基本资料管理制度

基本资料管理制度一、目的和适用范围本制度的目的是规范和管理企业的基本资料，保证基本资料的准确性、完整性和安全性，确保企业日常运营的顺利进行。本制度适用于全体员工，包含全职员工、兼职员工、外包人员等。二、定义基本资料：指企业在日常运营中需要使用、保管的各类信息，包含但不限于员工信息、客户信息、供应商信息、合作伙伴信息、项目信息等。三、基本资料的管理原则准确性原则：基本资料必需真实、准确，并及时更新。完整性原则：基本资料必需包含必需的全部信息，不得缺失。安全性原则：基本资料必需严格保密，不得外泄或被未授权人员访问。四、基本资料的手记和录入员工信息手记和录入：新员工入职时，人力资源部门负责手记员工的个人信息，包含姓名、性别、身份证号码、联系方式、紧急联系人信息等。人力资源部门将手记到的员工信息录入企业内部的员工信息管理系统，并及时更新。客户信息手记和录入：销售部门负责手记客户的基本信息，包含公司名称、联系人、联系方式、公司住址等。销售部门将手记到的客户信息录入客户关系管理系统，并及时更新。供应商信息手记和录入：采购部门负责手记供应商的基本信息，包含公司名称、联系人、联系方式、公司住址等。采购部门将手记到的供应商信息录入供应商管理系统，并及时更新。合作伙伴信息手记和录入：相关部门负责与合作伙伴进行信息沟通，确保收集到合作伙伴的基本信息，包含公司名称、联系人、联系方式、合作内容等。相关部门将手记到的合作伙伴信息录入合作伙伴关系管理系统，并及时更新。项目信息手记和录入：相关部门负责手记项目的基本信息，包含项目名称、负责人、关联客户和供应商等。相关部门将手记到的项目信息录入项目管理系统，并及时更新。五、基本资料的存储和备份基本资料的存储：基本资料存储在企业内部的信息系统中，确保数据的安全和可靠性。不同类型的基本资料应以不同的方式进行存储，避开混淆和误用。基本资料存储的格式应符合相关法律法规的要求，保证信息的合法性。基本资料的备份：定期对基本资料进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或损坏。备份数据的存储介质应定期检查和更换，确保备份数据的可用性。针对不同类型的基本资料，可以采用不同的备份策略，确保数据的完整性和可恢复性。六、基本资料的访问和使用基本资料的访问权限：依据员工的职责和工作需要，予以相应的访问权限。严格掌控权限的调配，确保基本资料只被授权人员访问和使用。未经授权人员不得私自查看、修改或传播基本资料。基本资料的使用规范：基本资料仅限于企业内部使用，不得用于非法用途或泄露给外部机构或个人。基本资料的使用应遵守相关法律法规和企业内部的规定和流程。基本资料的使用需谨慎，禁止滥用、窜改或删除资料。七、基本资料的定期更新和清理基本资料的定期更新：每位员工负责及时更新本身的个人信息，确保信息的准确性和完整性。各相关部门负责定期核对和更新所负责的基本资料。基本资料的定期清理：定期对不再需要的基本资料进行清理和归档。清理过程需记录清理的内容和原因，并进行备份。八、违规处理和惩罚对于未依照本制度要求管理基本资料的员工，将予以相应的纪律处分，包含但不限于口头警告、书面警告、停职、调职甚至解雇。对于有意窜改、泄露或滥用基本资料的员工，将严厉处理，追究其责任，甚至努力探求法律责任。对于未依照公司规定处理和存储基本资料的部门，将予以相应的管理措施，包含但不限于责令整改、限制权限、调整人员等。九、附则本制度的解释权归企业管理负责人全部，相关人员应严格遵守和执行。如有需要，本制度可进行修订，修订后的制度需重新发布和通知相关人员。以上内容为基本资料管理制度，旨在规范和管理企业的基本资料，保证其准确、完整、安