2024年企业档案管理制度范本（三篇）

第3页共3页2024年企业档案管理制度范本第一条为规范公司档案管理工作，确保档案的完整性与保密性，优化工作流程，明确岗位责任，有效防止资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1.公司档案管理工作实行二级管理体系，一级管理由公司综合管理部负责总体规划与统筹协调；二级管理则由各部门具体负责其档案资料的日常管理。2.综合管理部的档案管理员承担公司所有档案资料的集中收集与统一管理工作，而各部门档案管理员则专注于本部门档案资料的使用与管理。3.档案管理人员需严格遵守公司档案管理规定，以高度的责任心与细致的工作态度，做好档案的保管与利用工作，充分发挥档案资料的价值。4.综合管理部档案管理员还承担着对二级档案管理工作的监督与指导职责，并需每年对二级档案管理进行一次全面的检查验收。第三条归档制度1.凡是涉及公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动的，具有参考与利用价值的文件资料，均纳入归档范围。2.所有归档范围内的文件资料，均由公司实行集中统一管理，严禁任何个人擅自留存。3.归档的文件资料原则上应为原件。若原件因报批等原因无法归档或需由相关部门保留的，综合管理部应保存其复印件。4.公司业务活动中收到的文件、函件在承办完毕后应及时归档；以公司名义发出的文件、函件则需留底稿及正文以备查。5.业务活动中涉及金融财税、人事及工程建设等方面的资料，应分别由财务部、人力资源部及规划建设部保存原件，并将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6.公司对外签订的经济合同应保留三份原件，分别由综合管理部、财务部及合同执行（或签订）部门保存。在特殊情况下，若仅有一份原件，则由综合管理部保存。7.其他归档范围内的资料，应由经办人整理后连同相关资料一并移交至综合管理部档案室。各部门如需使用，可复印或复制；归档范围外的资料则由各部门自行保管。第四条档案保管制度1.公司综合管理部应设立专门的档案库房，各部门则应根据档案数量设置相应的箱柜，并确保具备防火、防潮、防虫等安全条件。2.对归档资料进行登记造册，并编制归档目录以便于查阅。3.档案管理员需科学地编制分类方法，并据此编制分类目录及专题目录等检索工具，以提高查找效率。4.档案应分类、分卷装订成册，保管时应条理清晰、主次分明、存放科学。5.库存档案必须确保图物相符、帐物相符。6.档案管理人员需熟悉所管理的档案资料内容，了解利用者的需求特点与利用规律。7.根据相关规定及公司实际情况确定档案的保存期限，并于每年年终进行整理与剔除工作。8.对于需销毁的档案，应由档案管理员编制销毁清册并经公司领导及相关人员会审批准后方可销毁。销毁的档案清单应由档案员永久保存。9.严格遵守档案安全保密制度以防止档案流失现象的发生。10.公司工作人员在调离岗位前必须完成资料移交工作后方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1.档案作为公司机密资料未经许可不得外借或外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅档案。2.借阅档案资料需经档案保管部门负责人批准，并在指定地点阅档且不得携带外出。如需借出档案还需经档案保管部门负责人批准并履行登记与签收手续。3.借出档案材料的时间原则上不得超过一周，必要时可申请续借。过期未还者将由档案管理员催还；若需长期借出则需经分管副总经理批准。4.借出档案时应在原档案位置放置代替卡标明相关信息以便于查阅与催还工作。5.借阅者需妥善保管档案资料不得转借、复印或拆封损污文件；归还时需保证档案材料完整无损否则将追究当事人责任。6.若借出档案材料因保管不慎丢失应及时追查并报告主管部门处理。7.重要档案与机密档案不得随意借阅；必须借阅时需经分管副总经理同意；若需外借还需经总经理审批同意后方可执行。第六条二级档案应根据资料性质与部门需求每三年移交一次；必须保留的资料应尽量留复印件其余资料则交至综合管理部统一保存管理。第七条本制度自二o一四年____月____日起正式执行。2024年企业档案管理制度范本（二）档案管理规定一、职责明确对归档文件的整理质量，需严格把关，确保其完整性与准确性，相关责任人需对此负责。二、归档范围与细致分类1.公司建设、生产、经营、管理以及产权变动过程中产生的各类文件材料（包括但不限于公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等），只要具有查考利用价值，均属归档范畴。2.公司文书档案细分为六类，涵盖行政管理、经营管理、生产管理、党群管理、人事、会计等方面。同时，科技档案亦设有四类，分别为基建、设备、科研、产品类。公司声像档案与实物档案需另行归档，具体操作依据《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。三、立卷归档之严谨要求1.各类工作中形成的文件，如经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等，需在办理完毕后次年第一季度完成归档。2.科研开发、项目建设等文件，应在其项目验收或竣工验收前归档，对于周期较长的项目，可分阶段或单项进行归档。3.产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等重要文件，需随时归档。外购设备仪器或引进项目的文件，应在开箱验收或接收后立即登记归档。4.公司档案的保管期限明确分为永久与定期两种，定期期限可根据实际情况设定为____年或____年。