基金会档案管理制度

基金会档案管理制度第一章总则第一条系统目的为规范基金会档案管理工作，保障基金会档案的安全、完整、可靠以及便于查阅和使用，提高基金会的管理效能和决策本领，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于我司基金会的全部档案管理工作。第三条定义档案：指基金会业务部门或员工在处理业务过程中产生或收到的各类文件、资料、电子文件等载体形成的记录。档案管理：指对基金会档案进行有效地收集、分类、整理、存储、借阅、销毁等活动的过程。档案管理人员：指为基金会档案管理工作负责的特地人员或委派的相关部门人员。第二章档案管理的基本原则第四条安全性原则对档案采取严格的安全措施，确保档案的保密性、不丢失性和安全可控。第五条完整性原则保障基金会档案的完整性，确保档案料子的真实、完整、准确、可靠。第六条有序性原则对档案进行科学合理的分类、编目和整理，使档案可快速查阅和使用。第七条规范性原则基于法律法规和相关政策的要求，对档案管理制度和操作进行规范，提高档案管理的效率和规范化水平。第八条责任制原则明确档案管理人员的管理职责和权力，建立健全档案管理人员的管理制度。第三章档案管理的组织机构和职责第九条档案管理机构和职责基金会设立档案管理部门，重要负责档案管理工作，具体职责包含但不限于：1.负责起草和修订档案管理制度，确保其与法律法规和相关政策的要求相符；2.组织实施档案分类、编目、整理和装订等工作，确保档案有序、完整；3.负责订立档案的入库、借阅、归还、销毁等流程和具体操作规范；4.引导基金会各部门档案管理工作，供应相关培训和咨询服务；5.定期进行档案安全检查，确保档案的安全性；6.将电子文档转换为纸质档案，并确保其完整性和安全性。第十条档案管理人员职责负责参加档案的日常管理工作，包含分类、整理、装订等工作；负责档案的入库、借阅、归还等流程操作，确保操作规范和及时性；负责对外供应档案查询、复制等服务；监督档案的使用情况，防止档案的滥用和损坏；参加档案的定期检查和统计工作，确保档案的完整性和安全性。第四章档案管理的具体要求第十一条档案的收集和归档基金会全体员工都有义务定时供应符合档案要求的文件和资料；依照规定的档案分类标准和流程，将档案文件进行归类、编号、归档。第十二条档案的存储和保管档案应存放在特地的档案室或档案柜内，确保其安全性和防火防潮；在档案存放区域设置防火报警系统，并定期检测和维护和修理；档案应依照肯定的索引和编目方式进行管理，保证档案的有序性。第十三条档案的借阅和归还借阅档案需要填写借阅申请表，并得到相关部门负责人的批准；档案借阅期限一般为15天，逾期需要书面申请延期，并得到批准；档案归还后需填写归还登记表，并经负责人核对后方可入库。第十四条档案的销毁和转存符合销毁条件的档案，经过书面申请，并经过相关部门批准后予以销毁；应订立档案转存计划，将不再需要使用的档案进行转存。第十五条档案的电子化管理需将紧要纸质档案进行电子化备份，并确保其完整性和可靠性；电子档案必需采取安全措施，防止恶意操作和数据泄露；定期进行电子档案的备份和恢复，确保其安全可靠。第五章档案管理的监督和检查第十六条监督档案管理工作档案管理部门有权对各部门的档案管理工作进行监督和检查；档案管理部门有权要求其他部门供应相关档案和资料；对于档案管理不到位的部门，档案管理部门有权提出整改要求。第十七条档案管理的检查定期进行档案的安全检查和档案借阅情况统计；发现档案管理中存在问题时，及时通知相关责任人进行整改；对档案管理工作进行年度考核，评比出优秀档案管理单位和个人。第六章附则第十八条本制度的解释权本制度由基金会档案管理部门负责解释，如有需要，经相关部门批准后可进行修订