农业农村局会议管理制度

农业农村局会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

为加强农业农村局会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和有效性，特制定本管理制度。会议应遵循务实高效、充分讨论、集体决策的原则。

第二条适用范围

本管理制度适用于农业农村局组织召开的各类会议，包括但不限于局长办公会、专题协调会、全体人员大会等。

第三条会议分类

根据会议性质和内容，会议分为以下几类：

1.办公会：研究决定日常行政管理和业务工作中的重要问题。

2.专题会：针对某一特定主题或问题进行讨论研究。

3.全体会：传达上级精神，总结工作，部署任务。

4.其他会议：根据工作需要，临时组织的会议。

第四条会议组织

会议的组织工作由会议主持人负责，会议主持人应确保会议的顺利进行，并对会议结果负责。会议主持人可根据需要指定专人负责会议记录和纪要整理。

第五条参会人员

参会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到或早退。确有特殊情况不能参加者，应提前向会议主持人请假，并经批准。

第六条保密规定

会议内容和讨论情况应严格保密，未经允许，不得泄露会议内容。会议纪要应在规定范围内传阅，不得随意扩大传阅范围。

第七条考核与问责

对会议决策的执行情况进行跟踪考核，对执行不力或未按要求完成任务的，将按照相关规定进行问责。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.1会议主题确定：会议主持人应根据工作需要，明确会议主题，并在会议通知中予以明确。

1.2会议通知：会议通知应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等内容，并通过适当方式提前至少24小时发送给参会人员。

1.3会议材料准备：会议相关人员应根据会议主题和议程准备相关材料，并在会议前至少24小时提交给会议主持人。

1.4会议室安排：会议组织者应根据参会人数和会议性质，提前预定合适的会议室，并确保会议室设备设施齐全。

第二条会议召开

2.1会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到，会议组织者应统计参会人员签到情况。

2.2会议议程宣读：会议主持人宣读会议议程，明确会议目的、讨论重点和预期目标。

2.3会议讨论：参会人员围绕会议主题和议程展开充分讨论，各抒己见，形成共识。

2.4会议决策：会议主持人根据讨论情况，总结并提出决策方案，经参会人员表决通过。

2.5会议记录：会议记录人员应详细记录会议讨论过程、决策结果以及待办事项。

第三条会议决策执行

3.1决策分解：会议结束后，会议主持人应将决策方案分解为具体任务，明确责任人和完成时限。

3.2任务交办：会议组织者将分解后的任务通过书面形式交办给相关责任人，并抄送相关部门。

3.3跟踪落实：责任人对交办的任务进行落实，会议组织者应定期跟踪任务进度，确保决策得到有效执行。

第四条会议总结与反馈

4.1会议纪要整理：会议纪要应包括会议基本情况、讨论重点、决策结果、待办事项等内容，并在会议结束后24小时内完成整理。

4.2会议纪要审批：会议纪要经会议主持人审批后，发送给参会人员和相关责任人。

4.3会议反馈：参会人员和相关责任人对会议纪要内容进行反馈，如有异议，应及时向会议主持人反映。

4.4会议改进：会议组织者应根据会议反馈，总结经验教训，不断改进会议组织和管理。

第五条特殊事项处理

5.1临时会议：因工作需要，可临时召开会议。临时会议的通知、筹备和召开参照本流程执行。

5.2紧急决策：遇有紧急事项，需立即召开会议进行决策的，可简化会议流程，但应保证决策的科学性和民主性。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的发布与传达

会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，经会议主持人审核批准后，及时发布给所有参会人员及相关部门。对于涉及特定执行人员的决策事项，应确保相关责任人能够及时接收并理解纪要内容。

第二条任务分配与责任明确

会议纪要中应明确记录各待办事项的责任人、完成标准和期限。责任人接收到任务后，应立即开始执行，并对自己负责的任务进度和质量负责。

第三条跟踪监督机制

建立会议纪要跟踪监督机制，指定专人对会议决策的执行情况进行定期检查。监督检查的内容包括但不限于任务进度、遇到的问题及解决方案、资源需求等。

第四条进度报告与反馈

责任人应根据任务进度，定期向会议组织者报告工作进展情况。会议组织者应及时收集反馈信息，对执行过程中出现的问题提供必要的支持和协调。

第五条问题处理与协调

对于执行过程中遇到的问题，责任人应及时上报，会议组织者应协助解决或协调相关部门和人员共同解决。重大问题或困难应及时向会议主持人汇报，并寻求更高层次的决策支持。

第六条变更管理与记录

如因特殊情况需对会议决策进行变更，责任人应提出书面申请，说明变更原因和影响，经会议主持人批准后方可实施。所有变更情况应记录在案，并在新的会议纪要中予以明确。

第七条完成情况评估

任务完成后，责任人应提交完成报告，会议组织者应对任务完成情况进行评估，确保决策执行的质量和效果。

第八条闭环管理

会议纪要的跟踪落实工作应形成闭环管理，每一项任务都应有明确的开始和结束，确保所有决策都能得到有效执行，并对执行结果负责。

第九条定期回顾与改进

会议组织者应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，总结经验，发现问题，并提出改进措施，以提高会议决策的执行效率和效果。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

会议室预订应提前进行，预订者需向会议室管理部门提交申请，包括会议时间、预计参会人数、所需设备等。会议室管理部门根据申请情况进行合理安排，确保会议需求得到满足。

第二条会议室使用原则

会议室使用应遵循高效、节约、环保的原则。会议组织者应合理安排会议时间，避免长时间占用会议室资源，减少不必要的能源消耗。

第三条会议室设备管理

会议室管理部门应定期检查和维护会议室设备，确保设备正常运行。会议组织者在会议开始前应检查设备是否齐全、功能正常，如发现问题应及时联系技术人员处理。

第四条会议室环境与布置

会议室环境应保持整洁、安静、舒适。会议组织者负责会前的布置工作，包括座位安排、资料发放、投影设备调试等，确保会议顺利进行。

第五条会议室安全与保密

会议室应设置适当的安全措施，包括但不限于门禁、监控等。会议期间，参会人员应妥善保管个人物品，遵守保密规定，不得擅自录音、录像或拍照。

第六条会议服务与支持

会议室管理部门应提供必要的会议服务，如茶水、文具等。会议组织者可根据需要提前向管理部门提出特殊服务需求，以确保会议的顺利进行。

第七条会议室使用记录

会议室管理部门应记录每次会议室的使用情况，包括会议主题、使用时间、参会人数等信息，以便于对会议室的使用效率进行评估和优化。

第八条违规处理

对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度，对相关责任人进行通报批评或追究责任。

第九条持续改进

会议室管理部门应定期收集会议组织者和参会人员的反馈，持续改进会议室的管理和服务质量，提高会议室的使用效率。

第五章附则

第一条