企业行政管理手册内容

企业行政管理手册

第一章、前言一总则...................2

第二章、工作目标......................3

第三章、部门职能....................…3

第四章、部门权限..................……3

第五章、资产管理....................…3

1、办公用品/设备.............................3

2、固定资产.................................4

3、运输车辆.................................9

4、行政总仓.................................12

第六章、日常行政事务管理..............14

1、办公事务................................14

2、仪容/仪表..................................15

3、公司会议.................................16

4、印章.....................................19

5、文件.....................................20

第七章、后勤保障管理..................20

1、员工宿舍.................................20

2、员工制服.................................22

3、员工食堂...............................24

4、办公大楼卫生..............................25

5、修缮流程.................................26

6、员工娱乐场所及设施.......................27

第八章、警卫岗位职责及流程管理........27

1、进出车辆的管理...........................27

2、来访人员的管理............................28

3、物流大门出入的管理.......................28

4、娱乐器材领用的管理.......................28

5、其它事项.................................29

前百

行政管理制度建设的核心就是经营机制的创新，浪潮企业建立了以人

力资源为核心的标准化管理体系，建立以客户、业绩为导向的市场营运战

略和用人选拔机制；促进公司发展，强化执行公司各项规章制度和相关规

定，其目的是为了提高工作效率和经济效益。

第一章：总则

依照公司组织架构，行政部作为公司的一个职能部门，主要负责公司的日常行政办

公事务、固定资产、运输车辆、后勤保障等事务的管理；为实现浪潮企业规范化管

理，结合公司的实际情况，特制定本行政管理手册；本手册详细描述了行政部的工

作目标、职能、权限、组织架构、办公管理规范、操作流程及标准，用于规范与指

导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。

第二章：工作目标

1、为一线工作做好各项服务和保障的支持；

2、保障公司办公秩序的正常运作；

3、做好与公司各职能部门的沟通、协调工作；

4、强化思想服务意思，做好后勤总务的各项保障工作;

5、提高全员素质，提高工作执行力；

6、控制办公成本，提高经营业绩；

第三章：部门职能

a）负责做好公司各类会议的组织、安排、准备、会议记录、整理、跟踪、归档工作;

b）负责总务后勤保障、强化宿舍、食堂日常卫生、及时修缮和各项物资供应；

c）负责日常行政办公的检查、监督和管理工作；

d）负责协助人力资源部对企业规章制度、岗位职责的制定、培训与执行的监督；

e）负责各项管理工作及制度执行情况的监督与检查；

f）负责审核月、年度日常用品/办公用品各部门领用物品明细表和费用报表；

g）负责协助财务部门做好固定资产成木控制及管理；

h）负责协助上级领导开展各项工作，传达公司指示精神；

i）负责处理突发性事件；

第四章：部门权限

j）有权对各部门的办公秩序进行监督、检查和对违规、违纪人员按规定进行处罚；

k）有权对各部门执行公司各项管理制度及执行情况进行监督、检查与评估；

1）有对后勤保障、员工住宿安置、办公设备修缮、物资供应统筹安排、调配的权力;

