行政工作手册

行政工作手册（全）

XX有限公司

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政

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二0-------年八月

目录

第一章总则

第二章行政部组织架构

第三章行政部岗位职责

第一节行政经理岗位职责

第二节行政主管岗位职责

第三节店面主管岗位职责

第四节行政专员岗位职责

第五节行政前台文员岗位职

第六节驾驶员岗位职责

第七节保洁员岗位职责

第八节保安人员岗位职责

第四章行政办公日常规范治理制度

第一节办公行为规范治理制

第二节办公环境卫生治理规

定

第三节工作牌（服）治理规定

第四节关于实行“出门证”

的规定

第五章办公用品的管控

第一节办公设施及办公用品申购与领用

第二节办公设施的使用与治理

第六章会议制度

第一节早会流程制度

第二节视频会

第三节职员大会

第七章公文治理制度

第八章档案治理制度

第九章印章、介绍信治理制度

第一节印章刻制、变更和废

止

第二节印章的使用

第三节印章的保管、监印

第十章差旅报销标准及规定

第十一章车贴报销及车场治理制度

第一节车贴报销规定

第二节车场治理制度

第十二章保密制度与竞业限制

第十三章安全治理制度

第十四章职员职务行为准则

第十五章公司行政奖惩暂行治理条例

第一节公司十奖十罚条例

第二节违纪处罚条款

第十六章附则

第一章总则

本手册规定了行政部职员的工作指导理念、日常工作、工作要求、

工作步骤，是行政部每位职员必须遵守的行为准则。行政部人员须熟悉公

司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情形，收集公司职

员的意见、建议整理形成书面材料定期上报。

第二章行政部组织架构

第三章行政部岗位职责

第一节行政经理岗位职责

1、负责公司行政治理规章制度的制定，监督、执行、汇编、修订公司

各项治理规章制度，定期或不定期组织对各部门制度的执行情形进行检查,

保证公司治理规章制度的切实可行；

2、负责协助总经理进行各部门月工作打算执行情形的督促与情形反

馈；

3、执行公司领导下达的各项行政指令，组织和谐部门的工作，负责承

上启下，同时和谐下属职员之间的工作关系，促进部门工作效率提升；

4、参加公司高层治理人员召集的各种会议，并对会议决议的执行情形

进行核查；

5、负责组织治理公司文件、档案、印章等治理

6、组织各类公司级会议，重点组织好公司每月职员大会；

7、牵头或组织实施各项公司级非营销类活动；

8、负责后勤事务的设置与治理，包括职员食堂、宿舍的日常治理，设

备、设施的购置、爱护。

9、制定公司办公费用的打算，操纵办公费用的使用；

10、负责公司公共关系的维系和促进，接待公司重要来宾；并协助公

司其他职能部门开发与爱护政府及其他有关单位的和谐联系工作；

11、办公设施、行政车辆及办公固定资产的治理工作，日杂用品的采

购、审批和治理；

12、负责开具企业对外行政证明，负责公司行政证照申力、、年审、和

谐公司外联关系；

13、负责公司日常福利、节日福利的发放；

14、配合公司领导组织、和谐各部门共同办理的综合性工作，并负责

监督检查；

15、完成公司领导交办的其他工作；

第二节行政主管岗位职责

1、负责治理公司各种证照、印章等重要资料（公司公章、法人章和合

同专用章的具体保管、把关和操纵，做好盖章的审批和登记工作）；

2、负责公司有关证照（营业执照、机构代码、ISP证）办理以及年审、

年检；

3、负责打算安排、收集、整理和上报各部门周、月、季、半年和全年

的工作总结和打算书。

4、负责绩效治理，按照已确定好的各类行政工作目标和指标，做好月、

季、半年、全年各部门和岗位的工作目标任务完成情形的统计及组织考核

工作；

5、负责收集各部门须传递给总经理的报告、信息，及时传达总经理的

指不；

7、负责公司办公用固定资产及低耗品的登记、治理，每月对办公固定

资产进行盘点，提交盘点报告；

8、负责办公区日常秩序治理，规范职员办公行为；

9、负责职员的考勤监督工作，发觉专门，及时报告部门经理，提出处

理建议；

10、参与领导安排的各项督查、督办工作，及时将信息反馈给公司领

导；

11、负责对前台或保卫人员日常工作的安排及绩效考核工作，要紧情

况及时向部门经理汇报。

12、参与部门重大事项的调查研究，为领导提供决策依据；

13、负责公司文秘信息保密工作，等送领导批阅；

14、撰写或审核有关文件资料、行政事务合同，按照工作需要编制行

政治理制度并报公司审批和监督执行；

15、完成公司领导交办的其他工作；

第三节店面主管岗位职责

1、定期召开店面周例会，找出咨询题并落实解决；

2、兼任数据专员，负责新开业绩各项统计，销售团队奖惩等后勤工作;

3、负责营业厅店长和店员的培训工作；

4、负责和呼叫中心等其他部门的和谐工作；

5、负责市场部和各营业厅后勤人事工作；

6、负责对店面所有后勤工作的指导、监督与帮扶工作；

7、检查营业厅内物品的整洁及店面宣传品的摆放；

8、负责公司最新发文的宣贯、监督、执行；

9、负责制订营业厅周打算，并监督执行；

10、做好上传下达，沟通和谐工作；

11、认真做好公司领导交办的其它工作任务。

第四节行政专员岗位职责

1、完成办公室日常工作（打印、复印、传真、考勤、收发文件、办公

室物品统计以及治理等工作）；

2、协助做好各项会议的服务工作，包括日常会议、总监会、周例会、

视频会、职员大会等会议流程安排、会议纪要及事后跟踪；对会议室的使

用情形负责。当会议时刻发生冲突时，应第一安排公司会议，再安排部门

会议，并及时与其部门领导进行沟通。

3、负责公司办公环境、消防安全和办公安全工作的治理，定期进行消

防安全检查和消防安全知识培训、宣传；

4、组织做好公司内部防火、防盗等安全治理和防范工作；

5、负责公司办公用品及设施的采购、定制、保管及爱护工作；

6、负责清洁卫生安排工作，按制度要求治理使用公司车辆和办公电话;

