2024年公司档案管理制度模版（三篇）

第7页共7页2024年公司档案管理制度模版企业档案管理制度一、目的为规范全公司的档案管理工作，确保档案的完整性、保密性和可追溯性，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各部门的档案管理。三、管理原则采取分类分部门管理，行政部统一监管的原则，确保档案管理的有序进行。四、职责与权限1.各部门必须设立兼职档案管理员，负责部门档案的规范管理工作。2.行政部负责不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。五、档案分类与存放1.档案分类包括证照类、文件类、制度类、合同类、计划总结类、财务类、图纸类、人事管理类等。2.公司级档案存放在行政部，其他档案由归口部门负责存放。六、档案建档与装订1.建立档案时需有明确的档案编号和档案目录。2.档案须装订成册保存，特殊珍贵的手稿、照片等采用卷盒、相册等妥善保管。七、保存年限公司重要档案原则上永久保存，档案销毁需经公司领导批准。八、档案日常管理1.借阅管理借阅手续：各部门经办人员因业务需要借阅档案时，需出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，并在公司借阅登记表上签字后方可借阅。档案归还时，档案管理员需填写归还日期。借阅审批权限：根据档案类型，分别由行政部、人力资源部、总经理或其授权人审批。借阅人需遵守借阅规定，不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案，并在规定期限内归还。人为丢失或损坏档案者，将承担相应责任。2.销毁管理公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。销毁前需按清册清点，销毁时由行政部监督，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。3.移交管理需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定监交人后，方可进行移交。移交前后需按清册清点，并在清册上签字。《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各执一份并永久保管。九、违规处理对于违反本制度规定的个人或部门，公司将视情节轻重给予行政、经济处罚，情节严重者将移交司法机关处理。十、附则本制度由人力资源部负责解释，经总经理审批后执行。2024年公司档案管理制度模版（二）(三)库内应配置温湿度计，并坚持对库内温湿度进行定期测量与记录。同时，库内应设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等必要设施，以确保档案的安全与完好。(四)库内严禁办公活动，且无杂物堆放，需保持库房的清洁卫生，以维护档案的保存环境。(五)定期对档案的保管状况及“八防”措施进行检查，每年至少核对案卷数一次，确保数字准确、案卷与目录相符。对于发现的破损和变质档案，应及时进行修复和复制，并详细记录处理过程。对于发现的问题，应及时报告并处理。(六)建立全宗卷，用于存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等相关材料，以便于档案的长期管理和利用。(七)库房钥匙由综合档案室的档案员专门保管，非档案人员未经许可不得擅自进入档案库房。进出库房时，应随手关门，确保库房安全。(八)当档案人员调动工作时，必须对所管理的档案进行严格的移交手续。交接双方及监交人均需在移交记录上签名确认，以确保档案的连续性和完整性。档案保密制度(一)档案管理人员及档案利用者均应严格遵守保密规定，不得随意谈论或泄露保密档案材料的内容。非档案人员不得私自开箱或翻阅档案材料。(二)档案利用者只能查阅与本单位或本人工作相关的档案内容，严禁随意翻阅或摘抄其他档案内容。(三)查阅或复制机密档案材料时，必须经分管领导批准，并严格遵守相关保密规定。(四)借阅档案资料时，必须进行详细登记。归还时，需核对无误并及时入库。(五)借阅的档案不得随意转借他人，也不得将档案带至家中或公共场所。(六)档案室箱柜应加锁，进出档案室时应随手关门、关灯，确保档案安全。(七)销毁期满档案需经档案鉴定小组鉴定，并报领导批准后登记造册，报有关部门备案。在废纸出售过程中，应严格把关，防止泄密。档案利用制度(一)本单位工作人员因工作需要可查阅本单位形成的档案资料。如需借阅，应经分管领导批准，并在一周内归还。(二)外单位需查阅本单位档案资料时，需出示介绍信并说明查阅目的，经分管领导批准后方可借阅。一般情况下，外单位不予外借档案资料。(三)查阅档案者需爱护档案材料，严禁在档案上画图、划线、折叠、涂改、撕页或拆卷等行为。借阅的档案应妥善保管，不得转借或遗失。如有损坏或遗失，将视情节给予行政处分或罚款；情节严重者将追究刑事责任。