合格证要粘贴在《合格证粘贴页》（见附

件二十五）上。要将合格证无实质性内容一侧粘在纸上，保证使用方便。

（6）随机资料移交时要装入档案盒或档案袋中，并粘贴好资料报存封

面（见附件二十六），并注明相应信息。

（7）现场材料、设备到货验收合格后，合同执行人一周内将随机资料

原件一份报存集团档案室存普。

（8）施工现场与施工单位往来的函件、资料等（包括但不仅限于工程

联络单、甲供材料提料审批表、通知函、索赔函、确认函、签证单、限价

单、施工周报、施工月报）在向集团档案室、财务档案室移交时，要同时

移交扫描件。

（9）合同约定的随机资料（包括但不仅限于合格证、检验报告、产品

质量说明书、说明书）在向集团档案室移交时，要同时移交扫描件。

（10）合同约定的档案在报存集团档案室时，要经分公司的档案管理人

员审核，在“分公司内部意见”一栏签署明确意见，合格或具体需整改的要

求，需整改的要转回报存人进行整改，直至合格后方可转集团档案室存档。

2

3、竣工资料的移交

(1)项目结束后，由各项目经理、档案员组织施工单位按照规范的要

求编制竣工资料及竣工图，收集齐全后做好台账登记并组织各部门审核，

审核合格后，由项目部组织向集团档案室、集团造价部、档案使用部门移

交。

(2)移出部门与接收部门共同对移交工作负责，要对资料依照目录逐

条核对，保证资料齐全，并双方签字确认。

(3)接收部门要核对资料的质量，对质量不合格的档案与移出部门

核实具体原因，提出整改要求及时限。

(4)向集团档案室移交的竣工档案、竣工图纸要编写正确的档号。

(5)竣工图纸要保证相关的变更依据齐全，并建立图纸目录(见附件

二十七)，在目录中列清楚每张图纸涉及到的变更名称及编号，变更依据也

要编写到图纸目录中。竣工图纸页码及目录的编写要求按照档案的整理标

准执行。

(6)竣工档案验收合格后，项目部合同执行人负员组织在一周内，将

竣工档案移交给集团档案室、项目接收部门(地产项目物业接收、石化项

目相应分公司行政部接收)、集团造价中心各一套。

(7)竣工档案在向集团档案室移交时要将竣工资料扫描件同时移交，

扫描件刻录到光盘中，同时将资料目录、图纸目录、电子照片一并刻录到

光盘中。

4、项目建设过程中管理文件的移交

(1)项目结束后，将项目建设过程中管理文件整体移交到相应分公司

2

行政部统一存档。整理标准符合本制度(五)档案整理要求。

5、原件移交审批要求

(1)所有外单位提报、外发外单位的档案原件要经法务部审核合格后

报存集团档案室、财务部档案室。法务部审核外单位提报或外发外单位的

档案是否有对我司不利的表述。保证存档资料能够发挥保全证据的作用。

(2)档案原件的形成者或取得者要对档案原件的全面性、完整性负责,

要保证原件收集齐全，相关说明要描述详细。

(3)各级领导审核移交档案的全面性、完整性。各级领导审批档案收

集是否齐全，若不齐全，退回报件人，并由报件人及之前的各级审批领导

承担相应责任。

