东盟背景下秘书知识结构和能力结构的构建分析研究 文秘学专业

论中国东盟背景下秘书知识结构和能力结构的构建摘要自从中国—东盟自由贸易区建设以来，中国与东盟各国之间的贸易往来日益密切。自贸区广阔地发展前景，在为企业提供一个良好的发展环境的同时，也为秘书工作者提供一个机遇和挑战。在这样一种背景之下，社会对秘书的要求更加趋向国际化、现代化，社会需要国际化秘书人才，秘书人员应把握机遇，认清形势，转变旧观念，建立起科学合理的知识结构和能力结构，顺应时代的发展潮流。秘书工作是为领导联系人脉，管理事务的一项重要环节，是如今现代企业管理工作中必不可少的一部分，本文从新时代对秘书从业人员知识能力的新要求出发，分析了新时代的秘书应具备的几项技能和新时代秘书知识结构存在的问题，并提出了完善措施。现代秘书不但要为领导的日常工作提供全方位的服务,更要为领导者的决策与管理提供“智囊式”的服务,甚至还要成为分担上司部分职能的名副其实的助手。秘书综合素质涉及政治、思想、作风、道德品质,以及知识、能力、心理方面。关键词：中国东盟自贸区，秘书知识结构，能力结构，构建

OnChina-ConstructionofASEANsecretarybackgroundABSTRACTSincetheconstructionofthechina-aseanfreetradearea,theflowoftradebetweenChinaandaseancountriesisincreasinglyclose.Freetradeareawideprospectsfordevelopment,provideagooddevelopmentenvironmentforthebusinessenterpriseatthesametime,alsoprovideanopportunityandchallengeforthesecretaryoftheworkers.Undersuchabackground,socialdemandforsecretarymoretowardinternationalization,modernization,internationalsecretarytalentssocialneeds,thesecretarypersonnelshouldgrasptheopportunity,torecognizethesituation,changeoldideas,establishscientificandreasonableknowledgestructureandabilitystructure,keepupwiththetrendoftheeradevelopment.Secretarialworkiscontactconnectionsforleadership,managementisanimportantlinkinthetransaction,isnowanindispensablepartofmodernenterprisemanagement,thisarticlefromtheneweraofthenewrequirementsofthesecretarypersonnelknowledgeability,analyzedthenewerasecretaryshouldhaveseveralskillsandsecretaryoftheneweraoftheknowledgestructureofexistingproblems,andputforwardtheperfectmeasures.Modernsecretaryshouldnotonlyledbydailyworktoprovideafullrangeofservices,morefortheleader'sdecisionandmanagementtoprovidetheservices\"thinktank\",andevenbecomeasharepartofthefunctionofrealboss'sassistant.Secretaryqualityinvolvespolitics,thought,style,moralquality,aswellastheknowledge,abilityandpsychologicalaspects.KEYWORDS：china-ASEANFreeTradeArea，TheSecretary

