投资集团公司会议管理制度

投资集团公司会议管理制度第一章总则

一、为加强投资集团公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据公司管理需要，特制定本制度。

二、本制度适用于集团公司及下属子公司、分支机构的各类会议管理。

三、会议分为例行会议和临时会议。例行会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议包括专题会议、紧急会议等。

四、会议应遵循以下原则：

1.精简、高效、务实；

2.事先准备、议题明确、议程紧凑；

3.重视会议纪要的跟踪落实；

4.严格执行会议室管理规定。

五、集团公司各部门、子公司及分支机构应按照本制度要求，认真组织、参加各类会议，确保会议效果。

六、会议的组织者、参与者均应遵守本制度，对违反规定的行为，将按照公司相关规定予以处理。

七、本制度自发布之日起实施，未尽事宜，可根据实际情况予以补充。如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务发展需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.拟定会议议程：列出会议主要议题，明确各议题讨论的时间分配。

3.确定参会人员：根据会议主题及议程，邀请相关部门负责人及必要的工作人员参会。

4.会议通知：通过邮件、电话等方式，提前至少三个工作日向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责组织参会人员签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程及参会人员。

3.议题讨论：按照会议议程，逐个议题进行讨论。各参会人员应充分发表意见，确保讨论充分、深入。

4.休息与交流：会议期间，可根据实际情况安排适当的休息时间，便于参会人员交流意见。

三、会议决策

1.形成共识：在充分讨论的基础上，主持人引导参会人员形成共识，明确决策结果。

2.记录决策：会务组应详细记录会议决策内容，包括决策事项、决策结果、责任人等。

3.决策传达：会议结束后，由主持人或指定人员向未参会人员传达会议决策。

四、会议总结

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议决策的重要性及落实要求。

2.收集参会人员对会议的意见和建议，以不断提高会议质量。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会。

2.会务组负责整理会议纪要，并在会议结束后两个工作日内发送给参会人员。

3.会务组对会议现场进行清理，确保会议室整洁。

六、会议延期与取消

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员。

2.延期或取消会议的通知应明确说明原因，并根据实际情况重新安排会议时间。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制

1.会议纪要应由会务组指定专人负责编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决策结果、责任人等。

3.会议纪要编制完成后，由主持人或指定人员审核、修改，确保纪要内容真实可靠。

二、会议纪要的发放与传阅

1.会议纪要应在会议结束后两个工作日内发送给参会人员，并根据需要抄送相关部门和人员。

2.会议纪要的发放方式包括邮件、微信、纸质版等，确保相关人员能够及时查阅。

三、会议决策的跟踪落实

1.会议决策的责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，明确实施时间节点。

2.责任人应定期向会议组织者或指定人员汇报决策实施进展情况，确保决策落实到位。

3.会议组织者或指定人员应加强对会议决策落实情况的监督和检查，对未按期完成的任务进行催办。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会议纪要的查阅权限应根据公司保密规定和实际工作需要设定，确保信息安全。

五、会议纪要的反馈与改进

1.会议组织者应定期收集参会人员对会议纪要的意见和建议，不断提高会议纪要的质量。

2.根据会议纪要的反馈，会议组织者应适时调整会议议题、议程和参会人员，优化会议流程，提高会议效果。

六、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要应作为考核责任人工作绩效的重要依据，对未按要求完成决策任务的责任人进行问责。

2.会议纪要中的优秀建议和成功案例，应予以宣传和推广，为公司发展提供有益借鉴。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前至少三个工作日向行政管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、会议主题、参会人数等信息，以便行政管理部门合理安排会议室。

3.行政管理部门有权根据实际情况调整会议室安排，确保会议室资源得到合理利用。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用部门需确保会议室整洁、设施完好。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意挪动或损坏设备。

3.会议室内严禁吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

三、会议室设施与管理

1.行政管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

2.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板等，以满足不同类型的会议需求。

3.会议室内应提供充足的文具、饮用水等，方便参会人员使用。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设施、紧急疏散通道等，确保参会人员的人身安全。

2.会议室内应设置保密措施，如保密柜、锁具等，防止会议资料泄露。

3.参会人员应遵守公司保密规定，不得泄露会议内容及相关信息。

五、会议室维护与维修

1.行政管理部门应定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.如会议室设施出现故障，使用部门应及时向行政管理部门报修，以便尽快恢复正常使用。

3.对于恶意损坏会议室设施的行为，将按照公司规定追究相关责任。

六、会议室预约与取消

1.如需取消已预订的会议室，预订部门应至少提前一个工作日通知行政管理部门。

2.行政管理部门有权根据实际情况对取消会议室预订的部门进行相应处罚，以维护会议室预订制度的严肃性。

第五章附则

一、本制度的解释