7、对办公楼用水用电及饮用水的治理；电器、空调、电扇、电脑设备

治理；办公楼修理爱护；

8、配合做好公司行政报销工作；

9、策划组织公司职员各种活动；

10、负责监督职员考勤执行及公司全职员考勤汇总及治理；

11、以热情、文明、礼貌的态度，按公司制度、标准做好接待工作；

12、协助行政主管进行日常事务处理，拟定日常各种文件；

13、做好公司电信卡和移动卡的治理工作；

14、完成公司领导安排的其它临时工作；

第五节行政前台文员岗位职责

负责来访客户及嘉宾的接待工作，包括为客户引座、递上茶水，咨询

客户来访意图，对客户

来访进行登记。接待顾客时要主动、礼貌、热情、迅速，并作到微

笑服务，来访者离开后，须赶忙整理接待室；

负责接听转接电话，接收传真，询咨询和记录有关信息；正确处理客

人的留言、电传等咨询题。

负责公司快件及传真收发及传递，登记并收发往来邮件、信件、报刊

等；

作好班前预备，认真检查电脑、电话、传真机等设备工作是否正常，

对电脑密码、通讯录要

妥善保管，熟记各部门办公电话，公司领导电话号码，无专门情形不

得外泄；

4、妥善接待客人的投诉，紧密注意公司前台的情形，如有专门及时联

系对应部门进行处理，当不能解决，及时请示上级主管；

5、负责对职员外出的管控，职员在上班时刻如外出，需要在《职员外

出登记表》上进行登记；

6、预订工作，要紧针对公司领导票务的预订和商务用餐及住宿预订；

7、负责对外来快递和其它物品的收、发、转，及时通知有关人员到前

台领取；

8、治理办公用，对公司人员申请领用办公用品进行登记、发放；

9、及时下达领导的各类通知，包括口头或电话通知；

10、负责做好本岗位的清洁卫生，做好清洁保养工作，随时保持大堂和接

待室环境卫生的洁净和

整洁；

11、协助各部门组织公司活动等事宜；

12、协助各部门打印有关信息；

13、协助部门领导完成办公日常事务；

第六节公司驾驶员岗位职责

1、公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通治理条例》及有关交

通安全治理的规章规则，遵守公司职员治理手册，安全驾车。同时遵守本

公司其他有关的规章制度。

2、司机应爱惜公司车辆，平常要注意车辆的保养，经常检查车辆的要

紧机件，确保车辆正常行驶。

3、司机应每天抽适当时刻擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括

车内、车外和引擎的清洁）。

4、出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发觉

不正常时，要赶忙加补或调整。出车回来，要检查存油量，发觉存油不足

一格时，应赶忙加油，不得出车时才临时去加油。

5、司机发觉所驾车辆有故障时要赶忙检修。可不能检修的，应赶忙报

告车队长，并提出具体的修理意见（包括修理项目和大致需要的经费等）。未

经批准，不许私自将车辆送厂修理，违者费用不予报销。

6、出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，

不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁,

防止车辆被盗。不准私自用车。

7、司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定

保证证件齐全。

8、晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。

9、司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机

本人承担，并给予行政处罚。

10、司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高

速、追尾、争道、赛车等）。行车途中如发生交通事故，能适用快速处理的,

应采纳快速处理方式解决；如必须现场处理，应当赶忙报警待处，不得逃

离现场。如因违反交通规则而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。

11、司机因违章或证件不全被罚款及违章造成事故的，由当事司机承

担责任和后果。

12、车内不准吸烟。本公司职员在车内吸烟时，应当即有礼貌地禁止;

公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直截了当

禁止。

13、司机对乘车人要热情、礼貌，讲话应文明。车内客人谈话时，除

非客人主动搭话，不准随便插嘴。

14、公司用车时，要准时出车，不得误点。出车后，按要求作好行车

记录，详细记录行车时刻、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，次日将

行车记录交治理人员审核。

15、上班时刻内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。不准

随便乱窜其他办公室。有要事确需离开司机室时，要告知治理人员去向和

所需时刻，经批准后方可离开；出车外出回来，应赶忙到治理人员处报到。

16、司机对治理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒

不出车。对工作安排有意见的，事后可向上级领导反映。

17、司机出车执行任务，遇专门情形不能按时返回的，应及时设法通

知治理人员，并讲明缘故。

18、任何时候，司机必须随身携带手机，对公司领导或治理人员的呼

叫，应赶忙应答。情形专门确实不能应答的，事后一定要讲明缘故。

19、司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给其他人驾驶;

