铁路工程投标书技术分册的编制与管理

铁路工程投标书技术分册的编制与管理摘要：铁路工程建设的投标过程中，投标书是最直观并且直接决定中标与否的一个环节。在投标书中，技术分册又是招标方对投标单位施工能力、技术优势以及对本工程的理解程度等多方面综合素质的考核。编制出优质的技术标书对于能否顺利中标起着非常大的作用。铁路工程投标书的技术分册，包含内容全面、涉及范围深广，而编制有效期限短，在编制过程中不可避免的会发生失误。如何有效提高工作效率，避免失误的产生，最终顺利完成投标任务，是一项系统和综合性的工作。本文结合笔者自身在铁路工程技术标书编制和审核工作中积累的经验，主要对投标书技术分册的编制过程中的规律进行总结，针对易发生问题的环节提出了解决方法；对投标过程中的管理进行分析，期待能对铁路工程项目投标书技术分册的编制及管理有所帮助。关键词：铁路工程；招投标；技术分册；编制与管理1前言铁路工程建设的招投标工作，经过市场多年的探索与磨合，已经形成了一套十分完善和成熟的流程，并且出台了相关的法律法规，铁路工程项目的招投标市场已经规范化和模式化。在这种环境下想要提高中标几率，投标书的编制就显得尤为重要。而在工程项目投标书中，技术分册占据了非常重要的一个环节，是招标方对投标单位施工能力、技术优势以及对本工程的理解程度等多方面综合素质的一个考核。编制出高质量的技术分册对于能否顺利中标起着非常大的作用。笔者结合自身在铁路工程技术标书编制和审核工作中积累的经验，针对铁路工程投标书中技术分册的编制与管理进行具体介绍。2铁路工程投标书技术分册的编制铁路工程投标书中技术分册的编制工作，主要是针对铁路项目招标文件第一卷第二章“投标人须知”中“3.1投标文件的组成”中要求的相关内容编制成册。编制的格式和内容需要响应招标文件第四卷第八章“投标文件格式”中的“六、施工组织设计”。即按照招标文件要求编制共计十六章的内容以及十七张表格。这些内容涵盖总体施工方案、工艺方法、大临布置、安全、质量、工期、机械、物资、劳动力、环保、文明施工、职业健康等多个方面。2.1对招标文件的解读铁路工程招标文件主要组成内容包括招标文件、工程量清单、设计图纸等，部分招标文件还提供指导性施组以及各专业分册设计说明。投标书的编制，就是对招标文件提出要求的全面响应性回复。投标书编制的一切内容都是以响应招标文件要求为基础的。对招标文件进行深入解读，全面理解招标单位和设计单位的意图，是决定标书质量的基础。对招标文件的解读，首先要从第一卷第二章“投标人须知”开始。其中“投标人须知前附表”中将招标人主要的要求列表进行阐述，使投标单位对本工程招标要求有了初步认识。针对技术分册来说，主要包括了该工程项目的工期要求、质量要求、施工安全目标、环保水保目标、文明施工等强制性的要求，这是技术分册中必须要严格响应的内容。另外招标文件中明确了两种评标办法，即“综合评估法”和“经评审的最低投标价法”。一般情况下招标人采用在开标会上抽签确定使用哪种评标办法，但在编制标书过程中，在评标办法未确定的前提下，两种评标办法中的要求均需满足。招标文件由于种种原因，也会出现表述不明、内容遗漏的地方。这就涉及到技术分册编制前期一个重要环节——答疑。在招标单位规定的时间内准确的对招标文件提出质疑，招标单位才能及时回复，标书编制才能更加准确。同样，只有对招标文件反复精读后才能发现问题。当招标单位发出补遗书后，需要逐条对比检查是否对所提问题有着明确的答复。如有没解答的问题，则需要继续向招标方询问、质疑，直到所有问题明确为止。2.2对现场环境进行调查踏勘在技术标书的编制过程中，往往会被人理解为闭门造车。事实上也存在有偏重文字组织而与现场实际情况脱节的现象。为了改变这种状况，让技术标书更加能够贴近现场并起到实际指导施工的作用，这就需要在编制标书前对现场踏勘调查。