企业办公会议管理制度

企业办公会议管理制度第一章总则

为保证企业办公会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，特制定本会议管理制度。本制度适用于企业内所有层级、部门召开的办公会议。

一、会议目的

1.提高决策效率，确保企业战略目标的实现；

2.加强部门间的沟通与协作，促进信息共享；

3.解决工作中存在的问题，推动企业各项工作的开展；

4.增强团队凝聚力，提高员工工作积极性。

二、会议原则

1.精简、高效、务实；

2.会前充分准备，会中认真讨论，会后及时落实；

3.尽量减少会议次数，控制会议规模，缩短会议时间；

4.遵循保密原则，会议内容涉及企业机密事项的，与会人员需签订保密协议。

三、适用范围

1.本制度适用于企业内各类办公会议，包括但不限于：总经理办公会议、部门例会、专题协调会等；

2.本制度不适用于企业外部会议、培训、庆典等活动。

四、会议类型

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对某一特定主题或问题召开的会议。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应具备相关知识和经验；

2.会议组织者需提前做好会议通知、会议议程、会议材料等准备工作；

3.与会人员应按时参加，遵守会议纪律，积极参与讨论；

4.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，并跟踪落实。

六、制度修订

本制度可根据企业发展需要和实际运行情况进行修订。修订程序如下：

1.提交修订方案；

2.报请企业领导审批；

3.公布修订后的制度；

4.修订后的制度自公布之日起生效。

本制度的解释权归企业办公会议管理部门所有。各部门应严格遵守本制度，共同维护企业会议的秩序与效率。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据企业工作计划或实际工作需要，明确会议主题；

2.确定会议类型：根据会议主题，选择合适的会议类型；

3.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题讨论的时间安排；

4.确定与会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参加会议；

5.发送会议通知：提前一定时间向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息；

6.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，制作会议PPT、报告等材料。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员按时到达会场，进行签到；

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和与会人员，宣布会议开始；

3.按议程进行讨论：依次对会议议程中的各议题进行讨论，鼓励与会人员积极发言；

4.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容、结论和待解决问题；

5.会议控制：会议主持人需掌握会议节奏，确保会议按照议程进行，避免偏题和拖延；

6.会议总结：会议结束时，会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作安排。

三、会议纪要

1.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人需在规定时间内整理出会议纪要；

2.会议纪要内容：包括会议主题、时间、地点、与会人员、讨论内容、结论和待解决问题等；

3.发送会议纪要：将整理好的会议纪要发送给与会人员，以便大家对会议内容进行回顾和落实；

4.会议纪要归档：将会议纪要进行归档，以备日后查阅。

四、会议落实

1.任务分配：根据会议纪要，明确各责任人和完成时限；

2.跟踪进度：会议组织者需对会议任务的执行情况进行跟踪，确保各项工作按时完成；

3.反馈与汇报：责任人定期向会议组织者汇报工作进展，对存在的问题及时反馈；

4.评估与改进：对会议成果进行评估，总结经验教训，不断优化会议流程。

五、会议结束

会议结束后，会议组织者应对本次会议进行总结，对会议效果、会议流程等方面进行评估，为下一次会议提供参考。同时，关注与会人员对会议的评价和建议，以便持续改进会议组织工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并在最短时间内由会议组织者进行审核；

2.审核无误后，会议纪要应通过企业内部通讯系统、邮件或纸质形式发送给所有与会人员；

3.与会人员收到会议纪要后，需在规定时间内确认收到，并对纪要内容提出意见或建议；

4.会议组织者应对收到的反馈进行整理，必要时对会议纪要进行调整。

二、任务分解与责任落实

1.会议纪要中应明确各项任务的执行责任人，并详细描述任务要求和完成标准；

2.责任人应根据会议纪要中的任务要求，制定具体的行动计划和时间表；

3.会议组织者应定期检查任务执行情况，确保每项任务都有明确的执行进度和责任人；

4.对于跨部门的任务，会议组织者应协调相关部门，确保协作顺畅。

三、进度监控与问题解决

1.责任人应定期向会议组织者汇报任务进展，遇到的问题和需要的支持；

2.会议组织者应建立任务跟踪机制，对任务执行过程中出现的问题及时进行干预和解决；

3.对于重大问题或困难，会议组织者应召集相关人员召开临时会议，共同商讨解决方案；

4.进度和问题解决情况应记录在案，作为下次会议的参考资料。

四、成果评估与反馈

1.会议组织者应在任务完成后，组织相关人员对执行成果进行评估；

2.评估内容包括任务完成情况、目标达成度、资源利用效率等；

3.根据评估结果，对责任人的工作进行反馈，对优秀表现给予表彰，对不足之处提出改进建议；

4.将评估结果和反馈意见整理成报告，作为企业管理和决策的参考。

五、持续改进

1.会议组织者应定期收集与会人员对会议纪要跟踪落实情况的意见和建议；

2.分析会议纪要落实过程中的问题和不足，制定相应的改进措施；

3.不断优化会议纪要的格式和内容，提高会议纪要的可操作性和实用性；

4.通过持续改进，提高会议效率和执行力，确保企业决策的有效实施。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员提出申请；

2.预订时需提供会议主题、时间、预计人数等信息，以便安排合适的会议室；

3.预订成功后，会议组织者应遵守预定时间，如需变更或取消，需提前通知行政部门；

4.行政部门负责统一管理会议室预订情况，确保会议室资源合理分配。

二、会议室布置

1.根据会议类型和参会人数，行政部门负责安排会议室座位、音响、投影仪等设备；

2.会议组织者应提前到达会议室，检查设备是否正常运行，确认会议材料是否齐全；

3.对于重要会议，会议室门口应设置会议引导牌，方便与会人员找到会场；

4.会议室布置应简洁大方，符合企业形象。

三、会议室使用

1.与会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，保持手机静音或关机；

2.会议期间，禁止在会议室吸烟、进食或大声喧哗；

3.爱护会议室设施，使用完毕后，应将设备归位，关闭电源，确保会议室整洁；

4.会议结束后，会议组织者应安排与会人员有序离开会议室。

四、会议室维护

1.行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行；

2.对于损坏或故障的设备，应及时报修，避免影响会议进行；

3.保持会议室环境整洁，定期进行卫生打扫，确保会议室空气质量；

4.会议室的钥匙、设备遥控器等物品由行政部门统一管理，借用需登记。

五、会议室安全管理

1.会议室应配备消防器材，并定期进行安全检查；

2.会议期间，会议室门应保持关闭，禁止无关人员进入；

3.如遇紧急情况，会议组织者应立即启动应急预案，确保与会人员安全；

4.会议结束后，会议组织者应确认无人遗留物品在会议室，关闭门窗，