(四)查阅档案时必须履行登记手续，并将利用目的及取得的效益及时反馈给综合档案室。档案人员岗位责任制(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项规章制度。(二)热爱档案工作并熟悉业务，负责做好各类档案的分类编号、上架排列及编制档案目录等工作；同时建立并维护各种档案台帐，认真做好档案的登记和统计工作。(三)集中统一管理本单位的各种门类和载体的档案材料；开展档案史料的编研工作；积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记等档案资料；并主动提供档案利用服务以支持各项工作。(四)负责收集并归档本单位各部门的文件材料；并对各部门的立卷归档工作进行监督和指导。(五)根据档案工作统一领导、分级管理的原则对所属单位的档案工作进行监督和指导。(六)严格遵守档案工作的各项规章制度并积极宣传档案工作的重要性；为领导决策提供有力的档案支持。(七)负责对本单位到期档案进行鉴定工作；并按规定销毁无保存价值的档案材料。(八)按规定向档案馆移交应进馆的档案材料。档案统计制度(一)档案统计工作应遵循国家统计工作的要求；采用科学的标准和方法进行档案统计和分析；为领导决策提供可靠的数据支持。(二)建立并完善各种统计台帐；及时做好档案收进、移出、整理、鉴定、保管和利用等方面的登记工作；确保档案数据的准确性和完整性。(三)根据原始记录及时准确地填写档案工作统计报表并报送档案行政管理部门。(四)在进行档案统计工作时2024年公司档案管理制度模版（三）二、档案管理规定(二)为确保档案的安全与高效利用，必须设立专用的档案库房与箱柜，并对档案进行科学分类、排列与编目，以便于快速准确地查找。(三)库内应配备温湿度计，并坚持定期测量与记录库内温湿度，同时配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案保存环境的稳定与安全。(四)库内应保持整洁，禁止办公与杂物堆放，并定期进行清洁维护。(五)需定期检查档案的保管状况及“八防”措施的执行情况，每年核对案卷数量，确保数字准确、案卷与目录相符。对于破损或变质的档案，应及时进行修复与复制，并详细记录处理过程。发现问题时，应立即报告并妥善处理。(六)建立全宗卷，以全面记录与存储本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等相关材料。(七)库房钥匙应由综合档案室的档案员妥善保管，非档案人员未经许可不得擅自进入库房，且进出库房时应随手关门。(八)档案人员在调动工作时，必须严格办理档案移交手续，交接双方及监交人均需签名确认。三、档案保密制度(一)档案管理人员及档案利用者均不得随意泄露保密档案的内容，非档案人员严禁私自开箱或翻阅档案材料。(二)档案利用者仅可查阅与本单位或本人工作相关的档案内容，其他档案内容不得随意翻阅或摘抄。(三)查阅或复制特定档案材料时，必须经分管领导批准。(四)借阅档案资料需进行登记，并在归还时核对无误后及时入库。(五)严禁将所借档案转借他人或带至家中、公共场所等非工作场所。(六)档案室箱柜应加锁，并养成随手关门、关灯的良好习惯。(七)销毁期满档案需经档案鉴定小组鉴定并报领导批准后，方可登记造册并报有关部门备案。同时，应严格把控废纸出售环节，防止泄密。四、档案利用制度(一)本单位工作人员因工作需要可查阅本单位形成的档案资料。如需借阅，应经分管领导批准，并在一周内归还。(二)外单位需查阅本单位档案资料时，需出示介绍信并说明查阅目的，经分管领导批准后方可借阅。一般情况下，档案不予外借。(三)查阅档案者需爱护档案材料，严禁在档案上涂画、折叠、涂改、撕页或拆卷等行为。借阅的档案应妥善保管，不得转借或遗失。如有损坏或遗失情况发生，将依据情节轻重给予行政处分或罚款；情节特别严重者将依法追究刑事责任。(四)查阅档案必须履行登记手续，并将利用目的及取得的效益及时反馈给综合档案室。五、档案人员岗位责任制(一)档案人员应贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项制度。(二)热爱档案工作并熟悉业务流程，负责档案的分类编号、上架排列及目录编制等工作；同时建立并维护各类统计台帐与档案目录；认真履行登记与统计职责。(三)集中统一管理本单位各类档案材料；积极开展档案史料的编研工作；配合相关部门编写全宗介绍、沿革、大事记等材料；并主动提供档案利用服务以支持各项工作。(四)负责收集并归档本单位各部门的文件材料；同时监督与指导各部门的立卷归档工作。(五)依据档案工作统一领导、分级管理的原则对所属单位的档案工作进行监督与指导。(六)严格遵守档案工作的各项规章制度并积极宣传档案工作的重要性；为领导决策提供有力支持。(七)负责本单位到期档案的鉴定工作并按规定销毁无保存价值的档案材料。(八)按规定向档案馆移交应进馆的档案材料。六、档案统计制度(一)档案统计工作应遵循国家统计工作的要求与标准；采用科学方法开展