干部人事档案知识讲座

干部人事档案工作讲义

什么是干部人事档案，它由哪些基本材料构成？干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，人事管理制度，在培养、选拔和用人等工作中形成的，记载干部或职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部职工重要依据。干部人事档案内容的构成成份是干部职工档案材料，所谓干部人事档案材料就是：己经处理完毕的对考察、了解干部职工具有一定凭证、依据作用的文件材料。干部人事档案是以个人为一宗立卷，保存起来以备查考的文件材料。干部人事档案属专门档案的范畴。干部人事档案主要由以下材料组成：干部的履历，自传，参与各项工作、政治活动的鉴定，考察、考核材料，反映受国民教育、培训和技术、学术成就情况的材料，政治历史、社会关系情况的审查材料及复查材料，加入共产党、共青团及民主党派的材料，任免、录用、聘用、奖惩材料，调整工资、出国、参加各种代表会议材料，退（离）休的材料，其他可供组织参考有保存价值的材料。一、新时期干部人事档案存在的主要问题

干部人事档案是真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是组织人事部门历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着我国政治体制改革的不断深入，干部人事档案管理出现了许多新情况，新问题，干部人事档案工作面临了不少新的挑战。干部人事档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务。是我们从事干部人事档案管理人员必须认真思考和面对的问题。目前干部人事档案管理工作存在许多问题，主要有：

（一）领导对干部人事工作重视不够。有些单位的领导和部分分管政工的同志对干部人事档案管理工作的重视程度不够，有“重提拔，轻档案”的现象。认为干部人事档案工作只是保存，没有开发利用价值，不如其他工作重要，没有把干部人事档案工作摆到应有的位置，管理力量薄弱，特别是一些个人档案材料没有及时收集保管、上交，导致一些重要材料的缺失和遗失，以致档案工作处于被动应付，难以高质量地为干部人事工作服务。

（二）

流动人员档案无法跟踪管理。

受人才资源配置市场化的影响，人才流动日益频繁，不仅个人可以自由择业，用人单位也可以自主选人。有的人受经济利益的驱动，不顾组织上是否放行，一走了之；有的是单位被兼并、重组或破产，本人或下岗或外出打工，一走几年不归。

（三）企业干部档案作用逐步淡化。由于一些企业有用人自主权，选人用人不再需要组织人事部门的分配，加之这类单位以追求利润最大化为目标，用人往往只凭面试，不通过档案了解干部的德、绩、奖、惩等情况，导致了档案观念越来越淡漠。另外，受企业经济效益的影响，企业多数都开效益工资或不能及时开资，所以，工资变动表不能及时填写，更不能及时报到档案部门，导致档案材料匮乏。

（四）部分材料真实性难保证。一是材料填写存在失真失实。有的部门、单位将一些必须由组织上形成的材料如奖励材料交由干部职工本人随意填写，对具体内容不闻不问；有的对干部个人年度考核表不认真把关，对一些虚假浮夸的东西不加以批评指正。二是材料上报不严肃。有的单位竟将一些保密性很强的档案材料如组织鉴定、入党材料等交由干部本人或别人代送。三是材料真伪难辨。主要体现在虚假的学历、学位材料上，档案管理部门难辨真伪。

（五）档案内容与干部管理不适应。比如，干部履历表大约十年填写一次，导致有时通过干部履历表看不出干部工作岗位或职务的变化等情况。再如，对于在干部制度改革中出现的干部任前公示、任期审计、公开选拔等新材料如何投档，没有明确的规定，导致档案材料缺少新鲜气息。

（六）档案管理队伍建设有待加强。档案人员业务培训机制尚不健全，缺乏计划性、针对性和规范性，应定期对新进人员进行业务培训，尤其要加强档案员计算机培训，提高档案员运用计算机技术和手段管理档案的能力和水平。（七）管理机制陈旧。现行档案管理体制仍是计划经济条件下的“传统体制”，缺少应有的生机与活力，已不能适应市场经济发展的需要。一是人事档案管理所需经费未能纳入财政预算，上级也没有明确规定档案经费渠道及标准，资金短缺问题比较突出，需要花费大量精力用于协调、筹措资金。二是局限于“看堆式”管理，由于受人员编制的制约，专职人员严重不足，管理跟不上组织人事工作发展的步伐。（八）设施落后、制度不严、管理不善。由于管理意识淡薄。思想认识不够，认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，档案管理处于被动状态，管理力量薄弱，投入不足，在人员配备、库房建设、所需经费等方面重视不够，造成设施落后、制度不严、管理不善，导致了档案工作处于被动应付，难以高质量的为干部工作服务。（九）存档资料难收集。材料的收集工作一直是档案工作中的重点和难点，由于需入档的材料太多，各单位、各部门及干部个人又对存档材料意识淡薄，重视程度不够，不能及时将工资表、考核表、奖励、学历、入党等资料送交档案管理部门存档，导致部分档案材料内容的不完整，不能跟上干部个人经历的变化。（十）改制企业人事档案管理亟待加强。在加快建立社会主义市场经济体制中，企业的产权变动已成为经济运行中的常有现象。伴随着企业的产权变动，企业人事档案管理中的矛盾和问题越来越突出。二、新形势下加强干部人事档案工作的重要意义

胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来”。（一）加强干部人事档案工作，是选拔任用干部的重要基础。党十七大，提出了加强党的执政能力建设和先进性建设，贯彻落实科学发展观，构建社会主义和谐社会等重大战略任务。（二）加强干部人事档案工作，是实施人才强国战略的必要条件。小康大业，人才为本。进入新世纪新阶段，我们党适应全面建设小康社会的新任务，按照完善社会主义市场经济体制的新要求，提出实施人才强国战略，确立了新的历史条件下人才工作的基本思路和宏观布局。（三）加强干部人事档案工作，是深化干部人事制度改革的现实要求。《公务员法》的实施，标志着我国干部人事工作的法制化建设进入新的阶段。（四）加强干部人事档案工作，是一种不容忽视的政治责任。干部人事档案在全面记载干部职工队伍历史面貌的同时，深刻地反映出革命、建设和改革各个历史时期组织人事工作发展的脉络，是了解和研究组织人事工作以至党和国家历史，科学地总结历史发展规律和党执政规律的可靠依据，也是进行爱国主义和优良传统教育的好素材。三、准确把握新时期干部人事档案工作的新要求长期以来，我们的干部人事档案工作，创造和积累了很多宝贵经验，在今后的工作中仍然需要继承和发扬。随着社会发展日新月异的变化和各方面改革的深入，特别是随着干部人事制度改革的全面推进，干部人事档案从多方面进行了调整和创新，这就是新时期干部人事工作的客观需要。（一）要更新思想观念。大胆解放思想，破除过去那种把干部人事档案工作神秘化、孤立化的旧观念，要把干部人事档案和干部信息结合起来，建立起干部人事档案和信息工作齐抓共管的新机制。同时，把干部人事档案和干部信息工作列入组织人事部门的一项基础工作常抓不懈。（二）要规范档案管理一是抓好干部人事档案目标管理。二是抓好干部人事档案日常管理。三是抓好干部人事档案任前审核工作。（三）要注重调查研究。当前，干部人事档案工作面临许多亟待解决的新情况新问题，如公务员法及配套法规的实施，对干部管理提出了新的要求；（四）强化组织领导。干部人事档案工作，是组织人事部门的重要基础性工作，是组织工作全面快速健康发展的重要保证，必须加强领导，狠抓落实，确保工作目标的实现。（五）强化队伍建设。做好干部人事档案工作，必须建设一支政治强、业务精、作风硬的专业人才队伍。（六）强化监督检查。要将档案工作纳入组织人事工作考核内容，实行量化目标考核。要建立经常性的督促检查工作机制，巩固目标管理工作成果。三、干部人事档案的特点干部人事档案是以反映个人情况的材料为一宗进行整理立卷，并以个人姓氏名称标明档案卷名的。人事档案的种类主要有干部档案和工人档案．它具有以下主要特点：

(一)全面性。干部人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考核)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此．它能记录员工个人成长，思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况，个人自然情况等各个方面的内容，总之，干部人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

(二)现实性。由于员工仍在工作，其干部人事档案则成为人事(劳动)部门正确使闻人才，合理解决工资等问题的一个重要依据．直接为现实工作服务是干部人事档案区别于其他档案的重要标志。

(三)真实性。这是干部人事档案现实性的基础和前提。干部人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

(四)动态性。干部人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料．因此，干部人事档案必须注意做好新材料的收集补充。(五)流动性。干部人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥干部人事档案的作用，如果人，档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其干部人事档案转往新的管理部门。

(六)机密性。干部人事档案的内容涉及个人功、过等多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报面不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐密等等，因此，干部人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存干部人事档案材抖，不能向社会无条件地提供服务。四、干部人事档案的作用

(一)干部人事档案是历史地、全面地考察了解干部人事和正确选拔使用干部人事的依据（依据作用）。

(二)干部人事档案是正确解决干部职工个人切身利益问题的重要凭证（凭证作用）。(三)干部人事档案是编史修志、历史研究的宝贵资料（参考作用）。(四)干部人事档案是宣传教育群众的生动素材（宣传教育作用）。五、干部人事档案材料的收集与归档在干部人事档案材料收集工作中，普遍存在以下五个方面问题，影响了干部档案利用价值。

一是对档案材料收集工作重视不够，社会档案意识薄弱。二是档案材料收集管理工作不规范，档案材料不齐全。比较普遍的问题主要存在于三个方面：（1）干部档案中缺少反映干部实际情况的档案材料，特别是学历材料。；（2）某些成套档案材料不齐全。；（3）获奖表彰材料、工资变动材料等不齐全。三是档案材料收集工作重数量轻质量，材料审核制度不完善。（1）档案材料内容填写不实，前后不一致。特别是干部档案“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别人的年龄越填越小，工龄越填越长，学历越填越高；（2）档案材料内容填写不全面，手续不完备；（3）档案材料用纸规格不符合要求，书写潦草不规范。四是档案材料收集工作监督不力，材料归档不及时。按规定，干部人事档案材料应在材料形成完备一个月内归入干部人事档案。五是档案材料收集范围片面，重政历轻业绩。由于管理体制上的原因，干部人事档案的内容偏重于反映干部的政历情况，档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的材料较多，而反映个人工作能力、业绩、技术特长等方面的材料少。

(一)干部人事档案的收集工作的含义主要包含三层意思：一是收集本部门管理的干部人事档案，如果有协管干部的任务，要收集协管干部的档案副本；二是收集形成的符合归档范围的档案材料；三是干部人事档案管理部门才有权收集干部人事档案及干部人事档案材料。所以说，干部档案的收集工作是有严密的科学性的。