(4)移交类档案审批至集团各部门、分公司总经理。

(5)集团档案室、财务档案室的档案管理人员在接收移交档案原件的

报件及档案时，审核纸质档案、电子档案、归档文件目录是否齐全，三者

是否一致。对不符合要求的档案，由档案管理人员通知报存人到相关档案

室进行整改，并由报存人按照规定的时限整改完成。

6.会计档案移交

(1)财务部会计人员只保管当月的会计凭证、付款档案、会计账簿、

财务报告等。每月10日，各会计将上月财务付款档案、凭证整理好，同时

整理好扫描件、纸件。

(2)每月10日以会计核算主体为单位，移交上月会计凭证和付款档

案至财务中心档案室，财务中心负责任人负责监交工作。

(3)财务中心档案移交工作完成后，于每月11日将会计凭证转至审计

2

中心，审计中心在10日内对会计凭证进行审核，审核完成后返还财务档案

室。

（4）会计凭证与付款档案分开装箱，在每月11日整体移交财务中心档案

室，不允许在会计处滞留存放，档案员依据移交工作计划，与会计逐件清点。

（九）档案销毁要求

1、档案销毁每年6月30日组织一次，通知由集团档案室下发，各部

门如有超过期限档案或作废资料需要销毁应列出清单，复印件列出原件存

档部门，由部门档案人员进行初步鉴定，部门专业技术人员出鉴定意见后,

报部门经理、部门总监（分公司总经理）、分管副总裁审批后转原件存档

部门确认原件已存档，后转集团档案室汇总上报集团批准。

2、各部门形成并存档的档案复印件，保管期限满2年后可提出销毁申

请，但前提是保证对本部门工作无影响。各部门提报销毁目录，需注明原

件存档部门，经集团档案室、财务档案室审核原件已存档后方可销毁。

3、申请销毁档案或资料如需延长保管期限，各部门按批示意见执行；

如经过鉴定无价值可留，由集团档案室组织销毁。销毁清单永久保存，销

毁部门、分公司档案室、集团档案室各留一份备查。

4、档案复印件需要销毁时，要保证档案原件公司有存档，同时要在目

录上标明原件存档部门并由原件存档人签字确认，销毁目录要做好存档工

作。

5、原件资料销毁前，要对资料进行扫描，保证公司存有完整的原件扫

描件。

（十）电子档案管理

2

1、资料电子文件要与纸质文件同步存档，整理到一个案卷中的资料的

扫描件要存放到一个档案盒中，电子文件的名称应修改为：序号.档号.文

件题名，文件夹的名称修改为：序号.档号.案卷题名。

2、一项工作完成后，要将所有后期有使用价值的电子文件汇总，并编

写电子文件说明，以方便查阅。部门经理根据工作的进展情况组织部门将

电子文件刻录在光盘中。

3、行政工作中上报的表格及电子文本需要分类存档，分为固定类和临

时类。固定类中分为每年固定上报、每月固定上报、每周固定上报，临时

类中将0A通知、领导会上要求、及其它通知方式要求形成并上报的电子文

件统一存档，并按照月份分类。（此部分电子文件各分公司行政存好电子版,

同时定期刻录成光盘做好备份）

(

每月固定工作

-每周固定工作

goTSil)

