【H省档案中介服务机构发展问题及优化建议探析（论文）10000字】

H省档案中介服务机构发展问题及完善对策研究目录TOC\o"1-2"\h\u4894H省档案中介服务机构发展问题及完善对策研究 1784第1章湖南省档案中介服务机构发展的成绩与问题 114471.1档案中介服务机构发展的成绩 173081.2湖南省档案中介服务机构发展的问题 331249第2章推进档案中介服务机构发展的对策 8164722.1创新服务项目，保障服务质量 8165542.2加强技术研发，加快信息化步伐 8141272.3完善培训体系，提高人员素养 9231402.4严控资质质量，统一行业标准 10217392.5健全法律法规，提供法制保障 1139892.6成立行业协会，开展信息交流 12第1章湖南省档案中介服务机构发展的成绩与问题根据对湖南区域的调研，并结合全国档案中介服务的发展现状，本章重点分析湖南省档案中介机构服务机构发展当前所取得的成绩与面临的问题，主要体现在以下几个方面：1.1档案中介服务机构发展的成绩1.1.1服务项目种类丰富档案中介服务机构在成立初期，其业务主要集中在档案整理和档案数字化服务等方面。随着信息技术的广泛应用，档案管理系统的提质升级改造、智慧档案馆（室）建设，以及档案数据的共建共享等需求拓展了中介服务机构的业务范围，逐渐从以提供人工服务为主转向以提供技术服务为主。研究样本中湖南省档案中介服务机构的服务项目较多，主要集中在档案整理、档案数字化、档案管理技术服务、档案修复等方面。而比较成熟的档案中介服务机构由于发展时间长且公司规模大，一直走在行业前列，还涉足到智慧档案馆建设、档案管理软件开发等对技术要求较高的业务。不过目前只有少部分档案中介机构服务集档案业务咨询、档案整理、寄存保管、档案用品提供、档案技术服务于一身。例如，湖南省经典档案管理技术有限公司，其服务项目包含工程文件编制与档案整理、档案工作达标升级业务指导、档案馆（室）信息化建设、件与档案数字化技术服务以及文档管理软件开发。1.1.2机构数量增长迅速自1992年9月浙江省成立第一家档案事务所起到现在，历经近30年的发展，我国档案中介服务机构从档案事务所、档案咨询服务中心到现在各种类型的档案外包服务公司，数量已经过万，增长非常迅速。同样，湖南省档案中介服务机构的数量也是突飞猛涨，备案登记数量从2013年的23家增加到了206家，具体情况如图3-1和图3-2所示，其中2018年备案登记的数量达到顶峰，新增61家，这充分表明当前市场需求量较大，企业发展前景较好，因而引发大量企业家投资档案中介服务行业，促使档案服务机构数量急剧增长，都期待在数字信息时代通过广泛应用技术优势来获取更大的经济利益。图3-1湖南省档案中介服务机构数量图3-2湖南省档案中介服务机构历年新增数量1.1.3制度建设积极推进早在2013年，湖南省档案局为了规范档案中介服务，维护档案中介市场秩序，便制定了《湖南省规范档案中介服务规定》，从备案登记、服务规范和监督指导等方面明确了档案中介服务机构的职责与义务，进一步保障了当事人的合法权益，促进本省档案事业发展。2020年6月，《中华人民共和国档案法》中华人民共和国档案法[N].中国档案报,2020-06-25(001).最新修订版发布，提出“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督”。等内容规定，湖南省档案局为认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，又发布了《湖南省规范档案中介服务规定》征求群众意见稿，积极广泛征求社会意见，力求进一步完善档案中介服务管理制度建设中华人民共和国档案法[N].