(二)收集工作在干部人事档案管理工作中的地位收集工作是干部人事档案管理诸工作环节中最基础最重要的工作，是档案内容建设的一项长期的根本任务。是干部人事档案工作的起点，又是贯穿了干部人事档案工作始终的一项经常性工作。干部人事档案管理部门如果不首先取得档案材料，鉴别、整理、保管和利用等工作就成了“无源之水，无本之木。”

(三)收集工作的原则干部人事档案材料的收集，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

(四)收集工作的作用做好收集工作，意义重大，大家主要把握这样几点：第一收集工作是实现集中统一管理的手段；第二收集工作是干部人事档案工作的最重要的基础工作；第三收集工作是不断丰富干部人事档案内容，充实反映干部历史现实情况，满足干部人事工作需要，为干部人事工作正确地人事决策提供条件。（五）干部人事档案材料的收集途径和范围干部人事档案材料形成于有关部门和个人的实际工作中，搞清收集工作的途径，知道哪些部门形成干部人事档案材料，这是做好收集工作的前提。

1.收集的途径，即形成干部人事档案材料的有关部门；一是组织、人事和劳资部门；二是干部审查、保卫部门；三是党团组织；四是工会、妇联；五是科技业务部门；

六是人大、政府、政协的常务工作部门；七是教育和干部培训部门；八是纪检、监察、公安和司法部门；九是出国人员审批部门；十是审计部门；十一是部队有关部门；十二是其他形成干部人事档案材料的部门。

2.收集的范围。即干部人事工作和其他有关工作中形成的应归档的干部人事档案材料范围。

一是在干部人事工作中形成的履历表，简历表，各类人员登记表等材料；二是自传和属于自传性质的材料；三是考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料。年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料；

四是审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料；五是国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表，鉴定表，学历证明书，培训结业成绩登记表，学习鉴定，学员思想小结，博士后研究人员工作期满登记表等；六是评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的专业技术职务任职资格评审表，专业技术职务资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等；

七是创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文目录；

八是政审工作中形成的调查报告，审查结论，上级批复，本人对结论的意见，检查交待或情况说明材料，作为结论依据的调查证明、证据材料，甄别、复查结论(意见、决定)，调查报告，批复及有关的主要依据材料；九是更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；十是党、团组织建设工作中形成的有关材料。十一是表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(合国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料；十二是纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批对处分决定的；法院判决书；离婚材料等；十三是干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；十四是考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等；十五是办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等；十六是办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料；十七是党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等；十八是健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料；十九是办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书；二十是其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。（六）收集工作的方法和要求

干部人事档案材料收集归档，是一项政策性强、涉及工作部门广、艰苦细致的工作，干部人事档案管理人员在把握干部档案材料的收集范围与途径的基础上，还必须针对本机关干部人事档案管理工作的实际情况，研究收集工作的方法和要求。

1.收集工作的方法

一是形成制度经常收集。第一：我们要帮助形成干部人事档案材料的有关单位，按照有关规定，制定收集补充制度，使形成干部人事档案材料的有关部门掌握收集归档的范围和要求，在材料形成的一个月内及时主动送交干部人事档案管理部门归档。第二：档案管理部门要加强工作主动性，建立健全统计核对制度，要根据所管档案的数量情况，确定每半年或一年进行一次普遍清理核对，发现所缺材料，逐一登记，以便有计划收集。

第三：干部人事档案管理部门不能坐等有关部门送材料上门，要加强与纪检、监察、教育培训、审计、统战、公安、检察院、法院、民政、工会等形成干部人事档案材料部门的联系和沟通，及时催要干部人事档案材料。根据实际情况建立索取催要制度，主动索取材料，督促有关部门尽快交转干部档案材料。

二是掌握材料形成规律及时收集。第一：时间规律，一定的时间形成一定的材料。第二：信息规律，就是将听到的有关消息和干部人事档案材料的产生联系起来，判断哪些消息所反映的情况可能产生干部人事档案材料，从而进行收集。第三：变化规律，是指根据干部人事档案中该人的某些情况的变化来推知可能要形成相应的干部人事档案材料的规律。三是普遍形成的材料定时重点收集。在现实工作中，（1）由组织统一布置，干部普遍填写的材料，如《干部履历表))、《年度考核登记表》等；（2）由组织填写的材料，如《调整工资审批表》及近期开展的公务员登记中形成的《公务员登记表》等这些材料填写集中，涉及范围普遍，为了及时收集补充干部人事档案内容，应限定时间，重点收集，尽快归档。

2.收集工作的要求一是收集工作要及时。二是要认真鉴别收集归档的材料。（七）收集工作的重点干部档案材料的收集归档作为我们工作的重点：

1.抓好机构改革，调整班子，干部任免等工作中形成的干部任免审批表及考察考核材料的收集归档。

2.抓好工资改革以来形成的工资改革审批表等材料的收集归档。

3.抓好廉政建设和勤政建设中形成的干部人事档案材料的收集归档。主要是奖惩材料和相关的任期审计材料。

4.抓好实行公务员制度中形成的考试、录用、考核、晋升及登记材料的收集归档。

5.抓好干部在各类学校党校学习培训期间材料的收集归档

6抓好反映干部业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定材料的收集归档。

7.特别要抓好中组部一九九九年印发填写的履历表的检查和对没有填写的要做好收集工作，为干部管理部门提干部新的近况。（八）不归档材料的处理

对不归入干部人事档案的材料的处理办法，即退还转递人或销毁。1.把材料退还给材料转递人时同样要填写《材料移交表》一式两份。这个时候，移交方就是干部人事档案管理部门，接收方就是之前的移交方。同样地，双方核对无误后签字盖章，各执一份，以备查考。

