设计院档案管理制度

设计院档案管理制度第一章总则为加强设计院档案管理，确保档案的安全性、完整性和有效利用，依据国家相关法规、行业标准以及本院实际情况，特制定本制度。档案管理是设计院正常运营的重要组成部分，涵盖了项目档案、人员档案、财务档案等多个方面。通过规范档案管理，有助于提升设计院的工作效率，保护知识产权，确保信息的可追溯性。第二章适用范围本制度适用于设计院所有部门和员工，涉及所有档案的收集、整理、保存、查阅和销毁等各个环节。所有与档案管理相关的人员均需遵守本制度，确保档案管理工作的规范性与有效性。第三章档案管理目标1.保障档案安全：确保所有档案的物理和信息安全，防止遗失、损毁和泄密。2.提升档案利用效率：通过科学化管理提高档案的利用率，支持设计院各项工作的顺利开展。3.确保信息合规性：确保档案管理符合国家和行业的相关规定，维护设计院的合法权益。4.实现档案数字化：逐步推进档案电子化管理，提升管理的现代化水平。第四章档案工作职责1.档案管理部门：负责制定档案管理的具体实施方案，定期检查档案管理情况，提供培训支持。2.各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案的完整性和准确性。3.全体员工：在日常工作中，积极配合档案管理，及时提供所需档案材料，确保档案信息的及时更新。第五章档案的收集与归档1.档案收集：各部门应在项目开展、人员变动及财务结算等环节及时收集相关档案材料，包括但不限于：-项目合同及变更文件-设计方案及技术文件-会议记录及决策文件-员工个人资料及考核材料-财务报表及其他经济活动相关文件2.归档要求：所有档案材料应按照统一的格式进行整理，确保内容完整、清晰。归档材料应附有目录清单，并注明归档时间与责任人。第六章档案的保管1.保管责任：档案由专人负责保管，分为纸质档案和电子档案，分别采用不同的保管措施。2.存放环境：纸质档案应存放在干燥、防潮、防火的环境中，电子档案应定期备份，确保信息安全。3.档案编号：所有档案应逐一编号，建立档案管理台账，并定期核对，确保档案的真实性与完整性。第七章档案的查阅与借用1.查阅流程：员工需查阅档案时，须填写查阅申请表，并经档案管理部门审核批准后方可查阅。2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需借用时，须经部门负责人及档案管理部门批准，并填写借用登记表。3.保密要求：查阅档案时应遵循保密协议，严禁对档案进行涂改、圈划，归还时应确保档案完整。第八章档案的转递1.转递流程：档案在部门间转递时，需填写转递单，并由双方签字确认。转递档案应密封，禁止个人携带。2.转递记录：所有转递的档案应在档案管理系统中进行记录，确保信息的可追溯性。第九章档案的销毁1.销毁原则：档案的销毁须遵循合法、合规的原则，涉及的档案在达到保存期限后方可进行销毁。2.销毁流程：销毁前需进行审查，确认档案不再使用，并填写销毁申请表，经过审核批准后方可实施销毁。3.销毁记录：销毁的档案应在档案管理系统中进行登记，明确销毁时间、责任人及销毁方式。第十章监督与评估1.监督机制：档案管理部门定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，并向院领导汇报。2.评估机制：每年度对档案管理工作进行评估，收集各部门的反馈意见，持续改进管理流程，提高档案管理的效率与质量。附则本制度由设计院档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。制度的修订需经过院领导集体研究决定，并在