中国档案报,2020-06-25(001).1.2湖南省档案中介服务机构发展的问题1.2.1服务质量不高，服务内容同质化从湖南省档案中介服务机构分支机构的调查数据中可以看出，其数量分布不均，差异太大，样本中的档案中介服务机构最多拥有3个分支机构，两家机构仅有1个分支机构，剩余的三家档案中介服务机构没有分支机构，总体来说分支机构较少，仍需要进一步拓展分支机构覆盖的范围。样本中湖南省档案中介服务机构的服务项目较多，基本上围绕着档案整理、档案数字化、档案管理技术服务、档案管理服务、档案修复等，而涉及到档案信息化、智能库房建设服务、档案资源开发利用服务的档案中介服务机构较少，服务项目范围还有较大拓展空间。一是档案业务外包缺乏差异化服务。由于档案咨询、整理和数字化是市场上大多数档案中介服务机构的主流服务项目，而档案中介服务机构的服务手段和服务种类存在类似现象，导致现阶段档案业务外包缺乏差异化服务。同时档案中介服务机构经营有些分散，经常在同一时间段开展多个服务项目，难以在短时间内给所有合作单位都提供高质量高水平的服务。目前，湖南省的档案中介服务机构还尚未形成较大规模，主要依靠人工和信息技术盈利，大多数档案中介服务机构没有形成自己的核心的竞争力，因而整体服务质量一般。二是提供服务与业务需求不对等。由于部分档案中介服务机构跟不上市场主体的需求，对发包方的需求没有完全了解到位，档案中介服务机构习惯参照往期经验开展工作，不能很好地满足客户的个性化需求，最终供需不能对应，导致服务质量整体不高。即便某些机构长期专门从事档案服务，拥有较为丰富合作经验，但由于发包方和档案中介服务机构在供需关系上并不是直接对接，而是通过招投标等方式进行，直接导致提供的服务与发包方的预期需求存在一定的差异化，同样条件下也造成了服务质量低下的情况出现。三是部分档案中介服务机构自身抵抗外界风险的能力差。信息技术是否先进可用，档案中介服务机构的服务意识、服务能力和资金运转等是否都有保障，使得档案中介服务机构自身存在着许多的不确定性和潜在风险。如果档案中介服务机构从业人员水平参差不齐，而公司经营不善等，都会对档案业务的服务质量产生重大影响。1.2.2技术研发不足，信息化程度落后笔者通过对湖南省某档案中介公司的工作人员进行电话访谈，了解到湖南省档案中介服务机构的档案信息化建设水平较发达地区相对落后。例如，湖南省的几家民营性质档案中介服务机构，大部分的工作人员是临时雇用的，基础设备设施较为普通，信息技术含量低，工作人员中兼职人员较多，由于从事的工作也是没有太多技术含量且重复工作多的基础工作，专业化水平较低。不仅如此，机构还缺乏相应的资金支持和团队支持，后续的研发力量相对薄弱，整体来看，湖南省档案中介服务机构的档案信息化建设能力还处于初级阶段。某公司负责人表示，为了凸显公司的专业化水平和信息技术能力，专门建立了档案室，今后准备在信息化建设、大数据管理方面突出自己的特色。还认为只有将档案数字化水平和信息化程度提高、塑造品牌特色，客户才会主动帮忙推荐并带来更多的业务。此外，某单位工作人员表示，软件之间的壁垒不容易打破，当前整个湖南并没有值得广泛推广的档案软件，都是招标后，谁便宜就用谁。大部分的中介公司信息化程度还很低，有待开发。根据第二章的调研结果来看，在技术研发方面，虽然湖南省大多数的档案中介服务机构有相当可观的档案管理系统，但是仍然有部分机构不能独立研发系统。1.2.3高端人才匮乏，从业人员素质低从网站调研和电话访谈的调研情况显示，湖南省档案中介服务机构中的从业人员的入行门槛较低，专业技术人员较少，素养参差不齐。根据调研，大多数的档案中介服务机构在招聘档案类岗位时，学历要求比较低，高中以上学历便可，且不限工作经验和专业，招聘人数较多，还有相当一部分的兼职人员。人员不仅素质不高且流动性大，许多企业长期招聘兼职人员这就是典型体现。从业人员的待遇和福利相对较差，多为无需专业技能和档案知识的重复劳动工种，在一定程度上缺乏高端、精明、拔尖的技术人才和专业对口的人才，行业发展欠成熟、精尖人才匮乏。