2024年人事档案管理制度（二篇）

第11页共11页2024年人事档案管理制度档案保管必须严格遵守保密原则。第十七条人事档案管理应由专人负责，实施定期检查核对机制，以确保档案的完整性与准确性。第十八条人事档案的存放需配置专用设备，严禁与其他档案混合存放，以保障其独立性。第十九条人事档案的存放环境应满足安全、保密、防火、防潮、防盗等多重要求，确保档案的安全无虞。第二十条严禁任何个人擅自将人事档案材料携带至公共场合，以维护档案信息的私密性。六、考核办法第二十一条针对以下情形，将依据情节轻重，对所在公司、部门的人事负责人进行绩效奖金的扣减，具体金额为____元/次：（一）人事档案不完整；（二）档案交接不清晰导致员工档案遗失；（三）违反人事档案保密制度；（四）未经正当手续擅自将人事档案带出保管场所；（五）不按规定程序销毁人事档案。公司人事档案管理办法规章制度一、目的为实现对员工人事档案的有效管理，保守机密，维护档案完整性，防止材料损坏，并确保档案资料的高效、有序利用，特制定本管理办法。二、档案管理内容1.员工入职档案：包括个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议等。2.员工培训档案：涵盖培训通知、总结报告或考评结果、审批表、外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、培训统计表等。3.绩效管理档案：按月整理员工绩效考核相关资料。4.员工离职档案：涉及员工与公司解除（终止）劳动关系、死亡等情形的相关资料。三、档案相关规定1.基础管理原则：分类明确、归档及时、排列有序、层次清晰、整理规范。真实性核查：员工入职前，人力资源部需对人事档案的真实性、有效性进行核查，发现虚假可不予录用或解聘。归档与编号：按入职时间分类归档，区分在职与离职人员，及时登记于《入职/离职员工人事档案登记》，并编号保存，原则上永久保存。资料更新：员工基本信息变动时，应及时提交相关复印件归档，原件需现场查验。档案调阅：员工调动或录用前需调阅档案，并在报到前完成档案登记。材料收集与整理：及时收集、整理员工考察、考核、培训、奖惩等材料，确保档案完整。归档材料需真实、文字清晰、手续完备，并经审批盖章及本人签字后归档。离职档案管理：每月清查离职档案，另行存档，保存期限原则上为三年（高管及核心人员延长至____年）。环境管理：保持档案管理环境清洁、整洁。编号与电子目录：档案应分类编号存放，防止重名重姓交叉，并制作电子目录便于查阅。2.档案的查、借阅保密与非保密档案：保密档案仅限档案室阅览，非保密档案因工作需要可申请查、借阅，需填写《查、借阅人事档案单》并经行政人力资源部经理批准。跨部门与级别限制：一般不得垮部门查、借阅，下级员工不得查、借阅上级员工档案。公司级领导及行政人力资源部可直接查、借阅。归还与登记：借阅档案需在三天内归还（特殊情况可延长），逾期、损坏、私自复印、遗失者将依规处理。人力资源部需做好查、借阅登记。3.查、借阅档案注意事项严禁涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。未经允许，不得擅自复印、拍摄档案内容，工作需要取证须经行政人力资源部经理同意。查、借阅者需保守档案内容秘密，违规者将视情节轻重予以惩处。4.档案的销毁未经同意，任何个人和部门不得销毁员工档案资料。到期档案由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁，并做好登记归档工作，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部负责实施，其修订与废止亦遵循相同程序。2024年人事档案管理制度（二）保管与利用密不可分，科学有序的保管是高效利用档案材料的重要前提和坚实保障。第二条人事档案管理制度的核心要素该制度旨在全面构建人事档案管理的规范体系，其核心内容包括五个关键部分：材料归档、检查核对、转递流程、保卫保密措施及统计管理。第三条材料归档流程新生成的档案材料需即时归档，具体流程如下：对材料进行严格鉴别，确保其符合归档标准；依据材料的性质与内容，明确其归档的具体位置；随后，在档案目录中补充登记材料名称及相关信息；最后，将新材料妥善置入档案之中。第四条检查核对机制检查与核对是维护人事档案完整性与安全性的关键环节。此过程不仅涉及对档案材料本身的细致检查，如霉变、虫蛀等情况，还涵盖对档案保管环境的全面审视，如库房门窗的完好程度及存放秩序等。此类检查应定期执行，并在突发事件、档案疑问或发现损害等特定情况下进行即时核查。第五条转递制度规范转递制度专注于档案转移投递的规范化管理。通常，档案转递源于工作调动等原因，其程序包括：取出待转档案、在目录上注明注销原因、按发文要求完成包装与密封。在转递过程中，必须严格遵守保密原则，通过机要渠道进行转递，严禁个人携带。收档单位在核对无误后，应签署回执并及时退回。第六条保卫保密措施为确保人事档案的安全与保密，特制定以下措施：一、设立专人负责档案保管，并配备必要的存档设备；二、库房内配备防火、防潮器材，确保环境安全；三、保持库房与档案柜的整洁，严禁存放无关物品；四、禁止擅自将档案材料带至公共场合；五、限制无关人员进入库房，并严禁吸烟；六、离开库房时，确保关灯、关窗、锁门。第七条统计制度概览统计制度旨在全面掌握人事档案的各项情况，其统计内容涵盖档案数量、材料收集补充情况、整理状况、保管情况、利用情况、库房设备状况以及档案工作人员信息等多个方面。注：本制度所提及的“档案”特指员工入职后建立的个人档案。公司仅对此类档案负责，员工的其他人事档案需由个人自行管理。对于需公司代管档案的员工，其档案资料将统一报送至大庆市人才中心进行保管，相关费用由员工自行承担。第八条人事档案管理的基本分类与内容一、一级档案（原始材料）：包括求职登记表、面试评价表、员工录用审批单、录用通知书、薪酬说明书、个人简历、身份证明文件及照片、无违纪证明等，以及学历、学位、技术职称、荣誉证书等复印件。二、二级档案（在职材料）：涵盖员工基本档案、劳动合同、保险材料、岗位异动申请书、薪酬调整审批表及奖罚记录等。三、三级档案（离职资料）：主要包括辞职申请表/辞退通知书及工作交接结算单等。第九条人事档案管理办法一、设立档案柜：以便于档案的调取、管理、查阅指导及监督，同时防范泄密与丢失风险。二、借出使用：借出库房需满足特定条件，如公司领导查阅需求或公安、其他部门的特殊借用需求。外借期限有明确限制，逾期未还者将依据《保密制度》相关规定进行处罚。三、出具证明材料：根据实际需求，可提供由人事档案部门出具的证明材料或复制件，通常用于入