《ISO 41001-2018 设施管理- 管理体系 要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之4：“4 组织环境-4.4设施管理体系”（雷泽佳编制-2024）

《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之4：“4组织环境-4.4设施管理体系”《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》4.4设施管理体系组织应按照本文件的要求，建立、实施、保持和持续改进设施管理体系，包括所需过程及其相互作用。组织环境设施管理体系采用过程方法立与实施设施管理体系；过程方法的应用；过程方法的定义：过程方法是指通过系统地识别和管理一个组织所使用的过程，特别是这些过程之间的相互作用，来实现组织目标的方法；在设施管理中的应用：在设施管理体系中，过程方法意味着组织需要识别、规定、管理并持续改进与设施管理相关的各个过程，如设施规划、设计、采购、安装、运营、维护、更新和处置等。设施管理体系的建立与实施；体系的建立：组织应根据ISO41001标准的要求，建立设施管理体系，明确体系的范围、目标、过程和程序，并分配相应的职责和权限；体系的实施：设施管理体系的实施应包括制定计划、分配资源、执行过程、监视绩效、采取纠正措施和持续改进等活动。采用过程方法立与实施设施管理体系目的；满足顾客要求；顾客需求的识别：组织应明确其顾客（包括内部顾客和外部顾客）的需求和期望，这些需求和期望可能与设施的功能、性能、可靠性、安全性、成本效益以及环境影响等方面有关；顾客满意的增强：通过有效地管理设施管理过程，确保设施符合顾客要求，并及时响应顾客反馈，组织可以持续增强顾客满意，建立良好的顾客关系。提高管理体系的有效性：有效性的定义：完成策划活动和实现策划结果的程度；完成策划活动：策划活动是指组织为实现其设施管理目标而制定的一系列计划、步骤和行动。这些活动可能包括设施规划、设计、采购、安装、运营、维护、更新和处置等各个阶段。完成的程度指组织能够按照策划的要求，全面、准确地完成所有策划活动。这包括确保每个阶段的活动都得到妥善执行，没有遗漏或疏忽；策划结果的实现：策划结果是组织通过策划活动所期望达到的目标或成果。这些目标可能与设施的性能、效率、可靠性、安全性、成本效益以及环境影响等方面有关。实现的程度指组织能够成功实现其策划的结果，即设施应达到预期的功能和用途，满足顾客和相关方的需求和期望，同时实现组织的战略目标。提高有效性的措施：组织应通过内部审核、管理评审、数据分析、持续改进等活动，不断评估和改进设施管理体系的有效性，确保其持续满足组织目标和顾客要求。组织应按照ISO41001标准的要求，建立、实施、保持和持续改进设施管理体系，包括所需过程及其相互作用；建立、实施、保持和持续改进设施管理体系；建立：组织应依据ISO41001标准，构建设施管理体系的框架和基础。这包括确定设施管理体系的范围、目标、方针和原则，以及所需的过程和流程；实施：在建立的基础上，组织应将设施管理体系付诸实践。这包括执行设施管理体系的各项规定，确保所有过程得到有效运行，并满足相关标准和要求；保持：组织应持续维护设施管理体系的有效性，确保其长期稳定运行。这包括定期审查和更新设施管理体系，以应对内外部环境的变化和新的管理要求。持续改进：设施管理体系并非一成不变，而是应随着组织的发展和外部环境的变化而不断优化和完善。组织应寻求改进的机会，通过评审、分析和采取纠正措施，持续提升设施管理体系的绩效和有效性。设施管理体系及其过程包括；组织环境：理解和确定适当的设施管理体系(见第4章)。组织环境是设施管理体系的基础，它要求组织首先要对其所处的内外部环境有深入的理解和认识。这包括识别和分析与设施管理相关的各种外部因素（如法律法规、市场趋势、技术进步等）和内部因素（如组织文化、战略目标、资源状况等）。基于这些分析，组织可以确定一个与其环境相适应的设施管理体系，为后续的设施管理活动提供指导和支持；领导作用：理解组织的角色、职责、方针和权限(见第5章)。领导作用在设施管理体系中至关重要。最高管理者应确保制定明确的设施管理方针和目标，并将其与组织的战略方向保持一致。同时，最高管理者还应分配相应的职责和权限，确保设施管理体系的各个要素都能得到有效执行。