2.销毁材料要按程序办理。首先对将要销毁的材料登记造册，详细登记干部姓名、单位、职务、材料名称、数量、销毁理由、鉴别人姓名等，由主管领导审批签字后，再由两位以上工作人员监销。销毁完毕，监销人应在登记册上签名并注明日期。《销毁材料登记册》要妥善保存，以备查考。六、干部人事档案的鉴定

为了实现干部人事档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，必须根据《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，对干部人事档案进行整理。整理前，又必须对其真实性、完整性、有效性进行鉴定。（一）干部人事档案材料的鉴定工作原则

1.服从干部人事工作需要的原则。

2.注重审核档案内容的原则。

3.严格要求与立足实际相结合的原则。

（二）干部人事档案鉴定的主要内容根据上述原则干部人事档案鉴定工作的主要内容有这5个方面：

1.是否张冠李戴装错材料。

2.是否真实，有无“涂改造假”。3.是否齐全、完整。4.手续是否完备。5.是否处理完毕。（三）干部人事档案鉴定的方法干部人事档案审核工作是一项政策性强、工作量大、涉及面广、要求较高的工作，我们在审核工作中，应采用“逐卷审阅——登记分析——补充完善——整理归档——总结提高”的做法，有利于提高工作效率，保证审核工作质量。（四）关于学历等有关具体问题的认定与说明

2.通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等职业资格证书的相关材料。

3.更改出生日期的个人申请、调查报告、证明材料和上级批复。更改出生日期要求档案中必须具有个人申请、所在单位党委(党组)或组织人事部门的调查报告、证明材料(原始户口底帐、登记卡片、出生证等)、按干部管理权限上级党委(党组)或组织人事部门的批复。

4.更改参加工作时间的上级批复或确认其参加工作时间的文件材料。

5.获省部级以上奖励的材料。干部获得省部级以上奖励，在《干部履历表》、《年度考核登记表》、《干部任免审批表》和干部考察材料中等都有记载，在第七类档案材料中也应有相应体现，如劳动模范、先进工作者审批表，国家科技进步奖等科技和业务奖励材料，立功、嘉奖等奖励材料。奖励材料含奖励审批表和主要事迹材料，奖励审批表手续应齐全，应有审批单位意见并盖章。缺少审批表的，要认真查找收集，实在找不到或没有审批表的，可找来相关奖状、证书、表彰文件核实后用原件或复印件替代。6.任副处级以上职务后受处分的决定、免予处分的决定、解除行政处分的决定。处分材料也是这次干部人事档案审核的重点。任副处级以上职务后受过处分的，应有处分决定(包括免予处分的决定)材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除行政处分的决定材料。此类材料要尽可能收集原件，如确实收集不到的，要从文书档案中复印替代。

7.任期经济责任审计结果报告。对领导干部进行经济责任审计中形成的审计材料是考察干部的一项重要参考依据。对干部本人进行过审计的，应有任期经济责任审计结果报告。如果干部档案中没有这类材料，可以通过文书档案复制补充，实际操作中只要求存放结论性审计材料即可。

8.1993后的工资材料齐全(或在《工资变动登记表》中有相应记载)。档案中要有能够连续体现干部工资情况的相关材料，包括工资套改、调标、晋级表。随着工资分配制度的改革和分配形式的多样化，尽管不同地区、不同行业和不同部门的工资形式差异很大，但也应有相应的工资审批材料。

9.提拔任副处级以上职务的考察材料。干部考察材料对于部工作的重要作用体现在多个方面，是正确选拔和使用干部的重要依据。就目前各单位管理的干部来说，提任副处级以上职务的考察材料依据作用更大，要求收集齐全。对缺少的考察材料要认真查找。1997年以来的干部考察材料应有形成材料的单位(或考察人)和时间，1997年以后提拔任职的考察材料，形成的手续要完备。七、干部人事档案的整理

（一）整理要求

1.基本要求整理干部人事档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

2.准备工作要求整理干部人事档案，事先要收集好干部人事档案材料，并备齐干部档案卷皮、干部档案目录纸、切纸刀、打孔机等必须的物品和设备，建议使用中组部推广的新型干部档案卷夹和省委组织部开发研制的《干部人事档案管理信息系统》。3.整理人员要求整理干部人事档案的人员，必须贯彻执行党的干部工作方针、政策，努力学习《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等有关规定及档案工作专业知识，熟练掌握干部档案整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作的有关规定，干部档案整理人员必须严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

4.整理注意事项在整理档案时，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案内容；严禁吸烟，以确保档案的安全；不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理或销毁。整理干部人事档案，必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。整理干部人事档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。同时，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。