knowledgestructure，Abilitystructure，Construction目录MACROBUTTONInsertCrossReferenceTOC\o"1-3"\h\z引言 11东盟背景下秘书构建科学与合理的知识结构的必要性 22东盟背景下秘书知识结构的构建 42.1构建扎实的基础知识结构 42.2构建精深的专业知识 42.2.1构建专业的秘书学理论知识 42.2.2构建精深的行业专业知识 52.3构建广博的辅助知识 63东盟背景下秘书能力结构的构建 83.1具备五大基本能力 93.2构建多层次的能力结构 93.2.1培养自身的外语能力，比他人多一份优势 93.2.2提高跨文化交际能力，做好对外管理工作 93.2.3增强信息处理能力，高效率完成任务 103.2.4提升组织管理能力，当领导的得力助手 113.2.5加强随机应变能力的锻炼，机智行事 113.2.6提高出谋献策能力，发挥秘书参谋作 113.2.7增强调研和创新能力，发现问题，解决问题 12参考文献 13后记 14引言秘书是一个庞大的社会职业群体，在经济发达的当今社会，已成为一种热门职业。随着社会的发展，秘书职业受到人们的广泛关注，社会对秘书的需求量也在不断增加。秘书工作走向职业化道路，是顺应时代发展的结果。笔者在此就中国-东盟背景下，探讨秘书知识结构与能力结构的构建问题。东南亚国家联盟(AssociationofSoutheastAsianNations)，简称东盟(ASAN)。成员国有十个，分别为：印度尼西亚、新加坡、菲律宾、泰国、文莱、马来西亚、越南、老挝、柬埔寨和缅甸，在1996年，中国成为了东盟的全面对话伙伴国[1]。众所周知，中国—东盟自由贸易区正式建立是在2010年1月1日。自从中国—东盟自由贸易区建设以来，中国与东盟各国之间除了在经贸关系上发展迅猛外，其他领域也有着明显地发展，比如政府相关职能部门、文化部门、教育行业等。中国与东盟积极开展青年、文化、教育、媒体、旅游等非经济领域的合作，举办了“中越青年大联欢”、中国—东盟教育周、中国—东盟新闻部长会议等，上海世博会东盟国家展馆让更多人们了解了东盟，这些为双方经贸合作形成了更加有利的人文环境；中国广东、广西、湖北、湖南、河北、河南、山东、四川、江西以及大连、昆明等30多个省市政府分别举办了中国—东盟自贸区政策宣讲会，2010年第六届泛珠三角区域合作与发展论坛以对接东盟作为重点，中国越来越多的省市在积极地发展与东盟的经贸合作[2]。

在中国与东盟经贸合作中，商会活动走向新的趋势，政府与商会的互动将会更加密切。近年来，政府有关部门也在加大对中国-东盟自贸区的宣传力度。自贸区广阔地发展前景，在为企事业提供一个良好的发展环境的同时，也对秘书工作者提出了新的要求。对于秘书工作性质而言，秘书工作已逐渐走向国际化、现代化道路，社会需要复合型秘书人才。在中国-东盟背景下，秘书职能不单单停留在熟练掌握办公设备、写公文等基本技能上，更应该了解东盟国家的国情，注重跨文化国际交流，懂得相关贸易及法律知识，为领导者出谋献策，排忧解难。秘书工作者想提高自身的竞争力，应早点认清这一严峻形势，调整以往的旧的认知观念，建立起科学合理的知识结构和能力结构。