办公室事务管理课件：办公室会议安排

办公室会议安排

本章由三节组成，分别为办公室会议类别、办公室会议组织和会议室及会议费管理。通过本章的学习，了解办公室会议的种类，掌握办公室会议组织的基本方法，熟悉会议室及会议费管理的基本内容。【职场小故事】事无巨细大会小会中会细心安排会前会中会后一、会议的含义二、会议的要素三、办公室会议的类别四、会议成本五、如何提高会议效率一、会议的含义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

任何机构组织，都离不开会议这种活动形式。

会务工作是办公室事务中的一项基础工作，办理会议是办公室人员的重要职责之一。

二、会议要素

主持人参加者工作人员会议名称会议议题会议时间会议地点会议方式会议结果会议要素（一）主持人

主持人是会议过程中的主持者和引导者，是负责控制和推进会议进程的人员，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

（二）参加者

即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

（三）工作人员

指会议的组织者和会议的服务人员等，通常是来自主办单位担当会务工作的办公室人员，或是来自专业会议机构的技术人员和经营管理人员。

（四）会议名称

会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。一般由三部分组成：会议主办单位的名称、会议的主题、会议的类型。

（五）会议议题

会议议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。

（六）会议时间

会议的时间包含会议的召开时间，整个会议所需要的时间、天数，每次会议的时间限度。会议的召开时间指的是会议开始和结束的时间节点。

（七）会议地点

会议地点，又称“会址”。既指会议召开的举办地，也可指举行会议活动的具体会场。

（八）会议方式

会议方式是指为了提高会议效率，实现会议目标而采取的相关形式或手段。（九）会议结果

会议结果是指会议结束时实现目标的情况。三、办公室会议的类别

（一）规定性会议

按相关法律、法规和惯例召开，有一定的程序性和规范性。

1．股东会或股东大会

按照公司法规定，股东会是股份制企业的最高权力组织，它可以制定和通过公司组成的章程，批准经营方针和计划，决定公司扩大、撤并、改组，选举董事会、监事会成员，任命公司重要人事，以及公司的资产、资金、技术、人员等重大问题的处理。

2．董事会、监事会

董事会是指由股东会选举或推荐的董事、执行董事、董事长或董事局主席参加的会议，执行股东会的决定、决议和各项决策，并定期向股东会报告执行情况，听取股东的意见与建议;

监事会是指股东会选举或推荐的监事、监事会主任或主席组织参加的会议，监督董事会、总经理或总裁的工作情况，是否有违背或不执行股东会决定、决议的行为，以及董事会成员、总裁、总经理及其他高层管理人员的贪污受贿、工作渎职等问题，并负责报告股东会。

3．员工大会或员工代表大会

员工大会或员工代表大会是员工参与企业管理的一种民主形式。会议内容是要向员工报告一段时期的企业经营状况，告知企业今后的发展方向，传达董事会的重要决定和决议，广泛听取员工对企业的意见、建议和要求，对先进单位、先进员工和模范进行表彰和奖励等。

指各级管理人员参加的定期或不定期的会议，旨在研究处理组织各项管理业务。（二）管理性会议

1．总经理（或总裁）办公会

参加者一般为副总经理（或副总裁）、总经理助理和办公室主任，有时根据会议内容需要，请董事长或执行董事参加，亦可请总工程师、总经济师、总会计师列席会议。会议内容主要是研究近期经营计划、企业管理、人事任免、招商引资、新品开发，企业的重大活动，以及生产经营中的资金、技术、策略等带有全局性的问题。

2．高层管理人员会议

一种为公司中层干部会议，包括分公司经理、部门经理、部和室的主任等，统称高管人员；一种为公司直属的部（有的叫科或处）、室主任会议；一种为分公司经理、部门经理、生产企业等负责人的会议。会议内容主要传达贯彻董事会、总经理办公会的工作部署和重要决策，讨论研究解决生产经营上的具体问题，以及其他需要高管会议研究解决的问题。

