工程物资采购管理制度

第第页工程物资采购管理制度工程物资采购管理制度（讨论稿）第一章总则第一条为了加强公司（以下简称公司）的工程物资采购管理，规范工程物资采购工作的程序和标准，防范和降低工程物资采购中的风险，保障公司经营的效率和效益，依据《内部会计掌控规范采购与付款》等法规的相关规定，特订立本制度。第二条本制度中的工程物资是指公司开发项目所需要的、由公司采购的料子和设备，包含：工程料子、工程用设备、工程用施工设备。公司购买的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。第三条本制度适用于公司开发的全部项目。第二章部门设置与职责分工第四条需求部门负责各工程项目开发、建设和后期管理的部门是工程物资的需求部门，负责审核确认施工单位提出的物资需求长期规划和物资需求申请及时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供应商、与供应商技术沟通、物资验收和物资后续管理等工作。第五条采购执行部门物资部是工程物资采购的执行部门，负责依照需求部门的计划组织采购、采购合同管理、监督供应商执行情形、工程物资采购信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、建立合格供应商档案、提出采购付款申请等工作。第六条采购审核部门集团供应公司是工程料子采购价格的审核部门，负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构供应的价格等可比较信息对采购价格进行独立审核。第七条采购审批部门依照集团公司的采购审批程序执行。第八条采购监督部门签证部是工程物资采购工作的监督部门，负责对采购内部掌控、采购工作执行情况进行监督。合同部、财务部对采购付款情况进行监督。第三章采购程序与工作标准第九条月度采购计划需求部门每月依据工程设计和施工进度编制《月度物资需求计划》，每月定时将计划提交给物资部。物资部依据上报的计划，进行汇总，形成《月度采购计划》，报公司计划会议批阅。批阅通过后，物资部依据《月度物资采购计划》套用计划或定额价格提出资金支出计划，提交资金管理部落实采购资金，并统筹做好人员布置、时间布置等采购准备工作。第十条需求申请1、需求部门依据《月度物资需求计划》依照统一格式编制《物资需求申请表》。《物资需求申请》应分类填写，依照施工单位和类别连续编号，要求内容准确、明晰、完整，需求部门对申请的正确性和合理性负责。2、需求部门应在以下规定时间内分别上报给物资部。料子类别提前申报天数（相对于拟进场时间）每月申报日期建筑料子10天10日、20日、30钢材10天1日、10日、20日管材、电气、电缆等其他料子15天1日、15日零星设备15天1日、15日小型设备30天15日中型设备依据设备生产周期和项目进展情况适当提前申报随时大型设备3、《物资需求申请》提交物资部前应由施工单位、监理公司、需求部门的工程人员和项目经理审核签字。但下列情况必需经过特殊审批后方可提交给物资部：1）提前申报天数少于规定时间的，应经分管领导审批；2）未能在规定的申报日期申报的，应经分管领导审批；3）没有列入《月度物资需求计划》的大、中型设备，应经公司总经理审批；4）没有列入《月度物资需求计划》的其他物资，应经分管领导审批；5）各施工单位、各部门必需按日期申报《物资需求申请》；6）定价询价工作单位、各部门必需已《工作联系单》的形式，并注明料子的名称、规格型号、数量。第十一条采购申请物资部收到需求部门上报的《物资需求申请表》后，进行审核并汇总，编制《采购申请表》。《采购申请表》应分类填写，每类连续编号，并注明拟采取的采购方式。1、公司招标采购方式：单类产品采购金额在10万元以上而且依据实际情况可以进行招标的，将《采购申请表》提交给合同部进行招标，物资部、合同部、需求部门依照集团公司的有关规定共同完成采购工作，实在采购程序详见公司《招投标管理制度》；2、非公司招标方式：1）单类产品采购金额在10万元以上，但依据实际情况本次无法进行招标采购的，物资部将《采购申请表》提交公司分管领导、集团供应公司审核并批准后，执行采购程序。2）单类产品采购金额在10万元以下的，物资部依据集团公司的有关规定进行采购。第十二条找寻供应商物资部、各部门应找寻不少于5家供应商（采购金额在10万元以下的不少于3家）。