东盟背景下秘书构建科学与合理的知识结构的必要性所谓知识结构，是指人类知识在个人头脑中的内化状况，包括知识的种类及各种知识之间的比例、联系[3](P37)。构建知识结构，秘书将可以更好地把握知识体系各部分之间的联系与相互作用，对知识的掌握提升到一个更高的层次。知识结构是工作能力的潜在基础，关系到一个人整体素质的提高，因此，对秘书人员来说，最重要的不是知识的广博精深，而是其知识结构是否合理，能否发挥最佳效用；秘书优化知识结构应该遵循中心性原则、系统性原则和动态性原则[4](P56)。知识结构不是一成不变的，它随着社会的发展而发生变化。不同的时期，不同的社会背景，不同的职业，用人单位对于应聘者所具备的知识结构也就不尽相同。在中国-东盟背景下，秘书的知识结构与以往的旧的知识结构不同，内容与侧重点也已发生改变。社会需要精通国际法律法规、经贸类知识、小语种翻译等能力极强的应用型秘书人才，这样的人才在市场上往往供不应求。近年来，我们国家也在重视培养国际化人才，争取与国际接轨，与东盟各国积极合作，促进祖国的繁荣富强。秘书构建科学、合理的知识结构，是秘书适应中国-东盟自贸区发展趋势的必然要求。在中国-东盟背景下，社会各行各业对秘书的需求量大大增加，秘书工作走向办公自动化、职业化、社会化、高效化道路。国外市场的打开，使国与国之间、企业与企业之间的竞争变得越来越激烈，秘书工作者面临巨大的挑战。为了能跟上时代的发展步伐，秘书应该构建科学合理的知识结构。更新和调整自身的知识，明白自己哪些方面需要加强，提高思想认识水平，树立竞争意识，与时俱进。秘书构建科学、合理的知识结构，是秘书提升自身能力的一个坚实基础。在中国-东盟背景下，大量的外国企业进入我国，这些企业需要中国本土的高级翻译型秘书人才、国际经营贸易人才等，这就给秘书工作者一个很好的发展平台。构建科学、合理的知识结构，秘书可以更好地了解东盟相关知识，更新自己的知识结构，提高自身能力，在应聘竞争中脱颖而出，在进入工作中能够较快地适应新环境。此外，对于在其他非经济领域工作的秘书人员，知识结构上也应有所更新。时代在发展，秘书的思想观念不能停留在以往社会对秘书的要求上，拥有一个新的科学合理的知识结构，秘书才能更好地在实践中锻炼自己的能力，提高办事效率，进而提高自己的综合能力。划分秘书人员的知识结构具有现实意义，构建科学、合理的知识结构，有利于秘书认清当前形势，了解中国-东盟背景下社会需要什么类型的秘书人才，社会对秘书行业的新要求，社会各行业对秘书的需求量情况；有利于秘书人员自觉遵守秘书职业道德规范，加强自身素质与修养，更好地融入到中国-东盟建设事业的大浪潮之中；有利于秘书把握时机，针对新形势提高自身的办事效率，爱岗敬业，实事求是，勇于创新，勇于实践，积极进取，勤勤恳恳，树立终身学习的观念，提高自身的综合能力。知识结构不是单一的，而是多层次的，要想把知识灵活地运用到工作上，就应该建立起一个符合所从事行业的知识框架。东盟背景下秘书知识结构的构建构建扎实的基础知识结构基础知识，是一个人胜任工作的最基本的垫脚石。拥有扎实的基础知识，秘书将能够更加迅速地学习新事物。秘书基础知识应该包括政治哲学类知识以及基础的语文、数学、地理、历史知识。秘书是领导的助手，在中国-东盟背景下，其本身的政治性使得秘书必须要了解政治，关注政治动向，因此秘书人员需要具备必要的政治素养。为此秘书应该利用空余时间学习一些马克思主义理论、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，了解和关注党和国家的方针、政策，协助领导贯彻执行党和国家的方针、政策，兢兢业业，为人民服务，为领导服务。有科学理论作为指导，秘书人员在处理问题和解决问题的过程中，将理论与实践相结合，能够少走弯路。坚持真理，从客观实际出发，正确做出判断，提高自己的政治素质和思想道德水平。作为领导的参谋助手，秘书有责任监督领导的决策是否符合国家法律法规，有责任为领导出谋划策。