m）有权监督、协调各部门对违规、违纪人员是否按公司奖惩制度进行处罚；

n）有权对相关规章制度重新修订、整合提出意见；

o）有权对公司车辆进行合理使用、统一调配；

P）有权对固定资产：报废、报修、申购的审核；

q）有对各单位领用办公用品、低值易耗品的审批权。

第五章：资产管理

一、办公用品/设备

目的：为加强对办公设备和办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理

规定。

1、办公设备、办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型

设备器具、大宗基建材料、批量办公用品、消耗品等应务求价廉质优。

2、办公用品分类

2.1常用品：圆珠笔（芯）、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、

装钉针、稿纸；名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议记录

本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正

带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台（油）、量具、刀具、印刷品（各类宣

传单、各类表格、表单、文件头等），

2.2特批品：财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘、软盘、刻录盘、电

脑等；

3、公用品使用对象：

3.1公司各部门办公人员及业务部门员工；

3.2凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的所有办公用品（一次性

消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

4、办公用品的领用流程

4.1使用部门根据部门使用人数，开据物品领用单（品名、数量、使用人等）由部门主

管签字，由行政部根据实际进行审核，行政总仓根据审核实际数量进行发放；

4.2必须统一由各部门办公室指定专人来行政部总仓领取和管理，再由各部门、各

门店中心自行发放，各部门主管管理和控制、合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔

芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新，所有领

用物品费用由使用各部门负责承担。

5、办公设备申购

5.1办公设备由使用部门（个人）提出并填写申购单（附签呈：写明申购原因、预计金

费）部门主管签字，报行政部审核，转呈部本部领导批准（特批品须经董事长批准）；批准

后的签呈和《申购单》交由采购部执行采购，未经领导批准擅自购买的不予报销。

5.2需购大批量办公用具、用品，由各部门办公室做好购置计划、预算金额、用途，

以签呈报行政部审核后转呈部本部领导批准后方可购置。

6、办公设备入库、验收

6.1办公设备采购回来后，采购员凭采购发票和实物办理验收、入库等相关手续（由

信息部主导行政部总仓协助验收），验收合格后，仓管员根据实际入库数量填写“办公设备

入库单”入库。

6.2新领用设备的单位，与办公用品领用流程相同，但要列入新资产入帐并妥善使用；

7、办公设备使用与管理

7.1总部打印机、传真机、复印机、纸张补充、零件及耗材更换由各部门秘书直接进

行管理。

7：各部门打印、传真、复印按规定和工作需要进行使用，由文员进行管理。

7.3行政部文控专员负责各部门打印、传真、复印事项的监督、登记及费用汇总和管

控，门店由人事文员负责。

7.4各部门秘书负责打印机、传真机的纸张补充、保管、维护保养、零件及耗材更

换、

纸用量晶计事宜。

7.5涉及其它事宜按公司有关规定进行控管。

8、办公设备的维修

8.1电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备出现故障须叫专

业人员维修；

8.2若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。

8.3计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需及时反馈到信息课，

由信息课安排技术人员进行维修，办公设备的一般异常，由信息课技术人员排除；

8.4所有办公设备.在保修期内,参照《设备保修协议》执行，保修期外,由信息课

依实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须用签呈上报核准）进行维修。

9、办公设备的报废认定与处理

9.1计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价

值需要报废的，设备使用部门须填写《业务联系函》通知信息部对报废设备进行检修，信息

部经理签字确认检修结果后交行政部审核，再由行政部统一按信息部检修结果写签呈报部

本部审批；

9.2报废签呈批准后，由信息课和行政部总务课共同联系进行出售或报废处理；

9.3行政部总务课与信息部共同将报废品出售处理后的现金上交财务部入帐，同时，

财务部负责对报废的办公设备进行资产台帐销帐。

10、违规处理

J0.1用传真机拨打电话的，取消当月额定话费报销，无额定话费的，每次予以罚款

30元。

10.2打印、传真、复印私人资料的，第一次予以罚款50元，重犯每次予以罚款100

元，属泄露机密的予以开除处理。

10.3未正确使用打印机、传真机、复印机或使用不当造成损坏的，由使用人造价赔偿损

失费用。

二、固定资产

1.0、总则

1.1固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态

的资产。

L2本公司规定固定资产的标准：使用期限超过一年的房屋、建筑物、电力设备、运

输工具、仪器仪表，以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等；不属于生产经

营活动的主要设备而单位价值在2000元以上、使用期限超过二年的资产：或资产金额在

2000元以下，但公司认为有控管必要的资产。

L3固定资产实物归口行政政部总务课管理。财务部负责固定资产的综合核算，全面

掌握固定资产的增减变化情况，以及正确计提折旧等财务核算。

2.0、固定资产的分类

2.1为加强管理，便于组织会计核算，将固定资产按照性质和经济用途、综合分为五