招标单位一般会在招标初期组织踏勘现场及召开投标预备会，组织投标单位对全线的现场情况进行调查踏勘，并由设计单位现场进行交底和释疑工作。但是由于条件所限，许多工程项目不具备组织整体调查踏勘条件，这就需要投标单位自行组织现场调查。例如笔者所在单位参与的京包铁路集宁至包头段增建第二双线工程，从前期项目跟踪到投标阶段，共计先后五次自行组织了现场调查。调查范围包括从内蒙古集宁地区到包头地区的全线所有标段，对线路所经过地区的地质条件、水文情况、水电通讯情况、交通运输条件、施工地材分布、价格、设计桥涵隧道分布、土方运距及取弃土场分布等全部摸查清楚，并编制了内容丰富详实的现场踏勘调查报告。为标书编制取得了第一手的现场资料，使编制出的技术标书具有针对性和指导性，最终顺利获得中标。2.3目录及格式的制定投标书中的目录往往是容易被忽略的一个环节，认为无关紧要，有些编标人员甚至不提前编制目录，在正文全部完成后才开始索引提取目录。这种做法最终会导致标书内容凌乱以及缺漏不全。正确的做法是在着手编制标书前首先要编制目录。可以说目录是整部标书的一个提纲和框架，目录编制的好坏直接影响标书的质量。能否编制出完善的目录，是检验编标人员业务水平的一个重要环节。铁路工程招标文件中明确给出了施工组织设计文件需要的十六章组成部分以及十七张附表。这就是目录编制的基础，同时目录中应该覆盖该工程所有专业以及工程量清单中包括的各专业全部工作内容。另外编制目录时还要将评标办法中“施工组织设计评审表”的评审因素全部体现。按照笔者的标书编制经验，一般目录编制应精确到三级标题。投标书格式的制定，也是标书编制前期应重视的一项工作内容。由于技术标书往往是由不同人员按章节分别进行编制，最终合稿形成的。一部技术标书一般都在200至300页以上，还有大量的框图和表格，如果格式凌乱，在合稿工作中就容易在统一格式上付出大量的时间和精力，影响了工作效率。因此在标书编制前期，对标书的word文档页边距、版式、文档网格、字体、字号、表格和框图的格式等统一进行要求并严格执行。2.4标书编制的分工目前国内铁路工程招标项目一般都是综合性工程，具有线路长、专业多、工艺复杂等特点。从招标公告发布到投标截止，时间往往在15～20天左右。在有限的时间内要完成精读招标文件、熟悉图纸、现场调查、标书编制、审核、装订等任务，工作量是比较大的。根据经验，在条件允许的情况下，一部技术标书的编制完成安排4～6人是比较合理的。其中1人为编标总体，负责编写总体施工方案、临时工程布置、总体工期安排等，同时负责标书的合稿以及初审工作；2～3人编写各专业施工方案、工艺方法、工期安排等内容；1～2人编写各项管理措施以及制图等内容。在分工时还需要考虑各编标人员的技术特长、专业覆盖面以及组织协调能力等条件因素。2.5对重、难点工程的分析在铁路建设项目的各个标段中，都存在控制性的重、难点工程。这些控制性工程普遍具有施工工艺复杂、安全隐患大等特点，往往控制全标段乃至全线的工期。在拿到招标文件和设计图纸后，首先要全面了解该项目整体设计情况，分析全线各个主要单位、分部甚至分项工程，结合招标文件中的指导性施组以及现场调查踏勘的资料，找出制约全线工程进展的控制性工程。对重、难点控制工程着重编制独立施工方案。对其劳动力、物资材料、机械设备以及临时工程专项配置，细化工期，尽量安排提前开工，尽早完工，为全线按时开通交付运营提供条件。2.6编标过程中的模块应用在编标过程中，项目虽各不相同，但是由于铁路工程招标文件为通用版本，在投标书内容中是有可以重复共用的部分。例如所在企业架子队管理模式、标准化管理模式、质量、安全、工期、环保管理体系和措施等。在专业内容方面例如路基、桥涵、隧道、轨道等施工方法、工艺。如果每部标书都重新编写上述内容，不但会影响工作效率，同时会丢失企业自身的标书风格。因此编制一套规范、标准的技术模块库对于提高工作效率，减少人为失误大有益处。