常规会务工作安排流程

常规会务工作安排流程第一篇：常规会务工作安排流程常规会务工作安排流程1.会务工作总体思路（1）任务分解。将会务工作分解为各专项任务，明确分工并保证质量。（2）责任到人。每项任务均有专人负责。（3）周密计划。每项任务均需制定周密的工作计划。（4）逐项落实。计划的每个环节、步骤均需严格落实。2.会前准备（1）成立会务组①会务组组长：总体负责②萎靡材料小组：负责组织、手机、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。③后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。④任务分解后，形成《会务工作分派表》，相关责任人签字。（2）明确会议概况全体会务人员应明确会议概况，了解以下基本内容：①会议主题②级别与规模③参会人员（与会人员的单位、职务）④会期余日程安排（会议日期、时间、议程、活动安排等）⑤根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准（3）选定会议场所①责任人：后勤保障小组②责任：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。③综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：与宾馆确认个主要服务项目的收费标准与折扣；根据会议预算领取支票。（4）下发会议通知、登陆代表名单①责任人：文秘材料小组②责任。在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项（如要求自带有关资料、物品等）、会议回执、会址交通导引等。③会议通知以传真、电子邮件、元件邮寄等方式传达给各参会人员。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站等。登录工作应尽早完成，并在此基础上编制《接站安排表》。（5）准备会议材料、用品①责任人：两组分工协作②材料内容。会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。③会议用品。会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：与会领导桌签（可由宾馆代为制作）；参会代表证（可由宾馆代为制作）；会场条幅（可由宾馆代为制作）；文件袋、笔记本、笔；录音机、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需要）；花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）；药箱（备常用药品）等。（6）餐饮安排①责任人：根据情况具体落实②责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位安排。（7）会场安排①责任人：根据情况具体安排②责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实会议室、领导临时休息室。③会场布局包括：作词安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人。（8）文体活动安排①根据实际情况和需要细化内容（9）房间安排①责任人：后勤保障小组②责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间。3.会中服务（1）接站（2）签到①在正式报到前日，应完成以下工作：将分装好的会议材料的文件袋运送至宾馆；统一领取代表餐劵并分装至文件袋；统一领取代表房间；在房门上粘贴印有代表姓名的纸张；花卉、水果等分发到各房间；准备好签到簿、订票登记单等待用。③到工作包括以下环节：在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）；在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。4.会后收尾（1）退房、送站（2）结账第二篇：会务安排流程会务安排流程会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理(一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化）1、制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。2、拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。3、组织召开协调会议。较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。3、印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。4、印制会议票证。（大中型会议）对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。5、准备会议用品。本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。6、会议用品申请流程根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。7、印制与会人员和工作人员名册。8、印制《会议须知》。《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按部门划分，每组要确定一至二名召集人。9、安排好生活保障。主要包括食宿、医疗、交通和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的酒店。10、设置会场。设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。11、做好接站准备。依据与会人员报到时所乘车次，列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。(二)会间服务阶段。会议从报到之日起。会议召开期间要根据实际需要，做好以下8项工作。1、组织好会议报到。提前安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，并向上级汇报，得到指示之后妥善安排。2、会场组织工作。每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；做好其他特殊情况的应急处理，保证大会有条不紊地顺利进行。如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。3、会议主持词的撰写。主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过首长的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。