大类：房屋建筑物，电力设备，运输工具，办公设备，其他设备。

3、0、固定资产的计价

3.1固定资产的计价方式

有关税金等计价。

的价值计价。

调试费等计价。

计价。无发票帐单的，按照同类设备的市场价，或通过评估确认的价值计价。

扩建而发生的支出，减去改、扩建过程中发生的固定资产变价收入后的余额计价。

认，以及国家政策规定需调整帐面价值外，不得自行调整其帐面价值。

4、0、固定资产的折旧

4.1下列固定资产计提折旧：

4.2下情况外，企业应对所有固定资产计提折旧；

类别折旧年限

房屋建筑物10年

电力设备5年

运输设备5年

办公设备3-5年

其他设备3-5年

5.0、固定资产的折旧方法

5.1据财务部颁发的企业会计制度规定，结合本公司的具体情况，折旧方法采用平

均年限法。

5.2固定资产的净残值为固定资产原值的5%o

5.3平均年限法的固定资产折旧率的折旧额的计算公式如下：

a年折旧率=（1-5%）/折旧年限

b月折旧率二年折旧率1/2

c月折旧额=固定资产原值*月折旧率

5.4固定资产折旧根据上述有关计算公式按月计提。当月增加的固定资产，次月开

始折旧。当月减少或停用的固定资产，从下月起不再计提折旧，提前报废的固定资产，其

净损失计入营业外支出，不再补提折旧。

5.5按照规定提取的固定资产折旧，分别按用途性质计入管理费用和营业费用等。

6、固定资产的控制与管理

6.1固定资产的实物管理由行政部总务课负责组织实施。

存放地点，统一编号，编制固定资产目录，建立固定资产台帐和档案。各使用部门也应有

相应的使用明细帐，定期记录使用、保养、修理等情况。财务部每年至少与总务部门核对

一次，行政部按月和使用部门核对，以确保帐、卡、物、数量、金额相符。

6.2固定资产的增加按以下规定办理

部可调拨者，按［固定资产内部转移通知单］通知相关部门，并在［请购单］上备注栏填注调

拨情形后，将［请购单］退回请购单位自行归档。如公司内部无法调拨者，按审批权限送交

财务总监、分管副总经理审核，总经理审批。

6.3固定资产采购处理程序

6.4固定资产验收处理程序

检查品质及规格是否与［请购单］相符。

管理台帐］。行政部将固定资产交请购单位使用，使用单位应在通知单上签收。

6.4.3业务部将［请购单］、［订购单］、［设备分配通知单］、［发票］一同送交财务做付

款入帐之依据。月末货到票未到，应将除发票外的单据送交财务做暂估入帐处理。

6.4.4总务部门按［固定资产编号规则］编制固定资产编号并制作固定资产编号标纸，

黏贴于固定资产上，并将资料添于［固定资产管理台帐］上。

6.4.5资产金额在人民币2000元以下者，会计帐列费用，但公司认为有控管之需要

者，应添入［固定资产管理台帐］加以单独控管，但不须编进［财产目录明细表］。凡符合公

司资产列管

列管不列帐资产之使用情形。

6.5固定资产帐务处理

6.6固定资产的减少

用单位主管将设备提交行政部总务课或门店总务课鉴定决定处理方式并配合采购部寻找可

能买主及比较出售价格。

定处置方式、寻找可能买主及比较出售价格，按程序送财务总监、副总经理审核，总经理

审定。

总务课和采购部办理固定资产出售后，应在［固定资产处置申请单］上注明实际出售金额及

有关费用，送财务总监复核；并将所收取之出售固定资产款项，依据现金收入程序将现金

缴回财务出纳人员入帐。

定资产管理台帐］;第二联连同相关单据送交财务作帐处理，第三联送回原使用单位存查。

6.7固定资产报废处理程序

鉴定时应约请相关部门协同鉴定）并编制［固定资产处置申请单］,注明使用部门之名称及代

号、固定资产编号、品名、规格、数量及报废原因，经部门主管复核后并送交财务总监、

分管副总经理审核，总经理由批。

形，并更新［固定资产管理台帐］。财务部门依经由审核、审批的处置单财务联及有关单证

办理固定资产减少的帐务处理。

6.8固定资产的出租出借

报总经理（或分管副总）批准后办理相关手续。租赁协议由行政部总务课牵头，召集财务部

等相关业务人员与租入方共同商定，报总经理（或分管副总）批准后，由财务部办理固定资

产出租手续，并按租赁协议收取租金。；协议期满后，由行政部总务课负责收回。

6.9固定资产的内部转移

“固定资产内部转移通知单”，经使用部门、接收部门、行政部总务课等部门会签

后，交财务部门作内部资产转移帐务处理。

7.0固定资产封存和启用

7.固定资产维修

7.1故障送修

定资产维修申请单］一式四联，注明固定资产名称、损坏原因、送修日期、请修内容、希望

修复日期，经部门经理或店长审核后，送交行政部处理维修事宜。

找适当的厂商或维修专业技术人员进行维修。

修人员名称、预计维修金额、预计完成维修日期注明于［固定资产维修申请单］背面，送交

财务总监或总经理批示。

保编制凭证并依财务付款审批程序办理付款事宜，如有不符，应查明原因。编制凭证时，

财务人员应评估维修费用是否资本化；则应依［固定资产维修申请单］中之验收资料更新［财

产目录明细表］。费用金额在100元以下的日常简易维修，可简化手续，依费用报销规定执

行。

8.季度定期维护（每季度进行一次全面检修）

8.1各项固定资产由行政部制定定期检查表、总务课（门店总务课）如期必须在

规定的时间内完成对日常办公设施、设备协同相关部门进行周期检修，并把季度检修情况

以书面材料或电子文件报行政部备案。

8.2各项固定资产需要送外检查或维护时，行政部总务课（门店总务课）应对送

外固定资产进行登记备查。

9.固定资产的清查

9.1为加强固定资产的管理，确保帐卡、账物、帐帐相符，应于每年终对固定资

产全面实地清查盘点一次。

9.2财务部应不直期对固定资产进行抽盘，并编写固定资产抽盘报告。

9.3盘点工作由行政部组织，财务部配合，具体职能部门负责实施。

9.4盘点应编制固定资产清册，经盘点人员和使用部门负责人签字，对出现的盘盈、

盘亏现象，分别由使用部门负责查明原因，并填写盘盈、盘亏清单，经管理部门、财务部

会签。

9.5盘盈的净收入和盘亏的净损失，报财务总监及总经理批准后，财务部负责作

帐务处理，分别列入营业外收入和支出科目。

三、运输车辆

目的：车辆是公司固定资产之一，为充分利用好公司车辆，提高运输能力和工作效率，把

企业车辆管理好，用好，充分发挥交通运输工具在日常工作中的作用，减少费用开支。

适用范围：适用于公司小车、货车、用车部门和调度的规范管理。

1、职责

1.1各部门应要以身作则，带头遵守有关车辆调度规定。

1.2公司货车、小车由行政部运输课进行统一维修、保养和协调调度。

1.3各用车部门须提前以派车申请单形式知会行政部。

1.4输课根据行政批准后的派车单认真做好派车计划.