供应商少于规定数量的，物资部应向集团供应公司书面报告原因，集团供应公司审核批准后进行采购。需求部门应向物资部介绍供应商。特别是首次购买和技术多而杂的项目，介绍的供应商应不少于3家。物资部找寻供应商应遵奉并服从以下原则：1、应依据本钱效益原则，尽量多找寻供应商参加洽谈；2、重复采购的，应在公司的合格供应商数据库中优先选择供应商；3、同类产品采购中，应不绝更新采购供应商，不得长期保持不变。第十三条供应商评定物资部收集找寻供应商的资质、资格等能够表明供应商实力和水平的资料，与需求部门、审计部、分管领导、公司领导共同对供应商进行资格评定，筛选出符合要求的供应商。物资部将符合要求的新增供应商添加到公司的供应商数据库中。第十四条信息传递与沟通物资部负责收集、整理采购信息，传递给评定合格的供应商，并接受和回答供应商提出的疑问。采购信息一般包含以下内容：1、产品信息：包含产品名称、数量、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由物资部依据需求部门的需求计划编制。2、商务信息：包含付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供应商违约的制约条款等除价格之外的信息，由物资部依据集团公司的采购政策编制。3、技术信息：包含产品采用的生产标准、技术指标、运行要求等技术信息，由需要部门负责编制后交给物资部。第十五条技术沟通需要技术沟通的，物资部组织需求部门与供应商以合适的方式进行技术沟通，物资部对技术沟通的组织工作负责，需求部门对技术沟通的效果负责。技术沟通后形成技术沟通记录，物资部、需求部门、供应商在记录上签字后交物资部存档。在技术沟通过程中，需求部门应会同物资部对参加的供应商进行进一步的了解和审查，评估供应商的本领和水平，筛选出参加商务报价的供应商。第十六条商务报价在供应商充分了解和明确采购信息的基础上，物资部组织供应商进行商务报价。物资部可以采取以下方式取得供应商的商务报价：1、协商定价物资部与供应商一一进行协商讨价，供应商确定报价后向公司供应书面的《报价表》。物资部依据供应商的报价编制《报价汇总表》，并注明拟选择的供应商和价格。2、集中竞价由公司相关部门共同构成竞价小组，负责召集供应商参加集中竞价，取得供应商的书面报价文件。集中竞价过程如下：1）构成竞价小组：竞价小组一般由物资部、需求部门、审计部派员构成，是负责集中竞价的临时组织，由物资部牵头组织开展工作；2）发放集中竞价通知：物资部在确定集中竞价时间、地方、人员布置后，通知供应商参加集中竞价；3）确认采购信息：供应商依照要求参加集中竞价，竞价小组负责召集。供应商现场确认对产品信息、商务条款、技术条款已经知晓，并在《响应函》上签字确认。4）竞价准备：竞价小组宣布竞价规定，发放《报价表》。5）竞价：供应商现场填写发放的《报价表》，交给集中竞价小组。集中竞价小组可以依据实际情况公布集中竞价最低价格，布置供应商进行竞价，竞价轮数由集中竞价小组确定。6）签署集中竞价结果文件：最终一轮竞价结束后，集中竞价小组依据最终一轮的《报价表》编制《报价汇总表》，并注明拟选择的供应商和价格。集中竞价小组参加人员在《报价汇总表》上签字，连同供货商填写的原始报价表交物资部存档。第十七条价格审核物资部将《报价汇总表》报集团供应公司，集团供应公司对采购价格进行审核并签批看法。第十八条价格审批价格审核完毕后，物资部将《报价汇总表》及相应资料报给公司分管领导、总经理审批。第十九条通知供应商公司领导审批后，物资部编制连续编号的《采购订单》，报物资部经理审核批准后，将《采购订单》发给供应商，通知供应商依照商定送货。第二十条签订合同公司原则上应与供应商就每一笔采购签订供销合同。依据实际情况不能签订合同的，应由公司分管领导和总经理批准。物资部合同管理员依据采购审批结果，起草合同。需求部门负责供应合同的技术条款，技术条款应与相关方签字的技术沟通记录全都。合同起草完毕，合同管理员报物资部经理、公司分管领导、公司总经理审核批准后，办公室签章，合同正式签署。合同管理详见公司的《合同管理方法》。第二十一条通知收货与供应商达成供应协议后，物资部将《采购订单》副本传递给需求部门、物资部保管员等相关单位和人员，通知其估量送货时间，使其做好收货准备。