一^2013年2月

XXXX

（十一）档案监管要求

1、定期检查

2

（1）部门经理要每月5日前组织档案员对本部门及员工个人工作档案

管理情况进行检查，并将结果报至分公司行政部，由分公司行政部汇总会

报至集团档案室。

（2）分公司行政部每月15日前对本分公司内各部门的档案存档情况、

档案摆放情况、台账登记情况及文件跟踪情况等进行检查，复查部门档案

检查中问题的整改情况，同时抽查前期档案存档是否有遗失，并填写《档

案检查表》（附件十六）并将检查结果如实上报集团档案室。

（3）各部门每月25日前将部门本月（上月21日至本月20日）档案存

档情况汇总上报至集团档案室，统一填写《**公司**部门档案存档情况（**

年**月**日至**月**日）》由集团档案室汇总上报集团，集团督检中心牵头、

审计中心、集团档案室共同依据此报件检查各部门的档案存档情况，是否

有遗失，档案存档类型（原件、复印件、扫描件）。每月至少检查一次。

（4）督检部、集团档案室每月对各部门每日上传于服务的报件原始扫

描件抽查。审核是否存在随意修改现象。每月至少检查一次。

2、不定期抽查

（1）集团档案室、各分公司行政部根据各部门本阶段档案管理的具体

情况进行抽查。对近阶段易于出现问题的部门或个人重点抽查。

（2）抽查各分公司、各部门档案的检查情况及出现问题的整改情况。

3、发现问题，限期整改

（1）在检查中如发现档案管理不规范，提出整改要求及时限，同时签

发《档案问题整改通知单》（附件十七），整改完毕后由整改部门上报《档

案问题整改回复单》（附件十八），检查部门对整改项进行复查，并在整改

2

回复单上签署复查意见，若整改不彻底，要求其继续整改直至合格为止。

（2）在检查中发现各部门在档案管理中存在新问题，限期整改并对制

度进行完善。

4、集团各部门、分公司各部门在档案管理中产生新问题，要主动联系

集团档案室，档案室提出统一要求，并组织实施。

5、集团档案室审核工程请款单、结算汇签单时，应对请款约定档案上

报情况进行检索核实，确认档案已存档，方可签字并在0.5日内流转下一

审核部门。

6、集团档案室在审核员工离职交接单时，应重点核实离职人员借出档

案是否归还，保证将档案全部收回，如有异议，明确意见。

（十二）档案保密管理

1、档案产生，形成者是档案的第一责任人，应对档案保密安全性负全

责，不能私自扩大密级知悉范围；档案管理者对保管档案的密级信息应守

口如瓶，不该说的不能乱说；档案利用者借出档案不得随意将密级档案用

作借出理由之外其它事项，以上造成不良影响，责任人承担全部责任。涉

密档案、信息的管理应严格执行公司《保密管理制度》。

2、档案保管部门对保密档案的安全性负全责，如发生泄密追究相关人

员责任。

3、档案人员要牢固树立保密观念，一旦发现档案材料（包括纸质档案、

电子档案、电子数据、实物档案、音像档案）有丢失、损毁、泄密事件，

应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。

4、各部门档案员要保管好本部门档案，确保档案无遗失，每月10日

2

要对前期存档档案自行抽查，查看是否有遗失，若发现有遗失现象，要立

即报部门经理并上报公司，同时对本部门档案全面清查。

（十三）档案统计管理

1、档案基本情况年报

（1）原件档案存档部门每年1月应制作台帐《档案基本情况年报》（附

件十九），对过去一年档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案设施、设

备情况、档案销毁情况等进行全面统计，由集团档案室发起通知。

2、为便于档案部门加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、

有效地提供档案利用服务，借阅人归还档案时需配合冬级档案管理部门填

写《档案利用效果反馈表》（附件二十）。

3、档案存档明细周报统计、月统计

（1）财务档案室、人力资源部将存档明细生成报表《档案周存档文件

明细》（附件二十一），每周一经部门总监、分管副总裁批示后转集团档案

室汇总上报集团阅批。

（2）集团档案室每周一汇总集团各部门、分公司提报的《档案周存档

文件明细》、《档案周存档类别数量汇总》（附件二十二），对部门标注原件

已报存集团档案室存档记录进行核实确认，每周二经部门经理、总监、分

管副总裁批示后转至集团财务部审核，每周五转回集团档案室存档。

（3）集团档案室将集团各部门、分公司提报的《档案周存档类别数量