3．特种会议

是指没有法规规定，也不是例行会议，在会议的时间、规模、议程上也不受限制的会议。

（1）见面会，或叫会见会

见面会是在正式会议开始之前，双方或多方约会见面，相互介绍认识，商定会议的时间、地点、议程、议题、参加人员等。

（2）谈判会

多为商务谈判会，通过谈判讨论解决实质性问题的会议。

（3）洽谈会，也可称恳谈会

洽谈会也是谈判会的一种，不过没有谈判会正规、严肃，谈话比较自由、宽松。议题也可以根据需要随时增加、减少或调整。

（4）庆典型会议

有关庆祝和纪念活动一类的会议，统称为庆典型会议。（三）专业会议

组织或单位内部经营、生产、管理等过程中解决实际问题的会议。没有固定模式、规定时间、参加人数，而是依据各单位的情况决定。四、会议成本

会议成本是指与会人员及服务工作人员花费在会议期间的时间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和，即时间成本、效率损失成本和直接会议成本。直接会议成本也可以称为会议经费，包括与会者会议期间的住宿费、交通费、会场的租金、相关文件资料的印刷费等，比较直观、清晰，也比较容易预估和统计；

时间成本由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员的时间和与会者的人数等几个相关因素组成，有时这种时间成本可能由于各种原因难以统计和计算（比如与会人员的准备时间太长且零碎），可以把它转化为金钱成本，金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成；会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本会议成本

损失成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉。五、如何提高会议效率

（一）要精心准备

“凡事预则立，不预则废”。

（二）要精心选人

召开什么样的会，要求什么样的人参加，一定要仔细考虑。

（三）要准时开会

（四）要议题明确

就是要求会议解决的问题一定要明确，决不能含含糊糊，只有议题明确，与会人员才好发表意见，提出观点，讨论才能进行。

会议主持人要注意

首先要不断通过各种明示或暗示告诉与会人员会议的目标或导论的主题。其次，保证与会人员在发言时不会受到其他参会人员的攻击。第三，主持人保持中立。（五）要抓住中心

言之有物，简明扼要，有话则长，无话则短，尤忌废话、空话、套话。

（六）要言简意赅

应该在会上决定的事，不要拖到会后；应该这次会上决定的，不要等到下次会议。

（七）要议而必决

决议一、会前准备工作二、会中的服务工作三、会议后期的整理工作

会议要取得预期效果，必须有会前的充分准备，会中必要的支持、服务和会后的整理、总结工作。

这些准备、支持、服务、组织工作，统称为会务工作，简称“办会”。

一、会前准备工作

（一）拟定会议预案

会议的筹备方案，预案拟定的是否合理可行，是否细致周到，直接决定会议能否取得预期效果，特别需要精心策划。会议预案相当于将会议组织的整个流程整理出来，将工作任务分解分工，所以每项任务必须有具体要求和具体负责人，落实责任，团结协作。

1．确定会议基本要素

根据会议所要达到的目的和目标要求，会议预案要明确会议名称、议题、时间、地点、会期、与会人员、会议方式等诸要素。2．会务工作分工

（1）总务组

负责会场布置、接待签到、住宿、交通、卫生、文娱活动等会议的组织、协调工作，以及车辆调度、设备保障、用品发放与管理，经费预算及筹措，财务管理等工作。

（2）秘书组

负责拟写会议预案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录、会议简报、档案等文字性工作。

（3）宣传组

负责制定会议公关计划，组织、安排记者采访，提供新闻稿、承办记者招待会，录制会议音像资料等。

（4）保卫组负责防火、防盗、人身和财务安全以及大会保密工作。

3．制定会议预算

举行任何会议都要消耗一定的人力、财力、物力，特别是大中型会议的投入，应本着勤俭办会的原则对会议的经费及各项支出作出预算，预算应尽量降低会议成本，但同时又要有一定弹性，注意要留有余地。会议经费一般包括会议场地费用、交通费用、住宿餐饮费用、劳务费等。4．会议议程、会议程序

和会议日程的确定

会议活动中有一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动。会议议程是对议题性会议活动的程序化，即把会议议题按照主次、轻重及其内在联系有机的排列起来，安排好顺序，印制成文件。会议议程起着维持会议秩序的作用，关系着会议能否顺利进行。