如公司领导批准同意将车交给其他驾驶员驾驶，当事司机应负责检查借车

人是否具有合法的驾驶资格（包括驾照有效期、车型及驾照真实性）；严禁

将车辆交给无证人员驾驶或练习开车；任何人不得利用公司车辆学开车。

20、司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励；

21、由综管部门每年负责对司机进行考核，将考核等级作为下一年调

整岗位工资的依据之一。关于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具

体情形给予嘉奖、记功、晋级等奖励；对工作怠慢、违反制度、发生事故

者，视具体情节给予警告、记过、降级直至除名处理；

22、费用报销：司机所有因公费用（停车费、过路费、加油、修理等

等）必须以正式有效凭证作为报销凭证，由驾驶员整理粘贴报销凭证后交

治理人员审核签字，再交总经理签字，方可报销。原则上一周报销一次。

每月末汇报当月报销情形；

注:本规定即日起执行，未尽部分将会适时予以补充，往常该方面规定

同时废止。

第七节保洁员岗位职责

1、做好责任区域内卫生清洁。做到地面、墙面、走廊、电梯、楼梯、

门、窗、栏杆、扶手、烟缸、空调器口、导示牌、花盆花卉等各种部位无

灰尘。

2、爱护并正确使用清洁工具，设备，节约用水及物品。发觉设备损坏、

丢失、断电、断水等阻碍正常工作的情形，应及时报告，不得延误。

做好卫生间的清洁工作，补充洗手液，定期喷空气清新剂，保证卫生

间洁净无异味。

报修责任区域的水电设备、灯具、门、窗、电器开关、消防器材等。

生活垃圾日产日清，垃圾清运不得沿途抛洒，保持垃圾台清洁，垃圾

应及时装箱不得拖延。

在公共区域不要堆放杂物。发觉有私自随意堆放的建筑垃圾，或阻碍

环境卫生的行为，要及时向主管领导报告。

及时完成治理部门或领导交办的其它工作。

第八节保安人员岗位职责

大门当值的工作态度直截了当体现了保安的形象，因此必须服从治理,

礼貌严格的要求自己；

保安室禁止闲杂人员进入；上班期间禁止睡觉，做与工作无关的事。

凡公司职员进出大门时必须佩带工作证，否则违规登记；

遇总经理须起立以示敬礼；遇董事长须敬礼。

不得穿拖鞋，穿背心，短裤进出大门；

自行车，电动车，摩托车进出大门必须下车，为了全体职员安全，不

得直截了当骑人或骑出。

外来送货，提货车辆必须在《车辆出入记录表》上准确的填写进出时

刻、车牌号码、单位名称、来访事因等；

外访人员须填写《会客单》，包括来访者姓名、拜望对象、来访目的等。

如被访为办公室人员时，需及时电话通知；如遇贵宾及重要客人来访

时，必须由当值人员带到办公室；

接待来访人员

1、遇到有访客来时，保安应赶忙上前，礼貌询咨询：“先生（小姐）

您好，请咨询您找一位？”、“有预约吗”？“请稍等，我帮你电话联系”！

明白找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，赶忙帮其联系被访者（总

经理客户直截了当咨询是否预约，预约好的直截了当进入，无需登记。没

有预约的不进行联系，请对方自行联系），征得同意后，填写《会客单》让

其自己过去，如果来访者要找被访者的没有出来接，保安人员应该用规范

的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即

使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入。

2、如果来访者明白找谁，但没有预约，保安要打电话询咨询，告诉有

关同事或领导，XXX单位的XXX来找XXX,不明白是不是方便接待。

出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领

导亲自接听，都能够当作是其他人接的电话，再询咨询。如被访者同意接

待时请来访者登记并带来访者到被访者办公室，如被访者不在或无人代接

待时，一直访者讲声：抱歉！您找的人联系不到，苦恼您预约好再来，好

吗？再见！

接待检查组

若遇前来指导、检查、参观的社会各界人士来公司检查指导工作的，

应赶忙起立站至门外

指引车辆停放后（无需车辆登记）。

其他注意事项：

a、接待、询咨询时态度一定要礼貌、微笑，多使用“您好”“感谢”！

b、公司检查指导人员离开公司时，要跨立。

c、公司领导特定交待XXX单位的XXX来访、是XXX车号，就无

需上前询咨询，直截了当放行，并跨立迎接。

d、其他社会闲杂、推销人员一律不得进入公司。

e、做好交接工作，本班与下一班交接时，要将本班工作情形详细交待

给下一班，以便下一班开展工作。

职员上下班打卡、人员车辆必须监督。出入公司下车。

公司门口有重大事故或外人扰乱等，赶忙做好防范，并赶忙报告综管

部负责人，有需要的通知派出所。

协助公司行政处理公司内部打架斗殴重大事件。

第四章行政办公日常规范治理制度

第一节办公行为规范治理制度

职业操守

1、勤于职守，认真踏实，尽心尽责，主动主动地做好本职工作；

2、勇于开拓，主动进取，增强责任感、事业心；

3、精诚团结，分工合作，对工作中显现的咨询题不回避，不推诿、

不相互指责，勇于承担过失与责任，主动主动地协商解决；

4、服从指挥与安排，不推辞，不挑不选，不无故拖延，不管份内、份

外工作应主动、热诚、高速、高效完成；

5、本着“客户至上、服务第一”的差不多原则，认真对待客户反映的

咨询题，并设法及时解决，不推、不拒、不拖延、不当之处应耐心讲明；

6、虚心好学，力求上进，努力钻研，一丝不苟，持续提升业务水平及

工作能力，提升处明白得决咨询题的能力，优质高效地完成各项工作任务;

7、清正廉洁，不以权谋私，不以工作之便同意赠送、回扣，不做任何

损害公司利益和公司形象的情况；

二、仪态外表

1、衣着整洁、大方，男性不敞怀、赤膊，女性只是于暴露和浓装艳抹;

2、躯体、面部、手部清洁，头发整洁；

3、待人热情、友好、真诚；待客精神饱满，不卑不亢，无不礼貌行为；

严禁讲脏话，忌语；

三、文明用语

1、尽量使用一般话交谈，注意使用礼貌用语；

2、接答电话尽量使用一般话，语调友善，坚持使用“你好”、“感谢”、

“再见”等起始礼貌用语；

3、办公室交谈注意音量操纵，不阻碍他人，语言文明，不讲粗话；

四、办公行为规范

1、上班时刻保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满、乐观进取。

保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫；

2、遵守纪律，不迟到，不早退，不擅离职守；

3、上班，打卡后做好各自负责的环境卫生，尽快进入工作状态；

4、下班：整理各自的办公桌面，检查电源、门窗后离开；

5、任何人不承诺代打卡；因公不能打卡者，由部门负责人或总经理签

字；

6、自觉严格遵守公司各项规章制度，努力工作;