某档案工作人员受访时表示：“档案中介行业属于比较冷门的行业，发展不成熟，导致高精尖的人才很难吸引过来。有的公司也就二三十人名档案从业人员，其中百分之六七十的人员为兼职人员。成立时间较长的公司其人员结构相对较好，全职人员较多，技术部门基本上都是一些退休的省市领导，然后形成自己独立的技术部门。”湖南省档案中介服务机构需要进一步加强机构员工的培训和外来人才的引进。某档案中介服务机构工作人员认为，从业人员不一定需要专业出身，只要有热爱档案的心便足够，档案工作本身很枯燥，需要耐得住寂寞。而真正的档案专业人才，很少能下基层，一般很少愿意入职档案中介服务机构，在中介公司评职称较难，发展空间也会受限，他们只能从内部找寻认真负责并且乐意干这行的员工作为业务骨干。不仅仅是基层从业人员素质不高，档案中介服务机构的高端管理人才也很匮乏，高端管理人才不仅需要积累多年的丰富经验，同时还应该具备多重能力包括管理能力。正是如此，国内很多档案中介服务机构的整体发展水平较低，在行业中缺乏相应的竞争力。档案服务中介服务机构的服务水平和质量与人员素质紧密相连。此外，同行业间缺乏人才交流，具有专业职称以及拥有档案从业经验的人才交流能很好地促进交流与合作，相互促进发展。在年龄结构方面跨度大，很多从其他单位退休的干部包括从行政管理部门退休的人员占据主体，年龄偏大，难以完全掌握现代信息技术软件的操作技能。而占据比例大的兼职人员更是缺乏专业知识和经验积累，难以成为公司的主力。专业技能人才、管理人才均需要储备和加强知识培训培养。除此之外，缺乏人才激励机制，很多从业人员缺乏对档案职业的热爱导致离职严重。总的来说，从业人员的各个方面均需要提升和重视，包括基层从业人员素质和高端人才的培养。1.2.4顶层设计欠缺，行业标准不统一档案中介服务机构的资质和证书是最能体现出一个机构是否具备相应的能力的标准，对湖南省的档案中介服务机构调研我们可以看出，档案中介服务机构的资质水平参差不齐。由此可见，还需要进一步加强监督和管理，不能让资质的有无被放任。尽管大多数档案中介服务机构都具备一项以上的资质和证书。一半左右机构拥有3项以上的资质和证书；但是有8家档案中介服务机构未获得高新技术企业认证；3家档案中介服务机构未获得质量管理体系认证；5家档案中介服务机构未获得中国职业健康安全管理体系认证。总的来说，湖南省档案中介服务机构内部相关人员所具备的档案资格证书较少，并且档案行政部门没有针对档案中介服务机构所应该必须具备的档案资格和资质做出明确规定，没有建立统一的行业标准。2014年，中办、国办联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》①中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[J].中国档案,2014(5):12-12.提出，“规范并支持档案中介机构积极参与档案事务的治理”。这是近年来，政府层面从顶层设计出发，为加强档案的治理工作做出明确指示，鼓励档案中介机构自身能参与到管理事务中来，为档案中介服务机构的发展创造了良好的发展环境。国家档案局局长李明华在部署2020年全国档案工作时表示，要深入开展“十四五”规划①李勇.档案工作列入全省国民经济与社会发展“十四五”规划[EB/OL].（2021-03-25）[2021-03-26]./sdaj/xxgk_70959/gzdt/xdzx/202103/t20210326_15074909.html.编制调研，抓好顶层设计，对“十四五”时期档案事业发展做出科学规划。笔者认为在未来发展中，相关的行政部门应统一行业标准，制定相应的行业规章①中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[J].中国档案,2014(5):12-12.①李勇.档案工作列入全省国民经济与社会发展“十四五”规划[EB/OL].