工程项目的合同管理与风险控制手册

工程项目的合同管理与风险控制手册TOC\o"1-2"\h\u2586第1章合同管理基础 424801.1合同管理概述 491301.2合同类型与特点 4202211.2.1总分包合同 5222551.2.2采购合同 5731.2.3租赁合同 5255651.2.4咨询合同 5288421.2.5施工合同 5246691.3合同管理流程 5227581.3.1合同策划 5149931.3.2合同签订 533701.3.3合同履行 5251561.3.4合同监督与检查 585031.3.5合同纠纷处理 6314321.3.6合同归档 630539第2章合同策划与准备 6165882.1合同策划 6222962.1.1合同目标确定 6276422.1.2合同类型选择 6218762.1.3合同范围界定 6210772.1.4合同各方职责分配 6232242.1.5合同风险管理 69412.2招标文件编制 6176352.2.1招标公告 614532.2.2投标人须知 7194502.2.3合同条款 7238782.2.4工程量清单 7169542.2.5技术规范与要求 7144702.2.6评标办法 7222992.3投标文件准备 7256312.3.1投标申请书 7315462.3.2营业执照及资质证书 7210312.3.3项目实施计划 7134622.3.4投标报价 7255612.3.5保证金 7281102.3.6其他材料 730305第3章合同谈判与签订 7246443.1合同谈判策略 8294283.1.1谈判前准备 8307953.1.2谈判团队构建 8257973.1.3谈判策略制定 8194003.1.4谈判沟通与协调 8275483.2合同条款审查 8161183.2.1合同主体审查 8225483.2.2合同条款完整性审查 841383.2.3合同条款合规性审查 8263103.2.4风险识别与评估 827593.3合同签订与生效 8312233.3.1合同签订流程 8252823.3.2合同签订主体 9280283.3.3合同生效条件 913883.3.4合同备案与归档 916112第4章合同履行与监控 9208244.1合同履行管理 9216214.1.1合同履行概述 9303534.1.2合同履行计划 9160174.1.3合同履行监控 924414.1.4合同履行报告 10301854.2合同变更管理 10262074.2.1合同变更概述 10235324.2.2合同变更的识别与评估 10121404.2.3合同变更的程序 10157794.2.4合同变更的监控 10187544.3合同违约处理 11210664.3.1合同违约概述 1119104.3.2合同违约的认定 11151924.3.3合同违约的处理程序 1163844.3.4合同违约的处理措施 1131264第5章风险识别与评估 11306195.1风险识别方法 11120875.1.1文献资料分析法 12324235.1.2问卷调查法 12231025.1.3专家访谈法 1291425.1.4故障树分析法（FTA） 12176015.1.5情景分析法 12293655.2风险评估与分析 12228585.2.1定性分析 12105395.2.2定量分析 12286355.3风险应对策略 12300145.3.1风险规避 1390695.3.2风险减轻 13158195.3.3风险转移 1382265.3.4风险接受 1317466第6章风险控制措施 1362206.1风险预防与规避 13138166.1.1风险识别 13159986.1.2风险评估 13129896.1.3风险预防 13218186.1.4风险规避 13138336.2风险转移与保险 13104906.2.1风险转移 1314036.2.2保险 14122036.3风险应对与监控 1448486.3.1风险应对策略 1484036.3.2风险应对措施 14308596.3.3风险监控 1413292第7章合同争议解决 1497537.1争议解决方式 14242707.1.1协商解决：双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则下，通过友好协商解决争议。 