（二）干部人事档案材料的分类对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。

1.干部人事档案正本，由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分为以下十类：第一类

履历材料：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料、籍贯的材料，个人申请、组织认定等材料。第二类自传材料：干部、工人、职工、军人、学生等自传或含有自传性质的材料。第三类鉴定、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表(含自我鉴定)；组织审定的各类鉴定材料：学生的表现鉴定、干部调动鉴定、挂职鉴定、转业鉴定、学习鉴定等；考察、考核干部工作中形成的有关材料：组织审定的考察材料、表现材料、定期考核材料、民主评议干部的综合材料、年度考核登记表、已提拔使用的后备干部登记表等材料；审计工作中形成的有关材料：有关干部个人的任期经济责任审计结果报告或审计意见等材料；完成专项工作、重大任务的表现材料等。第四类学历、学位、培训、专业技术职务等材料：在国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校、培训、留学等学习过程中形成的有关材料：初中、高中、中专学籍材料等；第五类政治历史情况审查材料：政治历史审查工作中形成的材料：入党、入团、参军、入学、出国或从事特殊职业等的政审材料及调查证明材料；对干部政治历史情况进行审查的有关材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料；更改民族、出生日期、国籍和入党、入团、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；公开选拔和竞争上岗任职人员的报名登记(资格审查)表等相关审查材料。第六类入党入团材料：党、团组织建设工作中形成的材料：中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、l份入党申请书、预备党员转正申请书(有入党预备期)；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员的组织意见登记表，民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；整党工作中不予登记的决定、组织意见；退党、自行脱党的有关材料，包括本人申请、支部大会的除名决定、上级党组织的批复；加入民主党派的申请表(书)、登记表等有关材料。第七类奖励材料：表彰奖励材料：授予各级各类荣誉称号的审批(呈报)表，获得各级各类奖励的有关凭证材料、先进事迹材料等，包括科技和业务奖励各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬、劳模等材料。第八类处分材料：纪检、监察、公安、检察院、法院和行政管理部门在处理个人违纪违法案件工作中形成的有关材料：处分决定，上级批复，核实(调查)报告，本人的检查、交待、对处分决定的意见；复查(议)报告、决定、结论，上级批复；免予、解除、撤销处分的决定、意见、通知等材料；通报批评材料；公安机关针对个人的治安管理处罚决定书；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、涉及干部本人的处罚性的民事判决书等材料。第九类工资、任免、退(离)休等材料：工资、待遇材料：干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、转正定级审批表、各种工资变动审批(登记)表、提职晋级和奖励工资审批表；享受政府特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等；录(聘)用、调动、任免、转业、退(离)休、辞职(退)材料：录(聘)用审批表、职位聘任合同书、续聘审批材料等；干部任免审批表、公务员过渡登记(审批)表；应征入伍登记表、军队转业干部(复员退伍军人)审批表；授予(评定)、变动军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；辞职申请、辞职(退)通知、组织决定、申诉、复议决定等材料；退(离)休审批表、个人提前退休申请及审批材料等；出国(境)材料办理出国(境)审批工作中形成的因公出国(境)审查表、备案表等材料；各种代表会议代表登记表等材料；参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议形成的代表登记表等材料。第十类其他可供组织参考的材料：毕业生就业报到证、学生派遣单、合同(协议)书、人事争议仲裁裁决书、工会会员表等材料、预备役军官登记表；转业干部转服预备役审批表等；健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：毕业生体检表、新录用干部体检表、有严重慢性病或身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料；办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告、死亡通知单，非正常死亡的调查报告及有保存价值的遗书等材料。2.干部人事档案副本干部人事档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成：第一类的最早的和近期履历材料。第三类的主要鉴定，干部考核、近期考察等材料。第四类的学历、学位，评聘专业技术职务党校培训等材料。第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。第七类的劳模及有关奖励材料。第八类的处分决定(包括甄别、复查结论或撤销处分的批复等)材料。第九类的干部工资和干部任免呈报表、待遇的审批材料。其他类别多余的重要材料，也可归入副本。

3.干部人事档案分类中常见的问题内容交叉的材料，可根据材料的内容或用途确定类别。第一、带自传的履历或简历表，以自传为主，归二类。第二、履历表和简历表有鉴定的，以履历为主的归一类；以鉴定为主的归三类。第三、学生登记表放一类，凡是学生“毕业生”登记表放四类，无学生登记表时学生鉴定表优先放四类，如党校学员鉴定表放四类。第四、政治历史问题与违纪错误混在一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归五类，以违纪错误为主的归第八类。第五、有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所含有考察或表现情况的材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。（三）干部人事档案材料的排序每类干部人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其下角编写页数。干部人事档案材料排序的基本方式有三种：

1.按档案材料形成的时间排序。第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。

2.按档案内容的主要关系进行排序。第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论和处分决定的意见，调查报告、证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；

3.相对集中排序。第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采取按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：九1工资情况的材料；九2任免材料；九3出国出境材料；九4各类代表登记表；九5选拔、聘用、录用、转干、转业材料；九6离退休材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