此外，领导层还应通过持续的沟通和支持，激发员工的积极性和创造力，推动设施管理体系的持续改进；——策划：理解风险、战略目标和现行方针(见第6章)。策划过程是设施管理体系的核心之一。它要求组织在制定设施管理计划时，充分考虑各种潜在的风险和机遇，并将其与组织的战略目标紧密结合。通过策划，组织可以明确设施管理的重点和方向，制定出切实可行的行动方案。同时，策划过程还应包括对现有方针的评估和更新，以确保其持续有效；支持：理解在财务、人力、技术方面的可用资源与所需资源(见第7章)。支持过程涉及设施管理体系所需的各类资源，包括财务资源、人力资源和技术资源等。组织应确定这些资源的可用性和需求情况，并采取有效措施来确保资源的充足供应和合理利用。例如，组织可以通过培训和教育来提高员工的专业技能，通过引进先进技术和设备来提升设施管理的效率和质量；运行：交付整合的设施管理服务(见第8章)。运行过程是设施管理体系的实际执行阶段。它要求组织按照策划的要求，有效地整合各种设施管理职能和服务，确保设施管理活动的顺利进行。在运行过程中，组织应密切关注服务的质量和效率，及时发现问题并采取纠正措施。同时，组织还应与相关方保持良好的沟通和协作，共同推动设施管理服务的持续改进；绩效评价：基准比较分析标准、监视和满足目标要求(见第9章)。绩效评价是评估设施管理体系有效性的重要手段。它要求组织建立明确的绩效准则和指标，通过基准比较分析、监视和测量等方法来评价设施管理活动的绩效水平。通过绩效评价，组织可以及时发现存在的问题和不足，并采取相应的改进措施来提升设施管理的绩效；改进：评审基准比较分析标准，识别并实施过程改进举措(见第10章)。改进过程是设施管理体系持续优化和提升的关键。它要求组织定期对设施管理体系进行评审和反思，识别出存在的问题和改进的机会。通过实施有效的改进举措，组织可以不断提升设施管理体系的效率和质量，确保其能够更好地满足组织的需求和期望。同时，改进过程还应注重创新和变革，推动设施管理体系的不断进步和发展。建立设施管理体系涉及：建立过程；目的：建立过程的目的是确保设施管理体系能够灵活、有效地应对来自不同渠道（如其他管理体系、相关方等）的输入，从而满足组织的整体战略目标；实施步骤。收集输入：组织应全面收集来自其他已识别的体系（如ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等）的输入，这些输入可能涉及设施管理的各个方面，如质量、环境、安全等。理解相关方需求：组织应深入理解相关方的需要和期望（见“4.2理解相关方的需要和期望”）；综合分析与反应：在收集到所有必要的输入后，组织需对这些输入进行综合分析，确定其对设施管理体系的具体影响，并据此做出适当的反应，如调整设施管理策略、优化管理流程等。规定满足经识别的需要所需的输出；目的：旨在明确设施管理体系应达到的具体目标或结果，这些目标或结果需与已识别的需要紧密相关；实施步骤。设定目标：基于已识别的需要，组织应设定清晰、可衡量的设施管理目标，这些目标应涵盖设施管理的各个方面，如提高设施运营效率、降低能耗、提升客户满意度等；制定计划：为实现这些目标，组织应制定详细的实施计划，包括具体的行动步骤、责任人、时间节点等；资源分配：同时，组织还需确保为实施计划分配足够的资源，包括人力、物力、财力等。记录需要和输出。目的：记录的需要和输出是设施管理体系持续改进和合规性的重要依据；实施步骤。建立记录系统：组织应建立一套完善的记录系统，用于记录设施管理体系开发过程中的所有关键信息和数据，包括已识别的需要、设定的目标、实施计划的执行情况、输出的成果等；定期审查与更新：记录系统应定期接受审查，以确保其准确性、完整性和时效性。同时，根据组织内外部环境的变化，记录系统也需进行相应的更新和调整。实施体系涉及：“6策划”中阐述的活动策划；明确管理目标：根据设备管理文件，企业应明确设备的安全管理目标，如减少事故发生率、提高设备运行效率等；制定管理计划：为实现管理目标，需要制定详细的管理计划，包括设备购置、验收、运行、维护、报废等全生命周期的管理活动；风险评估与应对措施：在活动策划阶段，应识别设备运行过程中可能面临的风险，并制定相应的应对措施，以预防或减少事故的发生。