1.5各司机人员根据自己使用的车辆做好车辆的日常卫生、日常保养，无条件接受上级

工作安排，确保物品安全准时送到指定地点和取回货物并协助安排装卸点数。

lo6对未能安排上用车辆部门或变更出车时间，运输课应及时向用车部门说明情况，做

好解释工作，以减少工作误会。

2o派车细则及标准

2.0.1、二人以下（含2人）外出公事出差在晋江范围内，且出差地点单一，公司不派

车：

2.0、2、三人以上（含3人）在晋江范围内公事出差，却目的地较多或在省内其他城

市，

可以派车；

2o0.3、总监级2人或经理级4人以上外出，本省范围内可以派车；

2.0.4、四人以上同时外出可以派车，但必须按时出发，按时返回，乘坐人员必须严

格遵守交通规则，如个别人不能按时返回，公司不再派车，自行搭公交车返回。

2.0.5、行政部要根据乘车人员：职别高低、事情缓急、客户重要与否，进行合理

审

批；用车部门必须做好用车预约。应当坚持做到：次日用车当日预约；夜间用车上午9点

前预约；集体活动用车1天前预约；长途用车2天前预约，

2.0.6、公事出差相同目的地（接送）无论远近12人以上不派车，自行乘坐公交车，

公司报销；

2.0.7、大宗客户订货，价值在二1壬元以上，晋江范围内，可以派车（费用归门店）；

2.8、客户定货价值在且壬元以下，不予派车，由门店或销售业务自行解决，运费门

店报销；

2.0.9、警卫台值班人员应严格把关，运输课必须凭行政部批准的派车申请单才能取

得钥匙，否则警卫台值班人员有权不给司机人员钥匙。

2.1.0、各用车部门必须做好用车预约。应当坚持做到：次日用车当日预约；夜间用

车上午9点前预约；集体活动用车1天前预约；长途用车2天前预约（特殊情况需临时用车

时报董助或董事长审批）。

2.1.1、驾驶员必须严格遵守交通法律法规和公司岗位职责，交通违规所产生责任罚

款，由司机个人全部承担。

2.L2、各长途货运站物品领取及车辆的审证、保养、维修、维护由运输课长负责。

2.1.3、每一部车实行档案管理（即：一部车一个记录档案表，档案表由月行驶公里数

和各项费用组成），运输课课长必须认真填写每一部车管理档案记录，在每月月底运输课课

长必须把记录档案原件表送行政部和复印件财务部做消耗分析。

2。L4、严禁玩忽职守，酒后驾车和让他人替代驾驶，非专业驾驶员任何人不得驾驶公

司车辆，否则追究该车驾驶员和当事人全部责任。

2O1.5、司机接到运输课课长指令后，按时出车，出车返回后须到警卫台填写出车登记

相关内容，返回货物应通知到相关部门卸货。

2.1.6、各分店、仓库对车辆运输货物安全负责，货物装完后应锁好车箱门锁及货物安

全防范链条锁，确保货物运输安全，反之将追究各分店仓库人员责任。

2o1.7、司各部门相互流动的物品需寄车运输，对所寄物品（需包装完好，写明收货

部门或人员姓名）的安全负责，跟踪到位，确保物品准时到达。

2o1.8、司机应在总部一楼大厅待命，货运司机在物流员工宿舍楼下影视厅待命，严禁

脱岗。

2.1.9、非公司行政部门任何人均无权调度司机和车辆。特殊情况因公事用车，没有派

车单时也必须电话通知公司行政部知晓，运输课根据实际情况酌情安排，调度车辆；

2.2.0、运输车辆用于公司货物运输专用。驾驶室内附座原则上不允许带人。因有公事

乘坐人员（最多限带2人）需提前报行政部运输课，运输课根据装货情况妥情安排。严禁货

车司机私自顺带非公事人员灵坐驾驶室附坐，否则追究驾驶员责任。

3、审批权限

3.1、货车：

①日常各门店配送物资、长途货运站接货由运输课课长直接调度安排；

②对外大宗客户订货，物流采购等需要用车，由用车部门按《车辆日常管理调度流

程》规定填写派车单，经行政部经理签字，运输课才能派车；

3.2、商务小车：

①用车部门必须认真填写派车申请单：要写明用车事由、申请日期、需用日期、乘

车人数、乘车地点、部门经理或主管签名，送交行政部审批；行政部经理根据《派车细则及

标准》进行严格把控，未经行政部经理签字同意或部本部董助和董事长签字，运输课不得派

车，否则，将按私自出车处理：

②不够派车条件需要用车，属特殊情况用车，必须报部本部董助或董事长批准，方

可出车；

4、责任

4.1、派车单没有按《派车细节及标准》进行审批，由审批人负责，根据相关规定进行

处理；

4.2、经审批签字后的派车单，而没有派车，由行政部运输课作出合理解释，无故不派

车根据相关规定进行处理；

5、车辆管理

运输课课长要加强对司机队伍日常工作情况的管理和对车辆日常维护的检查，合理调配

使用车辆，做到车辆维护、保养责任落实到人；对追查不到责任人的责任由运输课课长承

担，运输课课长要随时检查下列事项并指定落实到人。

5.1、各位司机必须自觉认真做好车辆的日维护和保养工作；

5.2、车辆日常卫生维护

①、车身外观清洗；

②、车内卫生清洗；

③、广告是否有破损、变色，如有，要及时上报请示更换。

5.3、车辆日常保养维护

①、每天启动车辆前要先检查机油/冷却水等情况是否正常；

②、车辆启动后要检查各类仪表、转向灯是否正常；

③、检查刹车、离合器、油门等是否正常；

④、装卸货物时要检查轮胎气压情况；

⑤、上述检查发现问题要及时报告运输课长处理。

5.4、车辆档案记录

①、每次出车前要做好原公里数、出车地点、回来停车时公里数等相关数据记录；

②、运输课课长要根据相关数据制定每部车的保养计划；

③、运输课课长对每部车的原配维修工具进行档案登记，使用遗失照价赔偿；

④、行驶证、保险费、养路费等证件和单据要车证相符，装入档案随车使用；

⑤、对每次维修事项要认真做好维修记录。

5.5、车辆故障维修

①、对小故障要及时安排维修处理，以免因小而不修造成大故障带来损失；

②、对大型故障和吊缸保养等要列出维修项目、单项费用清单；

5.6、奖励与惩罚

①、全年无任何大、小安全责任事故和违犯交通法规给予200元，安全奖。

②、出车公里数、耗油费用、维修费等，与上年度同期月份数据进行对比分析，节、

损费用的净值，拿出20%作为奖励金或处罚，按个人比例进行奖励或处罚；

6、附件

车辆使用调度流程图

申请人填写派车单一申请单位主管签字一行政部经理批准一运输课安排车辆及驾驶员一出

车

1、派车申请单（表格）

保户

派车申请单

四、彳亍政总仓

目的：藕一步加强成本核算，提高公司的基础管理工作水平，进一步规范物资

和成品

流通、保管和控制程序，维护公司物资的安全完整，加速资金周转，保障物资的

正常供

应。特制定本制度：

1、仓库日常管理

1.1、仓库保管员必须合理设置各类物资和产品的明细总账簿和台账。附属商

品用品

仓库必须根据实际情况和各类用品的性质、用途、型号、规格分别建立相应的明细

账、标识卡；财务部门与仓库所建账簿及顺序编号必须互相统一，相互一致。对逾