（四）干部人事档案材料的编目每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写(或打印目录)。干部职务登记表，任职时间或免职时间、单位名称、职务名称、文号填写准确、清楚(放一类材料最前面)，填写要求如下：一是按照档案材料类别排列顺序，逐份逐项地填写。二是根据材料题目填写“材料名称"。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。三是“材料形成时间”，一般采取材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。档案目录和职务变动登记表中年用4位数，月、日用2位数，如20060208，湘组干[1999]01号。四是“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件)；材料页数的计算，采用图书编页法(干部履历表的封面和背面说明不要编写页码，从主要内容开始编页码，干部履历表本身编有页码，中间没加页码可以不要重新再编码，新加了页码就要重新编写页码；干部任免表正反两面都有文字应编1份2页；工资表只是单面有文字应编1份l页，复制件与原件合编为一份，连续编页)，每面为一页，有页码的材料、表格，应如数填写。五是在备注栏上注明；复制件在要在备注栏内注明“复制件”，既有原件又有复制件的要在备注栏内注明“含复制件”，原材料有破损字迹的也可在备注栏内加以说明“文字有损坏”。六是书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误，有条件的单位可使用干部人事档案管理软件打印档案目录，新增材料可以补录套打修改。七是书写目录时，每类目录之后，须留出适当的空格。供补充新进档材料时使用。（五）干部人事档案材料的技术加工干部人事档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。凡红笔、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写的干部档案材料必须进行复制，复制件放在原件之前，材料合编为一份，连续编页，在复制件上注明“复制件与原件相符、复制时间，并加盖复制单位公章，多页复制件应盖骑缝章。建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。为便于装订保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法有4点：一是非曲直对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字照片不得损坏，便于展开阅读；二是对破损、卷角、折皱和小于16开的档案材料，要进行裱糊，主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。裱糊的胶水必须能防虫蛀，不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干，不能在阳光下曝晒或使用高温烫烤；三是对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字或损伤材料内容；四是拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书针等金属品，以防止氧化锈毁材料。（六）干部人事档案材料的装订成卷每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐平坦，装订结实实用。具体做法有4点：一是将目录与材料核对无误；二是把全卷材料理齐装订。每本档案材料应做到四面整齐，绝不能高低不齐，案卷较差的，要重新整理，不整齐的要补齐；三是在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《干部档案工作条例》附件一的规定；四是须使用《干部档案工作条例》附件一规定的标准干部档案卷皮，建议使用新型干部档案卷夹，便于材料装订与保护。档案须装订结实耐用，不能漏装材料，横向材料需折叠贴裱后竖装，卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不能用同音字或不规范的简化字。干部人事档案装订成卷后，必须由管档的专业人员对整理好的档案进行最后一道把关，认真细致的检查、验收，确定合格后，验收专业人员签名，方能入库，入库的档案可按音序、笔画等排列次序存放。对整理档案审核不合格的坚决返工。（七）整理工作的注意事项

干部档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。1.在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；

2.不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；3.不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理；

4.在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案内容。八、干部人事档案的保管保护工作（一）干部人事档案的保管工作

1.定义干部人事档案保管工作是根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案进行科学保护和管理的工作，是干部人事工作的一项基础性工作，是防止干部人事档案材料遭到损坏，保证干部人事档案材料完好状况的一个必要手段，也是维护干部档案材料收集、鉴别、整理工作的成果和为干部人事档案发挥作用创造条件的重要环节。

2.怎样做好干部人事档案保管工作一是建立健全干部人事档案管理工作的各项规章制度和各种簿册二是建立健全各种登记簿册，其中包括：收集干部人事档案材料登记簿；缺少干部人事档案材料登记簿；接收干部人事档案登记簿；转出干部人事档案登记簿；现职干部人事档案登记簿；离退休干部人事档案登记簿；死亡干部人事档案登记簿；移交干部档案登记簿；无头档案登记簿；查阅干部人事档案登记簿；借阅干部人事档案登记簿；整理干部人事档案登记簿；销毁干部人事档案材料登记簿；购置档案用品登记簿；库房温湿度记录登记簿。三是同时建立健全一记一表一单。即档案室工作大事记、查阅档案审批表(查阅禁止用介绍信)，转递档案通知单。

3.干部人事档案保管工作的基本要求：一是要保守机密，保证干部人事档案的政治安全；二是要保证干部人事档案的物质安全；三是要便于提供利用。（二）干部人事档案的保护工作

1.干部人事档案保护工作的任务：干部人事档案保护工作的任务是根据档案制成材料的损毁原因，以防为主，防治兼施，建立健全切实可行的保护制度和措施，尽可能地保护好干部人事档案，为做好干部人事档案利用工作提供可靠的物质保证。

2.怎么做好干部人事档案的保护工作：一是建立和健全切实可行的规章制度。制度是进行工作的细则，建立和健全切实可行的规章制度是做好干部档案保管保护工作地重要保障。目前，我省还存在以下一些问题：有的单位没有很好地把制度建立起来，无章可循；多数单位制度不健全；有的单位的制度没有得到很好地贯彻执行。这种状况要求我们要尽快把各项制度建立和健全起来。我们要以《干部人事档案工作条例》作为工作的准则。在实际工作中，要建立一系列规章制度。二是加强基础设施建设，为保护干部人事档案提供有利的物质条件；第一、要建立专用的干部人事档案库房，库房必须符合以下几个条件；①库房面积应根据保管的干部人事档案数量的多少来确定。一般每管理l000卷档案应配20一25平方米的面积。②库房建筑应坚固实用，便于安全保密和防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。适宜温度14—24℃，相对湿度45—65％。③干部人事档案隶属于组织人事部门，档案库房应邻近于主管部门(组织人事部门)办公地点。第二、要设置专门的阅档室和管理人员办公室。阅档室、管理人员办公室、库房“三室分开”，有条件的要做到阅档室、管理人员办公室、库房、计算机房“四室分开”。第三、要用铁质的档案箱(柜)或密集架；第四、每卷档案要配备符合标准的干部人事档案卷(封)皮，档案袋或档案盒等；尽量使用中组部指定的档案卷夹以方便日后的实际工作；第五、添置必要的设备。如：空调器、除湿机、电风扇、吸尘器、灭火器、温湿度表等。第六、投放必要的防虫药物。三是提高干部人事档案管理人员的素质。干部人事档案工作是由干部人事档案本身、必要的物质条件和管理人员三个基本因素构成的。在这三个因素中，干部人事档案本身是干部人事档案工作赖以生存和发展的物质基础和工作对象，必要的物质条干部人事档案管理人员要坚持做到以下几点：第一、要坚持四项基本原则，学习党的各项方针、政策，提高政治思想水平。第二、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务。第三、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案的内容。第四、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。第五、工作调动时，必须做好干部人事档案及业务文件的交接工作。四是每半年对库房进行一次检查，看有何隐患，制度措施是否健全，核对干部人事档案名册(索引)与所存干部人事档案有无出入。发现问题要及时报告，主管领导要及时采取措施予以解决。如发生失火、被盗、霉变、虫蛀等问题，要追究有关人员的责任。（三）干部人事档案管理范围的划分