“7支持”中阐述的资源配置和沟通；资源配置；人力资源：组织应配备足够的设备安全管理人员、检测人员和作业人员，并确保他们具备必要的技能和资格；物质资源：提供必要的设备、工具、检测仪器等，以确保设备管理工作的顺利进行；信息资源：建立设备管理台账、安全技术档案等，以便及时获取设备的相关信息。沟通；内部沟通：设备管理部门、使用部门、安全生产管理部门等应保持良好的沟通，共同协作，确保设备管理工作的有序进行；外部沟通：与设备供方、维修服务商等相关方保持沟通，以便及时获取技术支持和服务。“8.1运行的策划和控制”中阐述的运行步骤；运行策划；制定运行方案：根据设备的特点和运行需求，制定详细的运行方案，包括设备的启动、运行、停机等步骤；确定运行参数：明确设备的运行参数，如温度、压力、转速等，以确保设备在安全、高效的状态下运行。运行控制；日常点检/巡检：设备作业人员应按日常点检/巡检记录进行点检、巡检，及时发现并处理设备运行中的异常情况；维护保养：定期对设备进行维护保养，包括一级维护保养和二级维护保养，以延长设备的使用寿命；大修和项修：当设备出现故障或需要大修时，应落实“五定”原则，确保维修工作的顺利进行；记录管理：对设备的运行、维护、检修等活动进行记录，以便后续分析和改进。应急响应。制定应急预案：针对可能发生的设备事故或紧急情况，制定应急预案和现场处置方案；应急演练：定期组织应急预案演练，提高应对突发事件的能力。保持和持续改进体系涉及；“9绩效评价”中闸述的绩效评价；9.1监视、测量、分析和评价；设备管理部门应定期收集设备运行数据、安全检查结果、维护保养记录等信息，进行统计分析，以评估设备的安全状态和运行效率；根据分析结果，识别潜在的风险和改进点。9.2内部审核；定期进行内部审核，检查设备管理体系的符合性和有效性；审核范围应覆盖所有关键的设备管理活动，包括验收、运行、维护保养、检维修等。9.3管理评审。最高管理者应定期参与管理评审，对设备管理体系的整体运行情况进行评价；评审结果应作为制定改进措施的重要依据。“10改进”中阐述的改进。10.1持续改进过程；建立一个持续改进的过程，确保绩效评价中发现的问题能够得到及时有效的解决；持续改进过程应包括问题识别、原因分析、措施制定、实施与验证等环节。10.2不符合和纠正措施；对绩效评价中发现的不符合，应及时采取纠正措施，防止问题再次发生；纠正措施应经过评审和验证，确保其有效性。10.3预防措施：基于对历史数据的分析和风险评估，制定预防措施，以减少潜在问题的发生；预防措施应具体、可行，并经过评审和验证。PDCA（策划-实施-检查-处置）循环能够应用于所有过程以及整个设施管理体系。PDCA可简要地描述如下：策划(P):按照顾客要求和组织方针来建立交付成果所必需的目标和过程；顾客要求：在设施管理中，顾客可能包括内部用户、外部客户或相关利益方。需要明确他们的需求和期望，如设施的舒适度、安全性、能效等；组织方针：这是企业的战略目标和价值观在设施管理方面的具体体现。它指导设施管理的方向和重点；建立目标和过程：根据顾客要求和组织方针，设定具体的设施管理目标，并设计实现这些目标的过程。这些过程应涵盖设备的安全管理、维护保养、运行监控等方面。实施(D):执行过程；执行过程：按照策划阶段设定的目标和过程，进行具体的设施管理活动。这包括设备的采购、安装、调试、运行、维护保养等；资源保障：为确保过程的顺利实施，需要提供必要的资源，如人力、物力、财力等。检查(C):对照方针、目标和产品要求来监视、测量过程和产品并报告结果；监视和测量：通过定期的检查和评估，了解设施管理的实际效果是否达到策划阶段设定的目标和要求；报告结果：将检查的结果进行记录和报告，以便管理层和相关部门了解设施管理的现状和存在的问题。处置(A)：采取措施来持续地改进过程绩效。分析原因：对检查阶段发现的问题进行深入分析，找出问题的根本原因；采取措施：根据问题的原因，制定具体的改进措施，并付诸实施；验证效果：对改进措施的效果进行验证，确保问题得到有效解决；持续改进：将本次循环中发现的问题和改进措施作为经验总结，为下一轮PDCA循环提供参考。设施管理体系的内容应包括：关于其设施管理活动的完整过程模型或流程图：设施管理活动涉及多个环节和部门之间的协作与配合。一个完整的过程模型或流程图能够清晰地展示这些活动的逻辑关系、先后顺序以及责任分配。这有助于组织内部各成员明确自己的职责，确保设施管理活动的顺利进行。同时，通过流程图，组织还可以对设施管理过程进行可视化管理，及时发现和解决问题；用于识别决策关键