期品、失效品、报废品等应分别列出清单上报，

1.2、对返修电机、维修废旧物资等应分别建账反映（总务课长负责）。

1.3、必须严格按MIS系统和仓库管理流程进行日常操作，仓库保管员对当日发

生的

业务必须及时逐笔录入MIS系统，做到日清日结，确保MIS系统中物料进出及结存

数据的正确无误。及时登记手工明细账并与MIS系统中的数据进行核对，确保两者

的一致性。

lo4、物料和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进行

检查、盘点，并做到账、物、卡三者一致。如有变动应及时知会行政部和财务部，

以便及时调整。

lo5、各部门、各事业部及各门店必须根据使用及仓库库存情况合理确定采购

数量，

并严格控制各类物资的库存量，仓库保管员必须定期进行各类存货的分类整理，对

存放期限较长，逾期将失效等不良存货，要及时按月编制报表，报送行政部领导及

财务人员，各职能部门、各事业部及各门店也应对本部门的各类不良存货每月提出

处理意见，协同相关部门及时加以处理。

2、入库管理

2.1、所有物资进仓时，仓库管理员必须凭送货单、检验合格单严格按流程办

理入库

手续，拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见发票不见实物或边办理入库

边办理出库的现象。

2.2、入库时，仓库管理员必须对照发票查点物资的数量、规格、型号、价

格、合格

证件等项目，如发现物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。未经

办理入库手续的物资一律作待检物资处理放在待检区域内，经检验不合格的物资一

律退回，放在暂放区域，同时必须在短期内知会采购人员负责处理。

2o3、所有物资或办公用品的购入都必须要求开具正式发票。同时要注意审查

发票的

正确性和有效性。

2o4、入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材料明细

账，并根

据检验单等有效单据及时填开货到票未到收料单（在当月票到的可不开），在收到

发票后，冲销原货到票未到收料单，并开具材料票到收料单，月底将货到票未到材

料清单上报财务。

2o5、收货单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一

致，如

属票到抵冲的，应在备注栏中注明原入库时间。收料单上必须有保管员及经手人签

字，并且字迹清楚。每批物资或材料入库合计金额必须与发票上的不含税金额保持

一致。

3、出库管理

3.1、各类物资或材料的出库，原则上采用先进先出法。物料出库时必须办理

出库手续，并做到限额领料，各门店领用的物料必须由店长或其指定人员统一领

取，领料人员凭

店长或人事课长开具的流程单或相关凭证向仓库领料，各职能部门只有经部门经理

批字后方可领取，领料员和仓管员应核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核

对正确后方可发料；仓管员应开具领料单，经领料人签字，登记入卡、入帐。

4、报表及其他管理

4.1、仓管员在月末结账前要与各部门、各门店做好物资进出的衔接工作，各

相关部

门的计算口径应保持一致，以保障成本核算的有效性和正确性。

4.2、必须正确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三

个月以

上积压物资报表、货到票未到材料明细表每月25日前上报财务及相关部门，并确保

其正确无误。

4.3、库存物资在清查盘点中若发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相

应处理。

如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后方可进行处理，否则

一律不准自行调整。发现物资失少或质量上的问题（如超期、受潮、生锈、老化、

变质或损坏等），应及时的用书面的形式向行政部经理汇报。

4.4、各事业部确因工作或发展需要，要求独立外设仓库的，必须报请部本部

或董事

长以上领导批准后作为库存转移，并报财务部备案，将其仓库管理纳入所在事业部

仓库管理；外设仓库必须由专人负责登记库存商品收发存台账，并将当月增减变动

及月末结存情况编成报表，定期进行盘点清查，每月将各类报表在规定的时间内报

送事业部及财务人员。

第六章：日常行政事务管理

一、办公室事务

目的：为了提高办公室全体工作人员自身素质，养成良好工作、生活习惯，规范其行

为或仪容、仪表，从而树立企业形象，特制定本规定。

1、仪容仪表

1.K服饰仪表规范

①男员工穿浅色衬衣，打领带，工牌别在左上衣口袋上方2厘米处；正装黑色皮

鞋，不得留长发、胡须、不留长指甲；

②女员工穿统一制服（没有制服的不得穿奇装异服），工牌别在左上衣口袋上方2

厘米处；正装黑色皮鞋，不得在工作场所披肩散发，要统一绑紧在脑后打小结或披发不过

肩，画淡装，穿半高跟鞋；

③制服要勤洗、勤换，上班前不得吃有异味的食品；

④保持良好姿态，坐姿、站姿、行姿，工作期间精神饱满和轻松愉快的心情，

2、办公用品

2.1办公设施、设备、用具要经常清洁和整理，对办公用品要爱护、保管和使用

好，不得而知乱摆乱放，本着节约不得在干净纸张和可以做为二次用纸上乱写乱画，文

件、资料要保持整洁、干净，文件夹上要标示目录，以便查找；

2。2、中途外出都必须将办公桌上文件、资料和用具等归置文件盒或抽屉内，保

持办公桌面整洁、干净，关闭办公设备及电源，将坐橙归位；

2o3、下班时，最后一个离开办公室的人员要检查：空调、复印机、打印机等一

些设备是否关闭，要关好门窗；

3、文明礼貌

3.1同事之间要相互尊重，见面要主动问好，下班时要道“再见”，工作期间要

多

使用“对不起”、“您”、“请”、“谢谢”、“请稍等”等文明用语；

3。2、经理级以上领导陪同来访人员或贵宾来访时，办公室全体人员应起立问好，

对方示意后方可入坐；

3o3经理级以上领导有事询问或慰问时要迅速起立问好，待领导离开时要以30

度鞠躬和“请慢走”相送，方可入座；

3o4有新同事加盟初次来办公室或其他部门带新进人员来办公室介绍时，应起立

问好，对方示意后方可入座；

4、办公纪律

4.1.1、办公时间不准看与办公无关的书籍、杂志；

4.1.2、办公时间不聚众闲聊或开玩笑，打闹；

4.1.3、不准在办公场所大声阅读资料和接听电话，禁止使用免提或在电话中大

声争吵，以免影响他人JL作；

4。1.4、接听任何电话来访，不可有不来烦的接听话语，公事电话时间应控制在