（2021-03-25）[2021-03-26]./sdaj/xxgk_70959/gzdt/xdzx/202103/t20210326_15074909.html.1.2.5相关法规不全，制度建设待加强与档案服务中介服务机构的发展相比，我国的档案服务中介服务机构相关的法律和法规体系建设进展缓慢。行政管理部门应当加强监管，同时加强法制建设。在对档案的管理工作过程中，难免出现档案信息泄露的情况，甚至实体档案丢失，档案服务中介服务机构在档案管理中，也要注意保护档案资料安全和信息安全。避免丢失客户档案信息，或者泄露信息以及被病毒侵害的情况出现。因此，对于档案中介服务机构的管理是复杂的，需要进一步加强法律规章制度建设。由于沿海地区档案中介服务机构发源较早，且相对发达，因此为适应档案中介服务机构发展而建立的规范化规章制度相对比较完善和规范，发展较好的城市包括上海市、福建省、浙江省、广东省等。2020年，在湖南省新颁布的关于规范档案中介服务规定中的备案登记的问题中提到，档案中介服务机构取得营业执照后，应向同级档案行管理部备案登记。无论是在省级、市级还是县级的市场监督管理局登记注册，都要分别向该级行管部申请备案登记。市县档案行管部门每年还需要向省级档案行管部上报备案登记情况。但通过之前的调查发现，湖南省关于档案中介服务机构的备案登记，并没有具体说明登记要获得什么样的资质，也没有规范机构应具备什么样的资质等，如档案中介服务机构备案证书、涉密信息系统集成资质等等。此外，发达地区如浙江省档案局下发的规定曾提到，省级重点建设项目的档案可由档案局中介机构评估，同时要出具项目档案评估函，然后再由省档案局根据提供资料决定是否通过验收。但总体而言，档案服务机构的法律地位并不十分明确，相关法律法规体系不完善，缺乏国家专门的法律法规。尤其是要从法律层面上对档案服务中介机构的所拥有的权利和应该履行的义务，以及具体的服务对象，甚至包括和档案行政部门间的关系进行重新的、具体的、可行的定义。因此，有必要尽快研究出台相关政策法规，让档案服务机构无忧地走向市场，在公平公正的环境中竞争，在竞争中变得越来越强大。

第2章推进档案中介服务机构发展的对策针对湖南省档案中介服务存在的诸多问题，本章将对湖南省档案中介服务发展中的服务质量、技术研发、人才队伍建设、中介机构资质管理、

法律法规、行业协会等方面着重分析并提出对策。2.1创新服务项目，保障服务质量在对湖南省某档案工作者的访谈中提到，档案中介服务机构的服务没有过多宣传，甚至没有成立专门的公众号进行营销推广，没有线上的宣传，大多是口碑相传，客户主动推荐给其他客户。这体现了只要档案中介服务质量高，自然不愁市场。赢得客户的口碑能够创造更多的业务需求量，获得更大效益。只有提供的档案服务产品符合市场需求，同时保持产品不断创新才能在市场上发挥最大的潜力。为了以后能有更好的发展，湖南省档案中介服务机构应拓展服务项目，提高服务质量，做到服务项目的完整化、流程化、全面化。像上文提到的安徽宝葫芦公司，涉及的档案相关业务类型不仅包括基础服务，还涉及到先进的云计算、云服务；其加工各环节严格按照标准，保密系数、安全系数非常符合规范。同时，该集团还在原有的档案管理系统上开发了全息安全性档案管理系统。为了防止数据的泄露和被窃取，该系统在存储方面运用了全息安全型的存储格式保障了数据的安全运行并进行了数据备份。此外，宝葫芦公司还拥有少有公司能获得的甲级国家秘密载体印制资质，表明该公司的保密管理水平较高。湖南也颁布了档案数字化工作安全保密管理的相关条例，提出档案寄存服务应该满足《档案馆建设标准》（建标[2008]51号）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）县级档案馆三类以上建设标准的档案库房的标准。因此，目前湖南省档案中介服务机构不仅需要拓展业务类型，也需要提高相关技术，还要兼顾档案安全和保密，只有这样才能真正保障服务质量。