生产系统会议管理制度

生产系统会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保生产系统会议的规范化、高效化，提高决策与执行能力，制定本会议管理制度。本制度旨在明确会议的组织、召开、流程、记录及落实等各环节的要求，坚持公开、民主、集中的原则，保障会议的严肃性、权威性和实效性。

二、适用范围

本制度适用于公司生产系统内各类会议，包括但不限于生产例会、专题协调会、技术研讨会等。各部门应按照本制度要求，组织、参加相关会议，确保会议质量。

三、会议分类

1.生产例会：定期召开，总结前期生产工作，部署下一阶段任务，研究解决生产过程中的问题。

2.专题协调会：针对特定项目或问题，组织相关部门进行协调、讨论，推动问题解决。

3.技术研讨会：研究生产技术问题，探讨技术改进措施，提高生产效率。

4.其他会议：根据工作需要，临时组织的相关会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织：会议应由相关部门负责组织，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。

2.会议的通知：会议组织部门应在会议召开前，提前通知参会人员，确保参会人员提前做好准备。

3.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议组织部门负责统计参会人员。

4.会议纪律：参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，不迟到、早退，会议期间保持手机静音或振动，不得随意离场。

五、会议决策与落实

1.会议决策：会议应充分讨论，形成明确的决策意见，并由会议主持人进行总结。

2.会议纪要：会议组织部门应指定专人记录会议内容，形成会议纪要。

3.决策落实：各部门应根据会议决策，及时开展工作，确保决策的落实。

4.跟踪检查：会议组织部门应对会议决策的落实情况进行跟踪检查，确保会议成果得到有效执行。

六、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订内容需经公司领导审批后，予以发布实施。本制度的最终解释权归公司生产系统管理部门。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据生产系统工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.确定会议时间：结合参会人员的工作安排，选择合适的会议时间，避免影响正常生产工作。

3.确定会议地点：选择合适的会议室，确保会议场地设施齐全，满足会议需求。

4.确定参会人员：根据会议主题，明确参会人员范围，确保相关部门和人员参加。

5.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等，要求参会人员提前做好准备。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织部门负责签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：由会议组织部门指定主持人，负责主持会议，确保会议有序进行。

3.会议议程：会议主持人按照预定议程逐项进行，确保会议内容全面、深入。

4.讨论与发言：会议主持人应引导参会人员充分讨论，鼓励发表意见，确保会议决策的科学性。

5.会议决策：在充分讨论的基础上，形成明确的会议决策，并由主持人进行总结。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，整理会议记录，形成会议纪要。

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批，确保纪要内容的准确性。

4.发布会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，要求各部门按照纪要内容执行。

四、会议总结与反馈

1.会议组织部门应收集参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议流程。

2.会议结束后，对会议决策的落实情况进行跟踪，了解执行过程中存在的问题，及时反馈给公司领导。

3.定期对会议决策的落实情况进行总结，分析原因，为今后类似会议提供借鉴。

五、会议资料的归档

1.会议组织部门应将会议通知、会议纪要、会议签到表等相关资料进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司档案管理规定进行保存，确保资料的完整性和安全性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经主持人审批通过后，由会议组织部门在第一时间内通过邮件、公司内部通讯系统等渠道发布给所有参会人员及相关部门。

2.会议组织部门应确保会议纪要的传达到位，对于未参会人员，应通过其他方式通知其会议决策内容。

二、会议决策任务的分解与分配

1.会议纪要中明确的决策事项应进行任务分解，明确责任部门和个人。

2.会议组织部门应与相关部门沟通，确认任务分配的合理性和可行性，确保每个任务都有明确的执行主体和完成时限。

三、会议决策执行的监督与检查

1.会议组织部门应建立会议决策执行跟踪机制，对决策任务的执行情况进行定期检查。

2.对于执行过程中出现的问题，应及时与相关部门沟通，分析原因，制定解决方案，并报告公司领导。

四、执行结果的反馈与评估

1.责任部门在完成任务后，应及时向会议组织部门反馈执行结果。

2.会议组织部门应对执行结果进行评估，确保决策效果符合预期，并对执行情况进行总结。

五、未完成任务的跟踪与催办

1.对于未按期完成的任务，会议组织部门应进行跟踪催办，了解原因，并督促相关部门加快执行进度。

2.对于因特殊原因无法按期完成的任务，应及时报告公司领导，并协商解决。

六、会议纪要执行情况的定期汇报

1.会议组织部门应定期向公司领导汇报会议纪要的执行情况，包括已完成的任务、未完成的任务及存在的问题等。

2.定期汇报有助于公司领导掌握会议决策的执行动态，为决策提供依据，并促进公司内部管理的持续改进。

七、激励机制与责任追究

1.对于会议决策执行到位、效果显著的部门和个人，应给予表彰和奖励，激发工作积极性。

2.对于执行不力、影响整体工作的部门和个人，应视情况追究责任，确保会议决策的严肃性和权威性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理部门根据申请进行合理安排，确保会议室资源得到有效利用。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.会议室管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，满足会议需求。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾，不得在会议室内用餐。

2.使用会议室时，应爱护公物，正确操作设备，如有损坏，需及时报告并承担相应责任。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应确保会议室安全，定期进行安全隐患排查。

2.会议室内应配备消防设施，并定期检查，确保其在紧急情况下正常使用。

五、会议室使用冲突处理

1.如遇到会议室使用冲突，会议室管理部门应根据实际情况进行协调，确保重要会议的顺利进行。

2.鼓励部门之间相互沟通，提前协商解决会议室使用冲突。

六、会议室环境卫生

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁，保持室内环境整洁。

2.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，协助保持会议室环境卫生。

七、会议室资源优化

1.会议室管理部门应不断优化会议室资源配置，提高使用效率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等形式的远程会议，减少对实体会议室的依赖。

八、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，会议室管理部门有权进行提醒、警告，直至限制其使用会议室的权利。

2.严重违反规定，造成公司财产损失或不良影响的，应追究相应责任。