江南小学文件档案管理制度

第第页江南学校文件档案管理制度南江学校文件档案管理制度为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特订立本制度。一、总则第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责引导其他各部门做好当年的档案管理工作。第三条依据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，供应利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件料子的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。二、立卷、归档第四条各部门平常要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项紧要任务，必需认真做好。第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包含上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出书物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。第七条立卷的原则。遵奉并服从文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保管价值，便于保管和利用。第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和老师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件料子分别排列，由财务室整理归档。3、学籍档案，按教学年度、届分类，按班级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。4、老师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。7、学校各部门每学期工作计划、总结及订立的各种规章制度等年终移交综合档案室。第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。1、永久保管。凡是反映部门紧要职能活动和历史面貌的有长期利用价值的文件，划为永久保管。2、长期保管。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保管。长期保管为15年至50年。3、短期保管。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保管。短期保管为15年以下。第十条文件的组合。组合的基本作法如下：1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。2、会议文件应单独组合。3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。5、特殊性文件料子，可依据实在情况进行组合。第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件料子中结论性料子在前，依据性料子在后。其它文件按文件的紧要程度或形成时间先后排列。第十二条文件归档份数。一般归档1份，紧要的和常常使用的文件归档2份或3份。对无保管价值和重复文件，需要办理销毁手续。第十三条归档时间。1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的文件、料子，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、料子收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。2、随时归：上级文件、通知，人事调动料子，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。3、年度归：各项管理中形成的文件、料子，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、料子收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。第十四条归档文件檀卷的要求。各部门移交归档文件檀卷，应符合下列要求：1、归档的文件、料子必需准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。2、归档文件、料子必需系统齐全、完整。3、每个檀卷必需填写檀卷文件目录、编件号、页号、檀卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清楚。4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必需揭示卷内文件的内容和成份。第十五条檀卷文件一式两份，一份作为纸制文档保管，另一份以电子文档保管。三、档案的管理和利用第十六条综合档案室依照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。第十七条综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。常常检查防护设施和档案保管情形，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。第十八条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。第十九条借用档案人员必需做到：1、调阅人员应自发维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必需登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或紧要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必需以档案原件作为证据或者学校某项工作必需的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。第二十条档案室工作人员应做到：1、接待档案利用人员要热诚，认真负责，按规定供应利用。填写好查阅档案登记表。2、要认真检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。3、确保文件、料子的安全，做好保密工作。4、平常聚集，按实际次序或内容分类、收集、整理，应保持文件、料子之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时恳求补发或取得复印件，以便存档和查阅。四、档案的鉴定与销毁第二十一条建立由分管档案的领导、紧要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。第二十二条订立各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。第二十三条销毁档案程序1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保管价值的要拟写销毁报告并登记造册。2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。4、销毁的文件要造册存档备查。五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全第二十四条档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。第二十五条档案工作人员必需做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。第二十六条非档案人员未经许可，不得进入档案库房。第二十七条借阅档案必需严格执行保密制度，认真履行借阅手续。第二十八条利用档案中的密件，必需经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。篇2:镇第二学校学校档案管理制度镇第二学校学校档案管理制度学校档案工作是学校管理工作的紧要构成部分。建立健全学校各类档案，目的紧要在于为学校和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策供应准确、可靠的依据。