档案中介服务机构需要学习先进的公司产品和服务类型，并拓展自身的业务类型，以在公平公正的市场竞争中形成核心竞争力。档案管理部门也要加大扶持力度积极培育档案中介服务市场，做好宏观调控的同时，助力档案中介服务机构开展好档案管理、数字化加工、档案管理系统外包等业务，科学制定相关的档案保管、整理、纸质档案数字化的标准规范。2.2加强技术研发，加快信息化步伐从第二章调研可见，某些档案中介服务机构仅有较少的档案管理系统或者未研发系统，且技术研发的系统种类少。档案中介服务机构应该加大技术研发的资金投入，成立专门的研发团队，提升技术服务水平。此外，档案管理软件开发业务需求大，档案中介机构和政府应该加大资金投入力度，适当购买专业化的设备，并研制出先进的、配置高的软件系统，以提高服务水平。应当提升技术人员自主研发软件技能，而不是通过招投标采用价格便宜的软件。档案中介服务机构应该建立专门的档案室，只有信息化建设水平提高了，服务项目才能完成得更好，同时带来更多的业务。因此，当前档案中介服务机构的重点应是推进自身软硬件设施的升级改造，既要研发出多类型多功能的档案管理系统，又要购置适合机构发展特点的档案数字化的硬件设备，软硬件设施均要加强研发，提高工作效率和工作质量。譬如，安徽省的宝葫芦公司的档案数字化技术在国内比较先进，该公司发展时间较久，早已形成成熟且规模化的加工体系，服务类型包含档案基础业务如档案整理服务、著录、数字化加工等。数字化加工全程通过使用计算机设备等硬件设施和该公司自身开发的系统（也就是数字化加工管理平台）进行操作，可以将各种各类形式不一的原始档案转换成数字化档案，该数字化加工系统在储存数量巨大，可供多方公司随时随地共享使用。湖南省的档案中介服务机构需要学习采用先进设备和技术将纸质档案转变成能大量储存、利用、共享的数字化档案，不断提升服务质量。同时，湖南省档案中介服务机构对先进设备的研发要跟随国家的发展趋势，还要结合客户的实际需求，要致力于研制档案智慧库房、智能密集架等先进的设备，为推进档案管理的智能化和智慧化管理贡献一己之力。2.3完善培训体系，提高人员素养对于档案中介服务机构来说，人才队伍建设才是发展的源泉，企业的核心竞争力往往是人才的竞争。对于在档案中介服务机构从事档案服务工作的工作人员来说，不仅要具有丰富而专业的档案知识和理论基础，还要了解客户的服务需求，为客户提供相应的档案服务。同时加强人员知识技能业务的培训，鼓励积极参加档案局、档案专业培养高校的培训讲座。在人才招聘时严格选拔，实行晋升激励措施，培养技术骨干、高层次人才，并加强对从业人员进行规范的培训。根据笔者调研，湖南省某一档案中介公司的工程部已经有一个很完善的组织的配置。档案中介服务机构负责人表示，必须配备中级以上的档案专业技术职称人员，即便数量不多，也要尽可能提高中级职称人员所占比例。该档案中介机构建立了自己的档案室，并规划两栋楼房作为库房，考虑跟大学签订实训基地，为高校档案学专业学生提高一个实践学习交流平台，将理论和实际相结合。因为理论和实际操作区别较大，所以建立一个战略合作的人才实训基地，保持长期合作的关系，可实现互利共赢。档案中介服务机构对专业人才的需求不断增加，只有完善人才体系建设，才能提高一个企业的服务水平同时提升竞争力。单位聘用工作人员时，要严格选拔应聘人员，应具有基本的理论基础。档案中介服务机构的服务规范曾对此作出要求，执业人员要自身本领过硬，首先拥有档案工作相关理论知识和基本的档案工作技能，同时还要在工作之余参加培训进行学习和充电。此外，还要定期接受湖南省档案行政管理部门等有关部门的业务知识培训，取得从业人员继续教育证书。定期培训学习可以让档案从业人员的专业知识更牢固，继续学习新的法律法规，以及业务知识。培训的内容要结合档案实际工作，不单只是理论知识。由于兴趣能有效激发潜能，因而要注重要培养职业兴趣，从业人员要有耐心、耐得住寂寞，真正热爱档案这个职业。