长沙物业会议管理制度

长沙物业会议管理制度第一章总则

为加强长沙物业管理层的会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保会议决策的贯彻落实，特制定本会议管理制度。

一、会议目的

1.传达政策、法规及公司规章制度，确保执行到位；

2.分析和解决工作中存在的问题，提高工作效率；

3.加强部门间的沟通与协作，促进团队建设；

4.培训员工，提升员工业务能力和综合素质；

5.集思广益，为公司发展提供决策依据。

二、会议类型

1.定期会议：包括周例会、月度会议、季度会议和年度会议等；

2.临时会议：根据工作需要，随时召开的专题会议；

3.培训会议：针对员工业务技能和综合素质提升的培训会议；

4.总结会议：对阶段工作进行总结，分析问题，提出改进措施的会议。

三、会议原则

1.精简高效：严格控制会议次数、时间和规模，提高会议效率；

2.预约有备：提前发布会议通知，明确会议主题和议程，确保参会人员做好准备；

3.讨论充分：鼓励参会人员积极发言，充分表达意见和建议；

4.决策明确：会议结论要明确，责任到人，确保决策的贯彻落实；

5.保密原则：会议内容涉及公司机密，参会人员需遵守保密规定。

四、参会人员

1.公司领导：公司高层管理人员；

2.部门负责人：各部门负责人及助理；

3.有关人员：与会议议题相关的其他人员；

4.记录员：负责会议纪要的记录和整理。

五、会议管理

1.会议的组织、筹备、通知等工作由行政部负责；

2.会议纪要的记录、整理和分发由记录员负责；

3.各部门应积极配合会议管理工作，确保会议的顺利进行。

本会议管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，现将会议流程规定如下：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作计划和实际需要，明确会议主题，确保会议目的明确；

2.制定会议议程：列出会议主要议题和讨论重点，合理安排会议时间；

3.发布会议通知：提前将会议时间、地点、议程等信息通知参会人员，确保参会人员做好准备；

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料、报告等，提前分发给参会人员；

5.会议场地布置：根据会议规模和需求，安排合适的会议室，做好会场布置和设备检查。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会场，进行签到，确保会议人数准确；

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员；

3.会议发言：根据议程安排，各部门负责人和相关人员依次发言，阐述观点和建议；

4.会议讨论：鼓励参会人员针对议题展开充分讨论，提出建设性意见；

5.会议决策：在讨论基础上，主持人或会议负责人总结意见，形成决策。

三、会议记录

1.记录员负责对会议内容进行详细记录，包括会议议题、参会人员发言、决策等；

2.记录员需确保会议纪要的真实性、准确性和完整性；

3.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、讨论情况和决策等内容。

四、会议结束

1.会议总结：主持人对会议成果进行简要总结，强调会议决策的贯彻落实；

2.会议结束语：主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与和贡献；

3.会议记录分发：将会议纪要整理后，及时分发给相关部门和人员，以便落实会议决策。

五、会议跟踪

1.事项落实：各部门根据会议纪要，按时完成相关工作任务；

2.反馈机制：建立会议决策落实情况的反馈机制，确保决策执行到位；

3.跟踪检查：行政部或其他相关部门负责对会议决策的落实情况进行跟踪检查，及时发现问题，督促整改。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，充分发挥会议纪要的作用，对会议纪要的跟踪落实作出以下规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，记录员应在24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整；

2.会议纪要应明确列出会议决策、责任人和完成时限；

3.会议纪要经主持人或会议负责人审核批准后，及时发布给相关部门和人员。

二、会议纪要的落实与反馈

1.各部门收到会议纪要后，应立即组织相关人员学习，明确工作任务和责任；

2.责任部门根据会议纪要要求，制定具体实施方案，确保会议决策落实到位；

3.实施过程中，各部门应主动与相关单位沟通协作，确保工作顺利进行；

4.各部门应在会议纪要规定的时间内完成相关工作任务，并向行政部反馈落实情况。

三、会议纪要的跟踪检查

1.行政部或其他相关部门负责对会议纪要的落实情况进行跟踪检查；

2.跟踪检查可采用现场查看、查阅资料、听取汇报等方式进行；

3.对未按期完成工作任务的部门，跟踪检查人员要及时了解原因，督促整改，并报告公司领导。

四、会议纪要的评估与总结

1.定期对会议纪要的落实情况进行评估，总结经验教训，提出改进措施；

2.对会议决策落实过程中存在的问题，要及时分析原因，调整工作策略；

3.通过会议纪要的评估与总结，不断提高会议管理水平和决策执行力度。

五、激励机制

1.对会议纪要落实到位、工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；

2.对未按要求落实会议纪要、工作拖延或失误的部门和个人，进行批评教育，情节严重的，追究相关责任；

3.激励机制旨在提高员工对会议纪要的重视程度，确保会议决策的贯彻落实。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源合理利用，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政部提出会议室申请；

2.申请内容包括会议时间、地点、参会人数、会议类型等；

3.行政部根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，并在会议前进行确认。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循优先保障重要会议、紧急会议的原则；

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，爱护会议室设备；

3.严禁在会议室吸烟、进食，遵守公司消防安全规定；

4.会议结束后，各部门应将会议室恢复原状，关闭电源、投影仪等设备。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部负责统一管理，定期检查、维护和更新；

2.各部门在会议前需检查所需设备是否正常，发现问题及时报告行政部；

3.会议期间，如遇设备故障，行政部应尽快安排人员修复，确保会议顺利进行。

四、会议室纪律

1.参会人员应按时参加各类会议，保持手机静音或振动，如有紧急事项，需提前向主持人请假；

2.会议期间，参会人员应保持安静，尊重发言者，不随意打断他人发言；

3.保密会议内容，严禁泄露公司机密信息；

4.会议主持人负责维持会议秩序，对违反会议纪律的行为进行提醒和制止。

五、会议室保洁

1.行政部负责安排会议室的保洁工作，确保会议室环境整洁；

2.会议结束后，保洁人员应及时清理会议室，保持地面、桌面等清洁；

3.定期对会议室进行消毒、通风，确保空气质量。

第五章附则

为确保本会议管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本制度自发