技术模块的编制需要在编标工作之余进行。将以往编制的标书总结、归纳，选取优秀精华部分按惯用的格式进行统一合并。同时还可以参考其他公司编制的技术标书，取长补短，去除老旧、冗余以及不符合最新规范要求的部分，追求精益求精。2.7投标书的审核标书的审核是编制标书中最为重要的一个环节。由于有效编标时间短，编制人员受自身专业水平以及时间限制，不一定对招标文件能够完全深入的理解，这就需要建立一套完善的投标书审核制度并严格推行。首先对编标过程中容易发生的常见问题以及通病进行总结归纳，以表格的形式列出，在标书编制过程中逐一对照检查，发现问题及时改正。同时技术标书严格推行逐级检查审核制度。先由各编制人员进行自检，再汇总至编标总体负责人处进行审核，审核通过后再由市场营销部主管技术分册的副部长审核。最后由分、子公司市场营销部部长及集团公司市场营销部技术部门检查审核。对于重大、关键的工程项目，还应组织公司工程管理部、安全质量部、物资设备部、市场营销部等相关职能部门进行会审。在各级审查过程中发现的问题及时分析改正，并保留审查过程记录，以便于日后对标书进行分析总结，同时对今后其他技术标书编制起到指导意义。2.8与商务分册及报价分册的配合铁路工程项目的投标文件，一般由技术分册、商务分册及报价分册组成。三套分册虽各有侧重，但又是相互结合的。商务分册中有需技术提供的工期、质量目标等；报价分册编制过程中需要技术提供工艺方法、大临布置等；技术分册中需要商务提供组织机构、质量安全人员配置，需要报价提供主要材料供应数量、合同用款等内容。在编制过程中，三个专业的编制人员需要随时进行沟通。在标书编制之前，就需要指派专人负责总体协调工作。协调工作贯穿编标工作始终，根据标书编制进度定期组织召开会议，避免由于沟通不畅导致标书脱节甚至废标。3技术分册编制过程中的管理技术分册编制过程中的管理，主要是对于标书编制人员的管理。只有标书编制人员的整体水平达到一定高度，才能编制出优秀的技术标书。3.1编标人员业务水平的提高在管理过程中，首先要加强编标人员的业务学习，提高员工专业素质和工作效率。利用没有编标任务的空闲时间，组织编标人员学习铁路部门颁发的最新的规范、指南，从网络和专业书籍上学习先进的施工工艺、方法。在年底各项目冬休期间，举办学习班和交流会议，请生产一线的总工程师等经验丰富的专业技术人员和编标人员加强沟通交流，学习现场实际经验。另外在条件允许的情况下，多安排标前现场调查，掌握第一手资料，尽量提高标书的针对性、指导性和实施性。3.2编标人员积极性的提高在标书编制以及审核过程中往往会发现，有些标书中存在的问题完全可以避免的。例如编制工艺方法时对照工程量清单发生的缺、漏项情况。另外有些问题如工程特点、重难点的分析、总体施工方案的编制，存在没有针对性、千篇一律的现象。出现这些问题的主要原因，是由于编制人员的主观能动性和积极性下降造成的。由于标书编制工作时间紧、任务重，经常是一标未走数标又来，在这样的情况下个别工作人员的工作热情逐渐降低，就容易发生状况。同时由于技术标书模块化的形成，工作人员长期形成了机械式的填空工作方法，这样就导致标书的质量下降。为了避免这些情况的发生，需要加强人性化管理。通过分析研究，可以对标书编制人员的工作安排进行了轮换制的弹性改良。针对每个人的专业特长分工，让所有人分工更合理、责任更明确，同时努力提高工作效率，尽量减少加班时间，注意员工的劳逸结合。另外还应奖惩分明，市场营销部门制定完善的奖惩制度，并严格执行。4结论铁路工程投标书的技术分册，包含内容全面、涉及范围深广，动辄洋洋洒洒数十万字，看似繁琐复杂，实则有着许多规律可循。找到这些规律，标书编制工作效率可以大大提高，同时可以避免许多失误的发生。虽然目前铁路项目招标文件的两种评标办法对于施工组织设计方面均采用通过制，不进行打