工程公司档案管理制度

工程公司档案管理制度第一章总则为加强工程公司档案管理，确保各类档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规和公司内部规章制度，特制定本档案管理制度。工程公司档案是记录项目进展、技术成果、合同协议、人员情况等重要信息的文件材料，是公司决策、管理和监督的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括但不限于项目档案、技术档案、合同档案、人事档案和财务档案。所有与公司业务相关的文件材料均应按照本制度进行管理。第三章管理规范3.1档案的收集与归档1.收集范围：各部门需收集与其业务相关的所有文件材料，如项目计划、合同、工程变更记录、会议纪要、技术报告、人事资料等。2.归档要求：所有收集的档案材料必须在项目结束后按照规定时间归档，归档材料需按类别、时间、项目进行整理，并填写归档清单。3.归档标准：归档材料应确保字迹清晰、内容完整、格式规范。未按要求归档的材料，需由相关责任人进行整改。3.2档案的保管1.保管地点：所有档案应存放在专用档案室内，档案室应具有防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的完整性和安全性。2.档案管理责任：由专人负责档案的日常管理和维护，定期对档案进行检查，确保其状态良好。3.档案编号：所有档案应逐一编号，建立档案管理台账，便于查询和管理。3.3档案的查阅与借用1.查阅申请：员工或外部单位需查阅档案时，需提交书面申请，并经过档案管理负责人批准。2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经公司总经理批准，并填写借阅登记表，注明借阅人、借阅时间和归还时间。3.查阅要求：查阅档案时，必须遵循保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。3.4档案的转递1.转递原则：档案转递需遵循审批流程，转递的档案必须由档案管理人员进行密封，并填写转递通知单，确保档案的安全。2.转递记录：对转进的档案，应及时核对无误，并做好相关记录，确保信息的准确传递。3.转递方式：档案转递应通过机要途径进行，禁止个人携带转递档案。第四章监督机制4.1监督责任档案管理工作应建立监督机制，由公司管理层指定专人负责档案管理的监督，定期检查档案的收集、保管、查阅及借用等情况。4.2记录与反馈1.记录保存：所有档案的查阅、借用、转递等记录应妥善保存，便于日后查阅。2.定期反馈：档案管理人员应定期向管理层汇报档案管理情况，包括档案的完整性、安全性以及管理中存在的问题。4.3违规处理对于违反档案管理制度的行为，视情节轻重，给予相应的处罚。情节严重者，将根据公司规章制度进行处理。第五章附则5.1制度解释权本制度由工程公司档案管理部门负责解释，若有未尽事宜，依照国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。5.2生效日期本制度自发布之日起生效，所有部门需按照本制度要求开展档案管理工作，并确保制度的落实。5.3修订流程本制度如需修订，需由档案管理部门提出修订建议，经过公司管理层审核批准后方可生效。第六章附录6.1档案管理台账模板序号档案名称归档日期责任人备注1236.2借阅登记表模板借阅人借阅日期档案名称归还日期备注6.3转递通知单模板转递人转递日期档案名称接收人备注结束语本档案管理制度旨在提升工程公