办公室5s管理手册

办公室5S管理手册

一、目的

为配合公司质量管理体系的有效实施，创造良好的工作环境，和谐融洽的管理气氛，提升员

工真、善、美的品质，不断规范日常工作，促使5s活动向“形式化--行事化--习惯化"演变，塑

造公司良好的形象，特编写了办公室《5S管理手册》。

二、范围

5s管理手册详实地介绍了5s的定义、目的、效用，推行要求。

三、定义与目的

5S就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)>清扫(SEISO)>清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE)

五个项目，因日语的罗马拼音均以开头，简称为5S。

1S-整理

定义：区分要与不要的东西，工作现场除了要用的东西以外，其他•切都不放置。

目的：将“空间〃脚出来活用

2s-整顿

定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示,

目的：不浪费〃时间〃找东西，提高工作效率。

3s-清扫

定义：清除工作现场内的脏污，并防止污染的发生。

目的：消除〃脏污〃，保持职场干干净净、明明亮亮

4S-清洁

定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。

目的：通过制度化来维持成果

5S-素养

定义：培养文明礼貌习惯，按规定行事，养成良好的工作习惯。目的：提升"人的品质”，

成为对任何工作都讲究认真的人

四、5s实施要求

办公室要求一办公桌

31入座后左边办公桌

纸篓

过道

各部门可按本部门特点制定规范，内部统一。建议按照如下标准存放文件:

第一层待办文件___________

第二层待办文件

第三层已办文件

第四层已办文件

第五层已办文件

文件夹使用标准

（1）均统一选用蓝色系文件夹

（2）目录标准

1、尺寸：5.5X30cm

2、字体标准：华文中宋小初

3、对齐方式：上对齐

4、颜色：白底黑字

序号内容时间负责人

1无污点，无灰尘每日使用者

2桌面不得放置私人物品每日使用者

3每日使用的物品整齐有序固定位置摆放（包括电话、文件柜、每日使用者

电脑、个人使用的打印机、文件夹、日历、笔筒、便笺），

不得摆放闲置不用的物品（每日均不使用）（图一、二）

4文件柜应整齐，将待办文件却已办文件由上到下有序排列，每日使用者

可参见桌面文件柜物品摆放标准。

5文件夹整齐竖立，不影响正常工作，（每月不使用的资料不每日使用者

得放置在桌面的文件夹）

5文件分类区分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的按需要使用者

个人资料应区分，设置独立的文件夹，标识后进行区域存放，

并将使用频繁的资料文件夹放置在其他材料的外部。

一月使用一次的物品、每天都使用的物品和每小时都要使用

的物品应保存在办公桌或随身携带。

6文件夹应粘贴标识，标识应醒目区分所存材料，区分是否进使用前使用者

行处理（严禁将保密材料放置在桌面上）参见文件夹使用标

准

使用文件盒，参见文件盒使月标准

7电脑以及打印机等电器连接线不应过长，固定连接线应有序每日使用者

打结和捆绑

8办公抽屉应摆放整齐，并按照使用频次依次由里至外、下至每日使用者

上的循序摆放，零散物品应装盒或袋，个人物品应放在抽屉

的最下层。参见办公柜物品摆放标准。

立式文件柜物品符合摆放标准

9衣服柜应整齐挂在个人衣柜中每日使用者

10电脑显示器置写字台左前角或中间，竖式主机置桌面下。每日使用者

11F座屏风：除规定张贴的使用者信息外，内外侧不允许有任每日使用者

何张贴。

12垃圾篓置写字台下，罩塑料袋，桌洞下不得堆积杂物。每日使用者

13每口整理桌面，关闭电源，整理物品，保持固定的位置离开前使用者

文件盒使用标准

（1）均统一选用蓝色系文件夹与牛皮纸文件盒

（2）侧面目录标准

1、尺寸：4X18.3cm

2、字体标准：宋体初号加黑

3、对齐方式：上对齐

4、颜色：白底黑字

（3）首页目录标准

1、目录格式标准分为序号、编号、文件名称、备注（见附表）

2、编号标准要求QHDMCC（秦皇岛移动）-ZHB（部门开头字母）-X001（X

文件编号）

3、目录纸张标准：B5

4、字体标准（范例）

（4）封面目录标准（横幅）

1、尺寸：8.0X5.0cm

2、字体标准：宋体加黑二号

3、对齐方式：居中

3、颜色：底色为白色

（5）、文件索引要求

1、同类型文件需加装封面，封面可采用粘贴、铁夹或装订形式，按顺序

自下而上错开索引标志

2、索引标志只需要手写编号即可

3、首个文件索引从文件底部开始

办公柜物品摆放标准

（1）活动办公柜物品分层标准如下图所示：

第一层办公用品（2）第一层抽屉摆放规范

第二层笔记本、学习记录、培训笔

记

第三层个人用品（包、茶叶）

订书器计算器

散物架

立式文件柜物品摆放标准

（1）顶部无杂物（少量绿色植物除外）

（2）柜体整齐、净，玻璃清洁无手印

（3）上柜第一层放置各种业务书籍、学习书籍，第二层放置各种档案\文件夹

（4）下柜放置各种物品或需保存资料,并贴明标签区隔物品种类'型号

（5）标签按照公司统一标准制作，粘贴

办公室要求----办公椅

序号内容时间负责人

1无污点，无灰尘每日使用者

2办公椅上不得放置或者搭挂衣服或背包等物品每口使用者

3办公椅应整齐放置在固定位置上，方向应对应办公桌，不得歪斜每日使用者

4人离开时椅子调正，离开半人小时以上，椅子应放回桌洞内每日使用者

办公室要求一一公用设施

序号内容时间负责人

1无污点，无灰尘每日使用者

2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用每日使用者

3办公室设施应进行标识，并明确责任者和监督者以及设备状每日使用者

态（红色代表故障，绿色代表正常）

4报刊、图书等摆放架应整齐，看后及时放在报架上，每半月每日使用者

及时更新报纸。每年不使用的图书或资料及时撤柜，并要时

存档。图书资料摆放应统一方向，便于识别。使用后应原位

放好。

5暂时存放文件的存储柜应整齐，文件应分类分区标识后摆每日使用者

放，便于查阅。机密文件应专人上锁保管。

6下班前及时关闭电源每日责任人

办公室要求一一地面和墙壁

序号内容时间负责人

1无污点，无灰尘，蜘蛛网等，污秽应即擦拭除去每日使用者

2垃圾分类，并送往指定地点每日使用者

3地面无纸屑、烟头（办公室内禁止吸咽）每日使用者

4地面不得长期（5天以上）堆放物品（包括资料），临时堆每日使用者

放物品应放在制定的区域（不得影响正常进出），整齐摆放

5墙壁.卜.悬挂的壁画、宣传材料等不得歪斜每日责任人

6窗台上除放置的花草外，不得放置其他物品，每个墙台放置每日责任人