在中国-东盟背景下，对于企业秘书，应该关注党和国家颁布的关于企业经营的方针、政策，这关系到企业的长久发展，关系到秘书执行工作的一个不容忽视的地方。构建精深的专业知识构建专业的秘书学理论知识专业知识是秘书知识结构的核心，秘书专业知识包括很多内容，要全面掌握是非常有难度的，每一项内容值得秘书花心思和精力去学习。在中国-东盟背景下，秘书专业的基础知识应该包括以下内容：秘书学、秘书写作、信息学、档案学、办公自动化教程、公共关系学、商务礼仪、国际商务谈判等等[5]。秘书学是一门综合性很强的学科，由广大理论工作者经过不断调研，不断探索而编写出的较为系统的著作，它引导秘书了解秘书学原理、秘书实务方面的知识，如秘书职能、秘书机构、公文撰写、公共关系工作、机关事务管理、秘书基本素养等等，帮助秘书积累和巩固秘书专业知识，在工作岗位上能尽快进入角色，把工作做得更加出色。对于在校秘书专业生，可在专业课上认真听讲，课后花时间进行知识的吸收、归纳和总结；对于非专业在校生，可去图书馆借相关秘书学书籍来阅读；而对于那些已经走上工作岗位的秘书人员，可以通过其他方式借到或者买到秘书学书籍，利用空闲时间弥补自己的专业知识。写作是秘书人员一项基本的技能，在中国-东盟背景下，进入国企或者外企工作的秘书，也应该具备各类文体的写作技巧。汪东发、张鑫在《现代秘书写作》中把秘书写作的常用文体划分为四大类：通用公文类、事务文书类、生活文书类和专用文书类。行业的不同，导致秘书写作的侧重点不同。从事东盟经贸方向的秘书，难免会接触到经贸文书、涉外文书、事务文书。不同文体有不同的行文规范、写作格式和写作注意事项，秘书人员应根据所从事行业的要求入手，提高自身的写作水平。克服心理障碍，培养写作兴趣，掌握通知、请示、批复、函、会议纪要等行政公文的写作[6]。写作水平不是一时半会儿就能够提高上来的，秘书应针对薄弱部分，拟长久计划，多阅读先关文献和书籍，掌握各类文体的写作技巧，并在工作中实践，积累写作经验。21世纪是知识经济时代，信息工作是秘书日常工作当中的重要一项，学习信息学能够提高秘书的办事效率。秘书在收集信息时，应围绕领导的工作进行。对形形色色的信息进行鉴别、筛选、分类、整理；与各部门加强沟通，争取迅速地从各部门收集到领导需要的信息。收集信息的渠道有很多，比如报纸杂志、公司内部资料、上网、实地调查等。随着我国与东盟十国建立合作伙伴关系，了解和掌握相关商务礼仪知识成为秘书人员工作的客观需要。作为一名商务秘书，除了要有良好的素养，具备基本技能，还必须学习涉外交际礼仪。商务礼仪包括仪表礼仪、日常交往中的礼貌礼节、商务活动礼仪等，秘书人员应针对不同的国家，有选择性地进行学习。此外，秘书人员应尊重外宾的习俗，了解外国人的忌讳，以避免因不注意而使外宾感到不愉快，影响公司的形象和商务活动的顺利进行。得体的行为举止能给人以愉悦的享受，礼仪在商务谈判、树立企业形象、人际关系的调节和行为规范方面发挥重要作用。除了以上所提到的秘书学、秘书写作、信息学、商务礼仪外，公共关系学、档案学等专业学科也是秘书知识结构不可缺少的。增强专业知识，秘书应从观念上有所改变，树立终身学习的观念，干一行，爱一行，专一行；增强效率意识，高效率完成领导交办的事情，促进企业的发展。构建精深的行业专业知识行业知识是指秘书所在行业的行业知识[7]，秘书部门是一个企业的综合管理部门。在中国-东盟背景下，在涉外经济部门、外企或政府从事国际贸易业务的秘书，应具备相关企业管理常识，比如生产管理、安全管理、市场营销常识、财会常识、法律常识等。公司的基本情况，包含公司的发展史、公司的经营理念、各部门分工情况、相关产品知识等。此外，还应了解公司所在行业的基本情况，包括行业发展趋势、新产品市场竞争优势等，了解和掌握国际法律法规知识、管理学、经济学理论知识、国际贸易理论知识，学习和运用现代化管理方法，为领导出谋献策。