7、出入领导公室，主动敲门示意，进出房间随手关门；

8、同事之间沟通咨询题时，应本着“换位摸索、解决咨询题”的原贝L

语言应礼貌，委婉；

9、办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络谈天、下

载电影、游戏及做与工作无关的事；

10、工作时刻对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好

的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中去；

11、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得

随意摆放，桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表洁净。会议桌、沙发、

茶几上不承诺存放杂志和报纸；办公室内不承诺长期存放与工作无关的私

人物品。办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅摆放在桌前；

12、保持办公室清洁，不随地吐痰，乱丢纸屑、杂物，不在桌椅和墙

上刻画、涂写、随意张帖；

13、爱护办公室的办公设备和设施，不得随意搬动、拆卸。若有损坏、

丢失、污染，应予赔偿并按违规处理；

14、办公时刻严禁私人会客，专门情形可到接待区，接待时刻不超过1

0分钟；

16、禁止在办公时刻做私事或从事与公司经营无关的业务活动；

17、未经综合治理部同意，禁止私自调换工作位置或文件柜等办公家

具、办公设备；

18、工作时刻内，非工作需要无关人员不得无故在前台逗留；

19、职员应自觉爱护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内吸烟，违

反者罚款10元。严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物、严禁随地吐痰，保持地

面、办公用品、办公设备等清洁整齐；

20、每位职员应爱护公司的财产，如有损坏，照价修理或赔偿。公司

发放的办公用品，职员须妥善保管，如有遗失，自行负责；

五、接待工作规范

热情接待每一位客人，不以貌取人，不不可一世，与客人约见要

准时，如另有客人来访需等待时，应主动端茶递水。

1、外来访客统一由接待人员接待，接待时应热情、友好、真诚，具有

良好的精神风貌；

2、查明访客来访目的后，尽快通知有关人员。未经有关人员同意，应

劝阻访客不得进入办公区域；

六、接听电话行为规范

1、电话礼仪

A、声音要求自然、愉悦、口齿清晰、富有表现力；

B、听到铃声赶忙接听电话，铃声最多不能响过三遍；

2、电话礼仪用语：

A、向对方咨询好：

早晨好！'下午好！'您好！

B、主动报公司名称：

C、自我介绍：

我是义XX

D、表示情愿为对方效劳：

愿为您效劳！请咨询我有什么能够帮到你的吗？有何贵干！

你有什么事？你想要什么？

F、经常使用：

请、烦请、您能否等结构句子；

G、做好电话记录。

H、生疏人或新客户来电，要咨询明对方公司名称、姓名：

请咨询尊姓大名？请咨询先生、小姐贵姓？请咨询贵公司名称是什

么？

I、询咨询对方来意：

XX先生现在正忙，有什么事需要我帮忙吗？

J、请不人稍等候应讲：请稍侯！

K、对方打错电话应礼貌相待：

对不起先生、小姐：您打错了！

L、终止通话一定要讲：感谢！再见！

第二节办公环境卫生治理规定

为了建立公司办公环境卫生治理制度，明确卫生清洁工作和爱护

工作的责任和标准，使公司办公的环境卫生保持优美舒服、整洁有序，特

制定本规定：

一、卫生治理责任划分

1、公司办公环境卫生由综管部及监管部负责监管，要紧是负责对公司

办公的环境卫生进行日常清洁和定期保洁工作，制定卫生清洁标准，指导

公司各部门卫生责任区的卫生爱护工作，并定期组织检查、考核和评比工

作；

2、公司各部门自觉负责爱护本部门办公区域范畴内环境卫生的整洁；

3、公司职员以个人办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生爱护

要求负责个人办公区域范畴内环境卫生的日常爱护工作；

4、公司总经理办公区域卫生由综管部负责；

二、卫生清洁要求

保持地面、墙面、门窗、灯具、办公家具、办公设备、办公器具

日常清洁整齐，无灰尘，无损坏、无蛛网、无烟头、无纸屑、无杂物、墙

壁内外无乱写乱画乱贴。

职员个人办公区域环境卫生爱护要求：职员应注意保持所在工作区域

卫生环境的整洁、有序和完好无损，具体要求为：

1）爱护公司财产，办公家具、办公设备使用时不承诺乱写乱划；

2）办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观；

3）参加会议（洽谈）终止后，自觉清理好杂物，放置好自已的座位，

复原会议（洽谈室）的洁净；

4）下班时，应整理洁净办公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有废弃

物品必须投放于清洁袋中；

2、各部门办公区域环境卫生爱护要求：各部门负责爱护本部门办公区

域范畴内环境卫生的整洁、有序和完好无损，具体要求为：

1）负责按公司规定教育和加大本部门人员爱护环境卫生的思想意识和

行为规范；

2）负责本部门共用办公家具、办公设备安全卫生使用；

3）本部门共用的各种书籍、资料、工具、文件、配件等均应放置整齐

美观，不随意堆放品；

4）本部门组织会议（洽谈）后，清理好遗留的杂物，放置好桌椅,

复原会议（洽谈室）的洁净有序；

5）公司组织（非部门组织）的会议（洽谈）后，综管部'后勤应负责清

理遗留的杂物，放置好桌椅，进行清洁，复原会议（洽谈室）的洁净有序;