4、做好会议记录。要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。5、现场参观组织工作。事先要派员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。6、会议简报编印工作。有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。7、会议材料回收工作。会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。8、做好与会人员的返程服务工作。会务组应在会议结束前知悉返程需要住宿安排的人数，早作安排。需乘火车的，要提前2至3天征询车次，是否需要预购车票，并分别按乘车时间编组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时，通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。(三)会议善后阶段。会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下4项：1、做好财务结算。会议结束后，会务组要及时与酒店有关人员一起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费，都要作出处置，不要有遗留的问题。2、做好会务工作总结。会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人员进行表扬。3、会议文件材料的合订留存。会议形成的一切文件材料，包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装2至3套，一套留存，其他可作为借阅资料。4、会务用品的归还和整理。每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下次再借或再用。第三篇：会务流程安排山西晋淘天下会务接待方案背景随着电子商务行业的迅猛发展，晋淘天下晋商学院针对全社会电商人才极度匮乏的状况，而重点推出普及型电商人才培训服务。将淘宝大学强大的师资队伍和公司多年实践相结合，使客户迅速入门电商，熟悉电商规则，迅速提高能力，避免走弯路，减少无谓投入。电子商务相关政府单位工作人员、企业和个人通过代培委培、集中授课等多种形式参加培训，为其提供专业的电商理论、管理能力及实操技能培训，为更多的企业和个人从事电子商务提供强有力的人才保障。一、会议前期准备（一）会议人数和会务资料准备1、确定会议人数，准备学员资料。根据人数提前准备或印刷会议的资料。【例如：工作证、学员证、手提袋、笔、本、学员手册、淘宝和本公司宣传册（里面加上这几天课程时间等安排）等】（所有资料需定制，加上公司的logo以及设计。能更好的体现标准化，同时起到宣传作用）2、制作人员签到表。3、票务的准备。（现场签到收费或提前收费）5、确定好会议场地和价钱。并根据酒店的情况确定好学员的住房费用（自费）和方式。提前安排好讲师的吃住问题。4、A、会议横幅的制定和悬挂。（标语、主题都可）B、喷绘、展架、广告牌等广告的制作和摆放。5、提前两天安排好拍摄人员和拍摄器材。（摄影和摄像）6、与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。（二）会议主题、时间、场地1、主题：根据不同级别（初、中、高）和课程待定2、时间：待定3、场地：当地交通便利、物美价廉的酒店（待定）（三）会场布置（1）签到台（一个）设立在大厅（2）指示牌（两个）一个放于酒店门口，一个放于会议室门口。（3）会议设备、设施的准备。A、确保投影仪、话筒音响灯光照明的正常使用。B、若有【主席台】考虑花摆装饰，在主席台、主持人发言桌前放置鲜花，以营造优美的环境氛围。另外，酒店大厅门口或会议室两侧可放花篮。C、会场可备用热水提供或矿泉水的准备。（从成本考虑最好是热水）D、白板、白板、板擦的备用。（可以提前询问讲师是否需要）E、根据人数确定好桌椅的摆放。（4）会议的水牌准备好。二、会议流程1、提前一天的下午14:00时开始设立签到服务台，准备好会务接待。负责学员签到，发放资料，学员证、房间安排。2、安排专门人员负责讲师的接待和吃住。3、会议门口安排接待人员（2个）负责入场秩序、会场服务、给予会议人员帮助以及应对现场问题。（参会人员应该提前20分钟入场）4、会议时间：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中场各休息半小时）（具体时间方案可按实际情况改动）5、按照会议的大小若需要，安排主持人在会议开场对讲师进行介绍、对会场秩序进行宣布、适当活跃现场气氛。会议结束后，负责说明会议的其他安排，及时通知给每一个会议人员。6、如需会议用餐，与酒店联系好用餐问题，则提前发放餐券给会员。（每天晚上发放一次，谨防丢失等不必要的问题）备注：讲师与课程确定之后，再出具体流程方案。（时间、地点、课程、人员安排）三、人员安排（一）领导小组：组长：xx负责本次会议的全面领导和总指挥。副组长：xx|负责会议策划、会场布置及会务工作。（二）分组及工作职责：1、策划布置组：成员：xx、xx工作任务：a负责完成会议策划方案的拟写；b负责协助和完成会议现场的布置及会议结束后的现场撤除工作；c负责活动全程摄像、摄影和合影；2、会务组：成员：xx、xx工作任务：a负责各种物资的采购和准备；b负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排；c负责会议室安排；d负责讲师人员的接待和陪同；e负责参会人员接送；f负责各种资料的准备、装袋和发放；g负责对各工作组工作的协调、检查和考核；四、费用预算会议厅费xx元讲师食住行费、讲课费xx元工作人员费用（食、住）xx元制作广告费xx元资料制作费xx元水费xx元不可预计费用xx元共计：XXX元五、注意事项1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作；2、市场督查负责督促各工作组的工作按时完成；3、会议期间公司人员必须统一着装，佩带工作牌；4、会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。六、会议后续工作1、安排讲师、与会者有序离开会场。2、会场和文件资料整理，出一份会议总结报告。3、费用报销。4、如需要可以安排与会人员参加旅游。（特色旅游增进大家之间的联系、需额外付费）会务组2015年3月15日第四篇：会务组工作安排会务组工作安排第一组:组长：曹文瑾副组长:丹超成员：翟清林莫留章梁世刚王瑞娥陈淑娟梁蕾王晶主要职责：1、负责主席台大型喷绘设计安装，前置彩虹门，两侧四根悬挂条幅气柱，地面铺设红地毯，摆放鲜花及红色通道，检查音箱使用效果（丹超、莫留章）2、负责主席台两侧架设8门礼花炮和冷烟火，按议程要求鸣放。3、参会领导胸花佩戴，上台引导，站位顺序（王瑞娥陈淑娟梁蕾王晶）第二组：组长：王天增副组长：王安超成员：杨振民石玉昆吕