学校会议室管理制度范本

学校会议室管理制度范本第一章总则

第一条目的与原则：为确保学校会议室的高效利用与管理，提高会议效率，明确会议流程及相关人员的责任与义务，特制定本管理制度。本制度遵循公开、公正、高效、节俭的原则。

第二条适用范围：本管理制度适用于学校内所有会议室的预定、使用及管理，以及各类会议的组织与实施。

第三条会议类型：会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括但不限于学期初、学期中、学期末的各类工作布置会议、例会等；不定期会议包括临时性会议、专题会议、紧急会议等。

第四条责任主体：学校办公室负责会议的统筹安排、会议室的管理及会议纪要的整理归档。各相关部门负责本部门所需召开会议的申请、组织和实施。

第五条参会人员：参会人员应准时参加会议，因故不能参加的，应提前向会议组织者请假并获批准。会议组织者应在会议前明确参会人员范围，确保会议的必要性和高效性。

第六条保密要求：会议内容和讨论情况应根据需要确定保密级别，参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容。

第七条制度修订：本管理制度根据学校发展需要，由学校办公室负责适时修订，修订后的管理制度经学校领导审批后公布实施。

第二章会议流程

会议筹备：

会议筹备是确保会议顺利进行的基础工作。筹备工作包括但不限于以下内容：

1.确定会议主题与目标：会议组织者应根据学校工作计划与实际需要，明确会议的主题和预期目标。

2.制定会议议程：会议组织者应提前制定会议议程，明确会议讨论的重点、发言顺序及时间分配。

3.确定参会人员：根据会议主题和目标，明确参会人员范围，并向相关人员发出会议通知。

4.预定会议室：根据会议时间、参会人数等因素，提前向学校办公室预定合适的会议室。

5.准备会议材料：会议组织者应提前准备与会议主题相关的背景资料、报告等，并在会议前分发给参会人员。

会议召开：

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持：会议主持人负责按照议程组织会议，确保会议的顺利进行。

3.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、讨论要点、决策结果等。

4.会议发言：会议主持人应确保每位参会人员都有发言机会，鼓励积极讨论，保持会议高效。

会议决策与表决：

1.会议决策：针对会议议题，主持人应组织参会人员进行充分讨论，形成决策方案。

2.表决程序：对于需要表决的事项，会议主持人应明确表决程序，包括表决方式、通过条件等。

3.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由会议记录人整理成会议纪要。

会议总结与反馈：

1.会议总结：会议结束时，主持人应对会议讨论情况进行简要总结，强调会议决策结果。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在规定时间内完成会议纪要的整理，并分发给参会人员。

3.会议反馈：参会人员应对会议效果、组织等方面提出意见和建议，以利于会议质量的持续提升。

会后工作：

1.会议纪要的落实：会议组织者应跟踪会议纪要的执行情况，确保决策事项的落实。

2.会议室整理：会议结束后，会务组负责将会议室恢复原状，确保会议室的整洁与有序。

3.会议资料归档：会议组织者应将会议纪要、相关资料等进行归档，便于查阅和总结。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的编制与发布：

会议纪要是会议决策和讨论内容的正式记录，其编制应准确、完整、清晰。会议纪要编制后，需经过以下流程进行发布：

1.审核流程：会议纪要由会议记录人初步整理后，应提交给会议主持人或相关部门负责人进行审核，确保纪要内容的准确性。

2.发布范围：会议纪要应根据内容的重要性和保密要求，确定发布范围，确保相关人员能够及时获取。

3.发布时间：会议纪要应在会议结束后尽快完成整理，并在规定的时间内发布，以免影响决策的执行。

会议纪要的执行与跟踪：

1.决策任务分配：会议纪要中明确的决策事项应分配给具体的责任人或责任部门，并明确完成时限。

2.跟踪机制：建立会议纪要执行情况的跟踪机制，包括定期检查、进度报告、问题反馈等，以确保决策的有效执行。

3.责任追究：对于未按期完成或执行不力的决策事项，应追究相关责任人的责任，并采取措施加以改进。

会议纪要的反馈与评估：

1.反馈渠道：设立会议纪要执行反馈渠道，鼓励参会人员和相关执行部门提出执行过程中的问题和建议。

2.评估机制：定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析执行效果，总结经验教训，为后续会议提供参考。

3.改进措施：根据反馈和评估结果，及时调整和改进会议纪要的编制和执行流程，提升会议决策的落实效果。

会议纪要的归档与查阅：

1.归档管理：会议纪要应按照学校档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.查阅权限：设置合理的查阅权限，确保会议纪要的安全性和保密性，同时方便相关人员查阅。

3.利用与分享：鼓励将会议纪要中的有益信息进行分享，促进学校内部知识的传播和利用。

第四章会议室管理规定

会议室预定：

1.预定流程：需使用会议室的部门或个人应提前向学校办公室提出申请，填写会议室预定表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.审批程序：学校办公室负责对预定申请进行审核，根据会议室使用情况及申请人的紧急程度和重要性进行审批。

3.预定确认：审批通过后，学校办公室应及时通知申请人，并协助安排会议所需设施和服务。

会议室使用：

1.使用规范：会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食，不得擅自改变室内设施布局。

2.开会准备：会议前，申请人应确保会议室内的设施完好，包括音响、投影、网络等设备的正常运行。

3.会议室开放：会议开始前15分钟，会务组应确保会议室开放，并协助参会人员就座。

会议室设施管理：

1.设施维护：学校办公室负责定期检查会议室设施，确保设备处于良好状态，并及时维修损坏的设备。

2.技术支持：对于需要技术支持的会议，学校办公室应安排专业人员提供现场支持，确保会议顺利进行。

3.设备借用：如需借用会议室外的设备，申请人应提前向学校办公室申请，并遵守相应的借用规定。

会议室清洁与安全：

1.清洁卫生：会议结束后，会务组应负责清理会议室，确保会议室的整洁，并回收垃圾。

2.安全检查：学校办公室应定期进行安全检查，确保会议室的安全设施如消防器材、疏散通道等符合规定。

3.应急处理：会议期间如遇紧急情况，应立即启动应急预案，确保参会人员的安全。

会议室使用记录：

1.使用记录：学校办公室应记录每次会议室的使用情况，包括会议主题、参会人数、使用时间等，以便于管理和维护。

2.意见收集：鼓励会议结束后收集使用者的意见和建议，不断优化会议室的管理和服务。

违规处理：

对于违反会议室管理规定的个人或部门，学校办公室将进行记录，并根据情况给予提醒、警告或其他相应的处理措施