秘书在各种协议、合同的拟写、商务谈判等方面，都会用到法律常识，如宪法、合同法、公司法、劳动法这些应有所涉及。秘书人员掌握基本的法律知识，做到知法、懂法、守法，可以在一定程度上维护好公司、机关的利益，为领导避免法律纠纷事件的发生。若是在经济部门工作，秘书就需要掌握相关经济学理论知识、会计学和统计学知识。倘若秘书不了解所在行业的知识，那么将影响秘书的写作质量、计划的实施、提出的策略难以取得领导的满意。提高行业知识，秘书应立足行业的实际，结合自身的不足之处，进行知识结合的优化。每个人的优势与劣势不同，性格与吸收知识的能力也存在差异，因此秘书应把行业要求和自身特点相结合，有选择性地拓展自身的行业知识，注重知识与知识之间的联系，学会变通，学以致用。向优秀同事学习，探讨经验，找到适合自己的学习方法，坚持不懈，勤奋刻苦，进而不断地提高行业知识，成为一个精明能干的秘书。构建广博的辅助知识辅助知识的内容没有一个固定的标准，辅助知识可以理解为对秘书工作有间接帮助的知识，比如心理学、交际学、逻辑学、新闻学、编辑学、美学等，秘书可以利用空闲时间进行学习。当意外情况发生的时候，这些辅助知识将帮忙秘书妥善处理突发事件。在中国-东盟背景下，秘书面临着严峻地挑战，不管是对于已经走上秘书工作岗位的人还是在校大学生，心理上难免会出现不安、焦虑、烦躁等情绪，为了能够缓解压力，解决心理问题，秘书应该学习一些心理学知识。这不仅对秘书本身有益，对工作也有大大地帮助。比如处理人际交往方面，秘书可以通过人的言谈举止来判断出对方是个什么样子的人，对方在想什么，秘书通过发现细节，采取策略进行有效地沟通，发挥秘书的中介桥梁作用。秘书在开展调研中所设计的调查问卷、访谈内容，其中也需要运用到心理学知识。秘书是领导的左右手，学习逻辑学能够提高秘书的逻辑思维能力，比如在向领导报告或者与外宾交谈时要有一定的逻辑思维，这就需要运用到逻辑学知识，再如与东盟国家进行贸易活动，不免接触到经济、金融方面的东西，这也需要秘书具备逻辑思维能力，对经济走向及风险有一定地分析判断力。学习交际学能够增强秘书的沟通协调能力，拓展交际圈，处理好各种人际关系。辅助知识涉及内容广，秘书可根据实际情况进行捕捉，学到对自己有用的知识。以上所谈的知识结构，是经过结合东盟背景进行划分得出的，罗列的是有点多，不免有人会说秘书是“通才”、“杂家”，但是我认为，这样的说法是片面的。不同的秘书类型，所需要的知识结构就不一样，比如法律秘书，它侧重的是为领导者提供法律咨询和法律服务；再如外事秘书，它侧重的是从事对外事务工作的秘书，负责外宾接待、洽谈等工作，这就体现了一种专业性。秘书不是全能的，在实际生活中很难找到全能型秘书人才，只能说可以找到相对优秀、出色的秘书人才。在社会中并不要求每一个秘书都必须发挥秘书职能的全部职能，而是要求秘书个体通过优化组合，达到秘书群体知识结构的“通才”效果，体现秘书职业活动的“杂家”特点，从这点出发，秘书个体的知识结构也不是“通才”[8]。每个人的能力有限，不可能成为完美的秘书人才，所以秘书应该在认识自身的优、缺点之上，有针对性地进行知识系统的一个查缺补漏。由于秘书工作的综合性性质，秘书需要拥有广博的知识才能胜任秘书职位。大家看到秘书需要掌握那么多的知识，不免有些惊慌失措，无从下手。其实，当今社会竞争与压力无处不在，有志者事竟成。要想成为一名出色的秘书，单靠学校里学到的秘书专业知识是不行的，在中国-东盟背景下，社会需要经验型、复合型、现代化的秘书人才。因此，我们应该调整知识结构，构建科学合理的知识结构。首先我们应该端正学习态度，认清严峻地竞争形势，迎接挑战；其次制定职业生涯目标，实事求是，调整符合岗位的知识结构，每天进步一点点；再次注重学习方法，结合自身情况，分清轻重缓急，提高学习效率；最后充分利用社会资源，参加培训，向他人学习，发挥主观能动性，积极进取，在实践中获得进步。拥有知识，把知识运用到实践当中，它就会成为一种能力。