2024年学校档案室管理制度范本（二篇）

第10页共10页2024年学校档案室管理制度范本一、文件资料归档管理1.所有具有价值的文件资料均纳入归档范畴。2.各处室负责资料的形成、积累、立卷及归档工作，此职责应明确列入兼职档案员的岗位职责之中，并建立岗位责任制。学校档案室需履行指导与监督职责，同时负责档案的集中与统一管理工作。3.各处室在工作中产生的具有保存价值的文件资料，必须整理立卷后归档，由档案室统一管理，严禁分散存放于部门或个人手中。4.每年指定日期前，处室兼职档案员需将上一年度的档案材料整理立卷后归入处室档案，并及时移交给档案室。5.归档的案卷需编制归档档号、案卷号，并填写案卷目录及卷内文件目录，以确保顺利移交至档案室。6.移交案卷时，需经档案室工作人员验收，并履行移交手续，填写移交清册。二、档案库房管理制度1.致力于实现档案现代化管理，使库房管理更加科学化。2.库房由档案人员专责管理，并负责每日检查门窗电的开关情况。3.库房须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月进行一次全面检查，及时处理潜在问题。4.各类档案需明确界限，实行分类分柜存放保管。5.库房内应配备专用橱柜及必要的安全保护设施，以确保档案安全。6.非档案室工作人员严禁进入库房，且查阅档案不得在库房内进行。7.库房内应保持整洁，禁止堆放其他物品。三、档案保密保卫制度1.保守档案机密是每位档案工作人员的神圣职责。2.档案室设有专用库房及橱柜用于存放档案。3.档案室内应设置阅览区，并建立监阅制度以防止失密。4.档案库房和橱柜需明确专人管理，钥匙由专管人员保管。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。5.档案人员严禁将涉密文件、档案资料带离工作场所或泄露给无关人员。6.禁止擅自翻印、复印涉密文件或资料，严禁在私人通信或电话中提及档案机密。立卷过程中产生的草稿、废纸等应按保密要求处理或销毁。7.非档案人员不得进入库房，更不得在库房内接待亲友。四、档案资料借阅制度根据《档案法》及相关规定，特制定本制度：1.外单位查阅档案需持单位介绍信，并通常应有两人同行。查阅机密或涉密、人事文件时，查阅人必须为党员。2.查阅档案必须在指定查阅室进行，未经允许不得私自带走。3.查阅重要涉密档案或控制使用的档案需经单位领导同意。4.学校档案严格控制借出，确因工作需要借出时，需经领导批准，且借出时间一般不得超过三天。借阅期间需确保档案安全。5.摘抄档案材料时需注明年代、卷号、张号，并认真核对。出具的证明材料需加盖公章方为有效。如需复制需经经办部门同意。6.利用档案者需保守机密，不得泄露或公布档案内容。7.查阅档案时需保持档案整洁，严禁在文件上圈点、批注、勾画或污损档案，更不得拆卷抽取或撕毁原件。违者将依据《档案法》追究责任。8.利用档案产生显著经济效益或社会效益时，利用者有责任向档案室提供反馈信息。五、档案销毁制度1.档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。2.需销毁的档案需编制清册，并撰写书面报告详细说明档案的历史情况、所属年代、保管期限、数量及详细内容、鉴定情况及销毁理由等。3.销毁档案时必须有两人以上进行监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样及日期，签名盖章以示负责。4.被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，确保打成纸浆后监销人员方可离开。六、档案保管制度1.档案库房、档案柜及资料架需统一编号，档案及资料需按全宗和分类顺序整齐排列。重点档案和一般档案需分别保管并定期检查，对破损或模糊不清的档案及时修复和复制。2.认真落实档案库房的八防措施（防盗、防火、防潮等）。库房内严禁吸烟和存放易燃品；库房内外应放置灭火器材以备不时之需；门窗需装置防盗设备并及时关锁；钥匙由专人专柜保管2024年学校档案室管理制度范本（二）依据依法治档的基本原则，为强化学校档案的妥善保管、严格保密及高效利用，特制定以下制度规范：一、档案保管：1.对各类档案实施细致分类、登记、编目，确保存放井然有序，并编制案卷目录等辅助检索工具。2.设立专用库房，配备专业箱柜，全面落实八防措施（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防水），保障档案安全。3.针对已达到保管期限需销毁的档案材料，需先行清理造册，经分管领导审核同意后，报请主管部门批准方可执行。4.档案员需定期对档案材料进行全面检查，发现问题立即采取改进措施。二、档案保密：1.严格执行《保密法》，全体人员需严格遵守国家保密规定及工作人员保密守则。非档案室人员未经许可，严禁擅自进入档案室。2.涉及保密范畴的档案，利用者需经主管领导批准后方可查阅。在查阅过程中，严禁翻阅或摘录与利用目的无关的内容。三、档案利用：1.本学院人员因工作需要查阅本职责范围内的档案时，可直接向档案员提出申请，档案室将优先提供利用服务。2.外来人员如需利用本单位档案，须持有单位介绍信，并经主管领导批准后，方可进行查阅。3.