三、卫生扫除时刻安排

1、每周一至周五公共区域由综管部负责安排日常清洁爱护；

2、每周一至周五上班后个人区域卫生爱护自行负责；

四、卫生治理工作要求和有关奖惩规定

1、综管部负责卫生治理工作，应按本规定要求负责公司范畴内的所有

环境卫生清洁爱护的指导和检查工作，并有责任和权益要求公司各部门、

各职员遵循本规定的执行；

2、综管部对不符合公司卫生要求的，按每周运算，每周五大扫除，由

综管部和监管给予检查，对不合格的给予处罚；

第三节工作牌（服）治理规定

一、工作牌的挂带规定

1、上班期间，公司所有职员必须挂带“三牌”（工牌，微笑牌、穿戴

工装）；

2、公司所有职员“三牌”统一由人力资源部发放；

二、工作牌（服）的治理规定

1、职职员牌丢失或损坏必须及时到人力资源补办；

2、公司职员上班期间必须按规定自觉穿着工作服、佩戴工作牌、微笑

工牌，自觉爱护公司形象和个人形象；

3、若显现有意损坏的或有损公司形象者，公司将进行严肃处理；

第四节关于实行“出门证”的规定

为爱护公司的正常秩序，爱护公司的财物安全，现决定对公司物

资出门，实行“出门证”制度。请各部门职员自觉遵守，配合我们做好公

司财产安排防范工作。

1、出门证由综管部负责保管。如有部门物资需运出公司，请到综管部

填写出门证，经批准后方可承诺出门；

2、前台门卫治理人员对出门物资和数量按出门证进行查验，核实后，

收回“出门证”承诺出门；3、收回的出门证每周五统一交到由综管部保管

以备查；

4、出门证使用时刻为当天：8：30-17：30,隔日作废（专门情形除

外）；

5、在执行“出门证”制度中所产生的其它咨询题，由综管部负责讲明处理;

格式如下：

XX有限公司

出门证编号：_______

所属单位及

姓名时亥IJ

部门

出门物资名称

以及数量

有关部门综管部

经理签字领导签字

第五章办公用品的管控

第一节办公设施及办公用品申购与领用

1、办公设施及办公用品由公司公司综管部统一规划、统一安排采供部

采购、统一治理，建立健全办公设施及办公用品台帐；

2、分公司所需办公用品由综管部收集各部门办公用品大致用量，统一

编制办公用品购买打算，并负责办公用品的备货和领用，其中办公用品分

为常用办公用品及办公易耗品（常用办公用品需各部门提交实际需求量，

综管部再统一申购，到货后发放使用部门，办公易耗品可提早备货，按照

各部门需求发放）。

办公易耗品包括：

借支单大泡沫胶

领款单B5硬壳笔记本

物品申购单B5软抄

奖惩单32K软抄

请假条大便签纸

客户优待单小便签纸

报销单小垃圾袋

差旅报销单大垃圾袋

原始凭证粘贴单胶圈（橡皮筋）

办公用品领用单口取纸

A4打印纸复写纸

A3打印纸信封

打印机补充墨水荣誉证书套件

白板笔纸杯

白板笔墨水洗洁精

白板刷肥皂

常用办公用品包括:

墨盒(HP816)

HP补充墨水

订书机

取钉器

三栏文件栏

方形文件框

剪刀

垃圾桶

清洁球

拖布

抹布

扫把

簸箕

洗洁精

肥皂

3、部门领用打印纸由综管部限量发放。在使用办公用品时本着高效、

节约的原则（尽可能使用再生纸张）；

4、公司办公设施的修理由综管部统一进行定点修理；

第二节办公设施的使用与治理

1、职职员作所必须电话、传真及电脑设备由综管部按照岗位工作实际

需要统一配备，如部门新增岗位所需以上物品，申购单由需求部门负责人

及综管部负责人签字同意才能进行下一步流程。

2、公司电话是为了方便业务联系而安装，不得随意拨打私人电话和长

途电话及收费信息台电话，不得利用电话进行谈天，公司内部联系一律使

用内线内机，若部门确实需要开通长途电话，由部门申请，经部门负责人

审核报总经理审批后方可开通，部门长途电话最好凭密码使用。

3、各部门必须坚持节约原则，严格操纵电话费用，若发觉职员利用公

司电话拨打私人长途或电话谈天及收费信息台电话，将给予书面警告并处

罚。

4、每月公司电话费用由综管部审核后进行结算，部门费用将进行公布,

各部门经理（主管）应严格操纵部门电话费用总额。

5、公司办公电脑由综管部统一治理，落实到专人使用。

6、传真机由公司指定专人负责，公司禁止任何人传真与公司无关的文

件、资料。

7、复印机由综管部统一治理，公司禁止任何人复印与公司无关的文件。

第六章会议制度

第一节早会流程制度

为了进一步提升公司的整体形象，鼓舞职员士气，规范早会组织

流程，特对早会的流程制度加以明确：早会流程：

1、8点30分开始整队集合，报数（以排、列为单位），跨立。由主持

人咨询好，“艾普优秀的合作伙伴们，大伙儿早上好”；

职员齐声响亮的回答：“好，专门好，专门好”（同时伴有拍手：一、

—•■一一•一二）.