汇总》进行单独统计，形成《档案月存档类别数量汇总》（附件二十三），

于每月第一周上报集团阅批。

4、档案借阅明细月报统计

2

集团各部门、分公司每月3日前将本部门、本公司本月档案借阅情况

及档案借阅到期归还情况汇总形成《档案借阅文件明细》（附件二十四）（分

公司各部门经行政汇总后统一上报），经主管副总裁批准后转集团档案室，

集团档案室每月5日前汇总出本月档案借阅情况及档案到期归还情况，报

至总裁办主任阅批，对无故未按时归还的借阅人进行催要并按照制度进行

考核。借阅经总裁办主任阅批后，转督检部进行抽查。

（十四）档案对外沟通工作

1、公司重点项目档案需通过大连市档案馆专项验收，集团档案室参与

验收会，并配合各项目部进行工作沟通。

2、企业职工档案资格证书每三年一检，每年12月份由集团档案室人

员向年检部门大连市档案馆业务二处提出年检申请。

3、根据公司档案的管理情况，随时沟通档案馆进行指导。

（十五）合同执行人合同档案管理工作

1、收集工作

（1）合同执行人要将工作中涉及到合同履行的相关资料收集到合同档

案中进行存档。

（2）合同档案包括合同执行过程中所发生的任何资料。

1）合同文本及清单

2）进场交接单

3）进场通知函

4）项目管理手册

5）授权委托书

2

6）施工过程中的甲供材料进场验收单、初步验收单、入库单、出库

单、退库单、领料单。

7）监造情况

8）施工单位确认后的限价单

9）施工过程中所产生的工序交接单

10）工程变更请示单

11）工程现场签证单

12）施工过程中与施工单位之间产生的所有函件（通知函、确认函、

索赔函、施工单位回复函等）

13）工程内部验收交接单（必须有我司相关部门签字）

14）中交验收单

15）开车验收单

16）竣工验收单

17）质保验收单

18）档案申报表

19）付款汇签单，请付款台帐、结算汇签单、合同执行情况（最终版

纸件）

20）施工单位竣工图审核程序表

21）档案报存件

22）国内特快专递邮件详情单及回执单

23）合同执行人变更记录（交接单）

24）施工单位撤场交接记录（如有）

2

25）施工过程中涉及合同的全部上报文件、领导批示文件

26）其他

2、整理工作

（1）合同执行人主要是对以上资料的扫描件进行存档，一个合同一个

电子文件夹，电子文件夹中，按照资料类别分别建立文件夹。

合同及附件

工程变更

（2）合同执行人要将合同档案建立电子目录，确保每份资料都有记录。

（3）电子目录编写要求。

1）目录编写采用仿宋10号字。

2）序号-用阿拉伯数字表示，从1开始，此流水号不允许重复、不允

许出现断号现象。

3）编号-每份文件的编号，即：合同号、变更单号、签证单号、图号

及对报件等资料的统一编号要在此录入。

4）责任者-报件人或文件的形成单位，涉及到合作单位、政府文件等

内容必须列全称，单位、政府部门不得简写。

5）题名-即文件标题。一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文

件内容的，可自拟标题，外加“[]”号。

6）日期-指文件本身形成的有效日期，日期格式正确版：20130206,

2

错误版：2013年2月6日或2013.2.6。

7）页数一指每份文件的总页数。

3、移交工作

（1）合同执行人在进行工作交接时，要将执行合同的合同档案整体清

理、核对一遍。

（2）合同执行人将合同档案的电子目录打印，与合同接收人逐一核对。

并在最下方签字确认。此签字确认单一式三份，移交人、接收人、集团档

案室各一份。由移交人报存集团档案室。

（3）合同档案接交人要核对清楚合同档案情况，，对档案上不明确的问

题要问询清楚。

（4）合同执行人要将本人存档的合同档案在一周内完成移交工作。

（十六）工作档案管理要求

1、各部门建立部门工作档案台帐（模板后附，见附件二十八），准确记

录各级领导审批意见。

2、部门负责人每月组织对台帐分类汇总，形成汇总表（模板后附，见附

件二十九）。各分公司行政部负责汇总分公司各部门汇总表及部门工作档案

台账。

3、集团秘书按各业务口对每日批示完毕的报件，以扫描件的形式进行

编号存档，避免出现漏存、丢失等现象。

4、部门负责人对本部门拘报表在每月30日（2月最后一天）以报件形式

上报并签署意见，经各级领导逐级审批或转分公司行政部汇总后逐级上报

审批，经总裁批示合格后由部门档案员在每周档案移交时，向集团档案室

移交。

2

5、工作档案整理要求