14210997.1.2调解：双方可以共同选定一名或多名调解人，由调解人协助双方达成和解。 14317627.1.3仲裁：双方可以约定将争议提交仲裁机构进行裁决。 1562947.1.4诉讼：当双方无法通过协商、调解或仲裁解决争议时，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。 15168477.2调解与协商 15103097.2.1调解 15294897.2.2协商 15270027.3仲裁与诉讼 15193687.3.1仲裁 15141927.3.2诉讼 1522734第8章合同收尾与评价 15131868.1合同收尾管理 15246238.1.1合同收尾流程 16307788.1.2合同收尾注意事项 16302038.2合同评价与总结 16313798.2.1合同评价内容 16199418.2.2合同总结 16190248.3合同管理改进措施 16258238.3.1完善合同管理制度 17196968.3.2加强合同风险防控 17307038.3.3提高合同履行效率 17281768.3.4提升合同管理质量 171090第9章信息管理与文档控制 17322889.1信息管理概述 17103919.1.1信息管理目标 17145099.1.2信息管理原则 1748449.2文档管理流程 18311899.2.1文档分类与编码 18257569.2.2文档收集与整理 1811429.2.3文档存储与保管 1821209.2.4文档分发与传递 1817649.2.5文档变更与更新 1841689.2.6文档归档与销毁 18148819.3信息化管理工具 18106219.3.1项目信息共享 1861169.3.2文档管理 18198859.3.3进度管理 19179249.3.4风险预警 19311949.3.5数据分析 1925529.3.6移动办公 194143第10章合同管理团队建设与培训 192804010.1合同管理团队构建 19267910.1.1确定团队规模与组成 191789710.1.2设定团队目标与职责 19237010.1.3建立团队沟通机制 19636210.2团队成员职责与协作 192792910.2.1项目经理 193058410.2.2合同经理 192110910.2.3合同管理员 202582710.2.4法律顾问 202005510.2.5团队协作 202021010.3合同管理培训与提升 203089610.3.1培训内容 20447510.3.2培训方式 203148310.3.3培训效果评估 2026010.3.4持续提升 20第1章合同管理基础1.1合同管理概述合同管理作为工程项目管理的重要组成部分，涉及合同策划、签订、履行、变更、终止及纠纷处理等方面。通过对合同的有效管理，有助于保证项目顺利实施，降低合同履行风险，提高项目效益。合同管理旨在平衡各方利益，建立合作伙伴关系，实现项目目标。1.2合同类型与特点工程项目中常见的合同类型包括：总分包合同、采购合同、租赁合同、咨询合同、施工合同等。各类合同具有以下特点：1.2.1总分包合同总分包合同是指业主与总承包商签订的合同，总承包商负责项目的设计、采购、施工等全过程管理。其特点为：责任明确、管理便捷、有利于项目协调。1.2.2采购合同采购合同是指业主或总承包商与供应商签订的合同，用于采购项目所需的材料、设备等。其特点为：数量明确、质量可控、交货期固定。1.2.3租赁合同租赁合同是指业主或总承包商与租赁方签订的合同，用于租赁项目所需的设备、设施等。其特点为：租赁期限明确、租金固定、风险较低。1.2.4咨询合同咨询合同是指业主与咨询公司签订的合同，提供项目策划、设计、施工等阶段的技术咨询服务。其特点为：专业知识丰富、服务质量高、合同金额相对较小。1.2.5施工合同施工合同是指业主或总承包商与施工单位签订的合同，负责项目的施工任务。其特点为：工程量明确、进度可控、合同金额较大。1.3合同管理流程合同管理流程包括以下环节：1.3.1合同策划合同策划是合同管理的基础，主要包括：分析项目需求，确定合同类型、合同范围、合同计价方式等。1.3.2合同签订在合同签订阶段，双方需明确合同条款，包括：合同主体、工程范围、工期、质量标准、合同价款、付款方式、违约责任等。