会议活动有时是非议题性的，如选举、颁奖、揭幕等以事为主的会议活动，一般只制定会议程序。会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实，不仅包括会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动如聚餐、参观、考察、娱乐等。会议日程是对完成会议各项议程所需时间的预测和必要的限制，可以表明会议发展的进程，也有助于提高会议效率。会议日程要精心编排，按日具体到时刻。（二）会议通知的制发1．内部会议通知会议通知各部门经理：兹定于2013年10月8日（星期二）上午9：30在公司会议室召开部门经理会议，讨论明年的工作，请准时出席。

总经理办公室2013年10月6日便函式外企的便函式会议通知

会议通知致：公司总经理、副总经理、各部门负责人由：总经理办公室时间：2013年10月6日据公司董事会的精神，拟定于10月8日（星期二）上午9：30在公司会议室召开会议。讨论明年公司的发展规划。如您无法出席，请于10月7日前电话告知白秘书。电话：3393399外企的卡片式会议通知（一）

会议通知2013年10月6日

议题：讨论2014年公司的发展规划出席者：各副总经理、各部门经理主持：总经理地点：公司会议室时间：2013年10月8日上午9：30外企的卡片式会议通知（二）

部门经理会议

议题：讨论2014年公司发展规划时间：2013年10月8日（星期二）上午9：30地点：公司会议室如您无法出席，请于10月7日前电话告知办公室白秘书。电话：3393399

表格式会议安排一周会议安排2013年9月9日-9月13日日期星期时间地点内容主持人与会人员9一

10二

11三

12四

13五

2．外部会议通知对外部单位与会者要注意提前邮寄通知

在发出会议通知时，一般还应夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方收到会议通知后，能就是否赴会等问题迅速答复。（三）会议证件的制发

会议证件是表明与会议有直接关系的有关人员身份权利和义务的凭证。

证件内容大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。

发给与会者，方便其进入会场和会议驻地的会议正式证件

发给为会议服务工作人员的工作证件

粘性标签系带式证件卡片

夹子式证件卡片（四）会场布置和

会议材料、物品准备首先根据会议的性质营造适宜的会场氛围

其次会场中桌椅的摆放可依据会场大小、形状、会议的需要、与会人数的多少等因素来设置。

在布置会场时，还可以根据会议的不同内容和要求，恰当地配置不同的色调，可以对与会人员心理产生积极地影响，从而提高会议效率和质量。（五）会议材料、物品准备

会议材料准备是会议筹备工作的重要内容，包括明确会议的指导思想和主题、提出会议目标和任务的会议指导性文件；会议的审议表决性文件；会议程序文件；会议参考文件；会议管理文件等。

会议所需物品包括常用文具、印刷设备、会场基本设施、视听器材、通信设施、交通工具、生活用品、特殊用品等。（六）会前检查

会前检查是落实预案、保证开好会议的重要步骤。

会前检查应在会议正式开始前2小时完成，如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成。

三、会中的服务工作

（一）会议报到

报到指与会者在到达会议所在地时所进行的登记注册手续。会议工作人员首先要查验证件；然后请与会者填写登记表；统一接收与会者携带的需要在会议上分发的材料，经审查后再统一分发；分发会议材料。（二）会议签到

会议签到可统计会议实到的人数，准确反映缺席情况，以便采取弥补措施。

会议签到的方式一是会议工作人员代为签到。二是与会者自行签到，与会者在事先准备好的签到簿上签名报到，以示到会。三是电子签到，与会者进入会场时，将特制的签到卡插入或靠近电子签到机，与此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的相关信息，在签到结束后立即统计出出席人数和缺席人数，签到卡通常与代表证组合起来，一般大中型会议常常采用电子签到。（三）会场服务工作