在中国-东盟背景下，秘书不仅需要科学合理的知识结构，也需要与之相对应的能力结构。东盟背景下秘书能力结构的构建能力，指顺利完成工作任务、并直接影响工作质量和效率的基本技能，或者说是能胜任某项工作任务的主观条件即本领，能力是人们综合素质和基本素养的具体表现，并以知识为基础[9](P113)。一个人的能力是建立在已有知识的基础之上，通过实践活动表现出来。光有知识而缺少工作锻炼的人，能力往往难以发挥和提升。能力结构是指由一个人具有的知识、技能和能力所组成的多序列、多要素、多层次的动态综合系统，它包括各种能力之间的比例、联系、制约和影响，以及由此形成的整体功能，秘书的能力由秘书工作活动的特点决定[4](P61)。在中国-东盟背景下，笔者通过参照前人关于秘书能力的研究成果，将秘书的能力结构划分成两个层次：基本能力、专业能力。如图所示：思维力观察力记忆力基本能力注意力秘书的能力结构想象力外语能力跨文化交际能力信息处理能力专业能力组织管理能力随机应变能力出谋献策能力调研和创新能力具备五大基本能力基本能力是指秘书从事秘书工作应具备的智力能力，包括思维力、观察力、记忆力、注意力和想象力。在中国-东盟背景下，秘书应该具备高超的思维力、敏锐的观察力、持久的记忆力、良好的注意力和丰富的想象力[10]。东盟国家文化差异多元化、出口产品不同、货币种类多样、各国发展程度不一，秘书是领导的“辅佐大臣”，需要借助大脑对事情现象进行分析、概况、判断、推理，因此具备这五种基本能力，秘书将能更好地替领导分忧解难，顺应瞬息万变地经济变动，冷静处理工作中的事情。构建多层次的能力结构培养自身的外语能力，比他人多一份优势英语是世界上最广泛的第二语言，它在东盟国家普及度较高，除了英语，在与东盟国家的人进行交流时，也应该学会一些他们国家的语言。自从中国-东盟自贸区建立以来，市场对英语及小语种翻译人才的需求一直呈现上升的趋势，国内高等院校纷纷开设英语、小语种专业。研究表明，中国-东盟背景下，英语、小语种翻译人才紧缺，市场供不应求。同样地，精通英语或者小语种翻译型秘书人才也十分紧缺。面对这样一种趋势，秘书应注重提高自身的外语能力，学习英语或者小语种（如越南语、泰语、印度尼西亚语等），比别人多一份优势，以便进入到更好的公司工作。对于从事东盟工作的秘书人员来说，可以根据所在部门的工作要求，有针对性地选择英语或者某个国家的语言进行学习；对于还没毕业的在校秘书专业学生，可以选择感兴趣的某门小语种语言进行学习，为今后走上工作岗位奠定基础。虽然目前各高等院校在培养小语种人才上还存在缺陷，但是相信在不久地将来，小语种课程教学将会建设得更好。我们应把目光放长远一些，把握机会，锲而不舍，勤奋刻苦，将看、听、写、练相结合，不断增强自身的外语能力，适应时代地发展。提高跨文化交际能力，做好对外管理工作在现实生活中，许多人普遍持有这样一种看法：拥有出色的外语能力就能够很好地进行跨文化交际。其实并非如此，跨文化交际能力包含的内容比外语能力宽，二者不能混为一谈。掌握一门语言并不代表掌握了跨文化交际方面的能力。跨文化交际是指在特定环境中有效地、得体地完成交际行为以获得预期回应的能力[11](P1)。跨文化交际能力与交际能力类似，但是跨文化交际能力不但强调共有的交际的适当性和有效性之外,还强调其交际者与其文化背景的关系[10]。每一个国家有着属于自己本国的独特文化，国与国之间文化上的差异性在一定程度上阻碍着企业对外贸易的发展。在中国-东盟背景下，我国许多企业与外企进行国际贸易合作，这就离不开国际交流与商务谈判。作为国际商务秘书，当上司安排随同参与谈判时，秘书就要事先做好充足地准备，俗话说得好，“凡事预则立，不预则废”，“不打无准备之仗”，做好事前准备是非常重要的。准备工作复杂，需要秘书搜集资料，了解谈判对象的基本情况，掌握对方属于哪个国家，该国有哪些法律法规、民族风俗、饮食习惯、对方谈判的意图、谈判参与者情况分析等，拟好谈判方案，布置谈判室，安排谈判议程，安排人员食宿。