-、---/9

2、点名抽查各部门人员。被点到人员需大声回答“到“，要求声音嚓

3、由主持人起头，朗诵“艾普四字经”；

4、由主持人带头，齐声唱歌“团结确实是力量”（要唱出气概、豪迈、

嚓亮）；

5、由值班总监宣贯公司重要发文和宣布重要事宜；

6、由主持人做总结性发言，最后重新整队；

7、终止主持人高呼“晨会终止”；

职员齐声响亮的回答：”共同制造，一起分享，我们努力为客户制造更

高的价值”；

8、主持人宣布：“解散”（同时伴有拍手：一），大伙儿迅速离开原位

解散；

注意事项：

1、所有在职的总监以上干部（除值班总监、队列指挥人和一名行政监

管）外，必须全部入列，站到队伍最后一排；

2、列队之中要保持高度严肃性、纪律性；

3、早会制度的流程由集团本部集团办统一制定；

4、各分子公司早会必须安排所在公司1名总监级干部值班；

第二节视频会

为了保持各项、各种会议的严肃性，实效性，进一步加大简化各种会

议的流程，完善会议的制度化，严密组织，杜绝会议的繁琐，为了合理安

排和利用会议室，提升会议的质量，体现会议的严肃性，整顿会风，从而

真正发挥会议的效能，特制定会议室纪律治理规定：

1、进入会议室必须着装整洁，必须穿工装、带微笑牌和工牌。违反此项规

定的，将每项处罚30

元；

2、在会议室自觉讲一般话，禁止喧哗、讲笑、打闹，讲粗话、脏话；

3、各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁,

用完后所有设备放置原位。不得擅自开关电器设备，视频系统调试由专职

会务专员负责，以免损坏；

4、会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得会务专员的同意，任

何人不得拿出会议室或作

为他用；

5、会议室禁止吸烟，违者罚款50元,与会人员要讲究公共卫生，当天时段

使用完毕后，由会务

专员检查合格后，方可离开；

6、与会人员需准时参加会议，不得无故迟到或离会，有事必须在会前

向此次会议的组织者请假，未经同意不得由他人代替参加会议。迟到者每

人每次一律处罚50元；

8、会议期间，与会人员要集中精力开会，不得随意走动，不得办理与

会议无关的事项。手机一律调为静音或震动状态，违反此项规定处罚当事人

50元/次；

9、未经得同意参会的人员不得随意进入会议室；

10、与会人员不得与会议无关的人员谈论会议内容，除会上领导要求

将某项会议内容宣贯；

11、在会议召开期间，不能随意动用各项设备，原则上不能移动话筒。

集团本部和各省分子公司要设专职会务专员和视频会议技术员，明确使用

安全责任书，发觉咨询题后要由会务专员及时通知技术责任人进行处理；

12、会务专员应在视频会议开始前20分钟调试好视频系统，并负责组

织会议纪律及有关服务，违反以上原则给予50元/次处罚。

13、各分子公司会议室使用能够参照此项须知；

14、每次会议内容必须有专人记录会议纪要；格式如下：

XX

文件

XX公司XX会会议纪要

第三节职员大会流程

大会预备时期：

1、PPT制作职员大会流程，和各职能部门的沟通邀请参与进来（要紧

是与销售、收费、爱护部、监督治理部、人力资源部等）；

2、奖状、奖金的预备（核实正确性、获奖人员提早安排或通知-一能够

通过行政群通知等方式让获奖人员提早做预备）；

3、会场的布置及安排（试音、投影（投影布）、空调等设施、室内的

光线、人员进出安排、喷绘、幅3—5条、相机、插板、荣誉证书、颁奖名

单以及颁奖顺序、奖金等）

4、主持人串词、音乐

5、口号：要求预备10条口号，要有2个带头口号人一一具有正面的、

挑战性的；

时间：地点：

参会人员：

到场情形：

会议主题：

会议内容（各部门事务陈述、领导点评）：

内容要求：

1、所有字体要用统一字体（建议用：仿宋_GB2312字体为小四号）。

2、建议段落为1.5倍行距，若有些为了排版好看，能够将段落放大或缩小。

3、每项会议大议题空格两个字体的距离，小项议题必须离大议题空格两个字体的距离。

4、每项会议内容必须落实到责任人或管靠奖惩。

5、会议内容必须有主题、有思想。

（副）总经理意见：

1、此次会议用时：**小时**分。

2、其他要求事项。

大会开始时期：

点名：

入场之前人员的安排（集合整队、清点人数）；

每个分子公司或板块分不汇报应到、实到、留守人员情形（汇报部门

的顺序从PPT上指引显示）；

咨询好：

由主持人咨询好，“各位艾普优秀的合作伙伴们，大伙儿早上好”；

职员齐声响亮的回答：“好，专门好，专门好”（同时伴有拍手：一、

—•—■一二）.