干部人事档案的管理有分类管理、分级管理、指定管理。干部人事档案的管理范围大致划分如下：

1.在职干部人事档案的管理干部人事档案一般情况下由各单位机关组织人事部门管理。县以上(含县)机关干部人事档案管理范围，原则上应与干部人事管理权限相一致，管人与管档案范围要相同，具有某一职务任免权的部门才是主管人员职务的部门。县以下的机关单位的干部人事档案实行由县委组织部集中管理或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。干部人事档案的正本由干部的主管部门保管，副本由主管或协管干部的部门保管。军队干部兼地方职务的，其档案正本由军队保管；地方人员兼军队职务的，其档案正本由地方有关部门保管。

2.(离)退休干部人事档案的管理。离(退)休后，原属中央、国务院管理的干部，其档案仍由中央、国务院有关部门保管；其他干部的档案由该干部的管理部门保管。

3.死亡干部的档案管理。干部死亡后，其档案由原单位保存五年后，按有关规定请整好，向同级文书档案馆移交保管。

4.干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。

5.干部被开除公职以后，未就业的，其档案由原管理单位保管；另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

6.干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

7.干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理单位保管。

8.流动人员人事档案的管理。流动人员的人事档案，是指辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专用技术人员和管理人员、待业的大中专毕业生、自费出国留学人员的人事档案；外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员及其他流动人员的档案。流动人员的人事档案，应由县以上(含县)政府部门所属的人才流动服务机构管理，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一、归口管理”的原则，同样执行国家保密制度，档案的收集、整理、保管、利用、转递等必须按规定做好。

9.干部人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案由所在单位组织指定本单位、本部门的干部人事工作人员保管。

10.有些单位人员少，未设立管理档案机构或不具备管理档案条件的，该单位的干部人事档案由上级主管部门管理。九、干部人事档案的提供利用和转递工作（一）干部人事档案的提供利用

1.提供利用的概念干部人事档案的提供利用，有广义和狭义之分。广义的提供，指的是以保存管理的干部人事档案资源为基础，通过某种方式，提供干部人事档案或档案内容中的有关情况，为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。狭义的提供利用，指干部人事档案管理部门，根据各部门的需要，提供档案的查(借)阅，为其服务。

2.提供利用的意义一是干部人事档案全部活动的价值体现。我们的一切工作，都是围绕“三个服务”，保证利用。利用越多，价值越大，没有利用，就没有价值。二是提供高质量的档案材料和档案信息，保证优质服务，是衡量干部人事档案管理工作优胜劣汰的重要标准。利用工作开展地好，根本问题是要提高案卷质量。要以保证利用为中心，精心做好干部人事档案材料的收集、鉴别和整理工作，不断提高案卷质量，使干部人事档案工作更好、更有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

3.提供利用的指导思想干部人事档案提供利用的指导思想是，为干部人事工作服务、为人事决策服务、为社会主义现代化建设服务。根据这个指导想，要扎实地工作，提高工作效率，提高工作质量；要根据干部人事工作的需要，根据经济和社会发展的需要，在不影响保密的情况下，积极为各项工作提供利用服务。

4.干部人事档案提供利用的原则干部人事档案是党和国家档案的重要组成部分，是党和国家的秘密，机关层次越高，机关人员职务越高或工作越特殊，干部人事档案的保密性越强。干部人事档案的提供利用工作，须遵循安全、保密、方便利用三大基本原则，积极稳妥地为干部人事工作和有关工作提供优质服务。在实践中，要把握以下四点：一是要建立健全相关制度干部人事档案管理部门，要根据本机关人员职务的级别层次，根据有关文件规定的要求，制定自己的查阅范围、要求、批准权限、办事程序，以及登记手续等制度，以保证提供利用工作有章可循。二是要严格掌握利用范围查阅借用干部人事档案必须是因工作需要，同时要区别于人事工作需要，还是因其他工作需要。对于编写传记、词条、史志等工作，根据中央文件精神，不提供查阅；查阅借用档案必须按规定办理查阅、借用干部人事档案的手续。查阅干部人事档案必须按照干部管理权限，事先填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位主要负责同志或分管干部(人事)工作的领导签署意见并署名，加盖党委(党组)印章后，派出两名中共党员方能查阅。不得凭借调查证明材料介绍信、函调证明材料信、行政介绍信、工作证等查阅干部人事档案。干部人事档案一般不外借，因特殊情况需要借阅，应严格履行审批手续，在l0天内归还。三是要注意审查查阅、借用人事档案人的身份。按照有关文件规定，查阅干部人事档案，应是中共党员并由组织委派，不允许本人查阅、借用自己和直系亲属的干部档案。个人不能随意查阅他人的干部人事档案。四是要在阅档室悬挂查阅干部人事档案注意事项。档案工作管理人员要督促检查查阅人遵守有关规定。