谈判过程中也要注意一些谈判原则、方式与技巧，确保谈判能够顺利进行。赵颖在《秘书沟通协调与谈判技巧》中谈到，影响跨文化沟通的主要因素有：感知、成见、种族中心主义和共感；跨文化沟通障碍的主要表现有语言、体态语沟通障碍、信仰及行为习惯差异或者思维方式的差异产生的沟通障碍[12](P115-117)。在东盟-背景下，很多大中型企业公司内出现多元文化沟通障碍，为了消除沟通障碍，秘书工作者应注重提高自身的跨文化交际能力。秘书是企业对外沟通的桥梁，企业在开展商务活动时，秘书需要协助主管与外国客户进行商务洽谈，有时还会负责设宴招待外宾，办理涉外事务等等，这就要求秘书必须了解该国民俗风情，消除文化偏见，掌握沟通技巧，掌握国与国之间的交际礼仪知识，做好对外管理工作。秘书可以阅读相关书籍与资料进行知识的扩展，比如人际沟通类书籍、东盟国家民俗风情书籍、国际商务礼仪与商务谈判书籍等，提高自身的跨文化交际能力。增强信息处理能力，高效率完成任务信息是决策的基础，是做好管理工作的条件，是拟写文书的依据[13](P160)。秘书要实现参谋助手作用就要提高自身的信息处理能力。在中国-东盟背景下，国际市场信息、贸易信息、客户信息等信息量大，秘书为了能给领导提供有价值性的信息，就需要运用到信息处理能力。信息工作包含的内容有信息收集、整理、储存、反馈及利用等，秘书人员应在工作中注意收集国际市场信息、企业信息、客户信息等，促进企业双方贸易合作的进程。增强电脑操作能力，利用互联网、大众传播媒介、展销会、人际交往等途径，深入了解市场情况，力求做到全面、真实、可靠，掌握信息筛选的方法，快速获取有价值的信息。每天秘书都会收到信件和资料，秘书要学会分类处理，不堆积文件，以文件的缓急程度进行及时处理，妥善保存资料，防止文件丢失。向领导请示哪些文件需要保存，哪些文件需要销毁。提升组织管理能力，当领导的得力助手组织运转、管理事务是商务秘书服务主管、辅助主管决策的一项基本职能，商务秘书所处理的事务，多是在商务活动中的一系列企业内、外方面的服务性工作，分为内向事务管理和外向事务管理[13](P82-83)。在中国-东盟背景下，市场需要组织管理性较强的秘书人才。领导夸秘书精明能干，实际上是对秘书管理能力的一种赞扬。秘书开展工作需要借助团队的力量，如何激励员工高效完成任务亦是秘书的工作范畴。团队合作能够使企业在不增加投入的情况下产生积极作用，提高企业经济效益，秘书应协助领导打造优秀团队。对于管理，秘书要注意方法。在内向管理上，秘书应做好值班、会务、内务及保密工作；在外向管理上，秘书应做好接待信访工作、国际商务活动工作、公关工作，树立组织形象，兢兢业业，为企业的蓬勃发展作贡献。我国企业与东盟国家企业贸易往来密切，秘书在开展商务活动工作时所设计的工作内容大致有：安排国际商务洽谈、办理涉外事务、处理国际商务文书，这些工作要求秘书人员必须具备较好地组织管理能力，才能胜任相关商务性活动工作。加强随机应变能力的锻炼，机智行事应变力就是指当环境、条件等发生变化时，秘书能够本能地、及时地采取相应措施来应对突发状况。要求秘书应具备良好的心理素质，面对突发事件能够迅速作出判断，采取有效措施，解决问题。在工作中，世事难料，秘书每天都会碰到一些新情况，比如客人未经预约而突然来访，要求见经理，这时候秘书人员就要学会见机行事，机智应对，礼貌招待对方，问清客人的姓名、来意，然后让客人在会客室等候片刻，再向经理汇报有人来访。再如在谈判过程中，出现僵局时，秘书人员就要靠说话技巧，压制心中怒火，平静心情，注意仪表仪态，换个角度进行合理的谈判，沉着应对冷场问题。遇到突发状况学会审时度势，沉着冷静，临危不惧，针对不同的状况采取不同的方法，灵活地处理事情。提高出谋献策能力，发挥秘书参谋作秘书是领导的参谋与助手，在中国-东盟背景下，领导实行的决策关系到企业的发展，秘书部门是直接隶属于