的花草数量应小于3,并均名放置，花草大小应适宜，不得

影响正常工作。枯萎的花草应及时撤离

7门窗玻璃上除粘贴责任人标签和部门标识外，不允许粘贴其每日责任人

它物品

会议室要求

序号内容时间负责人

1无污点，无灰尘，垃圾及时清理每日责任者

2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用，并保持每日责任者

整洁，配套设施应齐全和完整（如饮水机桶装水、纸杯、茶

叶等），核查食物品不超过保质期

3公用设施应进行标识，并明确责任者和监督者以及设备状态每日责任者

（红色代表故障，绿色代表正常）

4桌椅应完好，离开会议室前，应将椅子推放到桌子下。每日使用者

5会议室门外应对会议室的使月状态进行标识，如会议室正在每日使用者

使用，空闲

6会议室墙台上禁止防止任何物品，保持清洁每日责任人

7长期使用会议室（超过一天）应按照办公室要求实施每日使用者

8临时使用的电源线应安全整齐每日使用者

9臬面堆放的材料应有序，不得平铺在整个会议室中每日使用者

10离开前应关闭所有电源设施每日使用者

吸烟间要求

序号内容时间负责人

1地面无污点，无灰尘每日责任者

2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用，并保持每H责任者

整洁

3烟灰缸应整洁放在桌面上每日责任者

4烟灰缸中的烟蒂不应超过烟灰缸的1/2每日责任者

5吸烟时应关门，即使排气每口使用者

6离开后关闭电源每日使用者

走廊要求

序号内容时间负责人

1地面无污点，无灰尘每日责任者

2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用，并保持每日责任者

整洁

3消防设施应整齐放置在消防柜中每日责任者

4消防水带应整齐盘整放入消防柜中每日责任者

5消防设备应标示，红色表示故障，绿色标志正常可用每日责任者

6消防柜正常打开，不得锁闭每日责任者

7消防指示灯正常，悬挂整齐，不得出现歪斜每日责任者

8走廊内不得放置杂物每日责任者

9廊灯完好，无故障每日责任者

10墙壁上除统一悬挂壁画或者文件宣传等内容外，不得悬挂其每日责任者

他物品

11壁画或者文件宣传材料应统一样式，在相同高度上悬挂，不每日责任者

得歪斜

12下班后关闭电源每n使用者

五、5s现场管理检查与奖惩办法

（一）检查组成员组成及职责

省公司组成以内审检查室为首的5S项目检查小组，分公司成立以党群工作部为首的检查小

组，组成小组成员，履行如下职责：

1、制定并下发阶段性检查标准；

2、记录检查内容，向被检查者解释5s内部审核中出现的不合格项和需改进的方面；

3、对纠正和预防措施的反馈进行跟踪管理。

（二）检查的形式、周期及内容

5s检查分为个人自查、部门检查、分公司检查和省公司检查。

I、个人自查

（1）个人整理流程为先整理文件一办公用品一清理桌面。

（2）清理各自责任设备，流程为先清理外部杂物一外表卫生一内部卫生一关闭电源。

（3）清扫完毕，进行自我检查合格后。

5S自查标准

部门：检查结果:A：优秀B：合格C：不合格

5S自我诊断表

5s小组评价

序号检查区域检查内容检查标准

YN

非必需品是

1办公区域具体标准见表格下方

否弃除

显示屏放在标准位置;面、缝隙无灰尘

键盘放在标准位置;面、缝隙无灰尘

鼠标放在标准位置;缆线、面、底无灰尘

笔简放在标准位置;不超过2支笔/无杂物

文件无隔日文件

办公桌面

文件架（夹）分类、分页

水杯放在标准位置；

1、纸张大小一致;2、纸面无涂改；3、

贴士板

无翘角

私人物品无

2

1、无灰尘；2、无杂物；

电脑主机

3、摆放位置统一

电缆1、集束捆绑；2、目视隐藏；

1、周表无灰尘；2、上部无杂物；

办公桌下移动办公柜3、抽屉有标示；4、内部无杂物、

私物；5、物品分类存放

杂物无

地面无纸屑、灰尘

纸篓1、放在标准位置;2、废弃物不超过1/2；

立式文件

杂物无

柜顶部

卫生状况无灰尘

玻璃面卫生

1、无手印；2、无灰尘；

状况

立式文件

柜上部1、无倾斜；2、有打印版标示；3、

文件夹

无过期文件；

零散文件无隔日文件

杂物无

私人物品无

特殊物品标

标签齐全

签

日料牛散落文件

无散落、全部入夹

柜下部

私人物品无

监督员：_______________

2、部门检查

(1)各部门办公室人员依次作为5s监督员，行使监督职能，每人一

周。

(2)5S监督员每口早晨上班时按照标准(见表：5S自查标准)对各

区域人员的清理状况进行检查，检查不合格地方则放上“红色”目视牌，

并认真做记录，以备5s项目小组检查。

(3)每周部门主任抽查一次：

各部门领导对整个办公区域进行综合检查，检查内容包含(见下表：

部门主任检查表)；对检查出的问题应当即责令责任人立即整改并跟进整

改状况；检查表格请留存，以备5s项目组旬查与月查，并记入绩效考核。

部门主任检查表

办公现场检查表

总评优口良口一般口差口天气状况阴口晴口雨口

日期20年月日检查时间段.

