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文档简介

投资集团有限公司机要室管理制度第一章总则为保障投资集团有限公司（以下称“公司”）机要室的安全管理，提高信息传递的效率，确保机要文件的保密性和完整性，根据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本管理制度。机要室是公司信息管理的重要部门，承担着机要文件的收发、保管、传递及相关管理工作。第二章适用范围本制度适用于公司所有机要室工作人员及涉及机要文件管理的各部门。所有员工在工作中涉及机要文件的处理和管理时，均需遵守本制度。第三章管理规范第三节机要文件的分类与管理1.机要文件分类机要文件根据内容及敏感程度分为：-绝密文件-秘密文件-机密文件2.文件保管-绝密和秘密文件应存放在专门的安全柜中，安全柜需具备防火、防盗等功能。-文件的保管责任由机要室管理人员承担，每周进行一次安全检查。第四节文件的收发与传递1.文件收发-所有机要文件的收发需通过机要室进行，任何部门不得私自收发。-收到机要文件后，机要室应进行登记，记录文件类型、发件单位、接收日期等信息。2.文件传递-文件传递应采用密封方式，确保文件的完整性及保密性。-传递过程中，任何工作人员不得随意打开密封文件。第五节文件的查阅与借用1.查阅-机要文件的查阅需经机要室主任批准，并填写查阅登记表。-查阅人员应在查阅后对文件进行复位，确保文件的完整性。2.借用-机要文件原则上不外借，特殊情况需经公司总裁批准。-借用期间，借用人应负责文件的安全和完整，归还时需进行登记。第四章操作流程第一步：文件的收发流程1.文件接收-收到文件后，机要室工作人员应立即进行登记，并检查文件的完整性。-确认无误后，将文件分类存档。2.文件发送-各部门如需发送机要文件，需填写《机要文件发送申请表》，由部门负责人签字确认。-机要室工作人员审核后，按规定程序发送文件。第二步：文件的管理流程1.文件管理-机要室应定期对机要文件进行清理和整理，确保文件的易查找性。-每季度进行一次文件安全检查，确认文件的完整性和保密性。第三步：文件的监督与评估流程1.监督机制-设立机要室内外监督机制，定期接受公司审计部的检查。-设立举报机制，任何员工可对机要室的违规行为进行举报。2.评估机制-每年进行一次机要室工作评估，评估内容包括文件安全、管理流程及员工执行情况。-评估结果应形成书面报告，向公司高层反馈。第五章监督机制1.监督责任-机要室主任负责对本制度的实施情况进行监督，确保各项管理措施落到实处。-各部门应配合机要室的监督工作，及时反馈存在的问题。2.反馈机制-建立定期反馈机制，每季度召开一次有关机要文件管理的工作会议，讨论存在的问题，共同寻求解决方案。附则本制度由投资集团有限公司机要室解释，自发布之日起实施。如需修订，须经公司领导审批。---结语通过本管理制度的实施，投资集团有限公司将进一步加强机要室的管理，保障机要文件的安全

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