1.3.3合同履行合同履行阶段是合同管理的核心，主要包括：合同执行、合同变更、合同终止等。1.3.4合同监督与检查合同监督与检查旨在保证合同履行情况符合约定，包括：进度、质量、安全等方面的检查。1.3.5合同纠纷处理合同纠纷处理是解决合同履行过程中出现的争议、纠纷等问题。主要包括：协商、调解、仲裁、诉讼等途径。1.3.6合同归档合同归档是对合同及其履行过程中的文件资料进行整理、归档，以备后续查询、审计等需要。通过以上环节，实现合同的有效管理，保证工程项目顺利实施。第2章合同策划与准备2.1合同策划合同策划是工程项目合同管理的重要组成部分，旨在明确合同目标、合同类型、合同范围及合同各方职责。本节将从以下几个方面阐述合同策划的内容：2.1.1合同目标确定合同目标应与项目目标保持一致，包括项目质量、进度、投资等方面。合同目标应具有可量化、可考核的特点。2.1.2合同类型选择根据项目特点、风险分担等因素，选择合适的合同类型，如总价合同、单价合同、成本加酬金合同等。2.1.3合同范围界定明确合同的工作范围，包括工程项目的具体内容、施工范围、技术服务等。2.1.4合同各方职责分配合理分配合同各方职责，明确各方在项目实施过程中的权利和义务，保证项目顺利进行。2.1.5合同风险管理识别项目潜在风险，制定相应的风险应对措施，合理分配风险责任，降低合同履行过程中的风险。2.2招标文件编制招标文件是工程项目合同管理的基础文件，对项目的顺利实施具有重要意义。本节将从以下几个方面介绍招标文件的编制：2.2.1招标公告明确招标项目的名称、范围、规模、资金来源、投标截止时间等信息。2.2.2投标人须知详细阐述投标人的资质要求、投标文件的组成、投标保证金、投标报价等事项。2.2.3合同条款制定合同的主要条款，包括合同范围、合同价款、支付方式、工期、质量标准、违约责任等。2.2.4工程量清单根据项目设计文件，编制工程量清单，作为投标人报价的依据。2.2.5技术规范与要求明确项目的技术规范、质量标准、施工要求等，为投标人提供施工依据。2.2.6评标办法制定评标原则、评标标准、评分细则等，保证评标过程的公平、公正、透明。2.3投标文件准备投标文件是投标人参与工程项目投标的依据，本节将从以下几个方面介绍投标文件的准备：2.3.1投标申请书填写投标申请书，包括投标项目名称、投标单位名称、投标报价等。2.3.2营业执照及资质证书提供投标单位的营业执照、资质证书等相关证明材料。2.3.3项目实施计划制定项目实施计划，包括施工组织设计、进度计划、质量保证措施等。2.3.4投标报价根据工程量清单、技术规范等，编制投标报价。2.3.5保证金按照招标文件要求，提交投标保证金。2.3.6其他材料根据招标文件要求，提供其他相关材料，如项目经理简历、业绩证明等。第3章合同谈判与签订3.1合同谈判策略3.1.1谈判前准备在合同谈判前，应充分了解项目背景、目标、范围及各方利益相关者。同时收集与项目相关的法律法规、行业标准以及市场行情等信息，为谈判提供有力支持。3.1.2谈判团队构建组建专业、高效的谈判团队，明确各成员职责，保证谈判过程中各方利益得到有效平衡。团队成员应具备专业知识、沟通协调能力和谈判技巧。3.1.3谈判策略制定根据项目特点和各方利益，制定合理的谈判策略。包括但不限于：谈判目标、谈判底线、谈判进程安排、谈判技巧运用等。3.1.4谈判沟通与协调在谈判过程中，保持与各方利益相关者的沟通与协调，及时调整谈判策略，保证谈判目标的实现。3.2合同条款审查3.2.1合同主体审查审查合同主体的合法性、资质、信誉等方面，保证合同双方的主体资格符合法律法规及项目要求。3.2.2合同条款完整性审查保证合同条款涵盖项目全过程中的所有关键环节，包括但不限于：项目范围、质量标准、进度要求、费用支付、违约责任等。3.2.3合同条款合规性审查审查合同条款是否符合国家法律法规、行业规定以及公司内部管理制度，避免合同无效或违法风险。3.2.4风险识别与评估识别合同条款中潜在的风险，如：合同变更、解除、索赔等，进行风险评估，制定相应的应对措施。3.3合同签订与生效3.3.1合同签订流程遵循公司内部合同签订流程，完成合同审批、盖章等手续。保证合同签订的合法性和有效性。3.3.2合同签订主体合同签订主体应具有完全民事行为能力，且具备签订合同的权力。