（1）《部门工作档案台帐》、《一一公司/部门工作档案存档情况汇总报

表（年月）》要严格按照统一表格填写，造价部、招标部按照自行编制的

表格填写。

（2）页面设置：上1.5,下1,左1,右1,表头标题行仿宋14号字

加粗，表头序号一行，仿宋10号加粗，具体填表内容仿宋10号。表头两

行要设置成顶端标题栏，保证每页打印表头都有。

（3）《部门工作档案台帐》中要注明各级领导审批意见，不能有遗漏。

报件名：填写表单名称，部门存档情况：填写原件或复印件。

（4）《一一公司/部门工作档案存档情况汇总报表（年月）》，存档部

门名称：准确填写部门名称，表单名称：按照实际的档案填写，份数：统

计清楚本部门的本次统计的总份数，情况汇总：将档案中反映的实际工作

情况描述清楚。

6、分公司行政部要对分公司各部门《部门工作档案台账》每周抽查一

次，未按照要求建立《部门工作档案台账》及有缺项的部门按照每次每项

取消当月奖20%考核部门负责人直至主管副总；集团档案室对全集团各部门

《部门工作档案台账》每月抽查一次，未按照要求建立《部门工作档案台

账》及有缺项的部门每次每项按照取消当月奖20%考核部门负责人直至主管

副总，同时分公司行政部负责人承担与部门负责人同比例考核。

（十七）档案员工作交接要求

1、各部门档案员在调岗、离职时，要对保管的档案进行交接。

（1）原档案员将所保管档案的案卷目录，归档文作目录打印，与接岗

2

档案员进行交接，双方依照目录对档案进行核对，确保档案无缺失，核实

无误，双方在目录上逐页签字确认，同时部门经理逐页签字确认。目录纸

版、电子版由接岗的档案员报存集团档案室存档，部门存电子版及复印件。

（2）若新接岗档案员未到岗，部门经理应安排专人临时保管档案，交接

工作按照上述要求执行，档案员到岗后，由临时保管人与档案员按照上述

要求进行交接。

2、档案员离职交接时同

（1）档案员工作交接时间7天，如部门存档量大，可由部门经理报件

申请延期，集团批准后，按实际批准时间完成交接工作。原则上交接不清,

不能办理调岗或离职。

考核条款

1、严重泄露公司机密1各类文件、技术资料、档案等），给公司造成

重大损失或潜在损失，责任人按照《行政管理办法》甲类有关条款执行，

情节严重的依法追究责任。

2、擅自涂抹、篡改档案，擅自销毁未过保管期限的档案，造成无法补

救、无法利用，责任人按照《行政管理办法》甲类有关条款执行。报件人

提供的附件与纸件不相符的，责任人按照《行政管理办法》乙类有关条款

执行，部门每日上传于存档文件存档服务器的电子件不及时或与纸件不相

符的，档案员、部门经理按照《行政管理办法》丁类有关条款执行。

3、档案借阅部门无故未按时限归还档案（包括纸质档案、电子档案、

电子数据、实物档案、音像档案）或因个人疏忽造成档案丢失，责任人按

照《行政管理办法》甲类有关条款执行，部门负责人按《行政管理办法》乙

2

类执行。

档案管理人员未按制度要求催还借出档案，档案管理员按《行政管理

办法》乙类执行，部门负责人按《行政管理办法》丙类执行。

督检中心、集团档案室未按制度要求抽查借出档案归还情况及借出档

案保管情况，督检科员、档案室人员按《行政管理办法》乙类执行，部门

负责人按《行政管理办法》丙类执行。

4、档案应存档未及时存档，造成档案（包括纸质档案、电子档案、电

子数据、实物档案、音像档案）丢失，责任人按照《行政管理办法》乙类

有关条款执行，情节严重者按照甲类考核，部门经理或分公司总经理按照丙

类考核。

5、档案员对借出的档案未记录《借阅登记表》、未要求借阅人签字，

去归还档案未认真清点、核对、未对归还档案签字注销借阅记录的，对档

案员按照《行政管理办法》戊类有关条款执行。

6、借阅人未按照审批通过理由正确使用档案，擅自将借出档案用作借

阅理由外原因使用，或以其它方式使任何第三方知悉档案内容，一经查出，

借阅人按照《行政管理办法》甲类有关条款执行，情节严重的依法追究责

任。

7、借阅人未准确表达借阅目的或在其它部门存有借阅档案的情况下向

集团档案室、财务档案室借阅档案的，借阅人按照《行政管理办法》丁类

有关条款执行

8、无正当理由同意借阅档案，造成档案（包括纸质档案、电子档案、

2

电子数据、实物档案、音像档案）丢失或者损坏以至无法补救，给公司造

成重大损失，部门经理至分管副总裁承担领导责任，按照《行政管理办法》

乙类有关条款执行,情节严重者按照甲类考核。

9、未经批准借出电子文件，责任人按照《行政管理办法》乙类有关条

款执行。

10