对于为档案服务业献身贡献多年的人员应该颁布相应的荣誉证书，提升职业荣誉感。对高端人才的培养要更加重视并实施，需要培养他们的专业技能以及管理能力等多重能力。同时要促进同行间的业务交流，互相学习先进的工作服务理念以及档案工作经验。制定人才激励政策，让技术骨干、专业人才有合理的晋升途径。同时可以选择提高优秀人才、高层次人才的待遇，减少人才过多流失。2.4严控资质质量，统一行业标准档案中介服务机构在我国比较分散，明显呈现出以下特点，沿海地区数量多且发展比较成熟，内陆地区相对较少且发展迟缓。同时，由于档案行管理部对档案中介服务机构管理不够严谨规范，对档案从业人员的管理条例也不完善，制度建设跟不上档案中介服务机构的发展势头，造成了档案中介服务机构在市场上的资质有高有低，参差不齐。某些省市颁布了关于严格把握资质、备案登记的法规，浙江省出台的《档案中介服务管理办法试行》浙江省档案局网站《浙江省档案中介服务管理办法》[EB/OL].[2019-02-27].提出，应按照国家有关企业登记管理的规定设立档案中介服务机构，从事该类服务的单位需办理登记，否则不得从事相关服务。该类机构运行必须配备安全保护设施，符合档案管理要求。湖南省最新颁布的关于规范档案中介服务的规定提到中介机构执业人员要参加档案专业培训课程，要同时掌握理论知识和操作技能。不同地方关于档案中介服务的资质等规定比较笼统，各不相同，没有形成统一的规范标准。为了让中介机构做到有法可依、有章可循，必须完善现有的标准体系建设。一是统一登记资质，需进一步明确说明登记要获得什么样的资质，然后规范机构应具备特定的资质等，诸如上章提到的十个中介机构具备的资质，在信息安全方面列出信息安全管理体系认证这种具体的资质证书，还有质量管理体系认证等，包括具体规定中介机构应遵循的规章制度、职业道德素养、业务范围、聘用标准等。二是在获批备案登记资质后，严格按照规定每年应在届满前30天内向登记地档案行政管理部门申请复核一次。中介机构一年内未开展中介服务的，则认定为不合格。复核不合格的服务机构，要按时整顿改造，否则要取消备案的资格。档案中介服务机构获得相应的政策支持的同时也要有一定的约束，相互制衡，使其健康稳定发展。三是行政管理部门对企业进行监督和管理时，要采取公平的符合原则的制度指标，在检查时要对服务内容采取符合标准、遵循制度的理念进行评判。除了行管部门的监管外，其他社会组织也可以进行日常监管，多方监督同时进行，多重防护。制定具体详尽可行的行业标准，提倡市场公平竞争。档案行政管理部门对档案中介服务机构要及时进行考核和检验相关的设计人员和公司的资质问题，对公司的从业人员也要按时检验资格，保障资质在有效期内，并及时督促对更新。浙江省档案局网站《浙江省档案中介服务管理办法》[EB/OL].[2019-02-27].2.5健全法律法规，提供法制保障《档案法》出台后在我国历经多年，2020年最新修订版正式发布，并且于今年实施。《档案法》与我们息息相关，它是档案事业管理的基本准则，也是公民相关权利和义务的根本保障，同时为促进国家治理体系和治理能力现代化建设中发挥重要作用。《档案法》还能为档案中介服务机构的相关法律法规制定提供借鉴和参考，档案中介服务机构要想完善档案法律政策，首先，要遵循国家颁布的法律法规，不能与之相违背。要对档案中介服务机构应该履行的权利与义务、具体的服务对象、理清与档案行政管理部门之间的关系。其次，坚决执行各项法律法规。档案中介服务机构要履行该有的权力和义务，并且严格执行。档案行政部门在档案中介服务机构的成立之初，应该严格进行审批检查，行政管理部门要把好关，做到严进严出。对于档案中介服务机构的变更，也需要严格审核。此外还要保障人员结构的合法性，对档案中介服务机构从业人员的资格进行检查；规范档案中介服务机构的业务和合同的合法性；除了业务方面，还要注意私密问题，避免信息泄露的情况出现，保护信息安全