引导与会者入席、退席茶水供应指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，保持会场内秩序；关注和维护会场内各种设备的使用协助上司安排会议发言顺序，掌握会议动态，控制会议进程。根据会议时间长短与会人员数量多少安排车辆调度注意会场内的安全保卫工作，防止与会无关人员随便进入会场，排查安全隐患，防止意外事故发生，保证与会人员的安全和健康，满足与会人员的临时需要。组织内部的会议，会场服务工作还包括接听会场外打来的电话、接待来访的客人，要尽可能排除对会议造成干扰的场外因素。会场服务还要做好会议的保密工作会场保密，秘密会议和内部会议，必须正确选择会址。中共一大会址文件保密宣传报道保密，涉及重大秘密的会议，一般不安排新闻记者参加，新闻稿由会议秘书部门起草。技术设备保密秘密会议禁止使用无线话筒（四）会议记录会议进行过程中，会议工作人员要把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，形成会议记录。会议记录要严格遵守实事求是、客观真实、完整准确、清楚规范的原则。一般有略记和详记之别，略记是记会议上的重要、主要或结论性言论。详记则要求记录项目完备，记录的言论必须详细完整，包括发言中的插话等，记录时也不能变更原意，要逐字逐句详细记录。

会议记录项目会议名称，时间（开始和结束的时间），会议地点，会议议题，主持人、主席，出席、列席和缺席情况，记录人姓名，会议的经过情形及结论，相关的资料，下次会议预定日期。四、会议后期的整理工作（一）安排与会人员离会会议即将结束时，应安排时间欢送与会者。（二）会场的善后工作会议结束后，要注意清理会场。（三）整理会议文件会议结束，要及时做好会议文件的整理立卷和归档工作。（四）会议信息反馈工作除了少数秘密会议外，大多数会议内容、会议精神都需要会后进行传达，会议传达必须确定传达的内容、程度、范围、层次、时间、方式等。（五）会务工作总结会议结束后，为了进一步提高会议组织服务工作的质量，应该对会务工作进行总结和评价。

会务工作总结要及时、全面、公正、客观、准确，总结的主要内容有：会议计划的拟定完成状况，住宿安排情况，会议费用的使用情况，预订、调度工作完成情况，会场布置等；

会务工作总结

会议工作人员方面：包括是否精通业务、胜任工作岗位，是否具有良好的礼仪修养、行为得体、语言规范，是否工作积极、与同事合作协调、融洽，能否自觉维护组织形象、善于处理危机问题等。

一、会议室二、会议室管理三、会议费管理第三节会议室及会议费的管理一、会议室

会议室是一个单位进行集体决策、讨论问题、调查研究、总结表彰等工作的重要场所。（一）会议室分类

1．根据会议室的面积大小和座位数多少，可以把会议室分为：

（1）小型会议室

使用面积在15～30平方米之间，20座以下的会议室。

（2）中型会议室

使用面积在30～80平方米之间，20～60座之间的会议室。

（3）大型会议室

使用面积在100平方米以上，100座以上的会议室。2．根据会议室的功能，

可以把会议室分为：（1）接待室

可以用于召开小型会议，也可以用于日常接待的小型会议室。

（2）多功能会议室

配备有电脑、音响、视频等多媒体设备，既可以召开会议，也可以举行舞会、宴会的中型会议室。

（3）报告厅

配备有主席台等设施，专门用于召开大型会议或进行大型工作报告的大型会议室。（二）会议场所（室）的优劣

会议不一定全部在会议室召开，在领导办公室、职员办公室、异地办公室以及培训中心等等，都可以召集会议。但场地大小要合乎会议比例，场地位置要方便与会者，场地应该有良好的照明、调温以及通风设备，场地应该配备适当的开会设备，场地应避免外界干扰，场地的租借成本必须合理。各种类型会议场所的优劣会议场所优劣领导办公室