3.3.3合同生效条件明确合同生效的条件，如：双方签字盖章、相关部门审批等。保证合同在满足生效条件后立即生效。3.3.4合同备案与归档按照公司内部管理规定，将签订的合同进行备案和归档，便于合同履行和后期管理。第4章合同履行与监控4.1合同履行管理4.1.1合同履行概述合同履行是工程项目合同管理的重要组成部分，涉及合同各方按照约定条款全面、严格、按时履行合同义务的过程。本章主要阐述如何对合同履行进行有效管理，保证工程项目顺利进行。4.1.2合同履行计划在合同签订后，合同各方应制定详细的合同履行计划，包括但不限于以下内容：（1）明确合同履行的时间节点；（2）制定合同履行的工作流程；（3）分配合同履行所需资源；（4）确定合同履行过程中的关键控制点。4.1.3合同履行监控合同履行过程中，应建立合同履行监控系统，对以下方面进行监控：（1）合同进度：保证合同各方按照约定的时间节点完成合同义务；（2）合同质量：保证合同履行的成果符合约定的质量标准；（3）合同成本：控制合同履行过程中的成本支出，防止成本超支；（4）合同变更：及时识别和处理合同变更，保证合同变更的合理性和有效性。4.1.4合同履行报告定期编制合同履行报告，反映合同履行情况，内容包括但不限于：（1）合同进度报告；（2）合同质量报告；（3）合同成本报告；（4）合同变更报告。4.2合同变更管理4.2.1合同变更概述合同变更是指在合同履行过程中，因客观原因或合同各方协商一致，对原合同条款进行调整的行为。合同变更管理旨在保证合同变更的合理性和有效性，降低合同变更带来的风险。4.2.2合同变更的识别与评估在合同履行过程中，合同各方应密切关注以下可能导致合同变更的因素：（1）法律法规的变化；（2）工程项目的设计变更；（3）合同履行过程中的突发事件；（4）合同各方协商一致的变更要求。4.2.3合同变更的程序合同变更应遵循以下程序：（1）提出变更申请：合同各方根据实际需要，向合同管理部门提出变更申请；（2）评估变更影响：合同管理部门对变更申请进行评估，分析变更对合同履行的影响；（3）合同变更协商：合同各方就变更事项进行协商，达成一致意见；（4）签订合同变更协议：根据协商结果，签订合同变更协议；（5）合同变更实施：按照合同变更协议，对合同履行进行相应调整。4.2.4合同变更的监控合同变更实施过程中，合同各方应加强对以下方面的监控：（1）变更进度的监控；（2）变更质量的监控；（3）变更成本的监控。4.3合同违约处理4.3.1合同违约概述合同违约是指合同各方在合同履行过程中，未能按照约定履行合同义务的行为。本章主要阐述合同违约的处理程序和措施。4.3.2合同违约的认定合同违约的认定依据以下原则：（1）合同条款的约定；（2）法律法规的规定；（3）合同履行过程中的事实情况。4.3.3合同违约的处理程序合同违约的处理程序如下：（1）违约方提出违约处理申请；（2）合同管理部门对违约行为进行调查核实；（3）合同各方协商违约处理方案；（4）签订违约处理协议；（5）实施违约处理措施。4.3.4合同违约的处理措施合同违约的处理措施包括但不限于以下几种：（1）违约赔偿：违约方按照约定向守约方支付违约金或赔偿损失；（2）合同解除：在合同违约严重影响合同履行的情况下，合同各方可协商解除合同；（3）合同延期：根据合同各方协商一致，对合同履行期限进行延期；（4）其他合法合规的处理措施。第5章风险识别与评估5.1风险识别方法风险识别是工程项目合同管理中的首要环节，旨在全面、系统地识别项目过程中可能出现的风险因素。以下为风险识别的主要方法：5.1.1文献资料分析法通过查阅相关文献资料，如行业标准、项目案例、研究报告等，识别工程项目中可能存在的风险。5.1.2问卷调查法设计问卷调查表，向项目相关人员、专家以及利益相关方进行调查，收集风险信息。5.1.3专家访谈法邀请行业专家、项目管理人员等进行访谈，探讨项目可能面临的风险。5.1.4故障树分析法（FTA）运用故障树分析法，从项目故障或出发，逐层分析可能导致故障的原因，识别风险因素。5.1.5情景分析法构建不同情景，分析项目在各种情况下的风险表现，以识别潜在风险。5.2风险评估与分析风险评估与分析是在风险识别的基础上，对已识别的风险因素进行定性与定量分析，为制定风险应对策略提供依据。5.2.1定性分析（1）风险概率分析：评估风险发生的可能性。（2）风险影响分析：评估风险发生后对项目目标的影响程度。