会展文案讲稿第4章会展运作阶段

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4xx会展运作阶段的文案(中)【本章导读】

本章作为会展运作阶段文案的中篇主要介绍参展说明书、会展招待方案、展会有关活动筹备案、会展意愿书等主要内容。经过学习，要求认识参展说明书主要包含的工程、会展意愿书的写法，掌握会展招待的内容和步骤、展会有关活动的种类等有关内容。

【重点词汇】

参展说明书会展招待方案展会有关活动筹备会展意愿书

参展说明书

【训练要领】

参展说明书是在会展有关日期安排确立后针对参展商做好参展准备而编写的，一般以小册子的形式印制，对参展商参展起到较好的指导作用。

参展说明书的含义

办展机构在确立了会展的有关日期安排，指定了会展承建商、会展运输代理和会展旅行代理此后，即能够着手编制会展参展说明书。

参展说明书的主要内容

从某种意义上讲，参展说明书(参展商手册)是帮助参展商进行参展筹办的大纲性文件，也是办展机构对会展布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指

导性文件，参展说明书所包含的内容波及举办会展的各个环节。

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参展说明书的编制要求

从参展说明书所起的作用能够看到，参展说明书是展会筹办过程中的一个重要文件。

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1)适用

2)简洁

3)详细

4)雅观

5)专业

6)国际化

会展招待方案

【训练要领】

关于重要的会展招待，会务和展务工作机构应该预先制定招待方案，或作为会展筹备方案或方案的有机构成局部。招待方案同意后，即成为会展招待工作的依照，以便更好地指导招待工作。

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会展招待方案的根本内容

会展招待的内容包含接站、食宿安排、宴请、探望、翻译效劳、观看电影和文艺演出、观光旅行、联欢娱乐、返离送别等方面。

1)接站与指引

(1)接站工作的程序和要求

(2)指引工作

2)报到与签到

(1)报到与签到的联系和差别

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(2)报到工作

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3)探望与会见

(1)探望和会见的差别

(2)探望与会见的安排及要求

①确立出头人。

②安排时间和地址。

③通知。

④陪伴和记录。

4)安排食宿和作息时间

(1)安排饮食的要求

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(2)安排饮食工作的程序

(3)安排住宿的要求

(4)住宿安排工作的程序

(5)作息时间的构成

①会议活动作息时间的构成。

②展览活动作息时间的构成。

5)文艺款待和观光旅行

(1)举行文艺款待

(2)组织观光、观察、旅行

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6)返离工作

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会展招待方案的构造与写法

会展招待方案能够包含在会展整体筹备书或方案之中，也能够独自拟写，作为会展筹备书或方案的附件。

(1)标题

(2)正文

(3)提交方案的会务工作机构

(4)提交方案的时间

展会有关活动筹备案

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【训练要领】

会展活动革故鼎新，要在活动中有创新，有展开，就一定进行有关的筹备，展会有关活动的筹备方案关于活动的举办起到优秀的促使作用。

展会有关活动筹备的作用与原那么

1)举办展会有关活动的作用

举办展会有关活动能知足参展公司与专业观众完成交易、获取信息等多种需求；关于办展公司而言，也能使展会的影响力、著名度提升，作用很大。

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(1)丰富展会信息

(2)加强展会公布

(3)扩展展会展现

(4)延长展会交易

(5)开朗展会现场氛围

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2)举办展会有关活动的原那么

展会有关活动的种类与筹备

1)开幕式筹备

2)专题会议筹备

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(1)专业商讨会

(2)技术沟通会

①考虑合理安排会议时间。

②不要强挤时间来安排活动。

③事先当众宣传会议，要知道这个机遇或许还有益于会议登记。

④考虑建立“沟通会〞公告牌。

⑤假如适合，与会议主席或主持人一同为会议建立框架，推动会议的进

行。

⑥考虑供给茶点。

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⑦不要逼迫人们参加议论沟通会。

⑧要考虑到那些或许不属于沟通范围内的人。

(3)行业会议

(4)产品公布会

①明确目的。

②确立口径和公布方式。

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③选择机遇。

④确立对象。

⑤发出邀请和接受报名。

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⑥确立主持人和讲话人。

⑦准备有关资料。

⑧部署会场。

⑨安排翻译。

⑩采集媒体的报导。

3)评奖活动筹备

①建立评审委员会。

②制定和公布活动方案。

③发动参展商参加。

④评委会评比。

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⑤宣布评奖结果。

4)娱乐活动筹备

(1)表演

(2)其余

5)展会旅行活动筹备

(1)筹备工程及路线

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①吻合展会主题。

②照料对象兴趣。

③招待能力。

④内外有别。全国高职高专会展筹备与管理专业系列教材 ——会展文案写

作

(2)安排落实

(3)陪伴

(4)介绍状况

(5)拍照

(6)安全

会展意愿书

【训练要领】

会展意愿书与会展合同不一样，不具备法律效劳，表达会展活动当事人合作的梦想，是会展合同签订的根基。

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会展意愿书的含义

会展意愿书是会展活动过程中当事人之间表达合作梦想的文书，没有法律拘束力。

会展意愿书和会展合同的差别

1)内容上

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会展意愿书的内容较大略、归纳，仅说明当事人两方的意愿、假想和打算，而会展合同的内容详细、详细、周祥，对两方的权益、义务等有详细的要求。

2)法律效劳上

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会展意愿书不拥有法律效劳，不受法律保护；而会展合同拥有法律的拘束力和强迫性，当事人一定全面执行合同规定的义