第二十二条验收与交接物资部保管员、需求部门、施工单位、监管部门等相关部门负责物资的验收和交接，实在分工和程序详见《工程物资管理制度》。物资验收入库或交接后，接收人应当将收货信息及时反馈给物资部。第二十三条挂账与付款供应商执行订单完毕后开立销售发票，发票必需注明《采购订单》号码，并与《采购订单》一一对应，不行将多张《采购订单》的产品混在一起开立发票；供应商将发票交给物资部采购员，采购员依据《采购订单》和《报价汇总表》进行审核后，依照公司的审批程序进行审批，审批完成后到财务部办理挂账。依据与供应商的商定需要付款时，采购员填写《付款申请书》，依照公司的付款审批程序进行审批，审批完成交财务部办理付款事宜。第四章采购档案管理第二十四条采购文档物资部应做好采购文档的档案管理工作，采购工作中的以下文档应依照采购订单批次整理归档：1、物资需求申请；2、采购申请；3、产品商务文件、技术文件，技术沟通记录；4、报价表和报价汇总表；5、采购订单；6、采购合同；7、验收报告。第二十五条采购台账物资部应建立采购台账，采购员将各个采购阶段的信息记录于采购台账。物资部可以依照供应商、物资名称、订单号等不同索引进行查询，以加强对采购的管理和对采购信息的利用。采购阶段需要的记录信息需求计划阶段需求计划编号、需求单位、施工单位、联系人、负责人；产品品名、规格、型号、数量、进场开始时间、进场停止时间等。采购阶段供应商名称、联系方式；订单编号、合同编号、协议数量、协议价格、协议送货时间等。交货阶段交货日期、入库单号、送货数量、应付金额；延误原因、短缺原因、质量情形；收货人等信息。付款阶段发票号码、发票金额、付款日期、付款金额、应付余额等。各个阶段其他特殊事项等采购台账应定期与供应商、料子保管员、料子会计、财务部等相关各方进行核对，核对不全都的应及时查找原因并进行处理。第五章监督与考核第二十六条监督审计部负责参加采购内部掌掌控度的建立，并监督其运行情形，提出修改和完善看法；审计部负责监督采购执行工作过程，并有权对采购工作进行检查，依据检查结果，向公司高层领导提出处理和考核建议。第二十七条考核1、物资部应收集整理以下信息，并向公司负责考核的部门提出考核建议：1）需求部门提出的需求计划是否准确、需求计划的更改幅度是否过大、文本编制是否规范、文本编制是否及时、文本传递是否及时等；2）采购人员的采购工作是否及时、采购产品是否相符、采购产品交货情况、采购程序和纪律的遵奉并服从性、编制文件是否规范、采购文档管理、采购台账管理等。2、公司负责考核的部门应对物资部的工作进行考核，并提出考核建议，包含：采购工作是否及时准确、采购程序和纪律的遵奉并服从性、采购文档的管理、台账的管理等。第六章附则第二十八条本制度由公司物资部负责解释。第二十九条本制度自公司颁布之日起施行。篇2:设备物资采购设备租赁管理制度设备物资采购和设备租赁管理制度目的及适用范围对采购产品的采购过程、采购信息进行掌控，对采购产品及顾客供应的产品的验收和管理进行掌控，确保采购产品质量符合要求。适用于工程局各项目采购产品及顾客供应产品的掌控。职责2.1局工程管理部是本程序的责任部门，负责监督、检查本程序的有效运行,负责建立并管理局的《合格物资供方台账》。2.2分公司（项目部）负责组织对供方资信、产品质量、产品供货本领、售后服务、价格等进行评价，确定合格供方，建立本公司（项目部）的《合格物资供方台账》；负责物资供方的重新评价；负责编制采购信息，签订采购合同并进行采购；负责采购产品及顾客供应产品的验证和管理。程序3.1采购产品的内容包含：项目所需料子、半产品、工程设备。3.2供方评价和选择3.2.1物资供方评价和选择1）对于紧要物资、大批量物资、新型料子以及对工程最终质量有紧要影响的物资，由项目经理部选择多个供方，依据下列原则进行评价并确定合格供方名单，填写《物资供方评价表》，评价合格的供方登录项目部《合格物资供方台账》。a）企业社会信誉好，证照齐全；b）产品质量符合规定的要求；c）交货期可满足施工生产需要；d）售后服务可靠；e）价格合理；f）可满足供货合同中提出的其他要求。2）对于工程项目中的水泥、钢筋等主材，紧要工程设备，以及混凝土拌和机、门机等宝贵机械设备的供方评价还应考虑以下方面：a）供方能否供应生产许可证、检验记录、生产合格证；b）供方获得的名优产品称呼；c）对紧要、多而杂的工程设备售后服务和评价；d）如供方为销售单位时，还应评价其生产单位。