（3）风险等级划分：根据风险概率和影响程度，将风险划分为不同等级。5.2.2定量分析（1）概率分布：运用统计学方法，对风险因素的概率分布进行拟合。（2）风险值（RV）计算：结合风险概率和影响程度，计算风险值，为风险排序和应对提供依据。（3）敏感性分析：评估风险因素变化对项目目标的影响程度，以确定关键风险因素。5.3风险应对策略根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，以降低风险对项目的影响。5.3.1风险规避针对高风险因素，采取措施避免风险发生，如调整项目计划、更改设计方案等。5.3.2风险减轻针对中等风险因素，采取措施减轻风险影响，如优化项目管理、加强质量控制等。5.3.3风险转移通过合同条款、保险等手段，将部分风险转移给其他方。5.3.4风险接受对于低风险因素，可采取接受策略，但需制定相应的风险监控措施，保证风险可控。第6章风险控制措施6.1风险预防与规避6.1.1风险识别在本章节中，首先应对工程项目中可能出现的风险因素进行系统识别。风险识别应涵盖项目的设计、采购、施工、竣工及运维等各个阶段，保证全面识别潜在风险。6.1.2风险评估对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性、影响程度及潜在损失。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，为制定风险预防与规避措施提供依据。6.1.3风险预防根据风险评估结果，制定相应的风险预防措施，包括但不限于技术措施、组织措施、经济措施等。风险预防措施应具有针对性、实用性和经济性。6.1.4风险规避对于可能导致项目严重后果的风险因素，应制定风险规避策略。风险规避措施应遵循法律法规、合同约定及企业内部规定，保证项目顺利进行。6.2风险转移与保险6.2.1风险转移在项目合同中约定风险转移条款，将部分风险转移给对方当事人。风险转移方式包括但不限于合同约定、担保、第三方担保等。6.2.2保险对于无法规避且可能导致重大损失的风险，应采取保险措施。项目各方应根据项目特点及风险状况，合理选择保险产品，保证项目风险得到有效转移。6.3风险应对与监控6.3.1风险应对策略根据风险类型和影响程度，制定相应的风险应对策略，包括风险承担、风险缓解、风险转移和风险规避等。6.3.2风险应对措施根据风险应对策略，制定具体的应对措施，明确责任主体、实施时间及预期效果。6.3.3风险监控建立完善的风险监控机制，对项目风险进行持续跟踪、监测和评估。风险监控应包括但不限于以下内容：（1）定期收集风险信息，分析风险变化趋势；（2）对已发生的风险事件进行总结，分析原因，制定改进措施；（3）对风险应对措施的实施效果进行评价，及时调整应对策略；（4）建立健全风险预警机制，提前发觉潜在风险，保证项目安全。通过以上风险控制措施的实施，有助于降低工程项目风险，保障项目顺利推进。第7章合同争议解决7.1争议解决方式合同争议解决是工程项目合同管理的重要组成部分。在合同执行过程中，双方可能会因为各种原因产生争议。为了有效解决争议，保障工程项目的顺利实施，以下列举了几种常见的争议解决方式：7.1.1协商解决：双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则下，通过友好协商解决争议。7.1.2调解：双方可以共同选定一名或多名调解人，由调解人协助双方达成和解。7.1.3仲裁：双方可以约定将争议提交仲裁机构进行裁决。7.1.4诉讼：当双方无法通过协商、调解或仲裁解决争议时，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。7.2调解与协商7.2.1调解（1）双方应积极合作，共同选定具有专业知识和良好信誉的调解人。（2）调解人应保持公正、公平、中立的态度，协助双方达成和解。（3）调解过程应保密，除非双方另有约定。（4）调解结果不具有法律效力，但双方应尊重并履行调解协议。7.2.2协商（1）双方应遵循诚实信用、平等自愿的原则，积极开展协商。（2）协商过程中，双方应充分沟通，保证对方了解各自立场和诉求。（3）协商结果应以书面形式记录，并由双方签字盖章确认。