5分钟以内，私人电话时间应控制在3分钟以内；

4O1.5、禁止在办公室会客，接待来访人员要到会客室或洽谈室，以免影响他人

办公；

4.1.6、每周最少一次对办公场地和办公设备进行整理、整洁，保持整洁、干

净；

上班时间严禁串岗、溜号、吃零食或做与工作无关事宜；

4oL7、对主管交办的事项要按时完成，确因其他因素完不成的要第一时间反馈

到交办主管并说明情况；

4。1.8、不准在办公室或公共场所吐痰、扔垃圾，按规定使用、保养办公设备；

4.Io9、未经行政部文印室同意，不准私自复印文件，经文印室同意后，必须按

正常操作规程使用，节约纸张和耗材，影印完后必须自觉按规定登记；

4o2.0、全体人员要团结互助，不得随意探听和传播他人隐私，不得私下议论他

人长短，不说不利于团结的话；

4o2.1、严守公司机密，不该说的不说，不该问的不问，要做一个诚实守信的

人；

4.2.2、个人所领用的文件、资料、办公用品，要妥善保管、爱护，列入资产设

备管理项，离职时按规定缴回；

4。2,3、在本公司工作期间，不得在其他公司做兼职，一经发现属实，立即开

除；

4.2.4、遇外来办事人员，应热情接待，有责任带其至所找部门并指引其所找之

人，不可以用简单手势来指引，事情办完被找之人应将外来之人送出本办公室门外或电梯

口。

二、仪容仪表

目的：为了提高全体员工自身素质，养成良好工作、生活习惯，规范其行为或仪容、仪

表，从而树立企业形象，特制定本规定。

1、行为规定

L1、人在浪潮，心系浪潮，必须时时刻刻维护公司的利益和良好形象是我们每一位

员工共同的行为准则；

2、全体员工必须认真学习专业技能，为实现公司的发展目标和执行公司的各项管

理规定而不懈努力；

lo3、尊重、质解、服从、建议、执行、汇报是公司每一位员工必须遵守的组织原

则；

1.4、全体员工要有整体观念和团队意识，服从上级、服从指挥、服从组织安排，杜

绝本位主义思想，一切行动要以公司大局利益为重；

Io5、在工作场所不得做不雅观动作，如：抓痒、挖鼻孔、掏耳朵、剔牙、伸懒腰打

哈欠等；

2o站立姿势

①男子：双脚以肩同宽垂直分开，两腿蹦直、挺胸抬头、腹部微收、两肩微向后

张、两眼平视前方、面带微笑、两手自然交叉向握于背后或自然下垂；

②女子：两脚后跟并拢，脚尖呈45%角，即“V”字型，两手自然交叉握放于腹

前，挺胸抬头，面带微笑，其它动作要领与男子相同；

③在服务区、办公场所或公共场所，严禁东倒西歪、不得伸懒腰、驼背、耸肩、

双手叉腰、抱胸、插口袋等；

④站立时要精神饱满，不得无精打采，稀松懒散；

3.行走姿势

⑤行走时要两眼平视前方，脸部表情自然，挺胸抬头，双手自然摆动，有精神，

脚步轻快而平稳，不跑不跳，不走过道正中，要靠右行；

⑥引领顾客或客人时，应走在顾客或客人前侧，送顾客或客人时要走在顾客或客

人后侧，注意与顾客或客人保持一到二步距离；

⑦遇到顾客或客人要微笑点头致意并主动让路，不可以与顾客抢道，更不可以与

顾客中间穿过；

⑧确实需要请顾客让路时，要向顾客说“对不起”，表示歉意后再加紧步伐超

越，

不得跑步；

⑨严禁行走时勾肩搭背，拉手抱腰或三两成群行走，行走时禁止喜笑玩笑；

2、仪容仪表

2.1、服饰仪表规范

①员工在工作时间必须按规定着装，统一穿工作服和鞋袜；

②制服要勤洗、勤换，不得有异味、破损，扣子要整齐扣好，不得袒胸露背，制

服外不得挂饰个人物品，不得而知挽裤腿，领结、领巾要结正标准，工牌别在左上衣口袋

上方2厘米处；

③员工不得留长发、胡须、长指甲和手臂上刺青纹身；

④员工不得在工作场所披肩散发，要统一绑紧在脑后打小结，画淡装，穿半高

跟鞋；

⑤个人卫生

a）全体员工应讲究卫生，勤洗澡、勤换衣服、面部、手部整洁干净；

b）头发整洁，不染发、烫发，无异味，发型美观大方；

c）早晚刷牙，保持口齿整洁清新，上班前不吃异味食品，和顾客说话要保持一

定距离；

三、公司会议

lo目的：为规范公司会议管理，提高会议质量和工作效率，降低会议成本，特制定本制

度

2.适用范围：本制度适用于浪潮企业商贸有限公司总部会议管理。

3.管理权责：

3.1行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；

3.2会议提拟人或行政部门（含各/部门/各门店中心）负责会议的组织工作，并有权

对违反本制度的行为提出处罚；

4、会议分类

序号会议名称主题/特点类别主持人参会人员

公司总部和各部门

高管例会尽量解决提出的问题和公司例董事长

/各门店中心负责

1（周会）存在的问题方案。会/董助

人

部门例

部门例会总结前一段工作，研部门经

该部门全体人员

2（周会）究、布署下阶段工作理

会

公司：课长以上人

公司/部门董助/

总结上半年工作，布署员

半年总结总结会部门经

3下半年工作部门：部门全体同

会理

仁

对项目、方案、经营战公司临会议提董事长或其指定的

鉴定/决策

略或策略的研究与鉴时重要拟人提公司主要领导及高

4会

定，必有结论会议拟管

为议提事件：当事人、部

人提

事件专题为讨论某一专题事件而公司临拟

门全体人员及相关

5会开，必须有结论时会议拟

人员

公司：课长以上人

董助/

公司/年终总结年度，作，员

总结会部门经

6总结大会布署下年度工作部门：部门全体

理

同仁

5、管理内容

5.1、公司临时行政会议、公司年度例会由部本部级以上领导直接提拟或由议题涉及

管理和业务的主管部门负责人提拟、交由董事长批准：

5.2、各部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。

其中，公司总部和各部门/各门店中心会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上

一级主管部门报批同意；属例会性质的，由部本部另行提拟方案呈报董事长批准后执行。

5.3、凡部本部己列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议

时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请部本部调整会议让划。未经

部本部同意，任何人不得随意打乱正常会议让划；

5.4、议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会

议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议，因处置突发事件而召集的紧

急会议不受此限；

5。5、公司在确定会议召开时间后，应及时通知行政部参会人数、会议内容等，行政