3）不属于紧要物资，可由采购人员参照上述评比供方的原则直接选择供货单位。3.2.2物资供方重新评价1）评价时间现有物资供方在供货之后，项目部应按下列时间重新评价其履约情况及供货连续保证本领，填写《物资供方重新评价表》,评价结果报局工程管理部，局工程管理部依据评价情况决议是否入选局《合格物资供方台账》供应各公司（项目部）选用。a）项目工期超出一年的，应每年评价一次；b）项目工期少于等于一年的，应在供货完成后评价一次。2）评价内容供货是否定时、售后服务水平、质量情形、其它方面等，各项目部可依据采购产品的紧要程度不同而有所偏重评价某方面。3）重新评价后的处理评价结果正常的供方连续选用，如显现问题时按以下方式跟踪：a）通过有效沟通解决存在问题；b）加强对其供应产品的验证；c）限制或停止其供货。3.3采购信息3.3.1采购信息采购信息紧要表现为：物资采购计划、物资采购合同、分包计划、分包合同，实在要求为：1）采购部门的物资采购计划按表格《物资采购计划表》填写并审批.2）签订物资采购合同的,合同条款应包含：a）物资名称、规格型号、生产厂家、数量、金额、交货时间；b）质量技术标准及产品验收、验证要求；c）交货地方和运输、装卸方式及费用负担；d）包装标准、包装物的供应与回收；e）技术资料要求（说明书、合格证、质量保证书等）f）货款结算方式及期限等。物资采购合同格式采用《物资购销合同》。3）项目分包计划：分包计划应符合项目施工需要和有关法律法规，向监理报告并获得顾客批准；4）分包合同：合同中应明确对工程分包方的要求，满足总包合同条件。3.3.2采购信息审批由项目部的施工员、采购员、质检员、合同人员按项目部的采购制度规定进行审核，报项目经理批准，必需时报监理、顾客批准。3.4采购产品的验收3.4.1采购物资的验收1）设备验收工程设备的验收由项目部主持，汇同顾客、监理及供货单位代表，按有关技术标准及合同商定进行验收,填写《设备开箱检查验收表》，验收合格后进行标识。2）料子验收a）到货验收采购员对采购料子品种、数量、型号、规格和外观质量进行初步验收，填写《料子验收记录表》中相关栏目，符合要求的，按规定进行标识，并及时把料子的质量证明文件交资料员归档；不符合要求的按《不符合、矫正措施和防备措施掌控程序》处理，要及时通知供方进行有效沟通，解决显现的问题，问题未解决前要对料子进行标识、隔离封存。b）到货后的质量检验按规程规范要求检验后才可以使用的料子以及顾客有要求的料子，如用于工程的钢筋、水泥、砂、碎石等，应进行质量检验。检验由质检员依据规范或顾客的要求进行抽样，必需时请监理进行见证，样品送至有资质的质检部门进行验证，检验结果填入《料子验收记录表》，检验合格后由料子员填写产品状态标识，不符合要求的，按《不符合、矫正措施和防备措施掌控程序》处理，处理前要进行标识、隔离封存，禁止挪作它用；同时质检员要就每一种需要检验的原材料子建立进货检验台账，填写《原材料子进货检验台账》，每月末对每种需要检验的原材料子的检验情况进行统计，填写《**年度原材料子进货检验情况统计表》，发现检验合格率有异常时要及时向分管领导汇报，按规定处理。3）在供方现场实施验收当项目部或顾客需要到供方现场实施验证时，譬如进行首件检验，应在采购信息中事先做出规定，实施时由项目部有关负责人汇同顾客或监理代表到供方现场进行验收，合格后方可发货。4）紧急放行a）物资的紧急放行是指因施工急需,未经到货检验和试验就发放物资。b）紧急放行只限于工程的可拆换部分，如机电设备、管道安装等，对难以追回或更换的料子如钢筋、水泥、砂、石等及土建结构施工不允许紧急放行。c）紧急放行可由使用单位（人员）提出，填写《紧急放行申请审批表》，经审批后实行，同时应做好标识和书面记录，一旦发现问题可进行更换。3.4.2分包服务验收项目部应针对各种分包服务的性质，按相关法律法规、标准规范以及分包合同要求进行服务质量验收。3.5采购产品的管理3.5.1采购物资的管理1）入库验收合格的物资料子由采购员凭《料子验收记录表》及其它有关票据向仓管员移交，仓管员填写一式三联的《物资入库单》，经采购员、物资主管签字确认后，一联留底，一联采购员存档，一联交财务作为记账、结算凭证；入库的物资料子同时要登录仓库的《物资明细账》，做到账、物相符。2）保管入库的物资料子，要按品种、规格、型号分别存放于仓库、露天料场或其它专用场合，按要求做好标识，并按料子特性、有关规定及产品说明书的要求做好