（4）双方应严格遵守协商达成的协议，如有违反，守约方有权要求违约方承担相应责任。7.3仲裁与诉讼7.3.1仲裁（1）双方应在合同中明确约定仲裁机构、仲裁规则和仲裁地点。（2）仲裁庭由一名或三名仲裁员组成，双方应共同选定或委托仲裁委员会主任指定。（3）仲裁程序应依法进行，保障双方合法权益。（4）仲裁裁决具有法律效力，双方应履行裁决。7.3.2诉讼（1）双方可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。（2）诉讼过程中，双方应依法行使诉讼权利，履行诉讼义务。（3）法院判决具有法律效力，双方应遵守判决。（4）一方不履行判决的，另一方可以依法申请强制执行。第8章合同收尾与评价8.1合同收尾管理8.1.1合同收尾流程合同收尾是工程项目合同管理的重要组成部分，主要包括合同结算、验收、归档等环节。合同收尾流程应遵循以下步骤：（1）合同结算：根据合同约定，对工程量、工程质量、工程进度等进行核算，完成合同价款的结算。（2）工程验收：组织相关方对工程项目进行验收，保证工程质量符合合同约定。（3）合同资料归档：将合同签订、履行、变更、解除等过程中产生的文件资料进行整理、归档。（4）合同关闭：完成合同收尾工作，双方确认无遗留事项后，正式关闭合同。8.1.2合同收尾注意事项（1）保证合同收尾工作的及时性，避免因拖延导致合同纠纷。（2）认真审查合同结算金额，保证双方利益。（3）严格按照合同约定进行工程验收，保证工程质量。（4）妥善保管合同资料，便于后期查询。8.2合同评价与总结8.2.1合同评价内容（1）合同履行情况：分析合同履行过程中的各项指标，如工程进度、质量、成本等。（2）合同管理效果：评价合同管理过程中，双方合作程度、沟通效果、变更处理等方面。（3）合同风险控制：总结合同履行过程中出现的风险，分析原因及应对措施。8.2.2合同总结（1）对合同履行过程中的成功经验进行总结，形成可借鉴的经验。（2）分析合同履行中存在的问题，找出原因，提出改进措施。（3）撰写合同总结报告，为今后类似项目提供参考。8.3合同管理改进措施8.3.1完善合同管理制度（1）制定合同管理规章制度，明确合同管理流程。（2）建立合同管理组织架构，明确各部门职责。（3）定期对合同管理人员进行培训，提高合同管理能力。8.3.2加强合同风险防控（1）建立合同风险预警机制，提前识别潜在风险。（2）制定合同风险应对措施，保证合同顺利履行。（3）定期对合同风险进行评估，调整风险防控策略。8.3.3提高合同履行效率（1）加强合同履行过程中的沟通与协调，保证信息畅通。（2）优化合同变更、解除流程，提高合同管理效率。（3）运用信息化手段，实现合同管理的数字化、智能化。8.3.4提升合同管理质量（1）强化合同条款审查，保证合同内容严谨、完整。（2）加强合同履行过程中的监督与检查，保证工程质量。（3）定期对合同管理情况进行评估，持续改进合同管理质量。第9章信息管理与文档控制9.1信息管理概述信息管理是工程项目合同管理的重要组成部分，旨在保证项目信息的准确性、及时性、完整性和安全性。本章主要阐述工程项目中的信息管理流程及关键控制点，以保障项目各方在信息获取、处理、传递和存储方面的有效协同。9.1.1信息管理目标（1）保证项目信息的准确性、及时性、完整性和安全性；（2）提高项目各方在信息共享、协同工作方面的效率；（3）降低项目风险，提高项目合同履约能力。9.1.2信息管理原则（1）统一管理：设立专门的信息管理机构，负责项目信息的统一收集、整理、存储和分发；（2）分工负责：明确各参建方在信息管理中的职责，保证信息传递的及时性和准确性；（3）标准化流程：制定统一的信息管理流程和标准，规范信息处理工作；（4）动态更新：根据项目进展，及时更新信息内容，保证信息的实时性。9.2文档管理流程文档管理是信息管理的重要组成部分，涉及项目合同的签订、执行、变更和终止等各个阶段。以下为文档管理的核心流程：9.2.1文档分类与编码根据项目特点，制定文档分类和编码体系，便于文档的检索、存储和传递。9.2.2文档收集与整理收集项目相关的合同、图纸、技术文件等，并进行整理、审核，保证文档的准确性和完整性。9.2.3文档存储与保管采用纸质和电子两种方式存储文档，并采取适当措施，保证文档的安全性和可追溯性。9.2.4文档分发与传递根据项目需要，及时将相关文档分发给各参建方，并保证文档