部好安排人员提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶

水、饮料等会议所需的各种设施、用品等；

5.6、部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（行政部）书面提

出由会议室管理部门（行政部）统筹安排。

6、会议组织

①会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则；

②会议主持人须遵守以下规定：

③主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；

④主持人一般应于会议开始后，将会议的目的、意义、议题、议程、须解决问题及达

成目标、议程推进中应注意的问题及会议须知等，进行必要的说明；

⑤会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制

或调整，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效

率；

⑥属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体决议的事项应

加以归纳和概述，适时提交与会人表明意见或体会及感想；对未决议事项也应加以归纳并

引导会议就其后续安排统一意见；

⑦主持人应将会以决议事前及实施的程序、实施人或各部门负责人达成标准和时间

等，以便会后跟进、安排，并知会与会人员。

7、与会人员须遵守以下规定：

①应准时到会，并在《会议签到表》（详见附件）上签到；

②会议发言应简而易懂，紧扣会议主题或议题；

③遵循会议主持人对议程控制或调整的要求；

④属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

⑤会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则，

考

虑会议议题所涉及业务的需要，可视情况临时指定会议记录员。

⑥公司总部董事长或部本部主持的公司例会、临时行政办公会议原则上由董事长

秘

书负责会议记录工作，董事长另有指定的，按指定的要求安排。

8、会议记录员应遵守以下规定

（1）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理好会议

纪要；

（2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

（3）对会议已决议事项，应在原始记录中括号注明“决议”字样；

（4）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签

名；

（5）好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》

的考勤记录报考勤人员。

9、下列情况下，应整理会议纪要：

（1）公司各类临时行政会议；

（2）须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；

（3）会议主持人有要求整理会议纪要的会议。

（4）会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类重大会议及临时行政办公

会议的会议纪要须报部本部一份存档备查。

10、会议原始记录的备档按以下规定：

（1）迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

（2）早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开

会场的，计为早退；

（3）缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会

议的，计为缺席。

11、处罚

①、无正当理由迟到、早退每次处20元的罚款并予以通报批评；

②、无正当理由缺席每次处以30元的罚款并予以通报批评；

③、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人或责任人承

担。

12、会议纪律

①严肃会议纪律。参会人员入会前必须统一佩戴工牌证，签到后方可进入会场；

②会议期间，必须自觉关闭手机或调入振铃状态；

③严禁交头接耳、讲小话或出现其它干扰会议的声音；

④严格遵守会议时间。未经许可，不得擅自走动、离场；

⑤参会人员会议期间不得请假，却因病因事或特殊原因不能参加的，必须提前知

会，

经会议组织负责人同意批示后方可执行；

⑥有参会人员应在规定时间内提前5分钟到达会场，不准迟到、早退或缺席；

⑦持会场秩序，与会议无关人员严禁出入会场；

⑧究个人卫生，保持会场安静；

⑨议进行中，不可私下讨论、进食、看小说、杂志、从事与会议无关的事，应集中

精神不打瞌睡，认真听讲、做好记录；

⑩会议内容如有涉及到保密事项的，请与会人员必须严格遵守保密纪律。

13、附则

①、本制度由公司总部行政办公室负责解释；

②、凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行；

③、本制度由公司董事长批准后生效，自颁布之日起执行。

十三、以上会议管理制度内容及相关规定，参会人员应自觉、严格遵守，若发现概不执

行或违反规定者，我们将予以通报批评和严厉处罚。

四、印章

1.1、为使公司行政公章管理规范化、制度化，保证行政公章使用的权威

性、严肃

性，提高工作效率，现结合本公司的实际情况，特制定本规定。

1.2、本公司行政公章包括公司公章、董事长印章、部本部印章及所属各部门

行政性公章。

lo3、本公司行政公章由行政部统一规划管理，为方便工作需要其它各部门

印章由

其指定专人保管

2、印章的刻制

2.1公司所有印章应由部本部级以上领导统一批示、刻发，董事长印章由部

本部办

公室负责刻制。

2.2、各部门刻制印章，必须先持部门主要负责人签署意见，向部本部办公

室提出

刻章申请，经董事长批准后，报相关部门审批。任何部门和个人不准私自刻制部门

印章。

2.3、各部门印章正式启用时，必须先到部本部办公室留存印签备案。未经

留样备

案的，一律不准自行使用。

3、印章的管理

3.1、公司印章存放和使用地点在部本部办公室，部门印章存放和使用地点

在各部

门办公室，未经存放部门负责人批准，不得将印章带出到其他存放地点使用。

3.2、因特殊原因，确需到存放部门以外地点使用本所印章的，应经存放部

门负责

人同意，派遣专人携带前往。

3.3、公司印章管理，由部本部领导指派一名工作人员负责，部门印章由各部