口办公室照明系统口办公室地面卫生情况

-天花板上灯泡是否有损坏丫口/N口-地面是否有纸屑YD/NO

-天花板四角是否有蛛网丫口/N口-地面是否有灰尘、污渍YIJ/N口

-空调风口是否有灰尘丫口加口口办公室物品摆放规范

口检查所有设备-所有台面物品是否统一定位摆放丫口/N口（参见摆放规范）

-复印机外部是否整洁丫口/N口-绿色植物是否干净、底托无灰尘丫口/N口

-复印机内部部是否整洁YC0/N口-抽查姓名办公桌面卫生，是否合格YIZI/N口

-打印机外部是否整洁YEI/N口-抽查姓名桌面文件柜,物品摆放是否合格丫口/N口

-打印机内部是否整洁丫口/N口-抽查姓名活动办公柜,物品摆放是否合格YEI/N口

-传真机内、外部是否整洁丫口/N口口办公室文件存放

□温度-抽查一姓名文本文件是否目录、索引俱全丫口/N口

-温度度，是否适中YC1/N口-抽查姓名电脑桌面是否符合要求YD/ND

（冬季：20度夏季：26度）-抽查姓名硬盘文件是否分类、分时间存放丫口/N口

口办公室宣传信息-抽查姓名是否存在游戏程序YD/NO

-报刊杂志是否摆放整齐丫口/N口主要问题

-报刊杂志是否有过期丫口/N口

（报纸3天之内、杂志当月（季））整改反馈.

检查人:

3、分公司检查

（1）每旬检查一次。

（2）5s项目组、各部门副主任以上人员参与组成检查组。

（3）周一公布检查结果，并执行奖惩。

（4）近期检查表附后供参考：

（部门\中心）办公现场检查表

日期20—年_月_日检查时间段

口办公区域口办公室地面卫生情况

-办公用品摆放是否一致YD/ND-地面是否有纸屑YD/ND

-办公区域有无非必需品YD/NC-地面是否有灰尘、污渍丫口/N口

一文件柜内物品摆放是否合格丫口/N口口绿色植物是否干净、底托无灰尘丫口/N口

问题项说明：问题项说明：

口检查所有设备

-责任人是否明确丫口/N口口抽查项

-复印机外部是否整洁丫口/N口-抽查办公桌面，是否合格丫口/N口

-复印机内部部是否整洁YD/NO-抽查桌面文件柜，物品摆放是否合格丫口/N口

-打印机外部是否整洁YO/ND-抽查活动文件柜，物品摆放是否合格丫口/N口

-打印机内部是否整洁YD/ND-抽查衣柜，物品摆放是否合格YD/ND

-传真机内、外部是否整洁YD/ND问题项说明：

问题项说羽：

口办公室文件存放

口办公室宣传信息-文本文件是否目录、索引俱全YIZI/N口

-报刊杂志是否摆放整齐YD/ND-电脑桌面是否符合要求YD/NO

-报刊杂志是否有过期丫口/N口-硬盘文件是否分类、分时间存放丫口/N口

（报纸10天之内、杂志当季）-是否存在QQ或游戏程序YE/ND

问题项说明：问题项说明：

□自检记录是否完备YD/ND问题项说明:

检查人:

3、省公司检查

(1)每年检查一次。

(2)5S项目组以及相关人员组成检查组。

(3)周一公布检查结果，并执行奖惩。

(4)近期检查表附后供参考：

____________________分公司______________(部门、中心)办公现场检查表

日期20