对各分包单位资料管理制度

对各分包单位资料管理制度各分包单位资料管理制度第一章总则为规范各分包单位的资料管理，确保资料的完整性、安全性及有效利用，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。资料管理是确保项目顺利进行的重要环节，涉及到项目的各个方面，包括合同、技术文件、财务资料等，关系到公司利益及法律责任。第二章适用范围本制度适用于所有与公司合作的分包单位，包括但不限于建筑工程分包、设备安装分包、材料供应分包等。所有分包单位须遵循本制度的规定，确保资料管理的规范性和有效性。第三章管理规范3.1资料分类资料分为以下几类：1.合同资料：包括合同文本、补充协议、变更通知等。2.技术资料：包括施工图纸、技术规范、施工方案、质检报告等。3.财务资料：包括发票、付款记录、财务报表等。4.其他资料：包括会议记录、项目进展报告、人员考勤等。3.2资料收集与整理各分包单位应在项目启动阶段，建立资料收集与整理机制，确保资料的及时、完整收集。资料应按类别进行整理，建立电子档案与纸质档案双重管理。1.所有资料应由项目负责人进行审核后归档。2.纸质档案需使用统一格式的档案袋进行存放，确保资料不被损坏。3.电子档案需定期备份，确保数据的安全性。3.3资料保管各分包单位应指定专人负责资料的保管工作，确保资料的安全与完整。1.纸质资料应保存在专用档案室，档案室需具备防火、防潮、防盗等安全设施。2.电子资料应存储在公司内部网络或云存储系统中，访问权限应严格控制，确保资料不被非法访问。第四章操作流程4.1资料的收集流程1.项目负责人向分包单位提出资料收集要求。2.各分包单位按要求收集相关资料，并进行初步整理。3.收集完成后，项目负责人审核资料的完整性与合规性。4.资料通过审核后，进行归档。4.2资料的借用与查阅流程1.如需借用或查阅资料，需填写《资料借用申请表》，并提交给资料管理负责人。2.资料管理负责人审核申请并进行登记。3.借用资料的员工需在使用后及时归还，并确保资料的完整性。4.3资料的转递流程1.资料转递需由资料管理负责人进行，确保资料的安全。2.转递资料应填写《资料转递单》，并由接收方签字确认。3.所有转递的资料需使用密封袋进行保护，严禁个人随意携带。第五章监督机制5.1监督职责公司设立资料监督小组，负责对各分包单位资料管理的监督与检查。监督小组定期对资料管理情况进行评估，确保各项规定的落实。5.2资料检查1.监督小组每季度进行一次资料检查，重点关注资料的完整性、安全性及合规性。2.检查结果需形成书面报告，并反馈给相关分包单位。5.3违规处理如发现各分包单位未按照本制度执行资料管理，监督小组有权采取如下措施：1.提出整改意见，限期整改。2.对于情节严重的违规行为，报告公司领导，依法追究责任。第六章附则本制度由公司资料管理办公室解释，自颁布之日起实施。所有分包单位需认真学习并严格执行本制度，确保资料管理工作落到实处。为适应组织发展及相关法律法规的变化，制度可根据实际情况进行修订，修订流程由资料管理办公室负责。---结束语通过本制度的实施，我们希望各分包单位能够加强资料管理，确保资料的安全与有效利用