科协会议管理制度

科协会议管理制度科协会议管理制度

第一章总则

第一条目的与原则

为保障科协会议的有序、高效进行，确保会议内容的科学性、决策的民主性和执行的严肃性，特制定本制度。本制度遵循公开、公平、公正的原则，旨在通过规范化的会议管理，提升科协的工作效率和决策质量。

第二条适用范围

本制度适用于科协组织内的一切正式会议，包括但不限于常务理事会议、全体会员大会、专业委员会会议等。临时性会议及其他非常规会议可参照本制度执行。

第三条会议分类

根据会议的性质和内容，科协会议分为以下几类：

1.常务会议：讨论日常工作，决策重大事项。

2.专题会议：针对特定议题进行深入研究和决策。

3.全体会员大会：汇报工作，讨论重大决策，进行选举等。

4.学术交流会议：交流学术成果，探讨科技发展趋势。

第四条会议召开

会议的召开应当符合以下条件：

1.会议主题明确，符合科协的工作目标和任务。

2.会议通知提前发放，明确会议时间、地点、议程等。

3.参会人员符合会议性质和议题要求，确保决策的权威性。

4.会议所需资料、设备等提前准备，保证会议顺利进行。

第五条参会人员职责

参会人员应严格遵守以下规定：

1.按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.积极参与讨论，对会议议题提出建设性意见和建议。

3.遵守会议纪律，不得泄露会议内容和非公开信息。

4.会议结束后，按照分工要求，及时跟进会议决议的落实。

第六条制度修订

本制度根据科协工作需要和实际情况适时进行调整和修订。修订后的制度需经常务理事会议讨论通过，并予以公告。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据科协工作计划和实际需求，明确会议的主题和目标。

2.制定会议议程：根据会议主题，列出会议讨论的主要议题和预计时间安排。

3.发放会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，确保参会人员提前做好准备。

4.准备会议资料：收集、整理与会议议题相关的资料，制作会议文件，并在会议前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员名单。

2.主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和要求。

3.专题报告：根据会议议程，邀请相关人员进行专题报告，分享研究成果或工作经验。

4.讨论与发言：参会人员针对会议议题展开讨论，提出意见和建议。

三、会议决策

1.提出决策方案：根据讨论情况，整理形成决策方案。

2.表决：对决策方案进行表决，可采用无记名投票、举手表决等方式。

3.形成会议决议：表决通过后，形成会议决议，明确责任人和完成时限。

四、会议总结

1.主持人总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议决议和下一步工作要求。

2.参会人员反馈：参会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议。

3.会议纪要：会议纪要员整理会议内容，形成会议纪要。

五、会议结束

1.会议闭幕：主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.参会人员离场：参会人员按照会议安排离场，确保会议场所整洁。

3.会议纪要发放：会议纪要整理完成后，及时发放给参会人员，以便跟进会议决议的落实。

本章对会议流程进行了详细阐述，旨在确保会议的顺利进行和高效决策。参会人员应严格按照会议流程执行，共同维护科协会议的秩序和效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审核

1.会议纪要的编制：会议纪要员应在会议结束后尽快整理会议内容，形成详细的会议纪要，包括会议主题、议程、主要讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要的审核：会议纪要完成后，需提交给主持人或相关负责人进行审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.会议纪要的发布：审核通过的会议纪要应以书面形式发放给所有参会人员，并在必要时通过电子邮件、内部网络平台等方式进行公告。

二、会议决议的分解与责任落实

1.决议分解：根据会议纪要，将会议决议细化为具体的任务和行动项，明确每项任务的责任人、完成标准和时限。

2.任务分配：将分解后的任务分配给相应的部门或个人，确保每项任务都有明确的执行主体。

3.责任落实：责任人应按照任务要求，制定详细的工作计划，并确保按时完成。

三、会议决议的跟踪与监督

1.定期跟踪：设立专门的跟踪机制，定期检查会议决议的执行情况，及时发现并解决问题。

2.信息反馈：责任人应定期向会议组织者或相关部门报告任务进展情况，确保信息畅通。

3.监督评价：对会议决议的执行情况进行监督评价，对未按期完成或执行不力的责任人进行督促和问责。

四、会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要应按照档案管理规定进行归档，便于日后查阅和追溯。

2.查阅权限：设置适当的查阅权限，确保会议纪要的安全性和保密性。

3.借阅流程：制定会议纪要的借阅流程，确保会议纪要在需要时能够及时提供。

本章明确了会议纪要的跟踪落实流程，旨在确保会议决议的贯彻执行，提高科协工作的执行力和效果。参会人员和相关责任人应认真履行职责，共同推进会议决议的落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.审批权限：会议室管理部门负责审批会议室预订申请，根据会议室使用情况，合理安排会议时间。

3.预订确认：审批通过后，预订人应与会议室管理部门确认预订信息，确保会议顺利进行。

二、会议室配置与维护

1.基础设施：会议室应配备必要的基础设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备等。

2.环境卫生：会议室管理部门负责保持会议室的整洁卫生，定期进行清洁和消毒。

3.设备维护：定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

三、会议室使用规范

1.使用要求：参会人员应遵守会议室使用规范，保持会议室内安静、整洁。

2.会议时间：严格按照预订的会议时间进行，不得迟到、早退或占用他人预订的会议室。

3.会议物品：会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得在会议室遗留垃圾或私人物品。

四、会议室安全管理

1.安全意识：参会人员应提高安全意识，注意会议室内的人身安全和设备安全。

2.紧急疏散：了解会议室的紧急疏散通道和消防设施，确保在紧急情况下能够快速疏散。

3.保密要求：对于涉及保密内容的会议，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为科协会议提供良好的会议环境和服务，确保会议的顺利进行。各部门和参会人员应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的秩序和安全。

第五章附则

一、制度解释

本制度的最终解释权归科协所有。如有疑问或争议，由科协相关部门负责解释。

二、制度实施

本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、制度修订

本制度的修订由科协相关部门负责，根据实际情况和工