文件和资料控制程序（程序文件）

1目的

对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为

有效版本。

2范围

适用于本公司对与质量管理体系有关的文件、技术资料、外来文件等的控制。

3职责

3.1总经理负责质量手册、程序文件及有关的作业文件的批准和发布。

3.2管理者代表负责质量手册、程序文件及有关的作业文件的审核。

3.3办公室负责质量手册和程序文件的编制和控制。

3.4各部门负责相关作业文件的编制以及本部门文件的日常管理。

4.2质量管理体系文件的编号

4.2.1质量手册的编号方法如下:

YG/QM

代表质量手册

代表柳州羽光汽车配件有限公司

4.2.2程序文件的编号方法如下:

YG/QP□□

代表标准要素及序号

代表程序文件

代表柳州羽光汽车配件有限公司

4.2.3作业文件的编号方法如下:

YG/QW□□—□

代表顺序号

代表相关标准要素

代表作业文件

代表柳州羽光汽车配件有限公司

4.2.2质量记录的编号方法如下:

YG/GD□□□□

-------代表顺序号

----------------代表相关标准要素

-------------------代表质量记录

代表柳州羽光汽车配件有限公司

4.3文件的编写、审核、批准

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

a）质量管理手册、程序文件由办公室编写、管理者代表审核、上报总经理批

准发布；

b）各部门作业文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核、报

总经理批准。

4.4文件的发放

a）受控的体系文件的发放由办公室建立〈受控文件清单》及〈文件收发台帐》,

包括记录文件的名称、编号、发放范围、分发号、版本号以及修改记录，发放时

由接收人签收；回收时，应由回收人签字，以确保文件使用的各有关场所得到有

关版本的适用文件；

b）受控的技术文件标准和检验文件分别由技术科和质检科发放，并依次

建立v技术文件发放登记台帐〉、〈技术标准台帐＞和＜检验文件发放登记台帐〉，

确保文件的受控和各有关场所能得到有效版本的文件。

c）文件的发放部门和发放号表示如下：

总经理-------01管理者代表一一02生产技术副总------03

销售副总-----04销售科-------05生供科--------------06

财务科-------07办公室-----08技术科--------------09

质检科-------10仓库----------11生产车间-----------12

机修车间-----13

4.5文件的受控状态

文件分为“受控”和“非受控”两大类，受控文件由办公室在其首页加盖“受

控”印章，并注明发放号，非受控文件在其首页加盖“非受控”印章。

4.6文件的更改

a）质量管理手册和程序文件由办公室组织更改，填写〈文件更改申请单〉，

经管理者代表审核，上报总经理批准后更改；

b）其他文件的更改由使用部门填写〈文件更改申请单,，经原审批部门审批；

再由各相应部门指定人员进行更改；

c）具体更改方式由办公室或相关部门按〈文件收发台帐》及其他台帐的范围

进行划改或换页。文件更改人在〈受控文件最新状况一览表》上填写更改记录；

d）所有被换页的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4.7外来文件的控制

a）收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制发放范围以确保其有效；

b）办公室负责收集到有关国家、行业或国际标准的最新版本，加盖受控印章，

分发到相关部门使用，并将旧标准收回；

c）外来文件的发放方式按4.4a）执行。

4.8文件的作废与销毁

a）所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖

“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；

b）由于某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识;

c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写〈文件销毁申请单,，经管理者代

表批准后，由办公室授权相关部门销毁。

4.9每年四月由办公室组织对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时

使用情况进行适时评审，必要时予以修改，具体按4.6的有关规定实施。

4.10工程规范

4.10.1客户工程规范标准

对原有机种,业务销售将顾客提供图面、规范、标准或修改建议书（附传真等）给技术科，技术科在客户

通知五个工作日内评审，如果于现执行相同则存档：如果不相同则设变，生效日期以设变单核准日期为生

效口期，一般情况在审批完4个工作日将所有技术资料更改分发完毕，紧急状况应立即更改资料或在内部

联络单上注明，如涉及设计变更，应记录每项更改在生产中实施日期的记录。

4.10.2有关工程变更，参见工程变更管理办法。

5支持性文件“——”

6质量记录

6.1YG/QR4.2.3-1V受控文件清单〉

6.2YG/QR4.2.3-2〈文件收发台帐〉

6.3YG/QR4.2.3-3〈技术文件台帐,

6.4YG/QR4.2.3-4〈技术文件发放登记台帐,

6.5YG/QR4.2.3-5〈