-、---/9

三、合唱我们走在大路上：

四、全体齐声朗诵“四字经”（歌词、四字经做到PPT里放投影仪）

奖惩颁布（业绩奖励、处罚为主，要求图文并茂，加以讲明）；

职员大会颁奖仪式；（主持人注意颁发奖励名次的顺序，需要提升主持

素养，

建议有2名主持人，男女各一）

发言感想，由职能部门进行举荐1-2名发言，注意提早对文章的审核；

临时事项：

1、由监察办对重点事宜树立典型做汇报；

九、领导总结性发言；

十、合唱《相信自己》一一附上背景音乐

多少次挥汗如雨；伤痛曾填满经历

只因为始终相信；去拼搏才能胜利

总是在鼓舞自己；要成功就得努力

热血在赛场沸腾；巨人在东方升起

相信自己，你将赢得胜利制造奇迹

相信自己，妄图在你手中这是你的天地

相信自己，你将超越极限超越自己

相信自己，当这一切过去我们将是第

职员大会终止：（齐呼：共同制造，一起分享，我们努力为客户制造更

高的价值）

注意事项：

1、会前确保会议发言稿、主持人稿的预备及检查核实。

2、颁奖环节，要求图文并茂，加以讲明，同时最好是男、女主持在此

环节中搭配；

3、会议时刻、地点、邀请嘉宾、出席公司领导需提

早通知确认；

4、会前对首响、话筒、相机配备并试成效、主席台及领导席卡；

5、参会人员提早10分钟入场，工衣、工牌、微笑佩戴着装整洁齐入

场，监督治理配合主持人

保持会场次序；注意入场、退场的顺序及人员安全。

6、大会开始后不得喧哗，将手机关闭，保持会场安静；

7、大会时刻安排要合适，主持人要随机应变，保证各个环节紧促，顺

畅进行，应视情而定，事

先对各环节时刻预算。

第七章公文治理制度

一：公司内部OA发文统一采纳通告、公告、通知三种文书形式。

1、通告是指公司需要告知各部门、全体职员（或绝大部分职员）应知

晓的情况或应共同遵守的有关规定及各种奖励、处罚事宜。

2、公告是指公司宣布重大事项等使用的一种文书形式。

3、通知是公司对各部门通知事项的一种书面文书形式。

二：通告、公告、通知三种公文由领导统一审核后编号发放。其它部

门需要通告、公布、通知发放的文书由分管总监批准，通过集团常务副总

裁批准后由集团办统一编号发文。

三：公司OA发文统一采纳标准文书格式。

四：由集团办储存发文文件资料应及整理归档。

为规范各公司发文制度及格式，加大公文治理制度，经集团研究

决定，特对公司所有发文进行规范，公司各部门发文由综合治理部统一公

布和储存，未经总经理及执行董事审核的所有文件均为无效。

I、发文标题为：艾普集团XX公司XXXX文件，字体要求黑体小二号

加粗。

2、发文中图文颜色：未做专门讲明公文中图文的颜色均为黑色。

3、文件编码统一为AP-（CD、WH、CQ、CS、KM、ZZ）[2010]第0

0XX号,编码、发文日期、审核、批准由综合治理部编写。

4、编写人、负责人由撰写部门填写。

5、正文内容字体要求小三号仿宋GB—2312字体。（注：若发文的内容

篇幅较多，可使用较小一些的字体）

注：格式如下

XX公司XXXX（字体要求小二号黑体加粗）

发文日期：2010年n月4日

文件编号：-XX[2010]第00218号

（字体为黑体小四加粗）

XX公司各部门、分公司及下属各营业厅：

（中间间隔一行）

正文字体要求小三号仿宋GB—2312字体。

（注：若发文的内容篇幅较多，可使用较小一些的字体）

第八章档案治理制度

目的：确保公司档案的编制与修订；

范畴：各项公司治理制度、行政发文、行政收文、公司证照、专业资

料、外来文件、案例分析、活动总结、项目策划书、其它档案。

公司档案的编制与修订

1、归档：公司档案经审定或接收后，由治理员填写《文件归档登记表》。

2、发文：所有由综管部发出的文件要以公司统一的发文格式。

3、借阅：各类公司档案的查阅、借阅需经总监以上领导批准，在借阅

时需填写《文件借阅登记表》。

4、归还：所有档案原则上只能在档案室查阅，专门情形须经总裁批准,

并在三天内归还，治理员应及时登记，及时归档。

5、爱护：档案治理员每季应全面检查各类在用文件有效性、完整性、

发觉咨询题及时处理。

6、标识：所有档案应分类归档，在封面上分不标明A：行政制度B：

内部文件C：外来文件；D：其它档案，所有分类归案内部均按统一文件编

号依次往后编。

7、使用：原则上各类文件一律不外借，也不承诺复印，专门情形需由

部门经理以上申请，总监以上领导批准，并履行登记手续。

8、文件销毁：作废文件由治理员在文件右上角标明“作废”，填写《作

废文件销毁清单》，经集团办主任审核，总裁批准后每半年销毁一次，并填

写《作废文件销毁清单》；需要保留的作废文件，由治理员在文件右上角标

明“作废暂留二

第九章印章、介绍信治理制度

第一节印章的刻制、变更和废止

1、各分子公司印章的刻制、变更和废止必须填写《印章申请表》经部

门经理、分管领导、综管部经理批准后，由综管部负责制作。

2、印章刻制好后，由综管部门负责人办理有关交接手续。废止的印章

属在公安机关备案的，须交还公安机关；若需销毁的，须有二人以上签署

销毁见证记录并存档。

3、若同样的业务专用章刻制多枚，须编刻序号。

各分子公司公章、合同专用章和财务专用章为红色。艾普集团各分子

公司各部门印章及各类业务专用章分为红色、蓝色，除专门需要外，一样

用红色。

第二节印章的使用

、

四、印章使用要求

1、印章保管员要熟知各种印章的使用范畴、批准权限，做到正确用印。

2、印章保管员在用印前，必须按照签批权限规定，查看用印签批结果,

签批手续完备的文件方可用印。用印后应及时在《印章使用登记薄》上进

行登记。同时要求用印部门经办人在《印章使用登记薄》上签字。关于超

越签批权限或未经签批的文件，印章保管员应当拒绝用印，并及时向上级

报告。

3、签批人要正确使用签批权限，不得超越签批权限。

五、章应在被授权持有、保管的部门内使用，一样不得携带外出。若

专门情形需将印章带出，应事先填写《印章使用签批单》，载明事项，经综

管部经理批准后由两人以上共同携带使用。

六、印章使用实行事前审批制度。印章使用的签批权限如下：

第十章差旅报销标准及规定

为了出差人员更好地完成出差任务、加大出差人员的治理、提升

出差工作效率，有效操纵出差费用、出差本着业务需要、厉行节约、费用

包干、超标自负的原则执行，按照公司情形，特制订本制度：

1、集团及各分子公司经理级人员出差，必须报分管总监审批，并报集

团办公室备案。

2、集团及各分子公司总监人员出差，必须报集团总裁审批，并报集团

办公室备案。

3、未经许可，任何人员不得擅自离开所属分公司，不得擅自安排出差,

否则将处罚1000元/次。

4、出差人员必须填写《出差申请单》，在所属行政综管部留档，集团

办公室备案，否则处罚100元/次。

5、异地查察、学习、交流人员出差后，必须在一周内向集团办提交《出

差报告》，否则处罚200元/次。

6、集团组织召开的大型会议（战略研讨会、春节联欢会等），不在出

差之列。

按照路途长短及出差人员级不按以下标准选择相应的交通工具实报实

销。

1、总监及以上职级人员因公出差乘坐飞机、火车、客运班车等费用一

律实报实销；

2、经理级职员出差路途在500公里以上原则上乘坐火车卧铺，如乘坐

飞机经济舱，需总裁级特批；经理级职员出差路途在500公里以下能够选

择乘坐火车卧铺。

3、经理级以下的职员出差路途在500公里以上能够选择乘坐火车卧铺;

