问题排查台帐建立及销号制度

问题排查台帐建立及销号制度第一章总则为规范问题排查流程，提高组织内部问题处理效率，确保问题能够得到及时有效的解决，根据相关法律法规及组织内部管理需求，特制定本制度。问题排查台帐是记录问题发生、处理进展及结果的重要工具，是提升组织管理水平和改进工作质量的重要依据。第二章制度目标1.提高问题排查效率：确保组织内所有问题能够被及时发现、记录和处理。2.规范问题处理流程：明确问题处理的责任分工、执行标准及操作流程，确保每个环节都有据可循。3.建立有效的监督机制：通过定期检查和反馈，确保问题排查和处理的有效性和透明度。4.促进持续改进：通过问题台帐的分析和总结，发现潜在问题，推动组织的持续改进。第三章适用范围本制度适用于组织内所有部门及员工，所有因工作、流程或行为所引发的问题均应纳入问题排查台帐管理。第四章管理规范4.1问题的定义问题是指在工作中出现的任何偏离预期目标或标准的情况，包括但不限于：流程不畅、质量缺陷、资源浪费、客户投诉等。4.2问题排查台帐内容问题排查台帐应包括以下内容：1.问题编号：为每个问题分配唯一编号。2.问题描述：简明扼要地描述问题的性质及背景。3.发生时间：记录问题首次发生的时间。4.责任部门：明确负责处理该问题的部门。5.责任人：指定具体的责任人，负责问题的跟进和处理。6.处理措施：记录针对该问题所采取的具体措施。7.处理结果：总结问题处理的结果及效果。8.销号时间：记录问题被正式销号的时间。第五章操作流程5.1问题识别1.所有员工有责任主动识别并报告问题，任何人都可以通过填写问题报告单的方式提交问题。2.问题报告单应包括问题描述、提交人信息及建议处理措施等。5.2问题记录1.责任部门接到问题报告后，立即在问题排查台帐中记录该问题。2.问题记录应在24小时内完成。5.3问题分析1.责任部门应对问题进行分析，明确问题的根本原因，必要时可召开专项会议进行讨论。2.分析结果应记录在问题排查台帐中。5.4制定处理措施1.根据分析结果，责任部门应制定相应的处理措施，并在台帐中记录。2.处理措施应明确具体的执行步骤、时间节点及责任人。5.5问题处理1.责任人应按照制定的处理措施实施问题处理，确保在规定时间内完成。2.处理完成后，应在台帐中记录处理结果及效果评估。5.6问题销号1.经责任部门审核确认，问题处理结果符合预期后，方可进行销号。2.销号应填写销号申请，说明处理情况及效果，并在台帐中注明销号时间。第六章监督机制6.1定期检查1.每季度组织一次问题排查台帐的检查，确保所有问题均已记录和处理。2.检查结果应形成报告，提交给管理层进行审阅。6.2反馈机制1.责任部门应定期向员工反馈问题处理情况，以提高员工的参与度和责任感。2.建立员工问题反馈渠道，鼓励员工提出改进意见。6.3评估与改进1.根据问题排查台帐的数据分析，定期评估问题处理的有效性及整体流程的合理性。2.对发现的系统性问题，制定改进计划，推动组织的持续改进。第七章附则1.本制度由组织管理部门负责解释。2.自发布之日起实施，所有员工应严格遵守本制度。3.本制度可根据实际情况进行修订，修订需经过管理层审批。结语本问题排查台帐建立及销号制度旨在为组织提供一个系统化、规范化的问题管理框架，确保问题能够被及时发现和有效处理，促进组