方便领导翻阅参考资料；领导的权威性得到强化电话或人的干扰；气氛不热烈；人数多会拥挤职员办公室

提高职员地位和士气；与会者能够畅所欲言若狭小，会使双方感到不适单位会议室

避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题外人可能同与会者接触而打扰会议租赁会议室

没有任何一方占地主优势；会议保密性很强租借成本可能昂贵；与会者可能不熟悉会议中心

配备适当的大会设备；提供技术支持和安全保卫缺少非正式的小规模聚会机会培训中心

提供学习氛围；完善的会议设施设备租借成本昂贵异地办公室

适合来自各地的与会者；在某种场合增加几分魅力旅途、时间、食宿花费很高二、会议室管理（一）会议室环境管理环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量，会议室环境管理是指对会议室环境进行科学合理地设计、布置，使其满足会议工作的需要，提高会议的效率与质量。会议室环境管理总体要求是：简洁、明亮、安静、温湿度适宜，并保证空气流通。

会议室布置要注意会议桌、椅子、文件柜等大件物品摆放合理，墙上可以适度装饰宣传图片等；

会议室应适当绿化，摆放绿色植物不仅美化环境还能净化空气；空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，在会议召开前应将会议室温度控制在21℃-28℃，室内的相对湿度保持在40%-60%；

光线环境，会议室要有适当的照明，应以自然光源为主，人造光源为辅。

声音环境，会议室要保持肃静、安宁，具备一定的隔音设施，没有噪音污染。（二）会议室物品管理

会议室应配备相应的家具，如会议用桌椅；还应配有空调、台布、桌签、电源、插板、文具、茶具、烟灰缸、纸巾等；试听设备，如电脑、录音笔、音响、话筒、投影仪、白板等。会议室配备的桌椅应摆放整齐，台布、茶具、烟灰缸等干净卫生，随时可用。试听设备及空调等应定期维护，确保正常使用，对会议使用的电脑等试听设备，要严加管理，防止泄密事件发生。（三）会议室使用制度管理

1．会议室预约制度

如需申请使用会议室，应由承办部门在会议前1—2日办理会议室使用预约手续，填写《会议室预约申请单》，由办公室根据会议性质、会议室功能或者上司意见统筹安排。

会议室预约申请单

年月日使用部门

使用时间月日时至月日时会议类别

会议室名称

会议名称

主持人

参加人数

所需设备、物品

借用人签字

部门负责人签字

借用人电话

部门负责人电话

备注

2．会议室使用制度会议室使用完毕后应填写《会议室使用情况登记表》，说明会议室相关设备的使用情况。会议室使用情况登记表

年月日使用部门

使用时间月日时至月日时会议类别

会议室名称

会议名称

参加人数

会议所用设备、物品

会议所用设备、物品使用情况

借用人签字

部门负责人签字

备注

3．会议室使用次序

会议室使用应遵循先登记先使用、先紧急后一般、先上级后下级，先全局后部门的原则。

内宾让外宾中层让高层临时让预约三、会议费管理（一）会议经费的使用内容1．会议室租金主要包括会议场地租金、会议设备租赁费用、会议布置费用。

2．交通费包括与会人员往返出发地至会务地的交通费，会议期间住宿地至会场的交通费，会场至餐饮地点的交通费，会场到商务活动场地的交通费，商务考察交通费以及与会人员可能使用的预定交通费。3．住宿餐饮费用住宿费往往是会议的主要支出。餐饮费用包括三餐及会场茶歇、联谊酒会等费用。4．广告宣传费用包括制作或提供会议纪念品、会场礼仪、代表证、广告牌、文件包等所需的费用。

5．劳务费包括服务人员劳务费，专家劳务费即请专家、学者讲演或发言的酬金等。6．旅游费用会议主办方在会议期间或结束之后，安排相关人员参加具有当地特色的旅游活动所花费的费用。7．其他费用根据会议策划需要的其他费用，包括运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系、通讯联系、印刷等费用。

8．不可预见费用会议过程中一些临时性安排产生的费用。（二）会议经费的使用原则

会议经费的使用应遵循“从严、从紧，合理、节约，专款专用、超支不补、计划管理”的原则。本章结束祝大家学习进步！本章结束祝大家学习进步！本章结束祝大家学习进步！本章结束祝大家学习进步！〖思考题〗1．会议活动的基本要素主要有哪些？

2．按会议的内容和性质划分，办公室会议主要有哪些类别？

3．会议经费一般包括哪些内容，其使用原则是什么？4．盛发工程有