门负责

人指定专人负责保管，严格履行审批登记手续，防止丢失和滥用。

3.4、印章不使用时，必须收藏好或是锁于保险柜内。

4、印章的使用

4.1、公司印章应根据董事长或部本部领导的指示，经公司董事长或部本部

领导批

准，由印章管理人员代行使用权。各部门印章只做内部发布公文之凭证，对外使用

无效，但使用前应报请本部门主管领导批准。

4o2、以公司名义发往对外的公文，必须经公司领导签发后，然后加盖公司印

章。在

公司内部下发的文件，除正式公文外，一般不得加盖公司印章。

4.3、上报的统计报表、有关证件、函件、报告等需加盖公司印章的，应经呈

报各部门领导审阅签名，经公司部本部领导签名同意后方可办理。需盖董事长印章

的，须经董事长签名同意后，方可办理盖章和登记手续。

4.4、所有介绍信、说明、证明等一般往来信函，应一式两联，统一编号，

方可加

盖印章，底联应存档备查。？

4.5、财务专用章，必须经董事长书面同意或董事长书面授权由财务总监掌

控，主

要用于各类往来帐目、帐单、发票、银行票证等。

4.6、属常规性工作，成批办理的证书、证件等（如培训结业证、车辆年审表

等），

需盖公司印章及董事长印章的，由主管部门确定一人负责办理。每次盖章须凭列有

所需办证人员名单、编号和部门主管签名的同意函，到部本部办公室登记并盖章。

4.7、一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确

需开具

的，必须经部本部领导同意后方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必须向部本

部办公室汇报其介绍信的用途，未使用者必须交回。？?????????？

4.8、使用行政公章，应严格履行审批及登记手续。

五、文件/文印

1.文件：

L1、公司的重要文件由部本部办公室拟稿，文件形成后，属董事会的由董事长签

发，属部本部的由董事长助理签发，属各部门的由其主管领导签发。业务等相关文件材料

由部门主管拟稿，分管总监或副总经理审核签发。属于机密文件的，核稿人应该加注“秘

密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，严格由专人负责印制、报送。

1.2、己签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。文件由

拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

1.3、董事会和公司重要文件由部本部办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送

日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报

送。

lo4、发的文件原稿应统一送行政办公室存档。

1.5、来的文件由各部门办公室文秘负责签收，并于接件当日填写好阅办单，按

领导批示的要求送达相关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后立即予以报

送。

lo6、件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情

况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的，应向行政办公室说明原因。

2、文印

2.1、所有文印人员应自觉遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司，保密

事项。

2.2、打印正式文件，必须按文件签发规定由主管领导签署意见后方可打印。各门草

拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发送内部网或复印报送均需逐

项登记，以备查验。

2.3、文印人员必须按时、按质、按量及时完成各项打字、发送、传真、复印任务，

不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时请示直

接领导或与相关人员校对清楚。

2.4、文件、传真等应及时下发、报送给相关人员。因积压延误而导致工作进度、失

误或造成损失的，将追究其责任人及当事人的责任。

2.5、严禁擅自为私人打印、复印材料，违者将视情节轻重给予罚款处理。

第七章后勤保障管理

一、员工宿舍

目的

员工宿舍是公司为在本企业工作的在职人员提供的福利之一，为确保公司全体员工有

一个清洁、干净、安全的居住环境及公司、个人财产的安全，特制定本规定。

1、安置住宿流程须知

1.1新进人员必须先到人力资源部或店人事课办理相关入职手续，凭人力资源部或店

人事课开据的新进人员住宿安置单到行政部总务课办理住宿相关手续，行政部总务课按职

级、职别进行安置；

L2离职、辞职、解聘等人员也必须先到人力资源部或店人事课办理离职相关手续

后，

再到行政部总务课办理退宿相关手续，由行政部总务课开据退宿放行条，宿舍警卫人员方

可放行；

2、住宿管理

2.1.1、每位员工必须按照行政部总务课安置的房间号/床位号入住，不得随意调换

或多

占床位，宿舍内所有物品均有资产清单，任何人不得损坏，否则照价赔偿；

2o1.2、每位员工要养成良好习惯，床单铺摆、被子折放整齐，床面整洁干净无杂

物，

床下鞋子摆放整齐，地面干净，室内保持通风无异味；

2O1.3、每位员工应注意个人卫生、室内卫生和宿舍楼公共环境卫生，不得乱扔果

皮、

烟头、废纸片、塑料袋等，提倡宿舍内卫生轮流值日，每天早上8点前值日人员应将宿舍

卫生清洁干净；

2o1.4、不准在阳台上搁置养花盆、玻璃酒瓶、玻璃罐头瓶或其它杂物，更不准从楼

上阳台往楼下扔杂物或垃圾，避免安全事故发生；

2o1.5、每位员工应爱护公物及室内设施/设备，严禁在宿舍墙壁上钉丁、乱写、乱

画、贴画、乱拉绳索和乱拉电源电线；同室人员要相互监督，如室内设施/设备损坏无责任

人时，由宿舍全体人员共同承担维修费用：

2o1.6、全体员工应自觉保持宿舍楼内的安静，不得在走廊或舍内大声喊叫、电视、

收音机、功放机等音量要适度，不准在宿舍内聚众喝酒、赌博；

2。1.7、集体宿舍晚上1点后禁止洗澡、洗衣，住宿人员必须在晚上1点前返回宿舍

就寝，12:00点后禁止外出，要保持宿舍内安静不要影响他人休息；

2.1.8、严禁在宿舍内稿封建迷信活动、播放淫秽录像、歌曲和传播、传看黄色书

刊；

2.1.9、严禁无正当理由经常性夜不归宿，窜越女生宿舍聊天或留宿异性；

2.2.0、员工亲属来访，必须持有效身份证到行政部申请，经行政部经理签字后，到

警卫