5.与此同时，查阅干部人事档案的人员应注意以下几点：一是查阅档案必须严格遵守保密制度和查档规定，严禁涂改、划圈(线)、抽取、撤换档案材料。二是不得擅自拍摄和复制档案内容。如工作需要取证，须经管理档案的单位审查同意。三是查阅、借用档案人员不得向无关人员泄露或擅自公布档案内容，违者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。摘录的有关材料需进行登记，并明确查阅部门用毕销毁，不得散失。四是阅档时，要爱护档案，不得吸烟，防止损毁档案。

6.干部人事档案提供利用的范围一是提供利用的对象只限于党团组织、干部人事部门、纪检(监察)、国家安全、审计等部门，而不是面向全社会。二是只限于必须通过利用档案才能完成某一项工作任务这一特定的范围。这一范围包括以下几类：第一：办理干部本人入团、入党、确认参加工作时间、参军、选飞行员、机要员等；第二：办理出国(境)审查；第三：办理干部任免事宜；第四：办理干部工作调动事宜；第五：对干部考察了解；第六：审批工资待遇；第七：审定民族成份、参加工作时间、入党时间和出生年月等；第八：复查、审查个人历史问题；第九：办理违法违纪案件；第十：办理离(退)休手续；第十一：核定干部本人基本情况；第十二：撰写生平；三是利用干部人事档案的单位有一定的级别限制。利用干部档案的单位级别要同被查阅的干部的级别相应。级别低一级的部门，应经其上级主管部门办理查阅手续。一是查阅。这是提供利用档案的主要方式，在阅档室内提供干部人事档案查阅。二是外借。干部人事档案一般不外借，除干部死亡撰写生平材料需要外。因特殊情况需要借阅的，要说明理由，并填写《借阅干部人事档案审批表》，经管档单位主管负责人批准，并履行登记手续后方可借出，借出后不得擅自转借他人，并在10天内定期归还，逾期未归还的，要进行催还。三是出证。这种方式是在特定范围内提供材料。当利用者需要某些干部人事档案材料作为凭证时，干部人事档案管理部门可在规定允许的范围内，向利用者提供有关证明材料。档案材料一般不允许提供复制、拍摄，特殊情况可采用节录方式出具证明证据材料。

8.提供利用的基本程序（1）审查查(借)手续是否符合规定要求；（2）进行登记；（3）提供档案，在阅档室查阅；（4）登记摘抄(复印)材料；（5）办理借出手续；

（6）收回档案入库；（7）查看材料是否齐全。发现问题及时报告领导处理；（8）在登记簿上注销归还时间；（9）逾期不归还的，及时催还。档案的利用是一项十分严肃的工作，档案管理部门在提供利．用时，必须严格按章办事，坚持原则，对不符合手续的不予以提供。

（二）干部人事档案的转递工作转递工作是干部人事档案管理部门接收、转出干部人事档案及材料的工作。由于干部的工作单位和主管单位因职务任免、工作调动等原因不断变化，因而，干部人事档案的管理单位也不是固定不变的，只有档随人走，干部人事档案与干部的管理单位相一致，干部人事档案才具有现实效用。因此，转递工作是体现干部人事档案特点的一个重要环节。转递工作不仅转出、接收干部人事档案，而且包括干部人事档案材料，一般收集工作都要通过转递工作来完成，因此，转递工作又是干部人事档案工作中的一项经常性的基础工作。

1.转递内容：主要是指干部人事档案和干部人事档案材料的转出和接收，广义上的转递工作，还应包括处理无头档案等。

2.转递原因一是干部职务变动后，应将档案转到干部的主管单位；二是干部工作调动后，应将档案转到干部的主管单位；三是干部受刑事处分和劳动教养后，其档案应转到主管单位；四是刑满释放后易地安置或在其他单位工作的其档案转到主管部门或单位；五是干部所在单位改变了，隶属关系并入新单位，其档案应转到新的主管单位；六是离退休干部移地安置的其档案应转到负责管理该干部的组织、人事部门；七是干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。八是干部被开除公职以后，未就业的，其档案由原管理单位保管；另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。九是干部死亡以后，按其职务保管一定年限后，其档案应向相应的档案馆移交。

3.干部人事档案转递的要求一是及时。干部人事档案和干部人事档案材料的转递必须及时。干部调动、职务变动需转递档案的，接通知后在15天内办理转递手续。二是准确。一定要弄清档案所属人员的新的主管部门，保证干部人事档案的准确转递。如果对档案所属人员新的主管部门不清楚，要通过发函或电话等方式弄清楚。三是安全。要确保干部人事档案和干部人事档案材料在转递中的绝对安全。转出时，干部人事档案和干部人事档案材料要经过严格密封，并加盖密封章，交接手续要清楚。

(4)转递档案应遵守下列规定一是工作要认真。干部人事档案的转递是一项严谨细致的工作，在进行