对于反映公司主要职能活动和基本历史面貌，具有长远保存利用价值的档案，应列为永久保管。而对于在一定时期内有利用价值的档案，则根据具体情况酌情列为定期保管。5.各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料。如确需继续使用某些材料，应先按程序完成归档手续后再行借阅。6.归档的文件材料需确保种类、份数及每份文件的页数完整、准确、系统，且归档文件材料盒内需附有“盒内文件目录”。7.文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向综合部档案室移交。档案部门在接收时需认真核对并检查档案质量，双方在《档案移交登记表》上签字确认后各自保留一份。四、档案借阅与保密制度的严格执行1.总经理、副总经理、总监借阅非密级档案时，可直接通过档案管理员办理借阅手续，并需按期归还。2.公司其他人员因工作需要借阅非密级档案时，需填写《借阅档案申请表》，并经部门负责人、分管领导审批后方可借阅。3.公司档案密级严格分为绝密、____、____三个级别。绝密级档案严禁调阅；____级档案仅限在档案室阅览，不得外借；____级档案经审批后可借阅，但借阅时间不得超过____小时。____级档案的借阅必须经总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理审批，并按委托书内容执行。4.借阅的档案用完后应及时归还，借用时间一般不得超过十天。借阅人需妥善保管档案，保持其整洁与完整，严禁涂改、勾划、裁剪、损坏或抽页等行为，亦不得转借他人、遗失或私自翻印。5.档案管理员应定期清查借阅登记册，对已到期的档案及时督促归还。同时，档案工作人员需严格遵守保密规定，不得用电话、传真、信笺等方式泄露档案内容，严禁将秘级文件、资料、信息上网。档案工作人员还需坚持不带档案出门的原则，不得将档案提供给无关人员查看或泄露其存放情况及其内容。6.为确保档案的有效利用与安全管理，需建立档案利用效果登记制度。对借出的档案在工作查考、解决经济纠纷、经济案件、产权归属等方面所发挥的作用及效果进行及时登记。五、档案的严谨鉴定与销毁流程1.公司综合部需定期对所保存的档案进行鉴定工作，对于保存期限已满的档案材料，需按规定进行销毁处理。2.档案鉴定工作由综合部主持并邀请相关部门参与组成档案鉴定小组对被鉴定的档案进行逐件审查并提出存毁意见。3.经档案鉴定小组审定并编制销毁清册后需报请公司总经理批准后方可进行销毁处理。销毁过程中需由二人以上在指定地点进行监销并在销毁清册上签字确认销毁清册需永久保存以备查考。六、明确的罚则制度1.对于无故延期或不交应归档文件材料的部门和个人一经发现将限期上交；若经催交仍拖延不交的除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外还将处以____元至____元的罚款并予以通报批评。2.对于涂改、拆散或未经批准2024年企业档案管理制度范本（三）企业人事档案管理制度一、总则第一条为实现企业人事档案管理的规范化与制度化，以更高效地服务于企业运营与发展，特此制定本制度。第二条人事档案管理应遵循安全、保密、清晰、完整的原则，确保档案信息的准确无误与有效利用。第三条企业各分公司及分支机构内部的人事档案管理工作，必须严格依照本制度执行。二、人事档案的管理体制第一条企业各分公司及分支机构的人力资源部门负责其员工档案的管理工作。对于未设人力资源部门的机构，应由机构负责人指定专人进行档案保管。分公司经理及机构负责人的档案则由企业人力资源总部统一保管。第二条当企业员工发生调动时，调出部门的人力资源部需整理好调动人员的档案，并转交至调入部门的人力资源部进行保存。第三条在员工借调期间，其档案仍由原部门进行保管。但借调部门需保留借调人员档案的复印件，并确保复印件内容与原件完全一致。三、档案管理的要求第一条企业应设立专门的档案室用于存放档案，并指派专人负责管理。对于有条件的分公司及分支机构，可建立档案室；条件不足者，则需购买档案柜进行档案的妥善存放。第二条正式员工的档案应采用统一的黄褐色牛皮纸档案袋进行存放，档案袋规格为30cm×24cm，外部需有密封线缠绕以确保封口的安全性。试用期员工及临时工的档案则暂用普通文件夹保存，待其转为正式员工后，再按相关规定进行存放。第三条档案袋外皮需清晰标注人员姓名、所在部门及档案内容等信息，以便于档案的查找与管理。四、人事档案的管理规范第一条档案的分类：1.试用期员工及临时工档案：包括员工个人简历、员工等级表、身份证明、毕业证及相关证书复印件、试用期劳动合同、入职培训期间的考核表与评价表、申请转正的相关材料等。2.正式员工档案：包括员工个人简历、员工等级表、身份证明、毕业证及相关证书复印件、劳动合同及相关协议、在岗培训期间的考核表与评价表、季度/年度考核材料、岗位升迁调动材料、奖励惩罚记录、重大科技成果等。3.离职员工档案：除包含正式员工档案的所有内容外，还需增加离职申请、审核与交接方面的材料，以及劳动关系解除方面的材料等。第二条档案的归类：根据档案材料的名称、内容及属性等不同因素，将其归入相应的类别。若材料内容涉及多种类别时，则按其主要内容进行归类。第三条档案的排列：归档后的档案材料应按照时间顺序进行排列，时间最久的材料排在最前面，以此类推。此排列方式便于查阅，并能清晰反映员工的职业发展历程。第四条档案的编号：企业采用汉语拼音法进行档案的编号。具体方法包括按拼音字母次序排列档案（从姓开始，依次类推至名字），以及对于重名人员按入职时间先后进行排序。五、人事档案所提供的利用方式1.查阅：利用者需在档案管理人员的要求下进行查阅登记，明确查阅时间、查阅人、查阅事由及查阅内容。2.调阅：调阅者需进行调阅登记并取得档案管理部门主管的核准。调阅期限为规定天数，逾期未还者需办理续借手续。调阅期间