为了加强我校档案的科学管理，有效地保护档案更好为教学服务，订立管理制度如下：1、学校成立学校档案资料管理工作领导小组，对学校档案资料实行统一管理。2、档案实行专人管理，认真做好档案的收集、整理、保管、利用,管理严格保管档案箱、橱钥匙，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。3、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找檀卷指引卡。4、依照上级及教育主管部门的有关规定，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件料子及各种资料经过选择，集中管理。任何部门和个人都不得私自保管、占有、销毁和带走应归档的料子。5、做好防火、防水、防潮、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无虫蛀，无过错。发现问题及时采取挽救措施。6、乐观地为学校和各项工作供应服务。7、档案资料原则上不外借。如确需复印的，须经组长（校长）批准，方可摘抄、复印，并要立刻归档。8、校内人员借阅业务性档案必需经学校档案资料管理领导小构成员批准，并填写相关记录，定时归还，确保档案完好无损。9、查阅者未经同意不得摘抄档案料子，经同意摘抄的料子，必需经档案管理人员认真核对签署看法。10、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不绝挖掘档案信息，编制各种辅佑襄助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。篇3:学院档案管理制度学院档案管理制度第一章总则第一条为了加强对学院综合档案的科学管理，实现档案管理工作的标准化、规范化，更好地为学院各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理方法》（教育部令第27号）及有关文件精神，结合我院实在情况，订立本制度。第二条本方法所指的档案是指学院在从事教学、科研、基建、财务、党政管理及其它各项活动中，直接形成的对学院和社会具有保管价值的各种文件、图表、声像和实物等不同载体的历史记录。第三条学院档案工作是维护学院历史真实面貌、办好学院的紧要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个紧要标志。因此，必需把学院档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导，实行集中统一管理，确保学院档案的完整、准确、系统、安全。第二章机构与任务第四条综合档案室主管学院档案工作，对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和引导。第五条各部门必需指定专人专职或兼职负责本部门档案料子的管理，包含档案的收集、整理、分类、建册以及档案移交前的保管。第六条综合档案室的紧要任务是：（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；（二）订立本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、引导和检查执行情况；（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；（四）开展档案的开放或利用工作；（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，乐观开发档案信息资源；（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息沟通；（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；（九）开展档案学术研究和沟通活动。第三章文件料子的归档、移交工作凡是反映本院重点工作与活动，具有参考利用价值的文字、声像制品、料子均属归档范围，均应依照规定向学院档案室移交，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。第七条文件料子的归档范围：（一）党政管理类紧要包含学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于党群管理的文件料子。（二）行政类紧要包含高等学校行政工作的各种会议、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的料子。（三）学生类紧要包含高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（四）教学类紧要包含反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件料子。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件料子归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。（五）科研类按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。（六）基本建设类指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保管的文件，包含基本建设项目的提出、调研、可行性研究评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字料子、图纸、图表、计算料子、声像料子等形式与载体的文件料子。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。（七）仪器设备类紧要包含各种国产和国外引进的精密、宝贵、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维护和修理和改进工作中产生的文件料子。（八）产品生产类紧要包含高等学校在产学研过程中形成的文件资料、样品或者样品照片、录像等。（九）出书物类紧要包含学校自行编辑出书的学报、其他学术刊物及本校出书社出书物的审稿单、原稿、样书及出书发行记录等。（十）外事类紧要包含学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与老师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件料子；授予中、外学者、知名社会活动家名誉职务的有关料子等。（十一）财会类指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业料子。以上各类归档的文件料子包含纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第八条归档时间（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年4月末前归档；（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年10月末前归档；（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。第九条归档要求（一）凡属归档的各种文字料子，要求字迹、图像清楚，用签字笔或钢笔书写工整。（二）有关部门应自发搭配档案室将该归档的料子收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理并做好立卷工作。（三）在教学、科研、行政后勤等职务活动中形成的对学院有保管价值的各种载体形式的文件、料子、均应依照规定向院档案室移交，各单位不得以任何借口不交，或将档案据为己有。（四）依据档案的保管价值和保管期限的规定，准确划分保管期限：凡反映重点活动和基本历史面貌料等，有长期利用价值的档案列为永久保管；凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的列为长期保管；凡是在短时间内对学院有参考利用价值的列为短暂保管。第四章档案的保管与利用第十条学院档案室应做好档案的安全与保护工作。第十一条建立健全檀卷，做好立卷、鉴定报告、交接凭证、检查记录等。第十二条乐观自动开展档案利用工作，建立档案借阅、调档制度，确定档案利用范围，严格履行档案借阅、调档手续；未经院领导批准，任何人不得超工作范围借阅档案。第十三条