经理级以下的职员出差路途在500公里以下能够选择乘坐火车硬座或汽车。

原则：所有乘坐飞机的出差人员，一律由指定的专人统一购票，本人

不得报销飞机票

公司职员因公到外地或省内都市出差，应分不按照不同地区和职员职

位级不报销住宿费：

1、异地分子公司出差标准

集团职员（除经理级和经理级以上职员）至异地分、子公司

所在地出差，无专门缘故原则上一律入住公司所在地租入的房屋；专门情

形下，确因业务需要等缘故须入住酒店，必须提早报经集团副总裁或集团

总裁签字批准同意。

2、各级都市以及异地出差须入住酒店的住宿费标准

目特级都市一级都市二级都市

职员级住宿标准住宿标准住宿标准

经理级以上（包括经

理级、总监级及以180150120

上）

主管级150120100

一样职员级12010080

注：A、特级都市，如上海、北京、广州和深圳等；（同下）

B、一级都市，如各省省会都市和沿海发达的地级市：（同下）

C、二级都市，如各省地级市（同下）

（1）、集团所有职员出差前填写的《出差申请单》第二联，此单作

为报销依据。

（2）、凡同一时刻前往同一地点出差的职员须同住一个酒店；同性不

两人须入住一个标准间，报销时只能报销一间（在出差住宿标准内）住宿

费用。

1、集团所有职员（除集团总裁、副总裁）出差期间包含至异地分

子公司出差期间的市内交通费用（含公交、出租等）和生活费用等实行费

用包干制度，超支自负；

项目

特级都市一级都市二级都市

职员级不

总监级及以上（不含集团副

100100100

总裁以上人员）

经理级807050

主管级705040

一样职员级504030

3、出差餐费补助，如途中时刻超过半天的，按全天运算补贴，途

中时刻未超过半天的，不运算当天补贴。

1、原则上每处异地只聚餐一次；如超过一次或超过标准，需出差职员

所属集团总监或分子公司总经理批准，超过1000元报集团副总裁批准。

2、凡出差期间发生招待费的（业务招待费用、聚餐费用），招待

业务发生当天一律不再进行餐费补助；

3、按出差人员不同职级其报销标准、人均消费标准见下表:

目

报销标准/每地人均消费标准

职员级不

总监级及以上（不含集团副总

50080

裁以上人员）

经理级30050

主管级20040

一样职员级

4、如超过报销次数或标准，则必须事先报集团副总裁以上级审批，并

注明“特批”字样，否则不予报销；

5、报销时附上：聚餐时刻，人员姓名、人数，人均消费（不得超过规

定标准）

6、同部门人员出差只能按照本部门最高职级的人员标准报销，不得重

复报销；

7、集团人员下分子公司调研，（1）严禁分子公司请客，由集团人员出

聚餐费用；（2）所有支出不得在分子公司报销；

8、异地分公司之间查察、学习、交流人员，原则上按照此原则执行（由

出差方出聚餐费用），专门情形由出差地公司总经理特批同时参照费用标准

执行；

六、其他费用：

1、出差期间发生招待客户的业务招待费，按《业务费用报销制度》报

销。

2、发生其他费用，按出差人所属公司的费用报销制度报销；

七、费用报销

1、出差人员返回工作岗位后，须在五个工作日内报销或销账，超过5

个工作日未报销或销账的将给予当事人50元/天的处罚后方可报销；

2、所有的单据必须真实、合理、有效且有清晰明晰签章。

3、所有出差人员均不得在异地分公司报销费用。

4、报销时需在报销单后面附出差地（需与出差旅费报销单一致）、

出差起止时刻、补助标准，作为报销费用的原始依据之一。

5、销账时限的界定：出差返回工作岗位前一天确定为业务发生终止的

时刻；

6、所有单据报销必须写明所属部门，报销人姓名必须正楷书写。

7、报销单大小写数字要顶格写（即靠紧所在格的最左边书写），且大

小写金额一致。

8、报销流程按报销程序不变

注：1、本规定针对集团及各分子公司均有效；

2、所有报销严格按照本规定标准执行，若专门情形超标，需上报集团

副总裁及以上人员“特批”；

3、本制度聚拢了原有差旅费治理制度以及补充讲明，自公布之日起以

本制度作为执行标准。出差申请单格式如下：

第十一章车贴报销及车场治理制度

第一节车贴报销规定

集团在核准各分子公司车贴申请时，只能做形式审查，不利于对

车辆、人员和费用的合理安排与治理，按照李嘉总裁“人权上收，事权下

放”的指导方针，经集团研究决定将公司车贴申请报销治理方法做如下调

整：

各分子公司的车贴申请、报销治理由各分子公司自行负责，不再报经

集团审批。

二、各分子公司的车贴报销总额应按年度向集团上报预算，并附月度

分解打算；以集团审批的额度为该年度报销总额的上限，一年一报，一年

一审。若未到一年时刻，报销总额确需调整的，须经总裁特批。

各分子公司应将年度预算（全月度打算）于1月20日前报集团审批，

经集团审批后报集团

财务和各分子公司财务备案。并应于1月31日前将报销车贴的人

员、车辆、具体报销额度报集团备案。

四、各分子公司需因公派车的，按照请车单位与派车单位相一致的原

则派车（如成都公司要求派车的，由车班从成都公司报销车贴的车辆中安

排）。集团车班安排报销车贴车辆出车的，各部门应服从安排，专门情形确

实无法派出的，应予讲明。凡不服从安排的，每次由集团和所在分子公司

当月或下月报销总额下调500—1000元。若请车单位系情形紧急且确实本

单位车辆都已派出的，